Tin tức công nghệ

Đâu là những yếu tố quyết định đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ ?

128 Views
Số hóa tài liệu lưu trữ ngày nay được các doanh nghiệp đánh giá cao và đưa vào quá trình vận hành doanh nghiệp. Tuy nhiên, số hóa tài liệu là hoạt động cần một khoản kinh phí khá lớn, đòi hỏi cần cân đối chi phí giữa việc mua các trang thiết bị scan chuyên dụng với các phần mềm nhận dạng đảm bảo tính bền vững. Do đó, đơn giá số hóa tài liệu cũng là một trong những yếu tố các đơn vị cần xem xét và tham khảo kỹ để phù hợp với nhu cầu và kinh phí của doanh nghiệp mình.

 

Đơn giá số hóa tài liệu là một trong những yếu tố cần xem xét kỹ lưỡng khi số hóa

Đơn giá số hóa tài liệu là một trong những yếu tố cần xem xét kỹ lưỡng khi số hóa

Các lợi ích của việc số hóa tài liệu

Việc tích hợp các kỹ thuật số hóa tài liệu vào doanh nghiệp của bạn có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp cho khách hàng của bạn dịch vụ hiệu quả và hiệu quả hơn. Trung bình, các chuyên gia dành 18 phút để tìm tài liệu mà họ cần, dẫn đến năng suất bị mất trị giá 14.000 đô la cho mỗi công nhân mỗi năm. Bằng cách thay thế quản lý tài liệu thủ công bằng quản lý tài liệu tự động, doanh nghiệp của bạn sẽ có thể tận dụng các lợi ích của quy trình xử lý thông tin tự động sẽ cải thiện độ chính xác và hiệu quả của việc xử lý tài liệu trong khi không ảnh hưởng đến tính bảo mật của thông tin nhạy cảm. Những lợi ích của số hóa tài liệu có thể kể đến như:

  • Dễ dàng truy cập, tìm kiếm tài liệu mọi lúc, mọi nơi.
  • Tiện ích trong việc trao đổi, chia sẻ thông tin, hồ sơ, tài liệu giữa các phòng ban, cá nhân.
  • Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành doanh nghiệp.
  • Tự động hóa tài liệu cho phép các doanh nghiệp truy xuất tất cả các tài liệu của mình ngay lập tức và trong một hệ thống an toàn.
  • Bảo quản tài liệu, thông tin an toàn.

Tham khảo thêm tại: Số hóa tài liệu doanh nghiệp đầu tư hiệu quả hay lãng phí

Đơn giá số hóa tài liệu

Dự án số hóa tài liệu của bạn có đơn giá như thế nào phụ thuộc vào nhiều yếu tố

Dự án số hóa tài liệu của bạn có đơn giá như thế nào phụ thuộc vào nhiều yếu tố 

Bạn có yêu cầu tập hợp lại tài liệu sau khi quét tài liệu không?

Khi các tài liệu đã được quét sẽ chuyển thành dữ liệu điện tử, nếu các tài liệu bản cứng cần được ghim lại hay đặt trong các thư mục gốc của chúng thì điều này có thể ảnh hưởng đến đơn giá số hóa trên mỗi trang vì khoản chi phí bổ sung này. 

Bạn muốn quét bao nhiêu tài liệu?

Đây là một trong những câu hỏi đầu tiên và cơ bản nhất, bạn cần định mức số hóa tài liệu nhằm ước lượng đơn giá tổng thể. Mỗi trang sẽ có giá quét theo quy định, thông thường giá cả sẽ khác nhau dựa vào số lượng tài liệu bạn muốn số hóa, càng nhiều tài liệu cần xử lý, chi phí càng thấp. 

Loại tài liệu bạn muốn quét ?

Yêu cầu của bạn về chất lượng, khổ giấy sẽ ảnh hưởng lớn đến giá cả dịch vụ số hóa. 

Giá dịch vụ quét tài liệu cho ảnh sẽ khác với giấy, giấy khổ A4 sẽ khác với các loại giấy khổ lớn: bản vẽ công trình, bản thiết kế,... điều quan trọng là cần phải trao đổi thống nhất với nhau về loại tài liệu cần quét nhằm dự trù chính xác về đơn giá cho quá trình số hóa tài liệu của bạn. 

Sau khi thống nhất về tài liệu, bạn cần lựa chọn máy scan sở hữu những tính năng phù hợp với mong muốn. Tùy thuộc vào chức năng của từng loại máy sẽ có mức giá khác nhau, do đó sẽ có sự thay đổi đối với đơn giá số hóa tài liệu chung. Vì vậy hãy lưu ý lựa chọn những loại máy scan phù hợp với đúng  nhu cầu và yêu cầu về chất lượng, tránh dùng những loại đắt tiền, tính năng cao nhưng không thật sự cần thiết. 

FSI - nhà cung cấp dịch vụ số hóa chất lượng

Tham khảo thêm tại: Dịch vụ số hóa tài liệu

Ngày nay, với sự phát triển vượt bậc của CNTT, rất nhiều các doanh nghiệp đã cho ra đời các dịch vụ số hóa nhằm đáp ứng nhu cầu của thời đại và thị trường. Điều đó gây khó khăn cho người dùng trong quá trình lựa chọn, bên cạnh một dịch vụ số hóa chất lượng bạn cũng cần chú trọng vào việc tìm một nhà cung cấp uy tín, đảm bảo về tiến độ theo đúng yêu cầu và sẵn sàng đồng hành với doanh nghiệp bạn trong quá trình số hóa tài liệu ấy. 

FSI cung cấp 2 giải pháp số hóa tài liệu 

FSI cung cấp đến bạn dịch vụ số hóa tài liệu uy tín, chuyên nghiệp, nhanh chóng, được vận hành theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 đáp ứng tốt tất cả các nhu cầu của khách hàng số hóa. Bao gồm:
-    Dịch vụ số hóa tài liệu: FSI sẽ cung cấp nhân lực và thiết bị giúp các đơn vị scan tài liệu và nhập liệu thống tin theo yêu cầu theo một quy trình hoàn toàn khép kín và bảo mật. Hệ thống số hóa tài liệu của FSI sẽ đảm bảo toàn bộ thông tin tài liệu bản giấy sẽ được lưu trữ dưới dạng điện tử trên hệ thống của khách hàng. Những dữ liệu này có thể tích hợp ngay trên hệ thống làm việc chung hoặc lưu trên bất cứ thiết bị lưu trữ nào (USB, DVD, VCD,…) theo yêu cầu của khách hàng.
-    Dịch vụ chuyển đổi dữ liệu: FSI cung cấp giải pháp chuyển đổi dữ liệu bằng cách sử dụng các công nghệ nhận dạng thông minh (OCR, ICR, OMR, ADRT) trong quá trình scan tài liệu, giúp các hình ảnh đầu ra có thể được chuyển thành dữ liệu có nghĩa. Từ đó dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm và chỉnh sửa tài liệu.
Với mô hình số hóa tài liệu lưu trữ chuyên nghiệp, những lợi ích chính mà dịch vụ số hóa tài liệu của FSI mang lại có thể kể đến như: Giảm thiểu diện tích, không gian lưu trữ tài liệu; Nâng cao hiệu quả công việc và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp; Tiết kiệm chi phí quản lý tài liệu; Truy xuất, tìm kiếm, chia sẻ thông tin ở bất kỳ đâu vào bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, hiệu quả; Giúp việc bảo quản, duy trì thông tin dữ liệu được lâu hơn; Bảo mật thông tin an toàn.

Chi phí số hóa tài liệu tối ưu nhất

Đơn giá số hóa tài liệu khi sử dụng những giải pháp từ FSI luôn ở mức tối ưu nhất bởi 3 lý do:
FSI là nhà phân phối chính thức của nhiều hãng máy scan lớn: Plustek, ROWE, Jujitsu, Canon, Kodak, Contex... do đó có thể đáp ứng được tất cả các yêu cầu về thiết bị số hóa cho doanh nghiệp với đa dạng tài liệu số hóa như tài liệu văn phòng, sổ sách, cho đến số hóa các tài liệu khổ lớn như bản đồ, bản vẽ xây dựng, giản đồ,....

Cùng với đó, FSI sở hữu nguồn nhân lực dồi dào, có kinh nghiệm triển khai nhiều dự án lớn nhỏ. Có kinh nghiệm 13 năm hoạt động trong lĩnh vực số hóa, chuyển đổi số, công ty đã và đang triển khai nhiều dự án số hóa tiêu biểu cho Chính phủ, các tập đoàn lớn, các Bộ - Ban – Ngành trên toàn quốc do đó thuần thục trong các khâu thực hiện, giảm thiểu tối đa đơn giá số hóa tài liệu cho doanh nghiệp bạn. 

Dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ do chính FSI nghiên cứu và phát triển, không thông qua bên thứ 3. Nhờ đó tạo nên một mô hình giải pháp số hóa tổng thể khép kín giúp chủ động về thời gian, đảm bảo tiến độ và yếu tố bảo mật cho dự án của khách hàng. 

Hy vọng với những thông tin trên, bạn đã có thể hiểu rõ hơn về những cách tính đơn giá số hóa tài liệu và có thêm sự tham khảo về đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa chất lượng và uy tín nhất.