Số hoá dữ liệu là một cụm từ được nhắc đến song song với chuyển đổi số. Số hoá dự liệu được coi là bước khởi tạo trong quá trình chuyển đổi số. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chưa thực sự hiểu được tầm quan trọng và những ý nghĩa của số hoá dữ liệu, hay chi tiết hơn là số hoá tài liệu lưu trữ, văn bản, hình ảnh. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về số hoá dữ liệu là gì và đến với dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ chuyên nghiệp của FSI trong bài viết dưới đây.
Số hoá dữ liệu là gì?
Thông thường chúng ta có những văn bản tài liệu viết bằng tay, những hợp đồng được in trên giấy, hay những bức ảnh kỷ niệm ..vv chúng ta có thể cất giữ cẩn thận để tránh hỏng, mất, và lưu lại làm kỷ niệm hay sử dụng sau này. Nhưng vấn đề đó chỉ giải quyết khi tài liệu của chúng ta ít, và có không gian để bảo quản, giả sử chúng ta muốn lưu trữ kho kiến thức của nhân loại, hay đơn giản một công ty muốn lưu giữ tất cả hợp đồng tài liệu cho các phòng ban của công ty bao gồm kế toán, HCNS, kinh doanh … mỗi phòng sẽ phải cử một người lập và có nhiệm vụ lưu trữ dữ liệu nhưng với một công ty lớn có rất nhiều phòng ban khác nhau các hợp đồng có thể phải sử dụng chung tình trạng thất thoát, mất có thể tránh khỏi.
Số hóa dữ liệu là quá trình chuyển đổi các dạng dữ liệu truyền thông như: hồ sơ, giấy tờ, tài liệu lưu trữ, văn bản bản cứng, hình ảnh thành các định dạng dữ liệu kỹ thuật số, có thể quản lý và sử dụng điện tử (máy tính có thể hiểu và lưu trữ).
Chi tiết hơn, giải pháp số hoá dữ liệu giúp doanh nghiệp, tổ chức có thể chuyển đổi các thông tin bản cứng thành cách dữ liệu có thể sử dụng và lưu trữ, tìm kiếm online. Nhờ vậy, các doanh nghiệp, tổ chức có thể dễ dàng tìm kiếm, kiểm soát, quản lý thông tin, văn bản, tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, tiện lợi nhất.
Vậy những loại thông tin nào có thể số hoá?
Có thể nói công nghệ số hoá đang ngày một phát triển mạnh mẽ hơn. Với những công nghệ tiên tiến và sự kết hợp của các thiết bị, phần mềm số hoá chuyên dụng thì việc số hoá không chỉ dừng lại ở việc số hoá tài liệu lưu trữ. Có thể hiểu, các dịch vụ số hoá dữ liệu ngày nay bao gồm cả số hoá tài liệu, số hoá văn bản, số hoá hình ảnh, số hoá bản đồ, số hoá vật thể 3D,…
Tại sao doanh nghiệp, tổ chức cần số hoá dữ liệu, tài liệu lưu trữ?
Số hóa tài liệu đem lại cho doanh nghiệp, tổ chức nhiều thuận lợi trong quá trình vận hành, tiêu biểu có thể kể đến như:
- Nhân sự dễ dàng truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi, phá vỡ rào cản về không gian, thuận lợi cho làm việc từ xa, từ đó, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc.
- Tiết kiệm chi phí lên đến 125.000$ mỗi năm nhờ cắt giảm in ấn, lưu trữ và bảo quản các tài liệu thủ công khi triển khai số hóa tài liệu.
- Đảm bảo an toàn cho tài liệu, tránh mất mát, hư hỏng và đảm bảo an toàn thông tin cho doanh nghiệp.
- Tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao khả năng tập trung và năng suất nhân sự nhờ tra cứu thông tin dễ dàng, nhanh chóng.
- Giảm thiểu đáng kể lượng rác thải giấy và góp phần bảo vệ môi trường.
Dịch vụ số hóa tài liệu và số hóa dữ liệu tổng thể từ FSI
Khi được triển khai hiệu quả, số hóa tài liệu sẽ đem tới nhiều ứng dụng và lợi ích thiết thực cho phòng kế toán cũng như toàn doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc lựa chọn được đơn vị số hóa uy tín, có năng lực triển khai phù hợp trên thị trường hiện nay cũng là một bài toán khiến các cấp quản lý, chủ doanh nghiệp phải đau đầu.
Với 15 năm kinh nghiệm triển khai các dự án công nghệ, chuyển đổi số, số hóa, FSI cung cấp dịch vụ số hóa tổng thể hỗ trợ các phòng ban, doanh nghiệp đa ngành xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử tập trung, bảo mật cao, với tính chính xác của tài liệu số hóa lên tới 99,99%.
Nhờ ưu thế của đơn vị phân phối độc quyền và chính thức các trang thiết bị số hóa, đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản, giàu kinh nghiệm, FSI tự tin đảm nhiệm các dự án số hóa quy mô lớn, có yêu cầu phức tạp. Điển hình là các dự án xây dựng cơ sở dữ liệu trọng điểm cho các Bộ, ban ngành, các tổ chức, doanh nghiệp như: DB Schenker Việt Nam, BIC Việt Nam, EVN Hà Nội, Honda Việt Nam, Hội quốc tế ngữ Việt Nam…
