Giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ tổng thể là chủ đề đã và đang được quan tâm trong thời gian gần đây và thực sự trở thành vấn đề cấp bách hàng đầu không thể thiếu đối với các tổ chức doanh nghiệp vì nó tạo ra sự khác biệt về tốc độ và tư duy vượt trội.
Mô hình số hóa tài liệu lưu trữ D-IONE
1. Giới thiệu chung về giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ tổng thể D-IONE tại FSI
Giải pháp số hóa D-IONE là nền tảng giải pháp số hoá tài liệu thông minh được xây dựng theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 nhằm đáp ứng các yêu cầu về:
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý dữ liệu chất lượng cao
- Quản lý thông tin, số liệu hiệu quả
- Cung cấp thông tin nhanh chóng và bảo mật
- Tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả công việc
2. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ tổng thể D-IONE của FSI
Quy trình số hóa tài liệu D-IONE gồm 7 bước:
Bước 1: Thu thập tài liệu giấy
Bước 2: Sắp xếp, phân loại, chỉnh lý tài liệu
Bước 3: Quét tài liệu
Bước 4: Kiểm tra file đầu ra (thực hiện 2 lần)
– Lần 1: Kiểm tra 100% file đầu ra
– Lần 2: Kiểm tra xác suất 30% fiel đầu ra
Bước 5: Nhập liệu, nhận dạng ký tự
Áp dụng một trong hai phương pháp hoặc hốn hợp cả hai:
– Nhập liệu tự động –áp dụng với các bản gốc chất lượng cao, tài liệu mới: D-IONE tích hợp công nghệ nhận dạng và bóc tách thông tin tự động giúp thông tin được thu nhận nhanh chóng, chính xác và có thể linh hoạt tùy chỉnh theo nhu cầu quản trị của từng khách hàng
– Nhập liệu thủ công – áp dụng với các bản gốc chất lượng thấp, tài liệu cũ, không thể nhận dạng được: Nhân viên nhập liệu sẽ nhập tay các dữ liệu và các trường thông tin theo yêu cầu
Bước 6: Kiểm tra dữ liệu nhập liệu (thực hiện 2 lần)
– Lần 1: Kiểm tra 100% file đầu ra
– Lần 2: Kiểm tra xác suất 30% fiel đầu ra
Bước 7: Kết xuất và lưu trữ thông tin
- Triển khai dịch vụ số hóa theo tiêu chuẩn An ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quản lý ISO 9001:2015
- 12 năm kinh nghiệm trong cung cấp giải pháp số hóa tài liệu
- Có năng lực thực tiễn, kinh nghiệm triển khai xây dựng nhiều dự án số hóa tài liệu, xây dựng CSDL trọng điểm cho các bộ ngành, các tỉnh và tập đoàn
- Sử dụng công nghệ nhận dạng và bóc tách thông tin tự động IONE do công ty nghiên cứu giúp tăng độ chính xác và tiết kiệm thời gian, chi phí cho khách hàng