Scan tài liệu, hồ sơ, văn bản không chỉ giúp lưu trữ và quản lý thông tin hiệu quả hơn, mà còn mở ra nhiều ứng dụng thực tế trong công việc và cuộc sống. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về muốn scan tài liệu, từ khái niệm cơ bản đến quy trình thực hiện và dịch vụ chuyên nghiệp.
Scan tài liệu, hồ sơ là làm gì?
Scan tài liệu, hồ sơ là quá trình chuyển đổi các dữ liệu, hình ảnh thô trên các văn bản, tài liệu (văn bản, tạp chí, hợp đồng,…) thành dữ liệu kỹ thuật số, có thể sử dụng và truy cập được trên máy tính, điện thoại thông tin qua một chiếc máy scan hoặc máy in có tính năng scan. Ngày nay, người dùng khi muốn scan tài liệu trực tiếp trên điện thoại thông minh có thể nhờ sự hỗ trợ từ một vài phần mềm chuyên dụng.
Quá trình scan tài liệu giúp chuyển hình ảnh thô, văn bản thành dữ liệu kỹ thuật số
Lợi ích mà doanh nghiệp nên biết khi scan tài liệu, hồ sơ
- Giải phóng không gian văn phòng: Việc tiến hành scan tài liệu giúp giải pháp không gian doanh nghiệp. Hồ sơ, tài liệu thay vì được xếp trên tủ, giá, kệ cồng kềnh thì nay hoàn toàn có thể được lưu trữ trên máy tính.
- Bảo mật dữ liệu tốt hơn: Tài liệu sau khi scan có thể dễ dàng tiến hành mã hóa thông tin, bảo vệ bằng mật khẩu và lưu trữ an toàn trên Cloud. Ngoài ra, việc scan văn bản tài liêu cũng giúp hạn chế những hư hỏng về vật lý, mối mọt.
- Cải thiện sự hợp tác giữa các nhân viên: Sau khí tiến hành scan văn bản, nhân viên dễ dàng chia sẻ tài liệu cộng tác trong các dự án mà không cần sao chép nhiều bản trên giấy. Nhân viên hoàn toàn có thể truy cập và tham khảo tài liệu cùng lúc từ nhiều địa điểm khác nhau.
- Cải thiện khả năng phục hồi sau thảm họa thiên tai, lũ lụt: Các loại tài liệu giấy dễ bị ảnh hưởng bởi hỏa hoạn, lũ lụt. Tính năng scan tài liệu giúp doanh nghiệp dễ dàng khôi phục khi được sao lưu vào ổ cứng, hoặc lưu trữ online trên Cloud đề phòng những tác động khách quan do thiên tai, hỏa hoạn.
- Bảo vệ môi trường, phát triển bền vững: Khi tiến hành scan tài liệu, doanh nghiệp có thể giảm bớt phụ thuộc vào tài liệu giấy. Việc sao chép, in và gửi tài liệu qua đường bưu điện trở nên không cần thiết, hạn chế lượng giấy thừa thải ra môi trường và giúp công ty tiết kiệm một khoản chi phí lớn.
Ứng dụng thực tế của Scan tài liệu, hồ sơ, văn bản
- Văn phòng:
- Số hóa hợp đồng, hóa đơn, báo cáo, tài liệu nhân sự, v.v. để lưu trữ và quản lý.
- Tạo bản sao lưu điện tử của các tài liệu quan trọng.
- Chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp và đối tác qua email hoặc hệ thống chia sẻ tài liệu trực tuyến.
- Trường học:
- Số hóa sách giáo trình, bài giảng, bài kiểm tra, luận văn, v.v. để tạo thư viện điện tử.
- Tạo tài liệu học tập trực tuyến cho học sinh, sinh viên.
- Lưu trữ hồ sơ học sinh, sinh viên.
- Bệnh viện:
- Số hóa hồ sơ bệnh án, kết quả xét nghiệm, phim chụp X-quang, v.v. để lưu trữ và quản lý.
- Chia sẻ thông tin bệnh nhân giữa các bác sĩ và chuyên gia y tế.
- Tạo bản sao lưu điện tử của các hồ sơ quan trọng.
- Ngân hàng:
- Số hóa hồ sơ khách hàng, chứng từ giao dịch, hợp đồng tín dụng, v.v. để lưu trữ và quản lý.
- Tạo bản sao lưu điện tử của các chứng từ quan trọng.
- Chia sẻ thông tin với khách hàng qua hệ thống ngân hàng trực tuyến.
- Thư viện:
- Số hóa sách, báo, tạp chí, bản đồ, v.v. để tạo thư viện số hóa.
- Cung cấp dịch vụ truy cập tài liệu trực tuyến cho người dùng.
- Bảo tồn các tài liệu quý hiếm.
Muốn scan tài liệu, khâu chuẩn bị cần những gì?
Để có thể tự tiến hành triển khai scan tài liệu, doanh nghiệp, tổ chức cần chuẩn bị:
- Hồ sơ, tài liệu đã qua chỉnh lý: Các loại hồ sơ, tài liệu cần được chỉnh lý, sắp xếp theo đúng thứ tự và phân loại rõ ràng để tránh nhầm lần. Thông thường, với số lượng tài liệu cồng kềnh sau nhiều năm hoạt động, doanh nghiệp cần tìm đến những đơn vị cung cấp dịch vụ chỉnh lý tài liệu chuyên nghiệp
- Thiết bị scan tài liệu: Muốn scan, doanh nghiệp, tổ chức cần chuẩn bị những thiết bị scan tài liệu chuyên dụng, bao gồm nhiều loại máy scan như máy scan sách, máy scan A0, A4, A3,… để có thể scan được toàn bộ những loại tài liệu có trong kho lưu trữ vật lý. Có thể thấy, đây là một công đoạn khó khăn đối với doanh nghiệp. Để đáp ứng nhu cầu đó, FSI giới thiệu đến doanh nghiệp, tổ chức dịch vụ cung cấp thiết bị scan tài liệu chuyên nghiệp. FSI là nhà phân phối độc quyền và chính thức của các thương hiệu máy scan hàng đầu thế giới như Máy scan Plustek, Kodak, Contex, Rowe..
Xem thêm: Phần mềm lưu trữ tài liệu doanh nghiệp: tinh gọn quản lý và vận hành
Lưu ý quan trọng khi Scan tài liệu, hồ sơ
Đối với doanh nghiệp khi bắt đầu muốn scan tài liệu, hồ sơ
- Xác định rõ mục tiêu và phạm vi:
- Doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích của việc scan tài liệu là gì (lưu trữ, quản lý, chia sẻ, v.v.) và phạm vi tài liệu cần scan (loại tài liệu, số lượng, v.v.).
- Điều này giúp doanh nghiệp lựa chọn phương pháp, thiết bị và dịch vụ scan phù hợp.
- Lập kế hoạch chi tiết:
- Xây dựng kế hoạch scan tài liệu chi tiết, bao gồm tiến độ thực hiện, phân công trách nhiệm, ngân sách, v.v.
- Kế hoạch cần được xây dựng dựa trên đánh giá kỹ lưỡng về tình trạng tài liệu, nguồn lực hiện có và yêu cầu của doanh nghiệp.
- Chuẩn bị tài liệu cẩn thận:
- Sắp xếp tài liệu theo thứ tự, loại bỏ các vật cản (ghim, kẹp, v.v.) và làm sạch bụi bẩn.
- Đối với các tài liệu quan trọng hoặc dễ hư hỏng, cần có biện pháp bảo quản đặc biệt.
Khi lựa đơn vị dịch vụ Scan bên ngoài
- Uy tín và kinh nghiệm:
- Chọn đơn vị có uy tín và kinh nghiệm trong lĩnh vực scan tài liệu.
- Tìm hiểu về các dự án đã thực hiện, đánh giá của khách hàng và chứng nhận của đơn vị.
- Năng lực kỹ thuật:
- Đảm bảo đơn vị có trang thiết bị hiện đại, phần mềm chuyên nghiệp và đội ngũ nhân viên kỹ thuật lành nghề.
- Yêu cầu đơn vị cung cấp thông tin chi tiết về quy trình scan, công nghệ sử dụng và biện pháp kiểm soát chất lượng.
- Bảo mật thông tin:
- Đảm bảo đơn vị có các biện pháp bảo mật thông tin nghiêm ngặt, bao gồm bảo mật vật lý, bảo mật dữ liệu và bảo mật nhân sự.
- Yêu cầu đơn vị cam kết bảo mật thông tin bằng văn bản.
- Dịch vụ hỗ trợ:
- Chọn đơn vị có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt, sẵn sàng giải đáp thắc mắc và xử lý sự cố.
- Tìm hiểu về các dịch vụ hỗ trợ sau scan, như lưu trữ, quản lý và tiêu hủy tài liệu.
- Giá cả hợp lý:
- Yêu cầu đơn vị cung cấp báo giá chi tiết và so sánh với các đơn vị khác.
- Cân nhắc giữa chất lượng dịch vụ và giá cả để đưa ra quyết định phù hợp.
Khi lựa chọn sai đơn vị scan, hoặc đơn vị scan tài liệu giá rẻ, hay nghe theo lời quảng cáo trên mạng, doanh nghiệp có thể gặp nhiều rủi ro nghiêm trọng ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp bao gồm:
- Lộ các thông tin tài liệu quan trọng.
- Tốn kém nhiều hơn chi phí ( trong quá trình triển khai bị phát sinh lên gấp nhiều lần)
- Sản phẩm sau khi scan gặp phải các vấn đề như:
- Chất lượng hình ảnh kém
- Thiếu sót tài liệu
- File sau khi scan quá nặng không thể lưu trữ hoặc không thể tìm thấy tài liệu sau khi lưu trữ..
Dịch Vụ Scan Tài Liệu, Hồ Sơ Chuyên Nghiệp Từ FSI
FSI là công ty sô hóa và chuyển đổi số hàng đầu tại Việt Nam, FSI cung cấp cho khách hàng giải pháp số hóa tài liệu tổng thể gồm:
- Dịch vụ số hóa tài liệu
- Dịch vụ Scan tài liệu
- Dịch vụ nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu
- Dịch vụ chỉnh lý tài liệu
- Xây dựng phần mềm quản lý
- Tư vấn chuyển đổi số
- Cung cấp giải pháp lưu trữ dữ liệu
Trong đó, dịch vụ scan tài liệu của FSI được khách hàng tin tưởng, lựa chọn vì:
17+ năm kinh nghiệm và năng lực triển khai xuất sắc, FSI Tự hào là đơn vị cung cấp tổng thể các giải pháp số hóa hàng đầu Việt Nam. Đối tác tin cậy của hơn 1600+ khách hàng là các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và tổ chức lớn Đánh giá từ khách hàng đã sử dụng dịch vụ của công ty số hóa FSI
Đặt lịch “ tư vấn ngay“ với các chuyên gia của FSI để có thể lắng nghe các tư vấn phù hợp dành cho doanh nnghiệp của bạn.
Xem thêm:
