Thông tin, dữ liệu được coi là tài nguyên quý hiếm trong thời đại công nghệ số, chuyển đổi số đối với tất cả các ngành công nghiệp. Do đó, sự gia tăng của các dịch vụ nhập dữ liệu là một trong những quy trình hữu ích nhất và có nhu cầu cao nhất trong các công ty và tổ chức kinh doanh. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ về dịch vụ này cũng như là tầm quan trọng của chúng.
Dịch vụ nhập dữ liệu là gì?
Nhập dữ liệu hay gọi tắt là nhập liệu là công việc mã hóa loại dữ liệu cụ thể vào máy tính hoặc bất kỳ thiết bị điện tử khác bằng phần mềm. Dịch vụ nhập liệu giúp chuyển đổi định dạng của thông tin theo nhu cầu của người dùng. Các định dạng này gồm các tài liệu viết tay, bảng tính, mã dãy số… Đôi khi trong việc chuyển đổi thông tin quan trọng cần có kỹ năng chính xác cao, yêu cầu đội ngũ nhập liệu phải có chuyên môn tốt để kết quả nhập liệu chuẩn xác.
Hiện nay, các công ty, doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào đều rất cần tới dịch vụ nhập liệu khi mà xu hướng big data, học máy, học sâu ngày càng bùng nổ mạnh mẽ.
Tuy nhiên, thách thức là quy trình nhập liệu này mất rất nhiều thời gian. Kết quả là, các công ty phân bổ các đội lớn để xử lý chúng. Nếu các đội là nội bộ, chi phí của dự án sẽ cao hơn. Do đó, thông thường, các doanh nghiệp sẽ thuê dịch vụ nhập liệu bên ngoài để tiết kiệm nguồn nhân lực và thời gian.
Xem thêm: Số hóa tài liệu là gì? Hướng dẫn số hóa tài liệu chi tiết
Thuê ngoài dịch vụ nhập dữ liệu có những lợi ích gì?
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí diện tích lưu trữ văn bản giấy. Bởi thông qua việc chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản giấy sang dữ liệu dạng số. Sẽ giúp cho bạn phần nào giảm được chi phí diện tích cho việc lưu trữ văn bản.
Với việc cả trăm tủ hồ sơ, văn bản…. cao hơn cả đầu người. Nhưng khi sử dụng dịch vụ nhập liệu mọi thông tin lưu trữ chỉ gói gọn trong một cái ổ cứng máy tính.
Các nhà cung cấp dịch vụ nhập liệu có nhiều kinh nghiệm có nghĩa là họ sẽ có các chuyên gia lành nghề, có khả năng thực hiện khối lượng lớn công việc trong thời gian quay vòng nhanh. Bằng cách này, nhân viên của bạn có thể tập trung vào các hoạt động kinh doanh khác và dành thời gian của họ để cải thiện sự phát triển của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, nhập liệu yêu cầu doanh nghiệp của bạn phải bổ sung thêm thiết bị, nhân lực. Bằng cách thuê ngoài dịch vụ bạn có thể tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn.
Quản lý dữ liệu khoa học hơn.
Dịch vụ nhập liệu thuê ngoài sẽ giúp công ty số hóa, sắp xếp, lưu trữ và quản lý dữ liệu của mình trên nhiều nền tảng. Bằng cách này, bạn sẽ dễ dàng truy xuất bất kỳ tài liệu nào hơn vì nó sẽ được lưu trữ và lập chỉ mục theo cách thích hợp, giúp bạn luôn sẵn sàng sử dụng bất kỳ tài liệu nào bất cứ lúc nào.
Xem Thêm: Đơn giá số hóa tài liệu cụ thể và chi tiết cho doanh nghiệp
Những loại dịch vụ nhập dữ liệu hiện nay
Chúng ta có thể phân loại các loại dịch vụ nhập liệu khác nhau tùy theo tính chất của nhiệm vụ được yêu cầu, mức độ khó khăn cũng phụ thuộc vào loại công việc. Do đó, đôi khi cần có một cách tiếp cận chuyên biệt hơn. Bản thân nhập liệu là một thuật ngữ rất rộng được sử dụng để mô tả không chỉ việc chèn thông tin từ định dạng / tệp này sang định dạng / tệp khác mà còn cả việc xử lý và phân tích dữ liệu .
Nguồn dữ liệu cần xử lý hoặc nhập có thể ở nhiều định dạng khác nhau, bản cứng hoặc kỹ thuật số. Một số công ty cần sao chép thông tin từ các ghi chú viết tay , trong khi các công ty khác cần chuyển đổi các tệp giọng nói và âm thanh sang văn bản bằng cách phiên âm chúng. Các công ty xử lý nhiều biểu mẫu cần xử lý nhiều dữ liệu. Họ cũng cần lưu trữ thông tin vào cơ sở dữ liệu kỹ thuật số để sử dụng hoặc tham khảo sau này.
Vô số tác vụ nhập dữ liệu có thể được nhóm thành bốn loại chính dựa trên bản chất của chúng: Làm sạch dữ liệu, Phân loại dữ liệu, Xử lý dữ liệu và Chuyển đổi dữ liệu.
Làm sạch dữ liệu
Làm sạch dữ liệu bao gồm việc tổ chức lại thông tin được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu sao cho chính xác và cập nhật. Làm sạch dữ liệu giúp lưu trữ thông tin một cách chính xác bằng cách loại bỏ thông tin không chính xác và trùng lặp.
Nhiệm vụ: Cập nhật CRM, theo dõi cơ sở dữ liệu, nghiên cứu thông tin, loại bỏ trùng lặp, sửa đổi thông tin, sửa thông tin, tìm và loại bỏ lỗi, v.v.
Xử lý dữ liệu
Xử lý dữ liệu có nghĩa là thu thập và sửa đổi thông tin để phân tích hoặc sử dụng thông tin đó sau này. Xử lý dữ liệu có thể hữu ích cho việc lưu trữ thông tin, phân tích dữ liệu, lọc dữ liệu , báo cáo , v.v. Trọng tâm chính của xử lý dữ liệu là chỉnh sửa dữ liệu theo cách mà nó phục vụ cho một mục đích nhất định.
Nhiệm vụ: trích xuất dữ liệu, thu thập dữ liệu, nhập yêu cầu, kế toán và nhập dữ liệu số liệu, tạo cơ sở dữ liệu, chỉnh sửa ảnh hoặc sản phẩm, v.v.
Phân loại dữ liệu
Phân loại dữ liệu là quá trình sắp xếp dữ liệu thành các loại dựa trên các thuộc tính và đặc điểm của các mục. Phân loại dữ liệu giúp lưu trữ thông tin bằng cách sắp xếp để có thể dễ dàng truy cập và lọc. Phân loại dữ liệu cũng hữu ích cho phần mềm AI và Máy học .
Nhiệm vụ: phân loại dữ liệu, sắp xếp dữ liệu thành các danh mục, gắn thẻ dữ liệu, chú thích dữ liệu, lập chỉ mục dữ liệu, phân loại danh thiếp, nhập dữ liệu sản phẩm, v.v.
Chuyển đổi dữ liệu
Chuyển đổi dữ liệu, như tên cho thấy, là quá trình chuyển đổi dữ liệu từ định dạng này sang định dạng khác . Dữ liệu có thể được chuyển đổi từ bản cứng sang định dạng kỹ thuật số hoặc từ định dạng kỹ thuật số sang định dạng khác (từ .jpg sang .pdf, từ .pdf sang .xml, v.v.) Việc chuyển đổi dữ liệu có thể được thực hiện thủ công hoặc máy móc hỗ trợ.
Nhiệm vụ: phiên âm, chỉnh sửa ảnh, nhập dữ liệu, sao chép thông tin từ ghi chú viết tay, thu thập dữ liệu từ các định dạng ảnh, v.v.
Tìm hiểu dịch vụ nhập liệu của FSI
FSI là nhà cung cấp giải pháp số hóa, chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam. Với 13 năm kinh nghiệm triển khai nhiều dự án số hóa cho nhiều doanh nghiệp cũng như cơ quan hành chính nhà nước, FSI tự tin cung cấp dịch vụ nhập liệu tốt nhất tới khách hàng.
Dịch vụ nhập liệu của FSI gồm nhiều loại như: nhập liệu chữ viết tay, nhập dữ liệu theo form, gán nhãn video, nhập liệu hình ảnh, nhập dữ liệu hóa đơn, hồ sơ thanh toán, nhập liệu tài liệu pháp lý,… đáp ứng đầy đủ nhu cầu hiện tại của các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức,…
FSI cung cấp dịch vụ nhập liệu dưới 02 hình thức:
– Nhập liệu Onsite: FSI sẽ triển khai dịch vụ tại trụ sở chính của khách hàng, địa điểm làm việc do khách hàng chỉ định.
– Nhập liệu Offsite: Dịch vụ sẽ được triển khai tại văn phòng của FSI hoặc kết hợp giữa văn phòng FSI và địa điểm của khách hàng.
Những ưu điểm dịch vụ nhập liệu và xử lý danh mục dữ liệu của FSI
– Giảm thiểu chi phí triển khai: Tiết kiệm chi phí thiết bị, công nghệ, văn phòng và tuyển dụng nhân công nhập liệu.
– Tiết kiệm thời gian: FSI cung cấp lực lượng nhân sự nhập liệu đông đảo, có chuyên môn, giàu kinh nghiệm giúp rút ngắn tiến trình triển khai
– Nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp: Giúp doanh nghiệp tập trung nhân lực và chi phí cho những hoạt động chính mang lại lợi nhuận cho công ty, thay vì tiêu tốn nhân lực cho việc nhập liệu
– Bảo mật dữ liệu an toàn: Quy trình nhập liệu và xử lý danh mục dữ liệu của FSI đạt tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015
=> Xem Thêm: Các công nghệ sử dụng trong số hóa tài liệu
Tại sao nên lựa chọn dịch vụ nhập liệu của FSI
– FSI cung cấp dịch vụ nhập liệu và xử lý danh mục dữ liệu có chất lượng cao, tỉ lệ lỗi thấp dưới 0.1%
– Nhập dữ liệu đa ngôn ngữ: tiếng anh, tiếng việt, tiếng nhật, tiếng hàn,…
– Phương thức nhập liệu đa dạng tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng
– Xử lý khối lượng công việc lớn trong khoảng thời gian ngắn nhất nhờ đội ngũ nhân sự đông đảo làm việc liên tục 24/7, rút ngắn thời gian triển khai cho khách hàng
– Đảm bảo các yêu cầu về bảo mật thông tin tuyệt đối cho khách hàng.
Có thể bạn quan tâm:
Dịch vụ số hóa tài liệu cho doanh nghiệp
Review 3 phần mềm quản lý tài liệu doanh nghiệp hiệu quả nhất 2024
