Quản lý tài liệu là một hoạt động thiết yếu trong doanh nghiệp, nó không chỉ giúp lưu trữ thông tin tài chính, dữ liệu khách hàng của doanh nghiệp mà còn giúp quản lý các thông tin văn bản, hợp đồng, sản phẩm,… Tuy nhiên, để quản lý tài liệu hiệu quả, doanh nghiệp cũng cần đến sự giúp sức của những phần mền hỗ trợ.
Tài liệu là gì? Quản lý tài liệu là gì?
Tài liệu là gì? Quản lý tài liệu là gì?
Tài liệu là toàn bộ dữ liệu bảo đảm thông tin cho vấn đề sản xuất và quản lý. Theo nghĩa rộng, tài liệu cần thiết cho mọi lĩnh vực hoạt động xã hội con người, nó giúp con người ghi nhớ những thông tin quan trọng, có giá trị trog quá trình hoạt động. Và dù ở lĩnh vực nào, tài liệu cũng nắm giữ một vai trò quan trọng.
Quản lý tài liệu là công việc lưu trữ, phân loại dữ liệu nội bộ của tổ chức, doanh nghiệp, nhằm phục vụ cho việc kinh doanh, sản xuất. Quản lý tài liệu hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp, tổ chức sắp xếp, tổ chức tài liệu hợp lý hơn, tiết kiệm chi phí bảo quản và thời gian tiềm kiếm.
>> Xem thêm: Số hóa tài liệu lưu trữ và yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành lưu trữ
Thực trạng quản lý tài liệu khi chưa có phần mềm quản lý tài liệu
Thực trạng quản lý tài liệu khi chưa có phần mềm quản lý tài liệu
Ghi nhận, sao lưu lại trên tài liệu giấy, sổ sách theo dõi, … sau đó lưu lại trong thư viện hoặc các kho lưu trữ là những hình thức quản lý tài liệu theo phương pháp quản lý tài liệu truyền thống thường được áp dụng trước đây. Bằng phương pháp đánh dấu mã số tài liệu và ghi chép thông tin vào những kẹp file hồ sơ mà chúng ta có thể tìm kiếm lại những thông tin tài liệu khi cần.
Tuy nhiên, với cách làm này, việc quản lý tài liệu sẽ gặp nhiều khó khăn khi khối lượng những công văn giấy tờ, hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp sẽ tăng lên rất nhiều theo thời gian. Việc này khiến doanh nghiệp bắt đầu lâm vào tình cảnh khó khăn khi mà việc quản lý thông tin tài liệu, tra cứu hồ sơ bắt đầu rơi vào trạng thái quá tải và khó kiểm soát. Mặt khác, việc lưu trữ tài liệu trong kho cũng khiến doanh nghiệp tốn một khoản chi phí không hề nhỏ cho việc quản lý, kho bãi và bảo quản.
Thay vì tốn nhiều thời gian, công sức, thậm chí là chi phí cho việc quản lý tài liệu theo phương thức cũ, các phần mềm quản lý tài liệu được đánh giá là đơn giản và mang lại nhiều hiệu quả hơn. Trong bài viết này, FSI xin giới thiệu đến bạn phần mềm quản lý tài liệu thông minh DocEye – phương pháp quản lý tài liệu doanh nghiệp hiểu quả, chuyên nghiệp trong thời đại 4.0.
DocEye – Phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp
Trong thời đại công nghệ số đang lên ngôi, những phần mềm quản lý tài liệu được đánh giá là cách quản lý tài liệu văn phòng thông minh hiện nay. Tuy nhiên, quá nhiều sản phẩm phầm mềm quản lý tài liệu được đưa ra thị trường khiến người dùng khó lựa chọn được đâu là phần mềm phù hợp với doanh nghiệp, tổ chức của mình.
DocEye – Phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp
Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ DocEye là một sản phẩm trọng tâm của Công ty Cổ phần đầu tư thương mại và phát triển công nghệ FSI – doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực chuyển đổi số tại Việt Nam nghiên cứu phát triển dựa trên các công nghệ quản trị tài liệu tiên tiến trên thế giới, gắn với nhu cầu thực tế của các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp.
Bạn có biết, những thông tin phi cấu trúc (email, hình ảnh, audio, báo cáo kết xuất từ những ứng dụng nghiệp vụ, văn bản,…) chiếm tới 80% khối lượng thông tin của doanh nghiệp hiện nay. DocEye chính là một giải pháp hữu hiệu giúp thu nhận, quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ thông tin phi cấu trúc đó tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức.
Ngoài ra, DocEye còn có khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu của người dùng, tích hợp cùng lúc với nhiều phần mềm quản trị khác mà doanh nghiệp đang sử dụng như: phần mềm quản lý kế toán, phần mềm thanh toán, phần mềm quản lý nhân sự,…
DocEye sở hữu nhiều ưu điểm và lợi ích nổi bật vượt xa một phần mềm quản lý tài liệu thông thường. Những lợi ích của DocEye có thể kể đến như:
– Quản lý, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu công việc nhanh chóng không bị giới hạn bởi không gian và thời gian.
– Dễ dàng tạo lập quy trình làm việc, giúp quản lý công việc chuyên nghiệp hiệu quả.
– Lãnh đạo có thể dễ dàng quản lý theo dõi tài liệu của doanh nghiệptheo bảng thống kê.
– Tích hợp sẵn bộ tài liệu quản trị doanh nghiệp (mẫu form, mẫu từ hành chính, …).
– Tiết kiệm chi phí quản lý vận hành cho doanh nghiệp (nhân sự, in ấn, quản lý, …).
– Thông tin được bảo mật an toàn qua cơ chế phân quyền chi tiết đến từng người dùng.
DocEye sở hữu hai chức năng chính bao gồm: thu thập dữ liệu thông tin và quản lý tài liệu lưu trữ:
1. Thu nhận dữ liệu thông tin
– Thu nhận và phân loại tài liệu.
– Nhận dạng và bóc tách thông tin tài liệu tự động, thủ công hoặc theo mẫu có sẵn.
– Kiểm tra và chỉnh sửa thông tin.
– Lưu trữ thông tin.
– Phân phối thông tin.
2. Quản lý tài liệu lưu trữ
– Quản lý tài liệu.
– Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, dễ dàng.
– Quản lý quy trình nghiệp vụ.
– Tạo báo cáo thống kê.
– Bảo mật thông tin an toàn qua cơ chế bảo mật nhiều lớp.
– Sao lưu – phục hồi dữ liệu thủ công hoặc tự động.
Ngoài ra, DocEye còn đạt giải thưởng SAO KHUÊ 3 năm liên tiếp 2016, 2017, 2018.
Đăng ký ngay để dùng thử phần mềm miễn phí: TẠI ĐÂY
Phân hệ Quản lý kho tài liệu của phần mềm WEONE
Là một trong những phân hệ hữu ích của Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE, hệ thống Quản lý tài liệu của WEONE mang đầy đủ những tính năng của một phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp:
- Quản lý tài liệu tập trung: Mọi dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được số hóa, lưu trữ tập trung ngay trên phần mềm.
- Tìm kiếm, truy xuất tài liệu nhanh chóng: Cấu trúc kho quản lý được phân chia rõ ràng, dễ dàng tìm kiếm bằng từ khoá. Người dùng cũng có thể download tài liệu về thiết bị cá nhân.
- Dễ dàng chia sẻ cho các phòng ban và nhân viên: Với việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu, người quản lý, nhân viên có thể kết nối dễ dàng và nhanh chóng với tất cả những dữ liệu, nguồn thông tin quan trọng ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào miễn là có kết nối Internet. Ngoài ra, tính năng phân quyền chi tiết được tích hợp, giúp thông tin được bảo mật an toàn hơn.
- Cắt giảm 30% chi phí vận hành nhờ việc thông tin luôn được cập nhật và chính xác trên cùng một hệ thống, không tốn không gian lưu trữ và các chi phí liên quan đến bảo tồn tư liệu, từ đó gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE còn sở hữu những tính năng tiện dụng cho doanh nghiệp như:
Với WEONE, bạn sẽ có được mọi thông tin tài liệu chỉ qua một cú click chuột.
Đăng ký dùng thử Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp ngay TẠI ĐÂY!
