Scan tài liệu để số hóa là bước đầu tiên trong quá trình tạo lập kho dữ liệu số và được xem là tiền đề của quá trình chuyển đổi số. Doanh nghiệp, tổ chức muốn scan tài liệu cần phải chuẩn bị thiết bị scan chuyên dụng và đội ngũ nhập liệu đông đảo. Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang tiến hành chuyển đổi số nội bộ và gặp rất nhiều khó khăn tại phần này. Nguyên do chính là do những bước xử lý cồng kềnh và chi phí đắt đỏ mà họ không lường trước được. Vậy đâu là giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp, tốt chức?
Muốn scan tài liệu cần chuẩn bị những gì?
Để có thể tự tiến hành triển khai scan tài liệu, doanh nghiệp, tổ chức cần chuẩn bị:
- Hồ sơ, tài liệu đã qua chỉnh lý: Các loại hồ sơ, tài liệu cần được chỉnh lý, sắp xếp theo đúng thứ tự và phân loại rõ ràng để tránh nhầm lần. Thông thường, với số lượng tài liệu cồng kềnh sau nhiều năm hoạt động, doanh nghiệp cần tìm đến những đơn vị cung cấp dịch vụ chỉnh lý tài liệu chuyên nghiệp
- Thiết bị scan tài liệu: Để có thể scan tài liệu, doanh nghiệp, tổ chức cần chuẩn bị những thiết bị scan tài liệu chuyên dụng, bao gồm nhiều loại máy scan như máy scan sách, máy scan A0, A4, A3,… để có thể scan được toàn bộ những loại tài liệu có trong kho lưu trữ vật lý. Có thể thấy, đây là một công đoạn khó khăn đối với doanh nghiệp. Để đáp ứng nhu cầu đó, FSI giới thiệu đến doanh nghiệp, tổ chức dịch vụ cung cấp thiết bị scan tài liệu chuyên nghiệp. FSIlà nhà phân phối độc quyền và chính thức của các thương hiệu máy scan hàng đầu thế giới như Máy scan Plustek, Kodak, Contex, Rowe
Có thể thấy, công việc chuẩn bị cho quá trình scan tài liệu không hề đơn giản và rất tốn kém. Vậy đâu là giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp, tổ chức khi muốn scan tài liệu trước số hóa?
Dịch vụ scan tài liệu chuyên nghiệp của FSI
Để phục vụ cho quá trình số hóa tài liệu và chuyển đổi số trong doanh nghiệp, tổ chức. FSI cung cấp dịch vụ scan tài liệu, scan văn bản, scan hồ sơ, scan sách và scan ảnh chuyên nghiệp ở Hà Nội, TPHCM giúp chuyển đổi các dạng tài liệu truyền thống như văn bản viết tay, bản in trên giấy, với nhiều định dạng khác nhau thành dạng thông tin điện tử, giúp tạo lập nên những cơ sở dữ liệu.
Với 15 năm kinh nghiệm triển khai các dự án công nghệ, chuyển đổi số, số hóa, FSI cung cấp dịch vụ số hóa tổng thể hỗ trợ các phòng ban, doanh nghiệp đa ngành xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử tập trung, bảo mật cao, với tính chính xác của tài liệu số hóa lên tới 99,99%.
Nhờ ưu thế của đơn vị phân phối độc quyền và chính thức các trang thiết bị số hóa, đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản, giàu kinh nghiệm, FSI tự tin đảm nhiệm các dự án số hóa quy mô lớn, có yêu cầu phức tạp. Điển hình là các dự án xây dựng cơ sở dữ liệu trọng điểm cho các Bộ, ban ngành, các tổ chức, doanh nghiệp như: DB Schenker Việt Nam, BIC Việt Nam, EVN Hà Nội, Honda Việt Nam, Hội quốc tế ngữ Việt Nam…
