Việc quản lý, lưu trữ và khai thác dữ liệu một cách hiệu quả là yếu tố then chốt quyết định sự thành bại. Đó là lý do vì sao số hóa dữ liệu và số hóa tài liệu văn bản ngày càng trở nên phổ biến và được các doanh nghiệp, tổ chức đặc biệt quan tâm. Vậy, số hóa dữ liệu là gì? Tại sao nó lại quan trọng đến vậy? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé.
Số hóa dữ liệu là gì?
Số hóa tài liệu, văn bản giải pháp giúp cho doanh nghiệp chuyển đổi các loại tài liệu truyền thống từ giấy tờ, văn bản cứng, hồ sơ,tài liệu lưu trữ đến hình ảnh thành dữ liệu điện tử và có thể lưu trữ và quản lý trên hệ thống máy tính.
Số hóa dữ liệu là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý (như giấy tờ, sổ sách, biểu mẫu) hoặc các định dạng truyền thống khác (băng từ, microfilm, CD/DVD) sang dữ liệu số có thể lưu trữ, xử lý và truy xuất trên các hệ thống máy tính.
Hệ thống số hóa dữ liệu gồm có 03 nhân tố chính cấu thành đó là: thiết bị, phần mềm và dịch vụ số hóa tài liệu, trong đó:
Thiết bị: Bao gồm hệ thống máy quét và các thiết bị hạ tầng công nghệ thông tin khác phục vụ cho quá trình số hóa dữ liệu.
Phần mềm: Hệ thống quản lý hồ sơ, tài liệu được số hóa dưới dạng văn bản (text), word, excel, pdf, báo cáo thống kê,… giúp lưu trữ, truy cập và quản lý dữ liệu hiệu quả.
Dịch vụ số hóa: Cung cấp các giải pháp toàn diện cho quá trình chuyển đổi dữ liệu từ dạng analog sang dạng kỹ thuật số, bao gồm:
- Cho thuê máy quét và các thiết bị hỗ trợ số hóa.
- Nhập liệu dữ liệu từ các nguồn khác nhau như giấy tờ, hình ảnh, băng đĩa,…
- Chuyển đổi dữ liệu sang các định dạng kỹ thuật số phổ biến như text, word, excel, pdf,…
- Cung cấp dịch vụ BPO (Business Process Outsourcing) – Thuê ngoài các quy trình nghiệp vụ như nhập liệu, quản lý hồ sơ,…
Tầm quan trọng của số hóa dữ liệu và số hóa tài liệu
Số hóa dữ liệu và tài liệu mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, có thể kể đến như:
- Tăng hiệu suất làm việc:
- Trong môi trường làm việc truyền thống, việc tìm kiếm một tài liệu có thể mất hàng giờ đồng hồ. Với số hóa, chỉ cần vài cú nhấp chuột, bạn đã có thể truy xuất thông tin cần thiết.
- Các quy trình xử lý tài liệu thủ công thường tiềm ẩn nhiều sai sót. Số hóa giúp tự động hóa các quy trình, giảm thiểu rủi ro sai sót, đảm bảo tính chính xác của thông tin.
- Tiết kiệm chi phí:
- Chi phí in ấn, sao chụp, lưu trữ và quản lý tài liệu giấy là một khoản chi không nhỏ đối với doanh nghiệp. Số hóa giúp giảm thiểu tối đa các chi phí này.
- Không gian lưu trữ tài liệu giấy cũng là một vấn đề đau đầu đối với nhiều doanh nghiệp. Số hóa giúp giải phóng không gian làm việc, tối ưu hóa diện tích văn phòng.
- Nâng cao khả năng bảo mật:
- Tài liệu giấy dễ bị mất mát, hư hỏng do các yếu tố môi trường hoặc do con người. Số hóa giúp bảo vệ dữ liệu khỏi các rủi ro này.
- Hệ thống quản lý tài liệu điện tử cho phép kiểm soát truy cập, phân quyền người dùng, đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới được phép truy cập thông tin.
- Hỗ trợ ra quyết định:
- Dữ liệu được số hóa giúp tạo ra các báo cáo thống kê một cách nhanh chóng và chính xác.
- Lãnh đạo doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập và phân tích dữ liệu, từ đó đưa ra các quyết định kịp thời và hiệu quả.
- Tăng cường khả năng cạnh tranh:
- Doanh nghiệp có thể đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Việc quản lý và khai thác dữ liệu hiệu quả giúp doanh nghiệp tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Đọc thêm: 5 lợi ích của số hóa tài liệucho doanh nghiệp đã được chứng minh
Các loại dữ liệu cần được số hóa
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số hóa, việc chuyển đổi các loại tài liệu sang dạng kỹ thuật số mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Dưới đây là các loại tài liệu nên được cân nhắc số hóa:
1. Thư từ chính thức:
- Bao gồm công văn, thông báo, thư từ với khách hàng, đối tác,…
- Việc số hóa giúp lưu trữ, truy cập và quản lý dễ dàng, giảm thiểu nguy cơ thất lạc hay hư hỏng.
2. Số hóa văn bản, giấy tờ tài chính:
- Bao gồm hóa đơn, chứng từ, báo cáo tài chính,…
- Số hóa giúp bảo mật thông tin, truy xuất dữ liệu nhanh chóng cho việc kiểm tra, đối chiếu và báo cáo.
3. Bản vẽ công trình/thiết kế:
- Giúp lưu trữ an toàn, chỉnh sửa dễ dàng và chia sẻ thuận tiện với các bên liên quan.
4. Bản đồ nhà máy, bản đồ khảo sát:
- Tối ưu hóa việc quản lý, sử dụng và chia sẻ thông tin về địa hình, khu vực.
5. Số hóa tài liệu dạy học:
- Giúp giáo viên và học sinh truy cập tài liệu dễ dàng, linh hoạt, nâng cao hiệu quả giảng dạy và học tập.
6. Hợp đồng thỏa thuận:
- Bảo mật thông tin, quản lý hiệu quả các phiên bản hợp đồng và truy cập nhanh chóng khi cần thiết.
7. Hồ sơ bệnh án:
- Nâng cao chất lượng dịch vụ y tế, bảo mật thông tin bệnh nhân và hỗ trợ chẩn đoán, điều trị hiệu quả.
8. Hồ sơ nhân sự:
- Tối ưu hóa việc quản lý hồ sơ nhân viên, truy cập thông tin nhanh chóng và thuận tiện.
9. Hóa đơn và biên lai:
- Lưu trữ an toàn, giảm thiểu thất lạc, hỗ trợ đối chiếu và kiểm tra thông tin dễ dàng.
Ngoài những loại tài liệu trên, doanh nghiệp có thể cân nhắc số hóa các loại tài liệu khác dựa trên nhu cầu và mục đích sử dụng.
Những lưu ý khi triển khai số hóa tài liệu, số hóa dữ liệu
Thấu hiểu rằng việc triển khai số hóa tài liệu và dữ liệu là một bước tiến quan trọng đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo thành công, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:
1. Đối với doanh nghiệp:
Trước khi bắt đầu dự án số hóa, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng các mục tiêu :
- Ngân sách doanh nghiệp & lượng tài liệu muốn triển khai ?
- Sản phẩm đầu ra mong muốn là gì?
+ Định dang fille ( PDF, IPG,TIF,..)
+ Định dạng text (Word,Time New Roman, Arial,,)
+ Yêu cầu về độ chính xác và tốc độ xử lý như thế nào?
- Thực hiện tại đâu ( Onsite, hay kho bãi lưu trữ của doanh nghiệp…)
- Triển khai trong vòng bao lâu?
Việc xác định rõ mục tiêu giúp bạn định hướng đúng đắn cho dự án, lựa chọn công nghệ phù hợp và đánh giá hiệu quả sau khi triển khai. Sau khi xác định rõ nhu cầu và mục tiêu, doanh nghiệp cần tiến hành nghiên cứu và lựa chọn đối tác uy tín và phù hợp.
2.Đối với đơn vị triển khai
Nhà cung cấp dịch vụ số hóa đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của dự án. Hãy lựa chọn nhà cung cấp dựa trên:
- Dịch vụ nhập liệu dựa trên kinh nghiệm, chuyên môn, công nghệ và đánh giá của khách hàng. Tìm hiểu thông tin về các đối tác trên website, mạng xã hội, và các nguồn thông tin khác.
- Xem xét các yếu tố như khả năng bảo mật dữ liệu, khả năng mở rộng dịch vụ và khả năng đáp ứng các yêu cầu đặc biệt của doanh nghiệp. Đánh giá năng lực của đối tác dựa trên các tiêu chí quan trọng đối với doanh nghiệp.
- Yêu cầu báo giá chi tiết và so sánh các gói dịch vụ để lựa chọn phương án phù hợp nhất. So sánh giá cả và các điều khoản dịch vụ của các đối tác để đưa ra quyết định tối ưu.
- Đánh giá các chứng nhận và tiêu chuẩn mà nhà cung cấp dịch vụ nhập liệu đang có: Các chứng nhận tiêu chuẩn như ISO 9001, ISO 27001… là những chứng nhận rất quan trọng.
- Lắng nghe xem đánh giá, nhận xét của khách hàng trước đây.
3. Xây dựng quy trình làm việc rõ ràng:
Để đảm bảo hiệu quả của dự án, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình làm việc rõ ràng với đối tác.
- Thống nhất với đối tác về quy trình giao nhận dữ liệu, định dạng dữ liệu, phương thức liên lạc và báo cáo tiến độ. Thiết lập quy trình làm việc chi tiết giúp đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa hai bên.
- Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi bên trong quá trình triển khai dịch vụ. Phân công nhiệm vụ rõ ràng giúp tránh tình trạng chồng chéo và đảm bảo hiệu quả công việc.
- Thiết lập các chỉ số hiệu suất (KPI) để theo dõi và đánh giá chất lượng dịch vụ. Theo dõi tiến độ và chất lượng công việc giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh.
- Thống nhất về các điều khoản bảo mật dữ liệu, các điều khoản về đền bù và xử lý khi có rủi ro xảy ra: Điều này đặc biệt quan trọng.
Quy trình số hóa tài liệu, số hóa dữ liệu chuẩn tại FSI
B1: Thu nhận tài liệu
FSI sẽ tiếp nhận tài liệu được bàn giao từ khách hàng hoặc đến các địa điểm khách hàng chỉ định để tiếp nhận tài liệu.
B2: Chỉnh lý tài liệu
Là giải pháp giúp phân loại, xác định giá trị của tài liệu, sắp xếp, thống kê và lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp theo quy định của Luật Văn Thư lưu trữ qua đó, xây dựng xây dựng hệ thống lưu trữ tài liệu giấy khoa học và chuẩn bị cho quá trình số hóa.
B3: Quét tài liệu
Dịch vụ Scan tài liệu: là việc chuyển các dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu (hợp đồng, tạp chí, văn bản…) hay cả hình ảnh trên giấy thành dữ liệu, hình ảnh, file, text, lưu trữ trên máy tính theo yêu cầu của khách hàng với 2 hình thức triển khai là OnSite và tại trụ sở FSI.
B4: Ktra File tài liệu đầu ra
Kiểm tra 2 lần:
– Kiểm tra lần 1: Kiểm tra 100% file đầu ra
– Kiểm tra lần 2: Kiểm tra xác suất 30% file đầu ra
B5: Nhập liệu nhận dạng ký tự
Bước 5.1: Phân mảnh dữ liệu
Để đảm bảo tính an toàn, bảo mật của dữ liệu thì trước khi tiến đến bước nhập liệu, hệ thống sẽ có một bước là phân tách dữ liệu: Qúa trình sử dụng công nghệ chia dữ liệu thành các phần nhỏ, tránh làm rò rỉ thông tin. (Toàn bộ công việc sẽ được hoàn toàn do máy phụ trách)
Bước 5.2: Nhập liệu
Nhập liệu thủ công: Đối với các dạng tài liệu chất lượng thấp, tài liệu cũ, không thể nhận dạng được FSI sẽ cung cấp nhân sự nhập liệu nhập tay các dữ liệu vào trường thông tin còn thiếu hoặc được yêu cầu.
Nhập liệu tự động: Đối với các tài liệu có chất lượng cao, tài liệu mới: FSI sẽ sử dụng các công nghệ hiện đại tùy vào từng loại tài liệu để nhập tự động vào các trường thông tin yêu cầu.
Bước 5.3: Hợp nhất các dữ liệu: Sau khi tiến hành xong nhập liệu các dữ liệu sẽ được hợp nhất lại với nhau và được tiến hành gửi tới tay khách hàng.
B6: Ktra sau khi nhập liệu
Kiểm tra 2 lần:
– Lần 1: Kiểm tra 100% file đầu ra
– Lần 2: Kiểm tra 30% file đầu ra
B7: Kết xuất và lưu trữ thông tin
Các tài liệu sau khi được số hóa xong sẽ được chuyển đến và lưu trữ trên hệ thống lưu trữ của khách hàng như: máy tính, ổ cứng, usb, server.
Tích hợp các CSDL khác hoặc hệ thống lưu trữ hoặc ứng dụng các phần mền lưu trữ khác nếu như khách hàng có yêu cầu.
Dữ liệu sau khi được số hóa và bàn giao đến tay khách hàng, khách hàng có thể sử dụng các công cụ tìm kiếm tra cứu sau khi số hóa 1 cách tốt hơn phục vụ cho công việc.
FSI – Nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu và số hóa dữ liệu tổng thể top 1 thị trường
Khi được triển khai hiệu quả, số hóa tài liệu sẽ đem tới nhiều ứng dụng và lợi ích thiết thực cho toàn doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc lựa chọn được đơn vị số hóa uy tín, có năng lực triển khai phù hợp trên thị trường hiện nay cũng là một bài toán khiến các cấp quản lý, chủ doanh nghiệp phải đau đầu.
Với hơn 17 năm kinh nghiệm triển khai các dự án công nghệ, chuyển đổi số, số hóa, FSI cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu tổng thể bao gồm từ chỉnh lý tài liệu – scan tài liệu – tới nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu chuyên nghiệp, hỗ trợ các phòng ban, doanh nghiệp đa ngành xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử tập trung, bảo mật cao, với tính chính xác của tài liệu số hóa lên tới 99,99%.
Bên cạnh đó, giải pháp số hóa tài liệu tổng thể của FSI ứng dụng các phần mềm số hóa, công nghệ tiên tiến và tự động hóa cao như OCR, ICR, OMR (giúp tự động nhận diện, trích xuất thông tin và nhập liệu chính xác), giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn 50% chi phí và 80% thời gian triển khai.
Song hành cùng công nghệ vượt trội và đội ngũ thực thi chuyên nghiệp, FSI hiện là đơn vi phân phối chính thức và độc quyền các máy scan, thiết bị số hóa chuyên dụng tới từ các thương hiệu hàng đầu thế giới như Canon, Kodak, Plusteck. Bởi vậy, khách hàng khi lựa chọn giải pháp số hóa của FSI sẽ yên tâm giải quyết được bài toán chi phí do không phải bận tâm các khoản phát sinh do đầu tư thuê, mua trang thiết bị.
Nhờ những ưu thế kể trên, FSI tự tin đảm nhiệm các dự án số hóa quy mô lớn, có yêu cầu phức tạp. Điển hình là các dự án xây dựng cơ sở dữ liệu trọng điểm cho các Bộ, ban ngành, các tổ chức, doanh nghiệp, tập đoàn lớn như DB Schenker Việt Nam, Mercedes-Benz Việt Nam, Bosch, Honda Việt Nam, Shopee Việt Nam,…
Như vậy, qua bài viết, FSI hy vọng đã giúp quý độc giả hiểu rõ hơn về dịch vụ số hóa dữ liệu, số hóa tài liệu và các tiêu chí cốt lõi để lựa chọn đơn vị triển khai phù hợp với doanh nghiệp. Mỗi giây ngần ngại là một giây thụt lùi trên hành trình chuyển đổi số, hãy thúc đẩy doanh nghiệp bạn phát triển với số hóa tổng thể ngay hôm nay!
Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác uy tín để đồng hành trong quá trình chuyển đổi số, hãy liên hệ với FSI ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dịch vụ của FSI.
Có thể bạn quan tâm:
