Một file PDF mở được chưa chắc đã là đầu ra phù hợp để lưu trữ lâu dài. Với hồ sơ cần quản lý chính thức, chất lượng bản quét còn liên quan đến định dạng tệp, độ phân giải, màu sắc, cách đặt tên, dữ liệu chủ, kiểm tra chất lượng và ký số.
Từ ngày 01/07/2025, Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số và đưa ra các yêu cầu cụ thể đối với tài liệu lưu trữ được số hóa từ giấy. Vì vậy, khi thuê dịch vụ scan tài liệu cho kho lưu trữ, cơ quan và tổ chức nên chốt chuẩn đầu ra trước khi triển khai hàng loạt.
Bài viết tập trung vào 7 yêu cầu cần kiểm tra trong năm 2026, đồng thời chỉ ra những trường hợp scan đúng hình ảnh nhưng dữ liệu vẫn chưa sẵn sàng để tra cứu hoặc đưa vào hệ thống.
Bài viết liên quan:
- Dịch vụ scan tài liệu: 5 lỗi khiến doanh nghiệp phải xử lý lại sau bàn giao
- Scan tài liệu số lượng lớn mất bao lâu? Cách ước tính tiến độ trước khi triển khai
TÓM TẮT NHANH
- Thông tư 05/2025/TT-BNV có hiệu lực từ 01/07/2025 và hiện còn hiệu lực.
- Tài liệu lưu trữ số hóa từ giấy thuộc phạm vi áp dụng phải ở định dạng PDF/A hai lớp, ảnh màu theo tài liệu gốc và độ sâu màu tối thiểu 24 bit.
- Độ phân giải tối thiểu là 200 dpi với tài liệu hành chính và 300 dpi với bản đồ, bản vẽ.
- Tỷ lệ số hóa là 100%; bản quét phải rõ, trung thực với bản gốc và đủ sáng để nhận dạng nội dung.
- Tên tệp, dữ liệu chủ, bước kiểm tra và chữ ký số cần được tính ngay từ đầu, không nên xử lý sau khi đã quét toàn bộ kho.
- Scan tạo bản số; nếu cần tìm toàn văn hoặc khai thác theo trường dữ liệu, dự án có thể cần thêm OCR, nhập liệu hoặc chuyển đổi dữ liệu.
Dịch vụ scan tài liệu chuẩn lưu trữ số 2026 cần căn cứ quy định nào?
Đối với tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi điều chỉnh, căn cứ quan trọng là Thông tư 05/2025/TT-BNV của Bộ Nội vụ. Văn bản có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 và quy định thể thức, kỹ thuật trình bày, cấu trúc dữ liệu cùng quy trình số hóa tài liệu lưu trữ.
Thông tư áp dụng trực tiếp cho cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp nhà nước và tổ chức, cá nhân thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ theo phạm vi được quy định. Với tài liệu lưu trữ tư, tổ chức và cá nhân có thể quyết định việc áp dụng phù hợp điều kiện cụ thể.
7 yêu cầu khi dùng dịch vụ scan tài liệu cho lưu trữ số
1. Tỷ lệ số hóa phải bảo đảm đầy đủ và trung thực với bản gốc
Thông tư 05/2025 quy định tỷ lệ số hóa 100%. Nếu cần phóng to hoặc thu nhỏ, thông tin vẫn phải rõ, chính xác và giữ tỷ lệ tương ứng với tài liệu gốc.
Trong nghiệm thu, điều này nên được chuyển thành tiêu chí cụ thể: đủ trang, không mất góc, không che chữ, đúng chiều và đúng thứ tự. Một trang quét rõ nhưng bị thiếu phụ lục vẫn là hồ sơ chưa đạt.
2. Tài liệu giấy cần đầu ra PDF/A hai lớp
Với tài liệu lưu trữ số hóa từ giấy, Thông tư yêu cầu định dạng PDF/A hai lớp. Phụ lục của văn bản mô tả PDF/A hai lớp là định dạng phục vụ đọc và bóc tách thông tin.
Điểm này khác với một tệp PDF chỉ chứa ảnh. Nếu người dùng cần tìm kiếm nội dung, lớp thông tin có thể được tạo thông qua nhận dạng ký tự. Tuy nhiên, OCR không thay thế việc kiểm tra bản quét gốc; chất lượng nhận dạng vẫn phụ thuộc chất lượng giấy, kiểu chữ và bố cục.
Đọc thêm: Phân biệt scan, OCR, nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu
3. Màu sắc phải bám tài liệu gốc, độ sâu màu tối thiểu 24 bit
Tài liệu giấy số hóa được yêu cầu ở chế độ ảnh màu theo màu tài liệu gốc và độ sâu màu tối thiểu 24 bit. Đây không chỉ là vấn đề thẩm mỹ. Dấu, chữ viết tay, màu mực hoặc ký hiệu có thể mang thông tin cần nhận dạng và đối chiếu.
Vì vậy, dịch vụ scan tài liệu không nên tự chuyển toàn bộ kho sang đen trắng chỉ để giảm dung lượng nếu nghiệp vụ cần giữ thông tin màu.
4. Độ phân giải tối thiểu là 200 dpi hoặc 300 dpi tùy loại tài liệu
| Loại tài liệu | Mức tối thiểu theo Thông tư 05/2025 | Điểm cần kiểm tra |
| Tài liệu hành chính | 200 dpi | Chữ, dấu, số và chi tiết phải đọc được rõ ràng |
| Bản đồ, bản vẽ | 300 dpi | Cần giữ chi tiết đường nét, ký hiệu và chú giải |
Mức dpi cao hơn không tự động tạo ra dữ liệu tốt hơn. Tăng độ phân giải làm tăng dung lượng và thời gian xử lý. Thông số nên được chọn theo loại tài liệu, chất lượng bản gốc và yêu cầu đầu ra.
Xem thêm: Dịch vụ số hóa bản đồ giấy sang GIS
5. Tên tệp phải giúp nhận diện đúng hồ sơ và tài liệu
Theo Thông tư 05/2025, tên tệp tối thiểu gồm mã hồ sơ và số thứ tự của tài liệu trong hồ sơ, ngăn cách bằng dấu chấm. Nếu hồ sơ không tách từng tài liệu khi số hóa, tên tệp là mã hồ sơ.
Quy tắc đặt tên cần được thử trên một lô mẫu trước khi triển khai hàng loạt. Nếu đặt tên tùy ý, người dùng có thể nhận hàng nghìn file đúng hình ảnh nhưng khó tìm đúng hồ sơ.
6. File sau scan phải được kiểm tra và số hóa lại nếu chưa đạt
Quy trình tại Điều 8 yêu cầu sau khi quét hoặc chụp phải kiểm tra chất lượng ảnh và so sánh với tài liệu gốc. Nếu sản phẩm chưa đạt, cấu hình thiết bị cần được hiệu chỉnh và tài liệu phải được số hóa lại.
Với dự án lớn, nên nghiệm thu theo nhiều lớp thay vì chỉ mở ngẫu nhiên vài file. Cấp trang kiểm tra hình ảnh; cấp tài liệu kiểm tra số trang và thứ tự; cấp hồ sơ kiểm tra cấu trúc và tên; cấp khai thác kiểm tra khả năng mở, tìm và sử dụng.
| Lớp kiểm tra | Câu hỏi nghiệm thu |
| Trang | Có đủ nội dung, đúng chiều, không mờ, không mất góc? |
| Tài liệu | Đủ trang, đúng thứ tự, không thừa hoặc trùng? |
| Hồ sơ | Đúng tài liệu, đúng tên tệp, đúng cấu trúc thư mục? |
| Khai thác | Tệp mở ổn định, tìm kiếm và liên kết dữ liệu đúng yêu cầu? |
7. Dữ liệu chủ, chữ ký số và đóng gói phải được tính từ đầu
Quy trình số hóa không kết thúc ở thao tác quét. Thông tư yêu cầu tạo dữ liệu chủ nếu chưa có, kết nối dữ liệu chủ với tài liệu số hóa, kiểm tra kết nối, ký số và đóng gói dữ liệu để chuyển vào hệ thống.
Chữ ký số của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền quản lý tài liệu gốc được hiển thị ở góc trên bên phải trang đầu tệp. Vì vậy, đơn vị thuê scan cần xác định rõ nhà cung cấp làm đến bước nào và bước nào thuộc trách nhiệm của cơ quan quản lý hồ sơ.
Đây cũng là lý do báo giá theo số trang chưa đủ để mô tả một dự án số hóa hoàn chỉnh.
Xem cách lập dự toán: Đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ 2026
Khi nào tài liệu cần chỉnh lý trước khi scan?
Tài liệu lộn xộn, chưa lập hồ sơ, nhiều ghim, thiếu thứ tự hoặc có tình trạng vật lý kém không nên đưa thẳng vào dây chuyền quét. Lỗi ở hồ sơ giấy có thể được chuyển nguyên sang môi trường số và làm tăng chi phí sửa sau bàn giao.
Thông tư 05/2025 cũng yêu cầu bóc tách, làm phẳng và đối chiếu tài liệu với danh mục, dữ liệu chủ nếu có trước khi quét. Với tài liệu bết, dính, rách nát, mờ chữ hoặc có tình trạng ảnh hưởng độ đầy đủ và chính xác, cần xử lý nghiệp vụ trước khi số hóa.
Đọc thêm: Chỉnh lý tài liệu trước khi số hóa – khi nào doanh nghiệp cần làm?
Dịch vụ scan tài liệu FSI đáp ứng dự án lưu trữ số như thế nào?
FSI cung cấp giải pháp scan tài liệu, văn bản, hồ sơ, sách báo, bản đồ, film ảnh… nhanh chóng và chính xác nhất theo yêu cầu, với khả năng tích hợp công nghệ 4.0 tiên tiến giúp tiết kiệm thời gian, chi phí triển khai và cải thiện hiệu suất làm việc sau scan – số hóa tài liệu cho khách hàng.
Dịch vụ scan tài liệu FSI phù hợp với nhiều loại tài liệu từ hồ sơ, chứng từ, hợp đồng đến sách, bản đồ, bản vẽ và tài liệu cũ; kích thước từ A5 đến A0 và một số khổ đặc biệt. Dịch vụ có thể triển khai tại địa điểm khách hàng hoặc tại trung tâm số hóa của FSI.
Quy trình dịch vụ hiện được FSI mô tả theo 5 bước: nhận bàn giao; chuẩn bị; phân loại và scan; kiểm tra chất lượng; đóng gói và bàn giao. Nếu dự án còn yêu cầu OCR, nhập liệu, tạo dữ liệu hoặc lưu vào hệ thống, các công đoạn này cần được bổ sung vào phạm vi ngay từ giai đoạn khảo sát.
Vì sao nên chọn dịch vụ scan tài liệu tại FSI?
- 19+ năm kinh nghiệm: Triển khai thực tế trong lĩnh vực số hóa – chuyển đổi số
- 100+ kỹ sư & chuyên gia: Đội ngũ nhân sự đầu ngành trong số hóa và xử lý dữ liệu điện tử
- 4 chi nhánh: Tại Hà Nội, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh, Cần Thơ
- Công nghệ số hóa hiện đại: Tối ưu chi phí và thời gian triển khai dự án số hóa
- Quy trình chuyên nghiệp: Đáp ứng tiêu chuẩn an toàn thông tin ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001
- Đồng hành cùng chuyển đổi số: Tư vấn và triển khai giải pháp công nghệ tiên phong về khai thác, xử lý dữ liệu hiệu quả hậu số hóa
Kết luận
Dịch vụ scan tài liệu chuẩn lưu trữ số năm 2026 không nên được đánh giá chỉ bằng tốc độ quét hoặc độ nét của file. Với tài liệu thuộc phạm vi Thông tư 05/2025/TT-BNV, đầu ra còn phải đáp ứng yêu cầu về PDF/A hai lớp, màu sắc, độ phân giải, tỷ lệ số hóa, tên tệp, kiểm tra, dữ liệu chủ và ký số.
Doanh nghiệp hoặc cơ quan nên chốt mục tiêu sử dụng, khảo sát tài liệu mẫu và duyệt một lô thử trước khi triển khai toàn kho. FSI có thể hỗ trợ từ scan đến các bước xử lý dữ liệu tiếp theo theo phạm vi thực tế của dự án.
Có thể bạn quan tâm: Quy trình số hóa tài liệu – doanh nghiệp cần chuẩn bị và nhận lại gì?
Câu hỏi thường gặp
Dịch vụ scan tài liệu lưu trữ nên dùng 200 dpi hay 300 dpi?
Theo Thông tư 05/2025/TT-BNV, mức tối thiểu là 200 dpi đối với tài liệu hành chính và 300 dpi đối với bản đồ, bản vẽ. Dự án có thể cần mức cao hơn nếu tài liệu nhỏ, mờ hoặc có yêu cầu chuyên ngành riêng.
PDF scan thông thường có đáp ứng lưu trữ số không?
Không thể kết luận chỉ từ đuôi PDF. Với tài liệu lưu trữ giấy thuộc phạm vi áp dụng của Thông tư 05/2025, yêu cầu là PDF/A hai lớp cùng các tiêu chí kỹ thuật khác.
Doanh nghiệp tư nhân có bắt buộc áp dụng Thông tư 05/2025 không?
Thông tư quy định rõ nhóm đối tượng áp dụng. Với tài liệu lưu trữ tư, tổ chức và cá nhân quyết định việc áp dụng phù hợp điều kiện cụ thể. Doanh nghiệp nên xác định loại hồ sơ và yêu cầu pháp lý của lĩnh vực trước khi chọn chuẩn.
Làm sao giảm nguy cơ phải scan lại sau bàn giao?
Nên chốt lô mẫu, thông số kỹ thuật, quy tắc tên tệp và tiêu chí QC trước khi làm hàng loạt. Kiểm tra theo cấp trang, tài liệu, hồ sơ và khả năng khai thác giúp phát hiện lỗi sớm.
