Số hóa tài liệu là hoạt động cần một khoản kinh phí khá lớn, đòi hỏi cần cân đối chi phí giữa việc mua các trang thiết bị scan chuyên dụng cùng các phần mềm nhận dạng đảm bảo tính bền vững. Vì vậy mà các doanh nghiệp, tổ chức thường lựa chọn giải pháp tìm kiếm các bên cung cấp dịch vụ số hoá tài liệu. Tuy nhiên, điều này cũng khiến doanh nghiệp lâm vào tình trạng mơ hồ về đơn giá số hoá tài liệu lưu trữ và không biết đơn vị triển khai nào uy tín?
Lợi ích của số hoá tài liệu lưu trữ với doanh nghiệp, tổ chức
Việc tích hợp các kỹ thuật số hóa tài liệu vào doanh nghiệp của bạn có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp cho khách hàng của bạn dịch vụ hiệu quả và hiệu quả hơn. Trung bình, các chuyên gia dành 18 phút để tìm tài liệu mà họ cần, dẫn đến năng suất bị mất trị giá 14.000 đô la cho mỗi công nhân mỗi năm.
Bằng cách thay thế quản lý tài liệu thủ công bằng quản lý tài liệu tự động, doanh nghiệp của bạn sẽ có thể tận dụng các lợi ích của quy trình xử lý thông tin tự động sẽ cải thiện độ chính xác và hiệu quả của việc xử lý tài liệu trong khi không ảnh hưởng đến tính bảo mật của thông tin nhạy cảm. Những lợi ích của số hóa tài liệu có thể kể đến như:
- Dễ dàng truy cập, tìm kiếm tài liệu mọi lúc, mọi nơi
- Tiện ích trong việc trao đổi, chia sẻ thông tin, hồ sơ, tài liệu giữa các phòng ban, cá nhân
- Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành doanh nghiệp
- Tự động hóa tài liệu cho phép các doanh nghiệp truy xuất tất cả các tài liệu của mình ngay lập tức và trong một hệ thống an toàn
- Bảo quản tài liệu, thông tin an toàn
Có thể bạn quan tâm: Tất tật thông tin cần tìm hiểu về số hóa tài liệu
Đơn giá số hoá tài liệu lưu trữ phụ thuộc vào các yếu tố nào?
Trong quá trình triển khai số hoá tài liệu, FSI sẽ phải nghiên cứu nhu cầu của khách hàng và nhiều yếu tố khác để có thể đưa ra đơn giá số hoá tài liệu chuẩn xác và phù hợp với khách hàng. Những yếu tố ảnh hưởng tới đơn giá số hoá tài liệu lưu trữ bao gồm: Số lượng tài liệu cần số hoá, định dạng tài liệu và nhu cầu tập hợp, bóc tách, đóng gói và lưu trữ tài liệu.
Số lượng tài liệu cần số hoá
Đây là một trong những câu hỏi đầu tiên và cơ bản nhất, bạn cần định mức số hóa tài liệu nhằm ước lượng đơn giá tổng thể. Mỗi trang sẽ có giá quét theo quy định, thông thường giá cả sẽ khác nhau dựa vào số lượng tài liệu bạn muốn số hóa, càng nhiều tài liệu cần xử lý, chi phí càng thấp.
Định dạng tài liệu bạn muốn số hoá?
Yêu cầu của bạn về chất lượng, khổ giấy sẽ ảnh hưởng lớn đến đơn giá dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ.
Giá dịch vụ quét tài liệu cho ảnh sẽ khác với giấy, giấy khổ A4 sẽ khác với các loại giấy khổ lớn: bản vẽ công trình, bản thiết kế,… điều quan trọng là cần phải trao đổi thống nhất với nhau về loại tài liệu cần quét nhằm dự trù chính xác về đơn giá cho quá trình số hóa tài liệu của bạn.
Sau khi thống nhất về tài liệu, bạn cần lựa chọn máy scan sở hữu những tính năng phù hợp với mong muốn. Tùy thuộc vào chức năng của từng loại máy sẽ có mức giá khác nhau, do đó sẽ có sự thay đổi đối với đơn giá số hóa tài liệu chung. Vì vậy hãy lưu ý lựa chọn những loại máy scan phù hợp với đúng nhu cầu và yêu cầu về chất lượng, tránh dùng những loại đắt tiền, tính năng cao nhưng không thật sự cần thiết.
Nhu cầu tập hợp, bóc tách, đóng gói và lưu trữ tài liệu
Khi các tài liệu đã được quét sẽ chuyển thành dữ liệu điện tử, tuỳ thuộc vào nhu cầu tập hợp, quản lý và tìm kiếm của khách hàng thì FSI sẽ đưa ra những giải pháp lưu trữ tài liệu dựa trên những phần mềm lưu trữ chuyên dụng, ví dụ như Hệ thống lưu trữ & quản lý tài liệu thông minh DocEye. Điều đó cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới đơn giá số hoá tài liệu lưu trữ.
Nhà cung cấp dịch vụ số hoá tài liệu nào uy tín?
Khi được triển khai hiệu quả, số hóa tài liệu sẽ đem tới nhiều ứng dụng và lợi ích thiết thực cho các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc lựa chọn được đơn vị số hóa uy tín, có năng lực triển khai phù hợp trên thị trường hiện nay cũng là một bài toán khiến các cấp quản lý, chủ doanh nghiệp phải đau đầu. ( Tham khảo một số tiêu chí để đánh giá công ty số hóa phù hợp cho doanh nghiệp tại đây).
Với 15 năm kinh nghiệm triển khai các dự án công nghệ, chuyển đổi số, số hóa,… FSI cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu tổng thể hỗ trợ doanh nghiệp đa ngành xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử tập trung, bảo mật cao, với tính chính xác của tài liệu số hóa lên tới 99,99%.
Nhờ ưu thế của đơn vị phân phối độc quyền và chính thức các trang thiết bị số hóa, đội ngũ nhân sự đào tạo bài bản, giàu kinh nghiệm,… FSI tự tin đảm nhiệm các dự án số hóa quy mô lớn, có yêu cầu phức tạp. Điển hình là các dự án xây dựng cơ sở dữ liệu trọng điểm cho các Bộ, ban ngành, các tổ chức, doanh nghiệp như: DB Schenker Việt Nam, BIC Việt Nam, EVN Hà Nội, Honda Việt Nam, Hội quốc tế ngữ Việt Nam…
Liên hệ ngay FSI để nhận tư vấn miễn phí về giải pháp số hóa tài liệu tổng thể cho doanh nghiệp:
Website: https://sohoatailieu.com/
Hotline: 0904 805 255
Các bài viết liên quan:
5 Bước Cơ Bản Của Quy Trình Số Hóa Tài Liệu Lưu Trữ
Top phần mềm lưu trữ hồ sơ: tinh gọn trong quản lý và vận hành
Dịch vụ nhập liệu là gì? Các loại dịch vụ nhập liệu tốt nhất hiện nay
