Nhằm giảm thiểu những bất cập trong việc quản lý và lưu trữ tài liệu tại doanh nghiệp theo cách truyền thống, phần mềm quản lý tài liệu ra đời đáp ứng nhu cầu lưu trữ và quản lý dữ liệu tập trung, khoa học, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.
Phần mềm quản lý tài liệu là gì?
Phần mềm quản lý tài liệu là một phần mềm giúp doanh nghiệp lưu trữ số lượng lớn tài liệu và cung cấp nhiều công cụ quản lý những tài liệu này hiệu quả trên môi trường điện tử.
Phần mềm quản lý tài liệu thường được tích hợp nhiều tính năng như: thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ, mở hoặc khóa tài liệu, bảo mật với cơ chế phân quyền, hiển thị lịch sử sửa đổi, tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và đơn giản thông qua công cụ tìm kiếm trên hệ thống.
Trên thị trường hiện nay có vô vàn phần mềm quản lý tài liệu với nhiều ưu điểm và đặc tính khác nhau, tuy nhiên không phải phần mềm nào cũng đạt được hiệu quả khi đưa vào sử dụng.
Phần mềm quản lý dữ liệu đem lại nhiều lợi ích giúp cải thiện vận hành cho doanh nghiệp của bạn
Tầm quan trọng của quản lý tài liệu doanh nghiệp
Quản lý tài liệu chính là bước đầu tiên quyết định tới chất lượng của khâu phân tích dữ liệu hiệu quả. Đồng thời tác động trực tiếp đến quá trình quản lý, nâng cao trải nghiệm khách hàng cũng như lợi nhuận doanh nghiệp. Khi quản lý tài liệu hiệu quả, chúng ta sẽ nhận được các lợi ích như:
- Tăng khả năng hiển thị
Quản trị dữ liệu tốt thì các dữ liệu số hiển thị đầy đủ, đơn giản dễ hiểu. Khả năng hiện thị dữ liệu thông minh sẽ giúp cho công ty hoạt động có tổ chức và hiệu quả, nhân viên dễ dàng tìm thấy dữ liệu phù hợp cho phân tích, báo cáo, đề xuất. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp được tổ chức hiệu quả hơn, dễ dàng tìm thấy dữ liệu để hoàn thiện công việc tốt hơn.
- Tăng độ tin cậy của nguồn dữ liệu
Quản lý dữ liệu sẽ giúp giảm thiểu các lỗi tiềm ẩn nhờ tiến hành thiết lập các quy trình và chính sách, giúp doanh nghiệp thuận tiện sử dụng và nâng cao mức độ tin tưởng vào dữ liệu được sử dụng trong việc đưa ra quyết định.
Với nguồn dữ liệu đáng tin cậy, cập nhật nhanh chóng theo thời gian thực, các công ty có thể phản ứng linh hoạt, xoay chuyển thời cuộc trước những thay đổi của thị trường và đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng. Không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đạt lợi thế cạnh tranh tiềm năng với đối thủ mà còn hỗ trợ công tác nghiên cứu thị trường như đánh giá đối thủ cạnh tranh, đánh giá hiệu suất làm việc nhân viên.
- Tăng khả năng bảo mật dữ liệu
Quản lý tài liệu khoa học và tập trung giúp tổ chức, nhân viên có thể đề phòng trước nguy cơ đánh cắp dữ liệu quan trọng nhờ các công cụ mã hóa và xác thực được trang bị đầy đủ. Các biện pháp bảo mật dữ liệu tốt sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng lượng thông tin quan trọng có thể dễ dàng được sao lưu, thuận tiện trong quá trình truy xuất.
Phần mềm quản lý tài liệu đóng vai trò quan trọng trong vận hành của một doanh nghiệp số
>>> Xem thêm: Tại sao nên dùng phần mềm quản lý tài liệu dự án?
Nhằm đem tới góc nhìn chính xác hơn về các phần mềm quản lý tài liệu, dữ liệu tốt nhất, trong bài viết này, FSI sẽ giới thiệu 3 phần mềm quản lý tài liệu gồm Microsoft SQL Server, IMC.ERP và DocEye.
Phần mềm quản lý dữ liệu Microsoft SQL Server
Microsoft SQL Server là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ được phát triển bởi Microsoft. Đây là một sản phẩm phần mềm có chức năng chính là lưu trữ và truy xuất dữ liệu theo yêu cầu của các ứng dụng phần mềm khác. Có thể chạy trên cùng một máy tính hoặc trên một máy tính khác trên mạng.
Phần mềm hỗ trợ người dùng quản lý cơ sở dữ liệu và lưu trữ dữ liệu dựa trên tiêu chuẩn chuyên nghiệp. Đây cũng là một trong những phần mềm được sử dụng phổ biến trên thế giới. Ở Việt Nam, phần mềm cũng được ứng dụng khá phổ biến trong việc thu thập và quản lý tài liệu dữ liệu.
Phần mềm Microsoft SQL Server phiên bản 2021 đã được cải thiện nhiều tính năng khá đáng kể so với những phiên bản trước đó, hỗ trợ đầy đủ những công cụ tiên tiến để giúp người dùng dễ quản lý cơ sở dữ liệu khoa học và thuận tiện hơn.
Giao diện của phần mềm Microsoft SQL Server
Phần mềm quản lý dữ liệu IMC.ERP
Phần mềm quản lý doanh nghiệp IMC.ERP giúp quản lý dữ liệu doanh nghiệp với quy mô vừa và nhỏ. Đây là một giải pháp quản lý dữ liệu vừa đơn giản, vừa hiệu quả với nhiều phân hệ và chức năng khác nhau.
Phần mềm IMC.ERP được ứng dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau như: Sản xuất, Thương mại dịch vụ, Xây dựng,… với những ưu điểm như: dễ dàng kiểm soát tài chính, hạn chế hàng tồn kho, thống nhất quy trình làm việc, quản lý chặt chẽ mua bán hàng, dữ liệu được tập trung, tạo báo cáo nhanh và chính xác….
Phần mềm quản lý dữ liệu doanh nghiệp hiệu quả IMC.ERP mang tới cho các nhà quản lý doanh nghiệp một công cụ quản lý hệ thống chính xác, đầy đủ, tổng hợp và bao quát hết tình hình doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý dữ liệu doanh nghiệp IMC.ERP hỗ trợ quản lý doanh nghiệp hiệu quả
DocEye – Hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu thông minh dành cho doanh nghiệp
Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ DocEye là một sản phẩm trọng tâm của Công ty Cổ phần đầu tư thương mại và phát triển công nghệ FSI – doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực chuyển đổi số tại Việt Nam.
DocEye chính là một giải pháp hữu hiệu giúp thu nhận, quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ thông tin như: hình ảnh, audio, email,… tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức.
Ngoài ra, DocEye còn có khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu của người dùng, tích hợp cùng lúc với nhiều phần mềm quản trị khác mà doanh nghiệp đang sử dụng như: phần mềm quản lý kế toán, phần mềm thanh toán, phần mềm quản lý nhân sự,…
Những tính năng chính của phần mềm DocEye
Thiết lập kho lưu trữ tài liệu số tập trung:
- Thu nhận tài liệu
- Lưu trữ tài liệu
- Thiết lập kho tài liệu điện tử
- Thiết lập kho 3D trên hệ thống
- Quản lý tài liệu cá nhân
Tìm kiếm và chia sẻ tài liệu nhanh chóng:
- Tìm kiếm theo từ khoá
- Tìm kiếm toàn văn
- Tìm kiếm nâng cao
Thống kê chi tiết và trực quan
- Thống kê số lượng & dung lượng tài liệu
- Thống kê loại tài liệu
- Thống kê người dùng
- Thống kê tình trạng sử dụng tài liệu
Lợi ích khi sử dụng phần mềm DocEye
DocEye sở hữu nhiều ưu điểm và lợi ích nổi bật vượt xa một phần mềm quản lý tài liệu thông thường. Những lợi ích của DocEye có thể kể đến như:
– Quản lý, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu nhanh chóng, không bị giới hạn không gian và thời gian.
– Dễ dàng tạo lập quy trình làm việc, giúp quản lý công việc chuyên nghiệp hiệu quả.
– Lãnh đạo có thể dễ dàng quản lý theo dõi tài liệu của doanh nghiệp theo bảng thống kê.
– Tích hợp sẵn bộ tài liệu quản trị doanh nghiệp (mẫu form, mẫu từ hành chính, …).
– Tiết kiệm chi phí quản lý vận hành cho doanh nghiệp (nhân sự, in ấn, quản lý, …).
– Thông tin được bảo mật an toàn qua cơ chế phân quyền chi tiết đến từng người dùng.
DocEye là phần mềm quản lý tài liệu doanh nghiệp thông minh và hiệu quả nhất hiện nay.
Với công nghệ lõi hiện đại và tính năng thông minh, giao diện thân thiện với người dùng, DocEye là giải pháp quản lý tài liệu doanh nghiệp đạt giải thưởng Vietnam Digital Award 2019 và giải thưởng Sao Khuê 3 năm liên tiếp 2016, 2017, 2018 cùng nhiều chứng nhận khác.
Tổng kết ưu, nhược điểm của ba phần mềm quản lý tài liệu
Phần mềm quản lý dữ liệu Microsoft SQL Server
Ưu điểm
Phần mềm được thiết kế để tùy chỉnh dữ liệu giúp người dùng tiết kiệm thời gian. Hệ thống dễ dàng tạo nhiều thiết kế, người quản lý xem dữ liệu cần mà không cần quá nhiều thao tác. Đồng thời, Microsoft SQL Server cũng dễ dàng thiết lập máy chủ cơ sở dữ liệu khi phát sinh các dự án mới.
Nhược điểm
Giao diện của SQL thường phức tạp nên một số người dùng rất khó tiếp cận sử dụng. Các lập trình viên khó nắm toàn quyền kiểm soát cơ sở dữ liệu bởi các quy tắc nghiệp vụ ẩn.
Chi phí vận hành của hệ thống SQL có thể không phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Phần mềm quản lý dữ liệu IMC.ERP
Ưu điểm
Phần mềm quản lý dữ liệu IMC.ERP sẽ giúp hợp nhất và quản lý dữ liệu tập trung dữ liệu các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Hệ thống kết nối toàn bộ hệ thống quản trị doanh nghiệp thành một khối thống nhất. IMC.ERP có giao diện sử dụng đơn giản.
Nhược điểm
Chi phí đầu tư hệ thống phần mềm ERP chính là rào cản lớn với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Thời gian triển khai kéo dài từ 1 đến 3 năm với nhiều quy trình phức tạp gây ra rào cản nhất định với văn hóa doanh nghiệp, dễ gây ngưng trệ trong vận hành xuyên suốt quá trình triển khai.
Hệ thống quản lý tài liệu và số hóa quy trình doanh nghiệp thông minh DocEye
Ưu điểm
Hệ thống bao gồm tiện ích 2 trong 1, vừa hỗ trợ tổ chức, doanh nghiệp thiết lập kho lưu trữ tài liệu số tập trung, vừa đồng thời số hóa quy trình thủ tục trong nội bộ công ty trên nền tảng số.
Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi sử dụng DocEye trong vận hành
Ngoài ra khi sử dụng DocEye, doanh nghiệp có thể tăng tơi 21% hiệu suất làm việc bởi dễ dàng tìm kiếm, khai thác tài liệu mọi lúc mọi nơi. Các quy trình, thủ tục phức tạp giờ dễ dàng phê duyệt, phản hồi ngay trên đa dạng các thiết bị như điện thoại, laptop, PC.
Phần mềm DocEye sẽ giúp doanh nghiệp bảo mật các dữ liệu, tài liệu quan trọng mà không lo lắng về vấn đề bảo mật. Hệ thống sở hữu tính năng phân quyền chi tiết truy cập, chỉnh sửa cho người dùng theo từng vị trí nhân viên. Nhờ bảo mật đa lớp nên doanh nghiệp có thể yên tâm chọn mặt gửi vàng cho DocEye.
Sau cùng, DocEye sở hữu và tích hợp công nghệ lõi tiên tiến như công nghệ nhận dạng văn bản ADRT, công nghệ nén file IP, công nghệ nhận dạng chữ in OCR,… với chi phí cài đặt sử dụng linh hoạt, phù hợp với quy mô doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, đồng thời có khả năng tùy biến mạnh mẽ, đạt tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015.
Nhược điểm
Phần mềm DocEye khi triển khai theo phương thức on-premise nên phụ thuộc nhiều vào cơ sở hạ tầng công nghệ tại doanh nghiệp.
Như vậy, qua bài viết, FSI hy vọng đã giúp quý độc giả hiểu rõ hơn về phần mềm quản lý tài liệu cùng hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu doanh nghiệp thông minh DocEye. Để doanh nghiệp nâng cao hiệu suất vận hành, tăng tốc trên hành trình chuyển đổi số toàn diện, đừng ngần ngại, hãy liên hệ tư vấn FSI ngay hôm nay!
>>> Bài viết liên quan:
- Lưu Trữ Tài Liệu Hiệu Quả Với Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu
- Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu Chuyên Nghiệp Của DocEye
Liên hệ FSI ngay hôm nay để được tư vấn cụ thể cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
- Website: https://fsivietnam.com.vn/
- Fanpage: https://www.facebook.com/fsivietnam.com.vn
- Email: support@fsivietnam.com.vn
- Hotline: 0904 805 255
