Giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ tổng thể là chủ đề đã và đang được quan tâm trong thời gian gần đây và thực sự trở thành vấn đề cấp bách hàng đầu đối với các tổ chức, doanh nghiệp nhờ khả năng tạo ra sự khác biệt về tốc độ vận hành vượt trội. 

Số hóa tài liệu lưu trữ là gì? 

Số hóa tài liệu lưu trữ (số hóa tài liệu) là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản giấy lưu trữ trên các giá, kệ, tủ,… thành những dữ liệu số có thể lưu trữ trên máy tính, truy cập đa nền tảng. Đây là giải pháp giúp tối ưu việc lưu trữ, chia sẻ và truy xuất, tìm kiếm thông tin đang được triển khai tại nhiều doanh nghiệp Việt nhằm tối thiểu chi phí và tận dụng tối đa không gian lưu trữ.  

giải pháp số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu lưu trữ là thay đổi dữ liệu từ dạng giấy sang dữ liệu lưu trữ điện tử 

Vì sao cần số hóa tài liệu lưu trữ? 

Việc số hóa tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp xử lý hiệu quả núi tài liệu đang tăng trưởng từng ngày theo cấp số nhân. Bên cạnh một không gian lưu trữ nhiều tiện ích, việc số hóa tài liệu lưu trữ mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:  

  • Cắt giảm tối đa chi phí: Việc số hóa tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm các chi phí như giấy và mực in. Ngoài ra, lượng nhân viên quản lý công việc hành chính có thể cắt giảm, giải phóng nhân lực và không gian làm việc của văn phòng.  
  • Tối ưu năng suất làm việc của nhân viên: Theo IDC, mỗi nhân viên văn phòng dành trung bình 30% thời gian ngày làm việc chỉ để tìm kiếm tài liệu. Khi số hóa tài liệu lưu trữ thành công, thiết lập kho tài liệu số, nhiều bộ phận trong doanh nghiệp có thể truy cập dữ liệu cùng lúc, việc chia sẻ thông tin dễ dàng, tiện lợi hơn. Nhân viên có thể truy cập vào kho lưu trữ chung, tìm kiếm tài liệu qua từ khóa chỉ trong vài giây. Việc chỉnh sửa và cập nhật bản dữ liệu mới nhất cho tài liệu cũng không còn là bài toán khó sau khi số hóa.   
  • Bảo mật cao: Tài liệu sau khi số hóa được bảo mật đa lớp an toàn, xác minh, phân quyền cụ thể cho từng vị trí. Khả năng truy cập, chỉnh sửa phụ thuộc vào từng chức vụ, bộ phận của doanh nghiệp nên đảm bảo an toàn cho các tài liệu mật, hồ sơ quan trọng.  
  • Bảo vệ môi trường: Nhờ số hóa tài liệu lưu trữ, doanh nghiệp cắt giảm được lượng lớn rác thải giấy ra môi trường hàng năm, giảm thiểu ô nhiễm.   
  • Sao lưu, phục hồi dữ liệu dễ dàng: Số hóa kho dữ liệu số, tuổi thọ của các tệp dữ liệu sẽ tăng lên đáng kể, trong khi các tập tin giấy bị hao mòn theo thời gian. Doanh nghiệp có thể dễ dàng sao lưu ở nhiều vị trí. Khi phát sinh vấn đề, doanh nghiệp hoàn toàn có thể khôi phục các tài liệu.  
giải pháp số hóa tài liệu

Việc số hóa tài liệu lưu trữ sẽ giúp cắt giảm chi phí và tăng hiệu suất làm việc của nhân viên 

>>>Xem thêm: Tầm Quan Trọng Của Việc Số Hóa Tài Liệu

Tối ưu chi phí với giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ tổng thể D-IONE từ FSI 

Giải pháp số hóa D-IONE là hệ thống số hóa tài liệu thông minh được xây dựng theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 nhằm đáp ứng các yêu cầu về: 

  • Ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý dữ liệu chất lượng cao 
  • Quản lý thông tin, số liệu hiệu quả 
  • Cung cấp thông tin nhanh chóng và bảo mật 
  • Tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả công việc 
quy trình số hóa tài liệu lưu trữ

Mô hình số hóa tài liệu lưu trữ với D-IONE 

Được nghiên cứu và phát triển bởi FSI, nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam, D-IONE được kế thừa nhiều ưu điểm như công nghệ tiên tiến OCR, ICR, OMR, ADRT giúp nhận dạng và bóc tách thông tin tự động với độ chính xác cao, cùng mô hình tiền xử lý dữ liệu phân tán cho phép hệ thống xử lý song song nguồn dữ liệu cần nhận dạng, bóc tách, giúp tiết kiệm hàng chục lần thời gian xử lý dữ liệu, và nâng cao tính bảo mật cho doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó, D-IONE được khách hàng đánh giá cao ở khả năng tích hợp nhanh chóng và dễ dàng với các hệ thống của doanh nghiệp mà không gây gián đoạn các hoạt động hiện hành, đông thời, giải pháp có khả năng tự động cải thiện độ chính xác thông qua cơ chế học máy, giúp tối ưu thời gian và chi phí của các dự án số hóa.  

Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ tổng thể 

Để đảm bảo dự án số hóa được diễn ra thành công, tránh lãng phí các nguồn lực, việc tuân thủ một quy trình số hóa tài liệu chuyên nghiệp là điều thiết yếu. Quy trình số hóa tài liệu sẽ bao gồm 7 bước: 

Bước 1: Thu thập tài liệu giấy 

Bước 2: Sắp xếp, phân loại, chỉnh lý tài liệu 

Bước 3: Quét tài liệu 

Bước 4: Kiểm tra file đầu ra (thực hiện 2 lần) 

Bước 5: Nhập liệu, nhận dạng ký tự 

Áp dụng một trong hai phương pháp hoặc kết hợp cả hai: 

– Nhập liệu tự động: áp dụng với các bản gốc chất lượng cao, tài liệu mới: D-IONE tích hợp công nghệ nhận dạng và bóc tách thông tin tự động giúp thông tin được thu nhận nhanh chóng, chính xác và có thể linh hoạt tùy chỉnh theo nhu cầu quản trị của từng khách hàng 

– Nhập liệu thủ công: áp dụng với các bản gốc chất lượng thấp, tài liệu cũ, không thể nhận dạng được: Nhân viên nhập liệu sẽ nhập tay các dữ liệu và các trường thông tin theo yêu cầu 

Bước 6: Kiểm tra dữ liệu nhập liệu (thực hiện 2 lần) 

Bước 7: Kết xuất và lưu trữ thông tin. 

quy trình số hóa tài liệu

Quy trình số hóa tài liệu chuyên nghiệp giúp đảm bảo độ chính xác và tối ưu chi phí

Năng lực triển khai hàng đầu của FSI với giải pháp số hóa tài liệu tổng thể 

Không chỉ sở hữu hệ thống số hóa tài liệu thông minh D-IONE, với hơn 15 năm kinh nghiệm triển khai các dự án công nghệ, chuyển đổi số, FSI tự tin cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu tổng thể bao gồm từ chỉnh lý tài liệu – scan tài liệu – tới nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu chuyên nghiệp, hỗ trợ các phòng ban, doanh nghiệp đa ngành xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử tập trung, bảo mật cao, với tính chính xác của tài liệu số hóa lên tới 99,99%. 

Giải pháp số hóa tài liệu tổng thể của FSI ứng dụng các công nghệ tiên tiến và tự động hóa cao như OCR, ICR, OMR (giúp tự động nhận diện, trích xuất thông tin và nhập liệu chính xác), giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn 50% chi phí và 80% thời gian triển khai.    

Song hành cùng công nghệ vượt trội và đội ngũ thực thi chuyên nghiệp, FSI hiện là đơn vi phân phối chính thức và độc quyền các máy scan, thiết bị số hóa chuyên dụng tới từ các thương hiệu hàng đầu thế giới như Canon, Kodak, Plusteck. Bởi vậy, khách hàng khi lựa chọn giải pháp số hóa của FSI sẽ yên tâm giải quyết được bài toán chi phí do không phải bận tâm các khoản phát sinh do đầu tư thuê, mua trang thiết bị.    

giải pháp số hóa dữ liệu

Dịch vụ số hóa tài liệu tổng thể từ FSI với năng lực triển khai xuất sắc  

Nhờ những ưu thế kể trên, FSI tự tin đảm nhiệm các dự án số hóa quy mô lớn, có yêu cầu phức tạp, đã thành công xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử cho hàng ngàn tổ chức, doanh nghiệp, tập đoàn lớn như DB Schenker Việt Nam, Mercedes-Benz Việt Nam, Bosch, Honda Việt Nam, Shopee Việt Nam,… 

Như vậy, qua bài viết, FSI hy vọng đã giúp quý độc giả hiểu rõ hơn về số hóa tài liệu cùng hệ thống số hóa thông minh D-IONE. Để doanh nghiệp tăng tốc trên hành trình số hóa toàn diện, đừng ngần ngại, hãy liên hệ tư vấn FSI ngay hôm nay! 

Tư vấn số hóa doanh nghiệp miễn phí 

>>> Bài viết liên quan

>>> Liên hệ FSI ngay hôm nay để được tư vấn cụ thể cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp