Giải pháp số hóa tài liệu, dữ liệu lưu trữ tổng thể là chủ đề đã và đang được quan tâm trong thời gian gần đây và thực sự trở thành vấn đề cấp bách hàng đầu đối với các tổ chức, doanh nghiệp nhờ khả năng tạo ra sự khác biệt về tốc độ vận hành vượt trội.
Số hóa tài liệu lưu trữ là gì?
Số hóa tài liệu lưu trữ (số hóa tài liệu) là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản giấy lưu trữ trên các giá, kệ, tủ,… thành những dữ liệu số có thể lưu trữ trên máy tính, truy cập đa nền tảng. Đây là giải pháp giúp tối ưu việc lưu trữ, chia sẻ và truy xuất, tìm kiếm thông tin đang được triển khai tại nhiều doanh nghiệp Việt nhằm tối thiểu chi phí và tận dụng tối đa không gian lưu trữ.
Vì sao cần số hóa tài liệu lưu trữ?
Việc số hóa tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp xử lý hiệu quả núi tài liệu đang tăng trưởng từng ngày theo cấp số nhân. Bên cạnh một không gian lưu trữ nhiều tiện ích, việc số hóa tài liệu lưu trữ mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:
- Cắt giảm tối đa chi phí: Việc số hóa tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm các chi phí như giấy và mực in. Ngoài ra, lượng nhân viên quản lý công việc hành chính có thể cắt giảm, giải phóng nhân lực và không gian làm việc của văn phòng.
- Tối ưu năng suất làm việc của nhân viên: Theo IDC, mỗi nhân viên văn phòng dành trung bình 30% thời gian ngày làm việc chỉ để tìm kiếm tài liệu. Khi số hóa tài liệu lưu trữ thành công, thiết lập kho tài liệu số, nhiều bộ phận trong doanh nghiệp có thể truy cập dữ liệu cùng lúc, việc chia sẻ thông tin dễ dàng, tiện lợi hơn. Nhân viên có thể truy cập vào kho lưu trữ chung, tìm kiếm tài liệu qua từ khóa chỉ trong vài giây. Việc chỉnh sửa và cập nhật bản dữ liệu mới nhất cho tài liệu cũng không còn là bài toán khó sau khi số hóa.
- Bảo mật cao: Tài liệu sau khi số hóa được bảo mật đa lớp an toàn, xác minh, phân quyền cụ thể cho từng vị trí. Khả năng truy cập, chỉnh sửa phụ thuộc vào từng chức vụ, bộ phận của doanh nghiệp nên đảm bảo an toàn cho các tài liệu mật, hồ sơ quan trọng.
- Bảo vệ môi trường: Nhờ số hóa tài liệu lưu trữ, doanh nghiệp cắt giảm được lượng lớn rác thải giấy ra môi trường hàng năm, giảm thiểu ô nhiễm.
- Sao lưu, phục hồi dữ liệu dễ dàng: Số hóa kho dữ liệu số, tuổi thọ của các tệp dữ liệu sẽ tăng lên đáng kể, trong khi các tập tin giấy bị hao mòn theo thời gian. Doanh nghiệp có thể dễ dàng sao lưu ở nhiều vị trí. Khi phát sinh vấn đề, doanh nghiệp hoàn toàn có thể khôi phục các tài liệu.
Tối ưu chi phí với giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ tổng thể D-IONE từ FSI
Giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ tổng thể của FSI
Giải pháp số hóa dữ liệu D-IONE là hệ thống số hóa tài liệu thông minh được xây dựng theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 nhằm đáp ứng các yêu cầu về:
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý dữ liệu chất lượng cao
- Quản lý thông tin, số liệu hiệu quả
- Cung cấp thông tin nhanh chóng và bảo mật
- Tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả công việc
Trang thiết bị tiên tiến hiện đại
Được nghiên cứu và phát triển bởi FSI, nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam, D-IONE được kế thừa nhiều ưu điểm như công nghệ tiên tiến OCR, ICR, OMR, ADRT giúp nhận dạng và bóc tách thông tin tự động với độ chính xác cao, cùng mô hình tiền xử lý dữ liệu phân tán cho phép hệ thống xử lý song song nguồn dữ liệu cần nhận dạng, bóc tách, giúp tiết kiệm hàng chục lần thời gian xử lý dữ liệu, và nâng cao tính bảo mật cho doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, D-IONE được khách hàng đánh giá cao ở khả năng tích hợp nhanh chóng và dễ dàng với các hệ thống của doanh nghiệp mà không gây gián đoạn các hoạt động hiện hành, đông thời, giải pháp có khả năng tự động cải thiện độ chính xác thông qua cơ chế học máy, giúp tối ưu thời gian và chi phí của các dự án số hóa.
Quy trình số hóa dữ liệu lưu trữ tổng thể
Để đảm bảo dự án số hóa được diễn ra thành công, tránh lãng phí các nguồn lực, việc tuân thủ một quy trình số hóa tài liệu chuyên nghiệp là điều thiết yếu. Quy trình số hóa tài liệu sẽ bao gồm 7 bước:
Bước 1: Thu thập tài liệu giấy
Bước 2: Sắp xếp, phân loại, chỉnh lý tài liệu
Bước 3: Quét tài liệu
Bước 4: Kiểm tra file đầu ra (thực hiện 2 lần)
Bước 5: Nhập liệu, nhận dạng ký tự
Áp dụng một trong hai phương pháp hoặc kết hợp cả hai:
– Nhập liệu tự động: áp dụng với các bản gốc chất lượng cao, tài liệu mới: D-IONE tích hợp công nghệ nhận dạng và bóc tách thông tin tự động giúp thông tin được thu nhận nhanh chóng, chính xác và có thể linh hoạt tùy chỉnh theo nhu cầu quản trị của từng khách hàng
– Nhập liệu thủ công: áp dụng với các bản gốc chất lượng thấp, tài liệu cũ, không thể nhận dạng được: Nhân viên nhập liệu sẽ nhập tay các dữ liệu và các trường thông tin theo yêu cầu
Bước 6: Kiểm tra dữ liệu nhập liệu (thực hiện 2 lần)
Bước 7: Kết xuất và lưu trữ thông tin.
Năng lực triển khai hàng đầu của FSI với giải pháp số hóa dữ liệu tổng thể
- 17+ năm kinh nghiệm và đội ngũ ngân sự chuyên nghiệp:
- 100+ kỹ sư, chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực số hóa tài liệu
- 2000+ nhân sự công tác triển khai số hóa toàn quốc
- 4 văn phòng đại diện trên toàn quốc
- 1600+ khách hàng là các doanh nghiệp lớn, cơ quan tổ chức tại Việt Nam.
- Tự hào số hóa cho hơn 1600 doanh nghiệp, tổ chức lớn trên toàn quốc, số hóa hơn 550 triệu trang tài liệu, đảm bảo lưu trữ an toàn 450 terabyte dữ liệu.
- Đáp ứng được mọi yêu cầu về số hóa của khách hàng từ: khối lượng, thời gian đến chất lượng triển khai
- Đã triển khai nhiều dự án trọng điểm của quốc gia với tiêu chuẩn về bảo mật, chất lượng và tiến độ nghiêm ngặt
- Đã triển khai nhiều dự án số hóa lớn cho các đơn vị tập đoàn nước ngoài như: Honda, Pepsi, Mercedes, DB Schenker,… với tiêu chuẩn bảo mật quốc tế
- Và nhiều khách hàng lơn khác: Vietinbank, Vpbank, An Thái, EVN, VnSteel…
- Đạt được danh giá:
- Phần mềm số hóa đạt giải Sao Khuê 3 năm liền 2016, 2017, 2018; Top 10 Doanh nghiệp CNTT Việt Nam do VINASA tổ chức; Bằng khen của thủ tướng chính phủ;..
Số hóa tài liệu ngay hôm nay, tối ưu hiệu quả ngày mai! Liên hệ FSI để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí.
Đọc thêm:
