Trong kỷ nguyên 4.0, sự ra đời của các quy định về số hóa tài liệu là kim chỉ nam cần thiết để các doanh nghiệp thực hiện công tác số hóa tài liệu quy củ, tránh lãng phí nguồn lực và cải thiện tốc độ triển khai. Hiểu được nhu cầu ấy, nhằm giúp doanh nghiệp cập nhật chính xác những quy định về số hóa tài liệu lưu trữ mới nhất, FSI đã tổng hợp và cập nhật chi tiết trong bài viết dưới đây.
Đôi điều lưu ý về số hóa tài liệu lưu trữ
Trong kỷ nguyên 4.0, công nghệ đã tạo ra những bước ngoặt mới trong nhận thức và hành động của con người. Nhu cầu thông tin, nhu cầu truy cập, khai thác dữ liệu số đẩy lên cao đòi hỏi các doanh nghiệp, tổ chức cần các bản tài liệu số như một điều tất yếu.
Số hóa được coi là một xu thế và đây là bước đệm quan trọng giúp cắt giảm gánh nặng hành chính và cải thiện môi trường phát triển kinh doanh của nhiều tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên khi tiến hành số hóa doanh nghiệp cần chú ý các quy định về số hóa tài liệu lưu trữ:
Chú ý độ phân giải tài liệu sau số hóa
Khi số hóa, tuân thủ đúng theo quy định về số hóa tài liệu lưu trữ, tài liệu cần đạt được độ phân giải phù hợp với nhu cầu lưu trữ số của tổ chức, doanh nghiệp. Doanh nghiệp cân nhắc nên số hóa màu hay đen trắng, tùy thuộc loại tài liệu và nhu cầu.
Với tài liệu hành chính thông thường độ phân giải đạt chuẩn là 200 – 500 dpi (dots per inch, đơn vị đo lường mật độ các chấm hay còn gọi là điểm ảnh tạo nên file số hóa). Tài liệu số hóa đạt chuẩn là dung lượng nhỏ nhưng hình ảnh, tài liệu đều rõ ràng, không mờ, nhòe.
Nếu tài liệu đã cũ, ta cần ưu tiên phục chế tài liệu nhằm đảm bảo chất lượng, trước để đảm bảo độ chính xác, sau để dễ trích xuất, khai thác sau này trong nhiều dự án, kế hoạch sau này.
Phân loại, chỉnh lý tài liệu trước số hóa
Để phục vụ quá trình số hóa diễn ra thuận lợi, đáp ứng quy định về số hóa tài liệu lưu trữ, việc phân loại và xác định giá trị tài liệu đóng vai trò quan trọng. Nhân viên sẽ dễ dàng làm sạch dữ liệu trước số hóa, loại bỏ hết các tài liệu hết thời hạn, không còn giá trị khai thác.
Sau đó, người phụ trách số hóa tiến hành công tác sắp xếp, phân loại thành từng loại tài liệu theo mức độ quan trọng, mức độ nhạy cảm của dữ liệu, mức độ bảo mật và tần suất sử dụng. Đến cuối cùng, một bản thống kê chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp “dễ thở” hơn khi tiến hành chuyển đổi.
Bạn có thể đọc thêm về: Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu liệu lưu trữ và đơn giá dịch vụ cho doanh nghiệp
Số hóa theo thứ tự ưu tiên
Dựa trên khả năng về kinh phí, cũng như xuất phát từ nhu cầu lưu trữ, doanh nghiệp cần xác lập quy định về số hóa tài liệu lưu trữ với thứ tự ưu tiên rõ rệt. Cụ thể, việc ưu tiên số hóa các tài liệu cổ có giá trị cao, quý hiếm đang có nguy cơ hư hỏng nặng là bắt buộc. Sau đó ưu tiên các tài liệu có tần suất khai thác cao để hạn chế việc khai thác nhiều từ bản gốc, khó quản lý sát sao, dẫn tới thất lạc.
Sao lưu dữ liệu sau số hóa
Dù là tài liệu giấy trên kệ hay tài liệu số trên Cloud chúng ta luôn cần chừa một đường lùi cho chính mình bằng cách sao lưu dữ liệu định kỳ. Điều này giúp tài liệu sau số hóa luôn được bảo đảm an toàn, phòng trường hợp do hoàn cảnh khách quan như sự cố hay virus thâm nhập,… đáp ứng đúng quy định về số hóa tài liệu lưu trữ.
Sử dụng dịch vụ số hóa chuyên nghiệp
Nếu muốn số hóa tài liệu, hình ảnh hiệu quả, tiết kiệm và tối ưu nguồn nhân lực, ta nên lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp số hóa tổng thể uy tín. Họ sẽ chuẩn bị chu đáo từ công nghệ, máy scan và luôn sẵn sàng nguồn lực triển khai cũng như tuân thủ quy định về bảo mật.
Các quy định về số hóa tài liệu lưu trữ mới nhất cho tổ chức – doanh nghiệp
Dựa trên Điều 6 Thông tư 02/2019/TT-BNV quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được quy định rõ ràng như sau:
Những tài liệu điện tử số hóa từ tài liệu giấy
| Định dạng | Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên |
| Độ phân giải | Tối thiểu 200ppi |
| Tỷ lệ số hóa | 100% |
| Hình thức chữ ký số | Nằm tại góc trên, bên phải và ở trang đầu tài liệu hình ảnh: có dấu đỏ của cơ quan bằng kích thước thực tế, mang định dạng .png kèm thêm thông tin của cơ quan hay tổ chức, có ghi rõ thời gian ký (chi tiết theo ngày, tháng năm, giờ, phút, giây, theo múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601) |
| Tên file | Thường được đặt theo dạng Mã hồ sơ + Số thứ tự văn bản trong hồ sơ. Mỗi phần cách nhau bởi dấu chấm |
Những tài liệu điện tử số hóa từ ảnh
| Định dạng | .JPEG |
| Độ phân giải | Tối thiểu 200ppi |
Những tài liệu điện tử số hóa từ phim
| Định dạng | .MPEG-4, .AVI, .WMV |
| Bit Rate | Tối thiểu 1500 kbps |
Những tài liệu điện tử số hóa từ âm thanh
| Định dạng | .MP3, .WMA |
| Bit Rate | Tối thiểu 128 kbps |
Ngoài các quy định về số hóa tài liệu lưu trữ, điều 8 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử cần được quan tâm đúng mực cụ thể tóm tắt như sau:
- Tài liệu sau số hóa cần được bảo quản dựa trên công nghệ phù hợp.
- Doanh nghiệp, tổ chức định kỳ kiểm tra, sao lưu nhằm đảm bảo tính toàn vẹn, khả năng truy cập, khai thác các tài liệu điện tử.
- Cần phân loại, lưu trữ khoa học, thông minh sao cho không làm thay đổi nội dung tài liệu khi không có thẩm quyền.
Bên cạnh quy định về số hóa tài liệu lưu trữ như trên thì Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ và Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT ngày 24/4/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông về bảo mật dữ cơ sở dữ liệu của tài liệu lưu trữ điện tử được quy định tóm tắt như sau:
- Việc tiêu hủy thiết bị, phương tiện lưu trữ cần đảm bảo theo yêu cầu bảo mật thông tin.
- Không ai được mang các thiết bị, phương tiện tư ý ra khỏi cơ quan tổ chức trừ khi đã được sự đồng ý của người có thẩm quyền.
Điều 10 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP cũng nêu rằng:
- Các cơ quan tổ chức cần định kỳ kiểm tra, bảo hành hệ thống lưu trữ.
- Thực hiện các biện pháp đảm bảo an toàn, bảo mật phù hợp với thời đại tránh xâm nhập trái phép làm thất thoát tài liệu quan trọng
Chỉ riêng 6 tháng đầu năm 2023, cơ quan chức năng đã phát hiện tới 17 triệu cảnh báo tấn công mạng trong đó 208 hệ thống cổng thông tin tối mật của quốc gia bị tấn công nhằm đánh cắp thông tin, tài liệu nhà nước. Trước thực tế ấy việc các tổ chức, doanh nghiệp cần chú ý tới các quy định về bảo mật tài liệu trước trong và sau số hóa tránh rơi vào tình thế “dữ liệu mất, tật mang”.
Giải pháp giúp doanh nghiệp đảm bảo quy định về số hóa tài liệu lưu trữ khi triển khai
Triển khai số hóa tài liệu thông qua các đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín, chuyên nghiệp
Thực tế, nhiều doanh nghiệp mong muốn số hóa nhưng lại chùn chân bởi ràng buộc pháp lý và những quy định về số hóa tài liệu lưu trữ phức tạp từ nhiều cơ quan hành chính nhà nước ban hành. FSI với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực số hóa sẽ đem tới giải pháp số hóa tài liệu tổng thể – lối thoát cho tổ chức, doanh nghiệp Việt trong bài toán về số hóa, chuyển đổi số.
FSI tự hào với năng lực triển khai số hóa top 1 thị trường đã và đang đảm nhiệm thành công nhiều dự án số hóa quy mô lớn có yêu cầu phức tạp về bảo mật và đặc thù từng tổ chức doanh nghiệp, điển hình như Dự án số hóa 500.000 trang tài liệu cho Shopee Việt Nam, Dự án số hóa 250.000 trang A4 cho Mercedes Benz Việt Nam, cùng hàng loạt các doanh nghiệp, tập đoàn lớn khác như Bayer Vietnam, Bosch, Honda Việt Nam,…
Dịch vụ số hóa tài liệu tổng thể do FSI cung cấp giải quyết trọn vẹn bài toán số hóa của khách hàng đa ngành với gói dịch vụ tổng thể bao gồm: dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ, dịch vụ scan tài liệu, dịch vụ nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu. FSI tự tin có thể mang đến có bạn dịch vụ với đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ tốt nhất thị trường.
Với đội ngũ hơn 100 chuyên gia đầu ngành và mạng lưới 3500 cộng tác viên được đào tạo bản bản, FSI sẵn sàng đảm nhận số hóa hàng triệu trang tài liệu đạt chuẩn quy định về số hóa tài liệu lưu trữ với độ chính xác lên tới 99, 99% đáp ứng quy định về về số hóa tài liệu lưu trữ.
Ngoài ra, FSI sở hữu ưu thế của đơn vị làm chủ công nghệ số hóa hiện đại cho phép nhận diện và bóc tách thông tin tự động như OCR, ICR, ADRT, OMR,… và hiện là đối tác độc quyền phân phối máy scan từ các thương hiệu hàng đầu thế giới như Kodak, Contex, Canon,… giúp tối ưu thời gian và chi phí triển khai số hóa tài liệu của doanh nghiệp.
Quy trình số hóa tài liệu tổng thể từ FSI đạt tiêu chuẩn quốc tế về an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và quản lý chất lượng ISO 9001:2015. Nhờ vậy, các tổ chức, doanh nghiệp đang có nhu cầu số hóa có thể an tâm số hóa an toàn, tuân thủ các quy định về số hóa tài liệu lưu trữ.
Ứng dụng phần mềm quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử thông minh (DocEye)
Hệ thống quản lý tài liệu và số hóa quy trình thông minh DocEye được phát triển bởi Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI – doanh nghiệp top 10 trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ, giải pháp chuyển đổi số tại Việt Nam.
Thấu hiểu những khó khăn trong quá trình lưu trữ hồ sơ sau số hóa của doanh nghiệp Việt, DocEye đã và đang cung cấp các tính năng thiết thực, hỗ trợ hơn 1500 cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp quản lý và sử dụng hồ sơ hiệu quả.
Đáp ứng quy định bảo quản tài liệu lưu trữ
Nhờ ứng dụng DocEye, tài liệu sau số hóa được lưu trữ an toàn trên kho lưu trữ, dễ dàng khai thác theo đúng quy định tại điều 8 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
Mọi tài liệu sau khi được số hóa đều có thể dễ dàng upload trực tiếp từ máy tính hay máy trạm lên hệ thống tạo thành kho lưu trữ số. Tại đây các hồ sơ tài liệu sẽ được bảo quản an toàn với dung lượng không giới hạn tuân thủ quy định về số hóa tài liệu lưu trữ.
Người dùng dễ dàng tạo mới tài liệu, thư mục chỉ bằng vài thao tác click chuột dễ dàng. Giao diện dễ dùng thân thiện với người dùng Việt phù hợp với doanh nghiệp đa ngành.
Đáp ứng quy định về phân loại, sao lưu dữ liệu định kỳ
Trên phần mềm, người dùng có thẩm quyền dễ dàng phân loại tài liệu khoa học theo mục đích sử dụng, theo đặc trưng cơ bản của các loại văn bản hành chính, phù hợp đáp ứng quy định về số hóa tài liệu lưu trữ. Thao tác sửa, xóa đặc biệt sao lưu tài liệu được thực hiện dễ dàng chỉ với vài cú click chuột đơn giản, đáp ứng quy định về sao lưu dữ liệu.
Đáp ứng quy định về bảo mật tài liệu lưu trữ
Ngoài ra, trước quy định trong điều 10 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, các tổ chức, doanh nghiệp về việc thực hiện đảm bảo an toàn bảo mật phù hợp để hạn chế tình trạng rò rỉ dữ liệu, DocEye hoàn toàn giải quyết triệt để. Với cơ chế bảo mật đa lớp, thiết lập mật khẩu riêng cho từng tài khoản, từng thư mục, tài liệu, doanh nghiệp có thể an tâm với những dữ liệu nhạy cảm.
Với tính năng phân quyền chi tiết giúp hệ thống quản trị tiến hành phân quyền cụ thể xem, sửa, xóa, di chuyển,… với từng người dùng, từng phòng ban, hay từ nhóm người dùng cụ thể phục vụ hiệu quả cho quá trình bảo mật hồ sơ dự án, hồ sơ đấu thầu, phân tích báo cáo tài chính,…
Khi người dùng cần khai thác tài liệu trên kho lưu trữ DocEye, chỉ cần tiến hành đăng ký dễ dàng, đợi ban quản lý xét duyệt, tài liệu cần sử dụng sẽ được cấp quyền truy cập. Khi hết hạn, tài liệu, hồ sơ ấy sẽ tự động thu hồi, đảm bảo yếu tố bảo mật theo đúng quy định và tất cả đều diễn ra tiện lợi trên 1 hệ thống trực tuyến.
Như vậy, khi lựa chọn dịch vụ chuyên nghiệp và ứng dụng giải pháp công nghệ phù hợp “đúng người đúng thời điểm” thì quy định về số hóa tài liệu lưu trữ sẽ không còn mối trăn trở của các doanh nghiệp. Hãy sẵn sàng triển khai số hóa tài liệu cùng FSI ngay hôm nay!
