Quản lý tài liệu là một hoạt động thiết yếu trong doanh nghiệp, giúp lưu trữ thông tin, hồ sơ tài chính, dữ liệu khách hàng của doanh nghiệp, đồng thời giúp quản lý các thông tin văn bản, hợp đồng, hành chính,… Tuy nhiên, để quản lý tài liệu, lưu trữ hồ sơ hiệu quả, doanh nghiệp cũng cần đến sự giúp sức của những phần mền hỗ trợ chuyên biệt.
Tài liệu và quản lý tài liệu là gì?
“Tài liệu” là một khái niệm để chỉ mọi dạng hình thức ghi chép, thông tin và dữ liệu mà có thể được sử dụng để truyền đạt hoặc lưu trữ thông tin. Tài liệu có thể bao gồm các loại hình ảnh, văn bản, video hoặc bất kỳ dạng thông tin nào khác.
Dưới đây là một số loại tài liệu phổ biến hiện nay:
- Tài liệu văn bản: Đây là các văn bản, bài viết, sách, báo cáo, hợp đồng, thư từ và các hình thức văn bản khác. Tài liệu văn bản thường chứa thông tin viết tay hoặc in ấn.
- Tài liệu hình ảnh: Bao gồm các loại hình ảnh, bức tranh, biểu đồ, đồ thị, đồ họa và các tài liệu gắn liền với hình ảnh.
- Tài liệu âm thanh: Bao gồm các tập tin âm thanh như bản ghi âm, nhạc, podcast và các loại tài liệu dựa trên âm thanh.
- Tài liệu video: Đây là các tập tin video, phim, video clip và bất kỳ nội dung liên quan đến hình ảnh chuyển động.
- Tài liệu số liệu: Bao gồm các dạng số liệu, dữ liệu thống kê, bảng biểu, các loại dữ liệu số và tài liệu dựa trên số liệu.
- Tài liệu trực tuyến: Các trang web, blog, bài viết trực tuyến và các tài liệu số hóa trên internet.
- Tài liệu hành chính: Bao gồm các loại giấy tờ hành chính như giấy tờ cá nhân, hồ sơ, giấy khai sinh, hộ chiếu và các tài liệu liên quan đến quản lý hành chính.
Tài liệu của doanh nghiệp rất đa dạng và cần được quản lý tập trung, khoa học
Quản lý tài liệu là công việc lưu trữ, phân loại dữ liệu nội bộ của tổ chức, doanh nghiệp, nhằm phục vụ cho việc kinh doanh, sản xuất. Quản lý tài liệu hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp, tổ chức sắp xếp, tổ chức tài liệu hợp lý hơn, tiết kiệm chi phí bảo quản và thời gian tim kiếm.
>> Xem thêm: Số hóa tài liệu lưu trữ và yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành lưu trữ
Thực trạng quản lý tài liệu doanh nghiệp khi thiếu phần mềm quản lý tài liệu hiệu quả
Thực trạng quản lý tài liệu doanh nghiệp lộn xộn, kém hiệu quả khi chưa có phần mềm quản lý tài liệu
Ghi nhận, sao lưu lại trên tài liệu giấy, sổ sách theo dõi, … sau đó lưu lại trong thư viện hoặc các kho lưu trữ là những hình thức quản lý tài liệu theo phương pháp quản lý tài liệu truyền thống thường được áp dụng trước đây. Bằng phương pháp đánh dấu mã số tài liệu và ghi chép thông tin vào những kẹp file hồ sơ mà chúng ta có thể tìm kiếm lại những thông tin tài liệu khi cần.
Tuy nhiên, với cách làm này, việc quản lý tài liệu sẽ gặp nhiều khó khăn khi khối lượng những công văn giấy tờ, hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp sẽ tăng lên rất nhiều theo thời gian. Việc này khiến doanh nghiệp bắt đầu lâm vào tình cảnh khó khăn khi mà việc quản lý thông tin tài liệu, tra cứu hồ sơ bắt đầu rơi vào trạng thái quá tải và khó kiểm soát. Mặt khác, việc lưu trữ tài liệu trong kho cũng khiến doanh nghiệp tốn một khoản chi phí không hề nhỏ cho nhân sự quản lý, kho bãi và bảo quản.
Thay vì tốn nhiều thời gian, công sức, thậm chí là chi phí cho việc quản lý tài liệu theo phương thức cũ, các phần mềm quản lý tài liệu được đánh giá là đơn giản và mang lại nhiều hiệu quả hơn.
Phần mềm quản lý tài liệu mang đến cho doanh nghiệp lợi ích gì?
Nâng cao hiệu suất làm việc
Trong một cuộc khảo sát của Nintex, 49% nhân viên văn phòng biết, họ gặp khó khăn trong tìm kiếm tài liệu. Cứ 10 người thì 4 người chia sẻ họ không thoải mái với cách thức chia sẻ tài liệu thủ công hiện tại. Vì những lý do trên mà hiệu suất làm việc của nhân viên trong nhiều doanh nghiệp chưa được tối ưu.
Phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu sẽ là giải pháp giúp thiết lập kho tài liệu tập trung, cấp quyền truy cập cho các phòng ban. Nhân viên dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ tài liệu, giúp tối ưu thời gian làm việc, nâng cao hiệu suất.
Phần mềm quản lý tài liệu giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu suất, tiết kiệm chi phí vận hành
Dễ dàng sao lưu, khôi phục tài liệu
Việc lưu trữ tài liệu vật lý không chỉ tốn kém mà còn tồn tại nhiều rủi ro bởi dễ bị phá hủy do hỏa hoạn, lũ lụt, động đất. Khảo sát cho thấy có tới 60% doanh nghiệp nhỏ không bao giờ mở cửa trở lại sau thảm họa. Bằng việc lưu trữ trên phần mềm quản lý tài liệu, doanh nghiệp dễ dàng sao lưu, khôi phục tài liệu, phòng tránh rủi ro về mất mát tài liệu bởi thiên tai hay hao mòn bởi cách lưu trữ tài liệu truyền thống.
Cập nhật phiên bản mới nhất của tài liệu quan trọng
Theo khảo sát của Nintex, 33% nhân viên văn phòng cảm thấy khó khăn trong việc kiểm soát các phiên bản tài liệu. Những tài liệu mới cập nhật và tài liệu cũ rất khó để phân biệt, dễ gây nhầm lẫn.
Một hệ thống phần mềm quản lý tài liệu sẽ giúp người dùng có thể theo dõi, chỉnh sửa tài liệu đồng thời nắm bắt lịch sử sửa đổi. Nhờ vậy người dùng dễ dàng tìm thấy phiên bản tài liệu mới nhất ngay trên hệ thống.
Bảo mật tốt hơn
Theo MHC, 41% công ty khảo sát thừa nhận, họ lưu trữ hơn 1000 tệp chứa thông tin nhạy cảm liên quan tới số thẻ ngân hàng, hồ sơ sức khỏe nhân viên,… Nếu dữ liệu này bị rò rỉ chắc chắn gây ra những hậu quả vô cùng nghiêm trọng. Bởi vậy một hệ thống quản lý tài liệu có thể giải quyết được vấn đề này.
Phần mềm sẽ có kích hoạt bảo mật đa lớp, phân quyền truy cập phù hợp với cấp bậc nhân viên. Mỗi nhân viên có thể xem, chỉnh sửa các loại tài liệu khác nhau phụ thuộc và phòng ban, công việc phụ trách. Bất cứ cá nhân nào đã xem hoặc sửa tài liệu đều được ghi lại rõ ràng. Bởi vậy các tài liệu mật quan trọng sẽ có hàng rào phòng thủ tốt hơn.
DocEye – Phần mềm lưu trữ và quản lý tài liệu doanh nghiệp thông minh
Trong thời đại công nghệ số đang lên ngôi, những phần mềm quản lý tài liệu là cách quản lý tài liệu văn phòng thông minh và hiệu quả. Tuy nhiên, quá nhiều sản phẩm phần mềm quản lý tài liệu được đưa ra thị trường khiến người dùng khó lựa chọn được phần mềm phù hợp với doanh nghiệp, tổ chức của mình.
DocEye – Phần mềm quản lý tài liệu, lưu trữ hồ sơ thông minh dành cho doanh nghiệp
Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ DocEye là một sản phẩm trọng tâm của Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI – doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ, giải pháp chuyển đổi số tại Việt Nam, được nghiên cứu phát triển dựa trên các công nghệ quản lý tài liệu tiên tiến trên thế giới, gắn với nhu cầu thực tế của các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp.
DocEye sở hữu nhiều ưu điểm và lợi ích nổi bật vượt xa một phần mềm quản lý tài liệu thông thường. Những lợi ích của DocEye có thể kể đến như:
– Quản lý, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu công việc nhanh chóng không bị giới hạn bởi không gian và thời gian.
– Dễ dàng tạo lập quy trình làm việc, giúp quản lý công việc chuyên nghiệp hiệu quả.
– Lãnh đạo có thể dễ dàng quản lý theo dõi tài liệu của doanh nghiệp theo bảng thống kê.
– Tích hợp sẵn bộ tài liệu quản trị doanh nghiệp (mẫu form, mẫu từ hành chính, …).
– Tiết kiệm chi phí quản lý vận hành cho doanh nghiệp (nhân sự, in ấn, quản lý, …).
– Thông tin được bảo mật an toàn qua cơ chế phân quyền chi tiết đến từng người dùng.
Đặc biệt, là giải pháp Make in Vietnam, phục vụ các doanh nghiệp, tổ chức Việt, DocEye sở hữu các tính năng thiết thực, bao gồm thiết lập kho lưu trữ tài liệu số tập trung, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu nhanh chóng theo từ khóa, tìm kiếm toàn văn và thống kê chi tiết và trực quan về số lượng, dung lượng tài liệu, loại tài liệu, người dùng, tình trạng sử dụng tài liệu.
Hệ thống DocEye đem tới nhiều lợi ích về kinh tế và hiệu suất vận hành cho doanh nghiệp
Bên cạnh đó, phần mềm DocEye còn vượt trội so với các giải pháp khác nhờ ưu điểm bảo mật đa lớp, phân quyền khoa học, tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu của người dùng, tích hợp cùng lúc với nhiều phần mềm quản trị khác mà doanh nghiệp đang sử dụng như: phần mềm quản lý kế toán, phần mềm thanh toán, phần mềm quản lý nhân sự,…
Với công nghệ lõi hiện đại và tính năng thông minh, giao diện thân thiện với người dùng, DocEye là giải pháp quản lý tài liệu doanh nghiệp đạt giải thưởng Vietnam Digital Award 2019 và giải thưởng Sao Khuê 3 năm liên tiếp 2016, 2017, 2018 cùng nhiều chứng nhận khác.
Như vậy, qua bài viết, FSI hy vọng đã giúp quý độc giả hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của phần mềm quản lý tài liệu cũng như sự ưu việt của hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu doanh nghiệp thông minh DocEye. Để doanh nghiệp nâng cao hiệu suất vận hành, tăng tốc trên hành trình chuyển đổi số toàn diện, đừng ngần ngại, hãy liên hệ tư vấn FSI ngay hôm nay!
Quản lý tài liệu là một hoạt động thiết yếu trong doanh nghiệp, nó không chỉ giúp lưu trữ thông tin tài chính, dữ liệu khách hàng của doanh nghiệp mà còn giúp quản lý các thông tin văn bản, hợp đồng, sản phẩm,… Tuy nhiên, để quản lý tài liệu hiệu quả, doanh nghiệp cũng cần đến sự giúp sức của những phần mền hỗ trợ.
Liên hệ FSI ngay hôm nay để được tư vấn cụ thể cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
- Website: https://fsivietnam.com.vn
- Email: support@fsivietnam.com.vn
- Hotline: 0904 805 255
