Nhiều doanh nghiệp có rất nhiều dữ liệu nhưng khó khai thác vì thông tin nằm rải rác trong hồ sơ giấy, chứng từ, hợp đồng, ảnh scan, PDF hoặc nhiều bảng tính. Khi cần tra cứu hoặc đưa vào phần mềm, đội ngũ nội bộ phải mất nhiều thời gian nhập lại và kiểm tra.
Dịch vụ nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu trọn gói từ FSI được xây dựng cho bài toán đó: tiếp nhận dữ liệu đầu vào, nhận dạng và nhập thông tin, kiểm tra, chuẩn hóa rồi bàn giao theo cấu trúc mà khách hàng có thể tiếp tục khai thác.
Bài viết tập trung vào cách FSI triển khai dịch vụ nhập liệu thực tế: xử lý loại dữ liệu nào, kiểm soát chất lượng ra sao và khi nào doanh nghiệp nên thuê trọn gói.
Tìm hiểu thêm: Dịch vụ nhập liệu là gì? Các loại dịch vụ nhập liệu phổ biến
TÓM TẮT NHANH
- FSI nhận xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn như hồ sơ giấy, chứng từ, hợp đồng, hóa đơn, bảng biểu, PDF, ảnh và bảng tính.
- Dịch vụ có thể bao gồm nhận tài liệu, scan khi cần, nhận dạng nội dung, nhập dữ liệu, kiểm tra, chuẩn hóa, kết xuất và bàn giao.
- Công nghệ OCR, ICR, OMR được sử dụng để hỗ trợ nhận dạng; con người vẫn giữ vai trò kiểm tra các trường hợp khó hoặc dữ liệu có quy tắc nghiệp vụ riêng.
- Khách hàng có thể lựa chọn triển khai tại địa điểm của mình hoặc tại trung tâm số hóa của FSI tùy yêu cầu dự án.
- Bài này tập trung vào năng lực triển khai dịch vụ của FSI; phần khái niệm và phân loại dịch vụ nhập liệu đã có bài chuyên biệt để tránh trùng nội dung.
Dịch vụ nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu trọn gói từ FSI gồm những gì?
Trong dịch vụ nhập liệu trọn gói, nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu thường đi cùng nhau nhưng không hoàn toàn giống nhau. Nhập liệu đưa các trường thông tin vào cấu trúc xác định; chuyển đổi dữ liệu có thể gồm scan, nhận dạng, đổi định dạng và chuẩn hóa để dữ liệu tiếp tục được sử dụng.
| Hạng mục | FSI có thể thực hiện | Đầu ra điển hình |
| Nhập liệu | Nhập các trường thông tin từ hồ sơ, biểu mẫu, chứng từ hoặc tệp số | Bảng dữ liệu, tệp Excel, dữ liệu theo mẫu khách hàng |
| Chuyển đổi dữ liệu | Scan, nhận dạng, chuyển định dạng, bóc tách và sắp xếp dữ liệu | PDF có thể tìm kiếm, bảng dữ liệu, tệp theo cấu trúc yêu cầu |
| Kiểm tra và chuẩn hóa | Đối chiếu nguồn, rà lỗi, thống nhất định dạng và quy tắc dữ liệu | Dữ liệu sạch hơn, đồng nhất hơn trước khi bàn giao |
| Kết xuất và bàn giao | Xuất dữ liệu theo định dạng đã thống nhất hoặc chuẩn bị để đưa vào hệ thống | Tệp bàn giao hoặc bộ dữ liệu sẵn sàng tích hợp |
Với mô hình trọn gói, khách hàng không phải tự tách dự án thành nhiều phần. Tài liệu giấy có thể được scan trước khi nhận dạng và nhập; PDF, ảnh hoặc bảng tính có thể đi thẳng vào bước nhận dạng, nhập và chuẩn hóa.
Xem thêm: Dịch vụ nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu của FSI
FSI có thể xử lý những loại tài liệu và dữ liệu nào?
FSI có thể cung cấp dịch vụ nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu đa dạng tài liệu từ hồ sơ nhân sự, chứng từ, hợp đồng, hóa đơn, bảng biểu, biểu mẫu tới các loại sách báo, tranh ảnh, tài liệu đặc biệt.
Dịch vụ nhập liệu chỉ hiệu quả khi đơn vị triển khai hiểu cấu trúc nguồn dữ liệu. Hồ sơ nhân sự khác chứng từ kế toán; hợp đồng khác biểu mẫu khảo sát; PDF cũng khác bảng tính. Vì vậy, FSI xử lý theo từng nhóm tài liệu thay vì áp một quy trình giống nhau cho mọi dự án.
| Nguồn dữ liệu | Ví dụ | Nhu cầu thường gặp |
| Hồ sơ hành chính, nhân sự | Hồ sơ cán bộ, hồ sơ nhân viên, biểu mẫu | Tạo danh mục, nhập trường thông tin, lập cơ sở dữ liệu |
| Chứng từ, hóa đơn | Phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, chứng từ nghiệp vụ | Bóc tách số liệu, ngày tháng, mã chứng từ, giá trị |
| Hợp đồng | Hợp đồng kinh tế, phụ lục, hồ sơ đối tác | Nhập số hợp đồng, đối tác, thời hạn, giá trị, trạng thái |
| PDF và ảnh scan | Tài liệu đã số hóa nhưng chưa có dữ liệu cấu trúc | Nhận dạng, trích xuất trường thông tin, kiểm tra |
| Bảng tính | Excel cũ, dữ liệu phân tán ở nhiều tệp | Làm sạch, chuẩn hóa và gom dữ liệu |
| Sách, tài liệu, bảng biểu | Sách báo, biểu mẫu, bảng số liệu | Nhận dạng nội dung, lập chỉ mục, chuyển đổi định dạng |
Từ tài liệu gốc đến dữ liệu bàn giao: FSI xử lý qua những bước nào?
Trong quy trình của FSI, dịch vụ nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu đều có các bước tiếp nhận, xử lý, kiểm tra và bàn giao. Trình tự cụ thể được điều chỉnh theo tài liệu, khối lượng và đầu ra của từng dự án.
1. Khảo sát và tiếp nhận dữ liệu
FSI xác định loại tài liệu, số lượng, chất lượng đầu vào và trường thông tin cần tạo lập. Với dự án lớn, thống nhất một mẫu dữ liệu trước khi làm hàng loạt giúp giảm việc sửa lại ở cuối.
2. Thống nhất cấu trúc và quy tắc đầu ra
Hai bên chốt tên trường, định dạng ngày tháng, mã đơn vị, cách xử lý ô trống, dữ liệu bắt buộc và ngoại lệ. Những quy tắc này quyết định khả năng sử dụng dữ liệu sau bàn giao.
3. Scan hoặc nhận dạng nội dung khi cần
Nếu nguồn là tài liệu giấy, cần số hóa trước. PDF hoặc ảnh có thể chuyển sang bước nhận dạng. Công nghệ giảm thao tác lặp lại, nhưng tài liệu khó đọc hoặc bố cục phức tạp vẫn cần con người kiểm tra.
4. Nhập liệu và chuyển đổi
Thông tin được đưa vào cấu trúc đã thống nhất. Tùy dự án, đây có thể là bảng dữ liệu, tệp theo mẫu, dữ liệu chuẩn bị nhập vào phần mềm hoặc một định dạng số khác.
5. Kiểm tra và chuẩn hóa
Dữ liệu được đối chiếu với nguồn, rà những trường thiếu hoặc bất thường và chuẩn hóa cách viết theo quy tắc dự án. Các lỗi phát hiện ở bước này cần được xử lý trước khi kết xuất.
6. Kết xuất và bàn giao
FSI bàn giao theo định dạng đã thỏa thuận. Nếu dữ liệu sẽ được đưa vào phần mềm hoặc kho dữ liệu, cấu trúc đầu ra nên khớp với hệ thống đích ngay từ đầu.
Công nghệ hỗ trợ nhập liệu của FSI hoạt động ra sao?
FSI sử dụng OCR, ICR và OMR để hỗ trợ số hóa và xử lý dữ liệu. Có thể hiểu đơn giản, đây là các công cụ giúp máy nhận biết chữ in, một số chữ viết tay hoặc dấu chọn trên biểu mẫu, từ đó giảm phần nhập thủ công.
| Công nghệ | Hiểu đơn giản | Ví dụ ứng dụng |
| OCR | Nhận dạng chữ in từ ảnh hoặc tài liệu scan | Đọc nội dung trên hợp đồng, biểu mẫu, tài liệu in |
| ICR | Hỗ trợ nhận dạng chữ viết tay trong phạm vi phù hợp | Nhận dạng một số trường điền tay trên biểu mẫu |
| OMR | Nhận diện dấu chọn hoặc vùng đánh dấu | Phiếu khảo sát, biểu mẫu có ô chọn |
Công nghệ không bảo đảm dữ liệu tự động đúng trong mọi trường hợp. Chất lượng bản scan, kiểu chữ và quy tắc nghiệp vụ đều ảnh hưởng kết quả. Vì vậy, công nghệ chủ yếu giúp tăng tốc; khâu kiểm tra vẫn phải thiết kế theo rủi ro của từng dự án.
FSI kiểm soát chất lượng dữ liệu như thế nào?
Với dịch vụ nhập liệu, tốc độ chỉ có ý nghĩa khi dữ liệu sau cùng dùng được. Sai mã khách hàng, nhầm ngày tháng hoặc thiếu trường bắt buộc có thể làm phát sinh nhiều công việc sửa chữa.
Dịch vụ của FSI tách riêng bước kiểm tra trước khi kết xuất. Việc kiểm soát nên bám vào bộ quy tắc đã chốt từ đầu: trường bắt buộc, giá trị hợp lệ, định dạng được chấp nhận và trường hợp phải kiểm tra thủ công.
- Đối chiếu dữ liệu với tài liệu nguồn ở các trường quan trọng.
- Kiểm tra trường thiếu, dữ liệu sai định dạng hoặc giá trị bất thường.
- Chuẩn hóa cách ghi ngày tháng, mã đơn vị, tên trường và các quy tắc đã thống nhất.
- Tách các trường hợp không chắc chắn để xử lý riêng thay vì tự suy đoán.
- Nghiệm thu theo mẫu hoặc theo lô trước khi bàn giao toàn bộ khi dự án có khối lượng lớn.
Cách làm này giúp khách hàng nhìn được chất lượng bằng tiêu chí cụ thể thay vì chỉ nhận một lời cam kết chung rằng “dữ liệu chính xác”.
Bảo mật dữ liệu khi thuê dịch vụ nhập liệu được kiểm soát ra sao?
Hồ sơ nhân sự, hợp đồng, chứng từ hoặc dữ liệu khách hàng có thể chứa thông tin nhạy cảm. Vì vậy, khi thuê dịch vụ nhập liệu, doanh nghiệp cần kiểm soát cả cách dữ liệu được tiếp nhận, truy cập, xử lý và bàn giao.
FSI có hai hình thức triển khai: tại địa điểm khách hàng hoặc tại trung tâm số hóa FSI. Lựa chọn phụ thuộc tính chất dữ liệu, yêu cầu bảo mật, không gian và tiến độ; tài liệu không được phép rời đơn vị có thể phù hợp với phương án tại chỗ.
FSI áp dụng hệ thống quản lý theo ISO 9001:2015 và ISO/IEC 27001:2013. Với từng dự án, khách hàng vẫn nên làm rõ quyền truy cập, quy trình bàn giao, thời gian lưu dữ liệu tạm và cách xử lý dữ liệu sau nghiệm thu.
Khi nào doanh nghiệp nên thuê dịch vụ nhập liệu trọn gói?
Không phải mọi nhu cầu đều cần thuê ngoài. Với vài biểu mẫu đơn giản và phát sinh ít, đội nội bộ có thể tự xử lý. Dịch vụ nhập liệu thuê ngoài phù hợp hơn khi khối lượng, thời hạn hoặc yêu cầu chất lượng vượt khả năng xử lý thường xuyên.
- Có hàng nghìn hoặc hàng chục nghìn hồ sơ, chứng từ cần tạo dữ liệu trong một khoảng thời gian xác định.
- Dữ liệu nằm ở nhiều nguồn khác nhau: giấy, PDF, ảnh scan và bảng tính cũ.
- Cần đưa dữ liệu vào phần mềm hoặc xây dựng một cơ sở dữ liệu dùng chung.
- Không muốn tuyển thêm nhân sự chỉ để phục vụ một dự án ngắn hạn.
- Cần quy trình kiểm tra, chuẩn hóa và nghiệm thu rõ ràng.
- Dữ liệu có yêu cầu bảo mật hoặc cần triển khai tại địa điểm của khách hàng.
Trong các trường hợp này, thuê dịch vụ nhập liệu không chỉ là mua thêm nhân công. Doanh nghiệp thuê cả quy trình, công nghệ, năng lực tổ chức và cơ chế kiểm soát chất lượng.
Vì sao FSI phù hợp với các dự án nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu quy mô lớn?
FSI có hơn 19 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực số hoá và chuyển đổi số. Với năng lực triển khai xuất sắc top 1 thị trường số hoá tài liệu, FSI có thể giúp giải quyết hiệu quả và nhanh chóng bài toán tạo lập cơ sở dữ liệu cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, tạo nền tảng thúc đẩy các đơn vị chuyển đổi số thành công.
Lợi thế của dịch vụ nhập liệu FSI là khả năng nối nhiều công đoạn trong cùng một chuỗi, thay vì chỉ cung cấp nhân sự gõ dữ liệu.
- Có thể kết hợp chỉnh lý, scan, nhận dạng, nhập liệu, kiểm tra và bàn giao trong một dự án tổng thể.
- Xử lý nhiều nhóm tài liệu từ hồ sơ, chứng từ, hợp đồng, hóa đơn đến bảng biểu, sách và tài liệu đặc thù.
- Ứng dụng công nghệ nhận dạng để hỗ trợ xử lý khối lượng lớn, đồng thời duy trì bước kiểm tra dữ liệu trước khi kết xuất.
- Có phương án triển khai tại khách hàng hoặc tại trung tâm FSI tùy yêu cầu.
- Có hệ sinh thái phần mềm và nền tảng dữ liệu để tiếp tục khai thác dữ liệu sau giai đoạn tạo lập.
Nhờ có những lợi thế nổi bật, FSI đã và đang cung cấp giải pháp số hoá cho hơn 2000 khách hàng, trong đó có các đơn vị như EVN, FPT, Honda, PwC, PepsiCo, MB và Viettel.
Kết luận
Mỗi dịch vụ nhập liệu có cấu trúc dữ liệu khác nhau. Báo giá chỉ có ý nghĩa khi đã biết nguồn dữ liệu, khối lượng, trường cần nhập, yêu cầu kiểm tra, thời hạn và định dạng bàn giao.
Doanh nghiệp nên gửi một nhóm tài liệu mẫu để FSI khảo sát. Mẫu thực tế giúp hai bên thống nhất phạm vi, đầu ra và cách nghiệm thu rõ hơn so với chỉ mô tả bằng số trang hoặc số hồ sơ.
Nếu đang có hồ sơ, chứng từ hoặc dữ liệu cần tạo lập với khối lượng lớn, doanh nghiệp có thể liên hệ FSI để được tư vấn dịch vụ nhập liệu và phương án bàn giao phù hợp.
Câu hỏi thường gặp
FSI nhận nhập liệu từ những loại tài liệu nào?
FSI xử lý nhiều nhóm tài liệu như hồ sơ nhân sự, chứng từ, hợp đồng, hóa đơn, bảng biểu, biểu mẫu, sách báo và các loại tài liệu đặc thù. Phạm vi cụ thể cần được khảo sát theo từng dự án.
Dữ liệu sau nhập liệu được bàn giao ở định dạng nào?
Định dạng phụ thuộc yêu cầu dự án. Dữ liệu có thể được bàn giao dưới dạng bảng tính, tệp dữ liệu theo mẫu hoặc cấu trúc phù hợp để đưa vào hệ thống. Định dạng nên được thống nhất trước khi xử lý hàng loạt.
Chi phí dịch vụ nhập liệu được tính như thế nào?
Chi phí phụ thuộc khối lượng, số trường dữ liệu, chất lượng đầu vào, độ phức tạp của quy tắc kiểm tra, thời hạn và hình thức triển khai. Một mẫu dữ liệu thực tế thường giúp ước tính chính xác hơn việc chỉ cung cấp tổng số trang.
Dịch vụ nhập liệu có đảm bảo bảo mật dữ liệu không?
Doanh nghiệp cần đánh giá cả tiêu chuẩn quản lý và điều kiện dự án cụ thể. FSI công bố áp dụng ISO 9001:2015 và ISO/IEC 27001:2013 trong hệ thống quản lý.
