Trong thời đại công nghệ 4.0, dữ liệu trở thành tài sản quý giá của các doanh nghiệp, đòi hỏi doanh nghiệp cần tìm kiếm một giải pháp lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp tối ưu. Dữ liệu được sử dụng trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ kinh doanh, marketing, sản xuất, đến quản trị, nhân sự,… Do đó, một hệ thống lưu trữ dữ liệu nếu được xây dựng khoa học, hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu an toàn, truy cập nhanh chóng và chia sẻ thuận tiện.
Tầm quan trọng của hệ thống lưu trữ dữ liệu trong doanh nghiệp
Dữ liệu là tài sản quan trọng nhất của các doanh nghiệp hiện đại, bao gồm các thông tin về khách hàng, sản phẩm, dịch vụ, tài chính, nhân sự,…
Tuy nhiên, dữ liệu lại đang được sản sinh với tốc độ chóng mặt mà nếu thiếu đi giải pháp giúp quản lý và ghi lại dữ liệu một cách khoa học, liên tục, kịp thời, doanh nghiệp sẽ sớm bị chìm trong “đầm lầy dữ liệu” do chính các hoạt động vận hành, giao dịch thường nhật gây nên.
Chính vì vậy, hệ thống lưu trữ là một thành phần quan trọng của hạ tầng công nghệ thông tin, giúp doanh nghiệp lưu trữ, quản lý và bảo vệ tài sản này một cách thuận tiện, an toàn và hiệu quả.
| Xem thêm >>>> Hướng dẫn doanh nghiệp số hóa tài liệu lưu trữ <<<< |
Phân loại các hệ thống lưu trữ dữ liệu phổ biến cho doanh nghiệp hiện đại
Hiện nay, có 4 loại giải pháp lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp thường được sử dụng tại các doanh nghiệp là:
NAS (Network-Attached Storage): là hệ thống lưu trữ mạng, cho phép các máy tính trên mạng truy cập và chia sẻ dữ liệu.
- Ưu điểm của hệ thống NAS là chi phí đầu tư ban đầu thấp, dễ dàng quản lý và bảo trì nên thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Nhược điểm là hiệu suất và tốc độ truy cập thấp, dung lượng lưu trữ hạn chế.
SAN (Storage Area Network): là mạng lưu trữ dữ liệu, cho phép các máy tính và thiết bị lưu trữ kết nối với nhau để chia sẻ dữ liệu.
- Ưu điểm của hệ thống SAN là hiệu suất và tốc độ truy cập cao, dung lượng lưu trữ lớn nên thích hợp cho các doanh nghiệp lớn.
- Nhược điểm là chi phí đầu tư ban đầu cao và quản lý, bảo trì hệ thống khó khăn.
Server: hay lưu trữ trên hệ thống máy chủ, có thể được sử dụng để lưu trữ dữ liệu và cung cấp các dịch vụ khác cho người dùng.
- Ưu điểm khi lưu trữ bằng hệ thống server là khả năng linh hoạt và có thể mở rộng, thích hợp cho nhiều nhu cầu lưu trữ khác nhau.
- Nhược điểm là chi phí đầu tư ban đầu cao, đồng thời yêu cầu kỹ thuật cao trong quản lý và bảo trì hệ thống.
Cloud: là hệ thống lưu trữ dữ liệu trên đám mây thông qua các hệ thống máy chủ ảo hay các công nghệ điện toán đám mây tiên tiến, cho phép người dùng truy cập dữ liệu từ bất kỳ đâu có đường truyền kết nối internet.
- Ưu điểm của việc lưu trữ dữ liệu với Cloud là chi phí đầu tư ban đầu thấp, dễ dàng quản lý và bảo trì nên thích hợp cho doanh nghiệp ở mọi quy mô.
- Nhược điểm là tính bảo mật dữ liệu của hệ thống Cloud còn chưa cao, đồng thời, tốc độ truy cập phụ thuộc vào đường truyền internet.
| Xem thêm >>>> Review Đánh giá Top 3 phần mềm lưu trữ dữ liệu văn bản tốt nhất hiện nay<<<< |
Các lưu ý khi xây dựng hệ thống lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp
Lưu ý về quy mô doanh nghiệp
Quy mô doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng cần được cân nhắc khi lựa chọn một giải pháp lưu trữ dữ liệu phù hợp cho doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp nhỏ, có thể sử dụng hệ thống lưu trữ NAS hoặc Server. Đối với doanh nghiệp lớn, cần sử dụng hệ thống lưu trữ SAN hoặc Cloud để đáp ứng nhu cầu lưu trữ lớn.
Lưu ý về chi phí đầu tư ban đầu và phí bảo trì
Chi phí đầu tư ban đầu và phí bảo trì là yếu tố tiếp theo cần được cân nhắc khi lựa chọn hệ thống lưu trữ và quản lý dữ liệu của tổ chức. Doanh nghiệp cần cân nhắc khả năng tài chính, ngân sách của cả năm để lựa chọn giải pháp lưu trữ phù hợp.
Lưu ý về hiệu suất hệ thống và tốc độ truy cập
Hiệu suất và tốc độ truy cập là những yếu tố mà doanh nghiệp không được phép bỏ qua khi lựa chọn, xây dựng hệ thống lưu trữ. Hệ thống lưu trữ cần có hiệu suất và tốc độ truy cập cao để đáp ứng nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
| Có thể bạn quan tâm: Quy định và quy trình lưu trữ dữ liệu mới nhất cho doanh nghiệp |
Lưu ý về phân quyền và bảo mật dữ liệu
Phân quyền và bảo mật dữ liệu là lưu ý quan trọng khi xây dựng hệ thống lưu trữ cho doanh nghiệp. Cần có hệ thống phân quyền và bảo mật dữ liệu chặt chẽ để bảo vệ dữ liệu khỏi bị truy cập trái phép.
Lưu ý số hóa tài liệu để khai thác tối đa hệ thống lưu trữ dữ liệu tại doanh nghiệp
Hệ thống lưu trữ dữ liệu chỉ có thể hoạt động hiệu quả khi các dữ liệu trên hệ thống có sự đồng bộ nhất định. Tuy nhiên, hiện nay tại nhiều doanh nghiệp vẫn đang tồn tại song song các tài liệu giấy của quá khứ bên cạnh các tài liệu điện tử đang tiếp tục được sản sinh trong thời đại 4.0. Tình trạng thiếu nhất quán về định dạng dữ liệu này khiến doanh nghiệp vận hành chưa hiệu quả, gây ra nhiều khâu đứt gãy và thời gian trễ lớn.
Để giải quyết, các doanh nghiệp cần tiến hành số hóa tài liệu nhằm chuyển đổi tài liệu giấy sang dạng kỹ thuật số và lưu trữ tập trung trên hệ thống lưu trữcủa tổ chức.
Nhằm tránh lãng phí thời gian, nhân lực hay các rủi ro phát sinh khi triển khai số hóa tài liệu, doanh nghiệp cần lựa chọn các đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu tổng thể và chuyên nghiệp như FSI.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm triển khai hàng ngàn dự án công nghệ cao, giải pháp số hóa cho doanh nghiệp, FSI là đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu được công nhận năng lực top 1 thị trường, bao gồm:
Triển khai số hóa hồ sơ cùng FSI, thông qua ứng dụng các thiết bị số hóa hiện đại và công nghệ số hóa tiên tiến, tự động hóa cao như OCR, ICR, OMR giúp tự động nhận diện và trích xuất thông tin, doanh nghiệp nhanh chóng chuyển đổi tài liệu giấy sang dạng điện tử, lưu trữ và quản lý dữ liệu tập trung, với chi phí và thời gian, nhân lực triển khai tiết kiệm hơn 50% so với phương thức thủ công.
Bên cạnh đó, nhờ sở hữu đội ngũ nhân sự hơn 100 chuyên gia công nghệ đầu ngành, 3500 cộng tác viên số hóa được đào tạo bài bản cùng năng lực bảo mật thông tin đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế về an toàn thông tin ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015, FSI là đơn vị được tin tưởng phụ trách các dự án số hoá tài liệu quy mô lớn, yêu cầu bảo mật cao.
Các doanh nghiệp, tập đoàn lớn đã đồng hành cùng FSI xây dựng thành công cơ sở dữ liệu tập trung, hệ thống lưu trữ và quản lý dữ liệu hiệu quả có thể kể tới như DB Schenker Việt Nam, Masterise Group, Mercedes-Benz Việt Nam, Bayer Vietnam, Bosch, Honda Việt Nam, Shopee Việt Nam,…
Trên đây là cẩm nang tổng hợp những thông tin cơ bản về hệ thống lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp hiện đại. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng và các yếu tố cần lưu ý khi xây dựng hệ thống này cho doanh nghiệp mình.
Có thể bạn quan tâm:
Tất tật về Kho dữ liệu – Từ khái niêm đến quy trình triển khai
