Phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ là một hoạt động thiết yếu trong doanh nghiệp, giúp lưu trữ thông tin, hồ sơ tài chính, dữ liệu khách hàng của doanh nghiệp, đồng thời giúp quản lý các thông tin văn bản, hợp đồng, hành chính,… Tuy nhiên, để quản lý lưu trữ hồ sơ hiệu quả, doanh nghiệp cũng cần đến sự giúp sức của những phần mềm hỗ trợ chuyên biệt.
Thực trạng lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp khi thiếu phần mềm quản lý
Thực trạng quản lý lưu trữ hồ sơ tại doanh nghiệp lộn xộn, kém hiệu quả khi chưa có phần mềm quản lý
Ghi nhận, sao lưu lại trên tài liệu giấy, sổ sách theo dõi, … sau đó lưu lại trong thư viện hoặc các kho lưu trữ là những hình thức quản lý theo phương pháp truyền thống thường được áp dụng trước đây. Bằng phương pháp đánh dấu mã số tài liệu và ghi chép thông tin vào những kẹp file hồ sơ mà chúng ta có thể tìm kiếm lại những thông tin tài liệu khi cần.
Tuy nhiên, với cách làm này, việc quản lý lưu trữ hồ sơ sẽ gặp nhiều khó khăn khi khối lượng những công văn giấy tờ, hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp sẽ tăng lên rất nhiều theo thời gian. Việc này khiến doanh nghiệp bắt đầu lâm vào tình cảnh khó khăn khi mà việc quản lý thông tin tài liệu, tra cứu hồ sơ bắt đầu rơi vào trạng thái quá tải và khó kiểm soát. Mặt khác, việc lưu trữ tài liệu trong kho cũng khiến doanh nghiệp tốn một khoản chi phí không hề nhỏ cho nhân sự quản lý, kho bãi và bảo quản.
Thay vì tốn nhiều thời gian, công sức, thậm chí là chi phí cho việc quản lý hồ sơ theo phương thức cũ, các phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ được đánh giá là đơn giản và mang lại nhiều hiệu quả hơn.
Tại sao doanh nghiệp cần phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ
- Nâng cao hiệu quả công việc:
- Phần mềm giúp tự động hóa các tác vụ thủ công, giảm thiểu thời gian và công sức cho nhân viên.
- Quy trình làm việc được tối ưu hóa, giúp tăng năng suất và hiệu quả công việc.
- Nhân viên có thể truy cập tài liệu nhanh chóng và dễ dàng, giúp họ đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.
- Tiết kiệm chi phí lưu trữ và quản lý:
- Giảm thiểu chi phí in ấn, sao chụp và vận chuyển tài liệu giấy.
- Tiết kiệm không gian văn phòng, giảm chi phí thuê mặt bằng.
- Giảm chi phí quản lý và bảo quản tài liệu.
- Tăng cường bảo mật thông tin:
- Phần mềm cho phép phân quyền truy cập, giúp kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc xóa tài liệu.
- Dữ liệu được mã hóa và bảo vệ bằng mật khẩu, giúp ngăn chặn truy cập trái phép.
- Ghi lại nhật ký hoạt động, giúp theo dõi và kiểm soát các hành động của người dùng.
- Dễ dàng truy cập và chia sẻ tài liệu:
- Nhân viên có thể truy cập tài liệu mọi lúc, mọi nơi, chỉ cần có kết nối internet.
- Dễ dàng chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp, đối tác hoặc khách hàng một cách nhanh chóng và an toàn.
- Tăng cường khả năng cộng tác và làm việc nhóm.
- Giảm thiểu các rủi ro do thiên tai, hỏa hoạn:
- Dữ liệu được sao lưu và lưu trữ trên các máy chủ an toàn, giúp bảo vệ tài liệu khỏi các rủi ro do thiên tai, hỏa hoạn hoặc sự cố kỹ thuật.
Các tính năng cần có của một phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ
- Lưu trữ và quản lý tài liệu khoa học:
- Cho phép phân loại, sắp xếp và gắn thẻ tài liệu theo các tiêu chí khác nhau (loại tài liệu, phòng ban, dự án, v.v.).
- Hỗ trợ nhiều định dạng tài liệu (PDF, Word, Excel, hình ảnh, video, v.v.).
- Cho phép tạo lập các thư mục và phân quyền truy cập theo từng thư mục.
- Tìm kiếm và truy xuất tài liệu nhanh chóng:
- Cung cấp công cụ tìm kiếm mạnh mẽ, cho phép tìm kiếm theo từ khóa, tiêu đề, nội dung, v.v.
- Hiển thị kết quả tìm kiếm nhanh chóng và chính xác.
- Cho phép lọc và sắp xếp kết quả tìm kiếm.
- Phân quyền truy cập và bảo mật thông tin:
- Cho phép phân quyền truy cập cho từng người dùng hoặc nhóm người dùng (quyền xem, quyền chỉnh sửa, quyền xóa, v.v.).
- Mã hóa dữ liệu và bảo vệ bằng mật khẩu.
- Ghi lại nhật ký hoạt động của người dùng.
- Tích hợp với các hệ thống khác của doanh nghiệp:
- Tích hợp với các hệ thống ERP, CRM, kế toán, v.v.
- Đảm bảo tính đồng bộ và liên thông dữ liệu giữa các hệ thống.
- Tự động cập nhật dữ liệu giữa các hệ thống.
- Khả năng sao lưu và phục hồi dữ liệu:
- Sao lưu dữ liệu định kỳ và tự động.
- Cho phép phục hồi dữ liệu khi cần thiết, trong trường hợp xảy ra sự cố.
- Lưu trữ dữ liệu sao lưu ở nhiều vị trí khác nhau để đảm bảo an toàn.
Phần mềm lưu trữ hồ sơ giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu suất, tiết kiệm chi phí vận hành
Hướng dẫn lựa chọn phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ phù hợp
Việc lựa chọn phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ phù hợp là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và bảo mật thông tin của doanh nghiệp. Với hợn 17 năm kinh nghiệm trng chuyển đổi số, chúng tôi đưa ra lời khuyên để doanh nghiệp đưa ra lựa chọn đúng đắn:
Xác định nhu cầu của doanh nghiệp
Phân tích quy trình quản lý hồ sơ hiện tại:
- Đánh giá các quy trình quản lý hồ sơ hiện tại của doanh nghiệp, xác định các điểm mạnh, điểm yếu và các vấn đề cần giải quyết.
- Xác định các loại tài liệu cần quản lý, số lượng tài liệu, tần suất truy cập và các yêu cầu về bảo mật.
Xác định các tính năng cần thiết:
- Liệt kê các tính năng cần thiết cho doanh nghiệp, dựa trên phân tích quy trình quản lý hồ sơ và các yêu cầu về bảo mật.
- Ưu tiên các tính năng quan trọng và cần thiết nhất.
Lựa chọn phần mềm có tính năng phù hợp
Nghiên cứu và so sánh các phần mềm:
- Tìm hiểu về các phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ phổ biến trên thị trường, so sánh các tính năng, ưu điểm, nhược điểm và giá cả.
- Đọc các đánh giá và nhận xét của người dùng về các phần mềm.
Yêu cầu dùng thử phần mềm:
- Yêu cầu nhà cung cấp cho phép dùng thử phần mềm để đánh giá tính năng và khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
- Thử nghiệm các tính năng quan trọng và cần thiết nhất.
Xem xét yếu tố chi phí và khả năng mở rộng
Đánh giá chi phí:
- Xem xét chi phí đầu tư ban đầu, chi phí duy trì hàng tháng và các chi phí phát sinh khác.
- So sánh chi phí của các phần mềm khác nhau và lựa chọn phần mềm có chi phí phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
Đánh giá khả năng mở rộng:
- Chọn phần mềm có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển, đáp ứng nhu cầu quản lý hồ sơ trong tương lai.
- Xem xét khả năng tích hợp của phần mềm với các hệ thống khác của doanh nghiệp.
Tìm hiểu về đơn vị cung cấp phần mềm
Đánh giá uy tín và kinh nghiệm:
- Tìm hiểu về uy tín, kinh nghiệm và năng lực của đơn vị cung cấp phần mềm.
- Xem xét các dự án đã thực hiện và đánh giá của khách hàng.
Đánh giá dịch vụ hỗ trợ:
- Chọn đơn vị có đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp, nhiệt tình và sẵn sàng hỗ trợ khi cần thiết.
- Xem xét các dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng, như đào tạo, bảo trì và nâng cấp phần mềm.
Top 5 phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ tối ưu nhất hiện nay
DOCEYE
DocEye – Phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ thông minh dành cho doanh nghiệp
DOCEYE: là hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu thông minh, hỗ trợ các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thiết lập kho lưu trữ tài liệu điện tử tập trung, tìm kiếm văn bản nhanh chóng với khả năng bảo mật tuyệt đối.
- Tính năng nổi bật:
- Thiết lập kho lưu trữ tài liệu số tập trung:Tiết kiệm không gian lưu trữ tài liệu và tiết kiệm chi phí bảo quản tài liệu vật lý.
- Bảo mật tuyệt đối: Cơ chế bảo mật đa lớp, phân quyền chi tiết xem, sửa, xoá, di chuyển… cho từng người dùng, phòng ban trên từng tài liệu
- Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và dễ dàng: Tìm kiếm tài liệu cần thiết nhanh chóng, tiện lợi và chính xác hơn so với phương pháp tìm kiếm tài liệu thủ công truyền thống
- Chia sẻ tài liệu linh hoạt và an toàn:Truy cập tài liệu cần thiết mọi lúc, mọi nơi, cải thiện khả năng làm việc linh hoạt từ xa, từ đó, nâng cao hiệu suất làm việc toàn doanh nghiệp.
- Ưu điểm vượt trội:
- Tối ưu cho người dùng Việt: Giao diện là 100% tiếng Việt, giao diện thân thiện và dễ sử dụng, phù hợp với mọi đối tượng người dùng.
- Chi phí linh hoạt: Tùy chọn gói sản phẩm theo nhu cầu của tổ chức, doanh nghiệp, giúp tối ưu chi phí triển khai và vận hành hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ
- Khả năng tùy biến mạnh mẽ: Theo yêu cầu của khách hàng nhờ năng lực làm chủ hoàn toàn công nghệ và sở hữu đội ngũ chuyên gia đầu ngành về lĩnh vực chuyển đổi số
- Công nghệ tiên tiến:Ứng dụng các công nghệ lõi hiện đại như OCR, ICR, ADRT, OMR, hệ thống quản lý tài liệu DocEye giúp nhận dạng và bóc tách ký tự tự động với độ chính xác lên tới 98%, giúp tiết kiệm thời gian số hóa tài liệu
- Tiêu chuẩn quốc tế: Tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015
- Nhược điểm:
- Cần thời gian triển khai và đào tạo để người dùng làm quen với hệ thống.
VNPT iOffice
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành công việc điện từ VNPT – IOffice
VNPT iOffice là hệ thống quản lý văn bản và điều hành công việc điện tử, giúp các cơ quan Nhà nước thực hiện hóa mục tiêu xây dựng văn phòng điện tử không giấy tờ.
- Tính năng nổi bật:
- VNPT I office là một giải pháp văn phòng điện tử toàn diện, không chỉ quản lý hồ sơ mà còn tích hợp nhiều tính năng khác như quản lý văn bản, công việc, lịch làm việc, và thông báo.
- Tính năng tích hợp chữ ký số và liên thông văn bản giúp tăng cường tính pháp lý và hiệu quả trong việc xử lý văn bản điện tử.
- Hệ thống này phù hợp với các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp lớn có nhu cầu quản lý văn bản và hồ sơ số lượng lớn.
- Ưu điểm vượt trội:
- Sự tích hợp nhiều tính năng trong một hệ thống giúp tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp.
- Sự hỗ trợ từ nhà mạng VNPT đảm bảo tính ổn định và độ tin cậy của hệ thống.
- Rất phù hợp với các doanh nghiệp đã sử dụng các dịch vụ khác của VNPT.
- Nhược điểm:
- Giao diện người dùng có thể phức tạp đối với những người mới sử dụng, đòi hỏi thời gian làm quen và đào tạo.
- Khả năng tùy chỉnh hạn chế có thể không đáp ứng được nhu cầu đặc thù của một số doanh nghiệp.
- Chi phí:
Chi phí sử dụng: Phần mềm quản lý văn bản của VNPT hiện có nhiều phiên bản phù hợp với nhiều quy mô và số lượng người dùng tại các cơ quan và tổ chức:
- VNPT-iOffice: 21.000 VNĐ/người.
- VNPT-iOffice 2.1 (11-20 người): 680.000 VNĐ/tháng.
- VNPT-iOffice 2.2 (21-30 người): 960.000 VNĐ/tháng.
- VNPT-iOffice 2.3 (31-40 người): 1.240.000 VNĐ/tháng.
- VNPT-iOffice 2.4 (41-50 người): 1.500.000 VNĐ/tháng.
Codx
Codx là một nền tảng quản lý quy trình và tài liệu linh hoạt, cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh và tối ưu hóa quy trình làm việc.
- Tính năng nổi bật:
- Codx là một nền tảng quản lý tài liệu và quy trình linh hoạt, phù hợp với các doanh nghiệp có quy trình làm việc phức tạp.
- Hệ thống này cho phép quản lý tài liệu, quy trình, công việc và dự án một cách hiệu quả.
- Khả năng tùy chỉnh cao giúp doanh nghiệp điều chỉnh hệ thống theo nhu cầu cụ thể của mình.
- Ưu điểm vượt trội:
- Tính linh hoạt cao cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh hệ thống theo nhu cầu cụ thể.
- Khả năng tích hợp mạnh mẽ với các hệ thống khác giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.
- Hỗ trợ tốt cho các doanh nghiệp có nhiều quy trình phức tạp.
- Nhược điểm:
- Đòi hỏi người dùng có kiến thức kỹ thuật để sử dụng hiệu quả.
- Chi phí triển khai và duy trì có thể cao hơn so với các phần mềm khác
- Phần mềm giới hạn tính năng khi cần quản lý tài liệu chuyên sâu .
- Chi phí:
- Liên hệ nhà cung cấp để được tư vấn kỹ hơn.
LV Sure DMS
LV Sure DMS là một phần mềm quản lý tài liệu (DMS) do Công ty Lạc Việt phát triển.
- Tính năng nổi bật:
- LV Sure DMS là một giải pháp quản lý tài liệu đơn giản và dễ sử dụng, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Hệ thống này cung cấp các tính năng cơ bản như quản lý tài liệu, hồ sơ, văn bản và quy trình.
- Giao diện người dùng trực quan giúp người dùng dễ dàng làm quen và sử dụng.
- Ưu điểm vượt trội:
- Giao diện đơn giản và dễ sử dụng, phù hợp với người dùng không có nhiều kinh nghiệm về công nghệ thông tin.
- Chi phí hợp lý, phù hợp với ngân sách của các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Tìm kiếm, tra cứu tài liệu nhanh chóng với hơn 100 ngôn ngữ.
- Nhược điểm:
- Tính năng hạn chế so với các phần mềm quản lý tài liệu cao cấp.
- Khả năng mở rộng hạn chế có thể không đáp ứng được nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
- Chi phí:
- Tùy thuộc vào quy mô, nhu cầu cụ thể và đặc thù công việc.
IBOM.DOC
IBOM.DOC là một phần mềm quản lý tài liệu và quy trình, tích hợp nhiều tính năng như quản lý văn bản, hồ sơ, công việc, và chữ ký số.
Phù hợp nhất với mục đích quản lý văn bản trong lĩnh vực xây dựng, cơ điện, và giao thông.
- Tính năng nổi bật:
- Tự động lưu sổ văn bản đến cho cơ quan, phòng ban, đơn vị hoặc dự án, đồng thời luân chuyển và xử lý văn bản theo quy trình của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ tìm kiếm văn bản trong sổ văn bản hoặc với các điều kiện tìm kiếm linh hoạt như từ khóa, cơ quan ban hành, và ngày ban hành.
- Hỗ trợ tìm kiếm full-text, cho phép người dùng tra cứu nội dung chi tiết trong các file đính kèm, bao gồm cả file PDF một lớp.
- Ưu điểm vượt trội:
- Tính năng đa dạng và mạnh mẽ, đáp ứng được nhu cầu quản lý tài liệu của nhiều loại hình doanh nghiệp.
- Sự hỗ trợ tốt từ nhà cung cấp IBOM đảm bảo tính ổn định và độ tin cậy của hệ thống.
- Nhược điểm:
- Chưa hỗ trợ tính năng tương tác, trao đổi, và chia sẻ tài liệu giữa các nhân viên.
- Chi phí:
- Doanh nghiệp cần liên hệ nhà cung cấp để nhận thông tin về bảng giá.
DocEye – Giải pháp quản lý lưu trữ hồ sơ toàn diện cho doanh nghiệp
- Đội ngũ hơn 100+ kỹ sư chuyên gia đầu ngành.
- Hơn 1000 cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp lớn tin tưởng lựa chọn DocEye là giải pháp lưu trữ và quản lý tài liệu thay cho phương pháp truyền thống, FPT, MB, EVN, HonDa, Viettel,…
- Quy trình quản lý tài liệu: Phần mềm cho phép thu nhận, phân loại, lưu trữ và quản lý tài liệu một cách khoa học. Người dùng có thể tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, quản lý quy trình nghiệp vụ, tạo báo cáo thống kê và đảm bảo bảo mật thông tin qua cơ chế phân quyền chi tiết.
- Công nghệ lõi tiên tiến: OCR, ICR, ADRT, OMR,.. hệ thống quản lý tài liệu DocEye giúp nhận dạng và bóc tách ký tự tự động với độ chính xác lên tới 98%
- Đạt được nhiều giải thưởng lớn như:
- Sao Khuê 3 năm liên tiếp 2016, 2017, 2018; giải thưởng chuyển đổi số Việt Nam, Phần mềm chuyển đổi số tiêu biểu.
- Nhận được nhiều đánh giá phản hồi tích cực từ khách hàng
Xem thêm: Case thành công của khách hàng tại FSI
Khách hàng có nhu cầu về xây dựng hệ thống lưu trữ mà chưa biết bắt đầu từ đâu hãy liên hệ ngay với FSI để nhận được những chia sẻ về giải pháp phù hợp đối với doanh nghiệp.
Có thể bạn quan tâm:
