Chỉnh lý tài liệu là một trong những khâu quan trọng của quá trình số hóa tài liệu, đảm bảo tài liệu được phân loại kỹ càng, hạn chế sai sót và lãng phí trong quá trình triển khai số hóa. Hiện nay, công tác chỉnh lý thường được tổ chức, doanh nghiệp thực hiện thường xuyên. Hãy cùng FSI tìm hiểu quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ gồm những bước nào và triển khai như thế nào qua bài viết dưới đây! 

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là gì?

Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu được nhiều tổ chức, doanh nghiệp ưu tiên triển khai nhằm số hóa thành công và xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử

Chính lý tài liệu là hoạt động tổ chức, sắp xếp lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học, phục vụ cho mục đích tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc tạo lập hồ sơ mới; xác định giá trị của tài liệu; hệ thống hóa và xây dựng bộ công cụ tra cứu với hồ sơ tài liệu 

Như vậy, chỉnh lý là một nghiệp vụ tổng hợp bao gồm việc kết hợp nhiều nghiệp vụ khác nhau trong công tác lưu trữ và cần được thực hiện một cách nghiêm túc, khoa học. Đặc biệt, để số hóa tài liệu hiệu quả và tiết kiệm, công tác chỉnh lý phải được thực hiện tỉ mỉ, tại phòng ban chuyên môn của tổ chức, doanh nghiệp hoặc được triển khai bởi các đơn vị có chuyên môn cao. 

Mục đích của việc triển khai chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Mục đích của việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu được thực hiện định kỳ 1 năm 1 lần tại các đơn vị lưu trữ tài liệu khối lượng lớn. Mục đích của hoạt động này là để:

  • Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc một khối tài liệu trong phông một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu.
  • Phát hiện tài liệu cũ hỏng, mối mọt, có nguy cơ mất an toàn để tái phục hồi và có biện pháp xử lý kịp thời
  • Trong quá trình chỉnh lý, kết hợp với xác định giá trị tài liệu nhằm loại bỏ những tài liệu cũ, hỏng, hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản
  • Bước đầu của hoạt động xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử dùng chung cho tổ chức, doanh nghiệp. 

Nguyên tắc khi thực hiện chỉnh lý tài liệu

2 nguyên tắc khi thực hiện chỉnh lý tài liệu 

1. Nguyên tắc không phân tán tài liệu trong phông

Phông lưu trữ là một khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh, sau chỉnh lý tài liệu trong phông vẫn phải đảm bảo sự hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh vốn có của nó. Vì vậy, trong quá trình chỉnh lý tài liệu của từng đơn vị hình thành phông, từng nhóm cơ bản theo phương án phân loại phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt. Tránh tình trạng lộn xộn hoặc phá vỡ phương án phân loại sau chỉnh lý gây bất lợi cho việc tổ chức khoa học và tra tìm tài liệu.

2. Nguyên tắc xuất sinh

Nguyên tắc xuất sinh là nguyên tắc tôn trọng sự hình thành tự nhiên của tài liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông. Khi phân loại, lập hồ sơ trong quá trình chỉnh lý (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ) phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc.

Hiện nay, việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính được thực hiện theo Hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, tại công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004. Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành phông và mối quan hệ logic, lịch sử của tài liệu.

Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ 

Quy trình chỉnh lý tài liệu thường được triển khai theo 7 bước: 

Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Bước 1: Xác nhận 

Đây là quá trình bàn giao tài liệu giữa nơi bảo quản tài liệu với bộ phận chỉnh lý. Bước xác nhận nhằm đảm bảo tài liệu được cung cấp là chính xác và có liên quan. 

Việc giao nhận tài liệu phải được lập thành biên bản theo mẫu đính kèm do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành trong hướng dẫn về chỉnh lý tài liệu hành chính.

Bước 2: Sắp xếp

Trong bước 2, đơn vị thực hiện chỉnh lý sẽ nghiên cứu biên bản, mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp từ đơn vị, cá nhân vào lưu trữ để nắm được thông tin ban đầu về tài liệu. Ở giai đoạn này, đơn vị thực hiện chỉnh lý tài liệu sẽ sắp xếp các mục theo trình tự và trong các bộ tài liệu khác nhau theo đúng quy định của Pháp luật. 

Bước 3: Tóm tắt

Đến bước này, đơn vị thực hiện sẽ triển khai cắt giảm dữ liệu, loại bỏ những tài liệu trùng lặp, cũ, hỏng, hết hạn, không thể khai thác được để khoanh vùng lượng tài liệu chính xác cần số hóa. 

Bước này giúp cho đơn vị thực hiện và tổ chức, doanh nghiệp nắm được tình hình thực tế số lượng, thành phần, nội dung và tình trạng vật lý của tài liệu ; làm cơ sở để lập kế hoạch tiến hành thu thập, sưu tầm những tài liệu phát hiện còn thiếu trước khi đưa vào sắp xếp. 

Bước 4: Tập hợp

Sau khi tóm tắt, đơn vị thực hiện sẽ tiến hành tổng hợp, tập kết các tài liệu, kết hợp nhiều phần dữ liệu để có được lượng thông tin đầy đủ cho bước phân tích. 

Bước 5: Phân tích

Ở bước phân tích này, tài liệu sẽ được xác định theo những mục sau:

– Tên phông; giới hạn thời gian tài liệu: là xác định thời gian sớm nhất và thời gian muộn nhất của tài liệu trong phông hoặc khối tài liệu chuẩn bị chỉnh lý.

– Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý: số mét giá (đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ); số cặp, gói tài liệu hoặc số lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản (đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ).

– Thành phần tài liệu: tài liệu hành chính bao gồm những loại văn bản, giấy tờ gì

– Nội dung tài liệu, lĩnh vực chủ yếu trong hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông được phản ánh trong tài liệu.

– Tình trạng phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, cần phản ánh rõ: mức độ thiếu đủ của phông hoặc khối tài liệu; mức độ xử lý về nghiệp vụ phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu… tình trạng vật lý của phông, khối tài liệu; tình trạng công cụ, thống kê tra cứu tài liệu.

Bước 6: Báo cáo liệt kê chi tiết hoặc tóm tắt quá trình số hóa. 

Bước 7: Phân loại tài liệu số hóa thành các loại khác nhau theo yêu cầu của tổ chức, doanh nghiệp. 

Nhìn chung, hiện nay các tổ chức, doanh nghiệp đã tự chủ trong quá trình thực hiện chỉnh lý hồ sơ tài liệu của đơn vị mình. Tuy nhiên, với những đơn vị có khối lượng tài liệu lớn, với tình trạng vật lý kém, cũ, hỏng, việc tự thực hiện triển khai đang gặp nhiều khó khăn khi hầu hết cán bộ thực hiện không có chuyên môn và kinh nghiệm trong triển khai chỉnh lý. Chính vì vậy, việc lựa chọn đơn vị thực hiện số hóa tài liệu có kinh nghiệm, uy tín là ưu tiên hàng đầu của nhiều tổ chức, doanh nghiệp hiện đại.

Đồng hành cùng tổ chức, doanh nghiệp trên hành trình xây dựng tổ chức số, doanh nghiệp số, FSI – Nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam – đã nghiên cứu, phát triển và đang tiếp tục hoàn thiện hệ sinh thái giải pháp chuyển đổi số toàn diện lấy dữ liệu làm trung tâm. Trong đó, giải pháp số hóa tổng thể của FSI với 15 năm kinh nghiệm được đánh giá có năng lực triển khai xuất sắc top 1 thị trường, đã nhận được sự tín nhiệm từ hơn 5500 khách hàng thuộc khối chính phủ, các doanh nghiệp, tập đoàn lớn, bao gồm: DB Schenker Việt Nam, Masterise Group, Mercedes-Benz Việt Nam, Bayer Vietnam, Bosch, Honda Việt Nam, Shopee Việt Nam, Hội Quốc tế ngữ Việt Nam…

Giải pháp số hóa của FSI bao gồm các dịch vụ số hóa tài liệu, chỉnh lý tài liệu, scan tài liệu, nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu,… đảm bảo các tiêu chuẩn ISO quốc tế khắt khe về bảo mật và chất lượng, qua đó, đem tới sự tối ưu về chi phí và thời gian triển khai cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp của bạn.

Năng lực số hóa xuất sắc của FSI

Trong bối cảnh hiện tại khi cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 ảnh hưởng đến công tác vận hành, đa số các tổ chức, doanh nghiệp đã nhận rõ tầm quan trọng và ưu tiên triển khai chỉnh lý, số hóa tài liệu. Hy vọng những thông tin FSI tổng hợp và chia sẻ đã giúp cho bạn đọc có thêm định hướng để xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu, tiến đến số hóa tổng thể và chuyển đổi số thành công trong tương lai!

Liên hệ FSI ngay hôm nay để được tư vấn cụ thể và triển khai các giải pháp chuyển đổi số phù hợp cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp