Phần mềm số hóa tốt nhất hiện nay cho Doanh nghiệp

Thực trạng số hóa tài liệu

Theo thống kê, có tới 90% thông tin tài liệu đang được lưu trữ dưới dạng văn bản cứng trên các giá kệ, tủ hồ sơ tài liệu. Điều này khiến cho việc khai thác và sử dụng thông tin của các đơn vị gặp nhiều khó khăn: trung bình một nhân viên tốn 55% thời gian để lọc thông tin khi tài liệu giấy chưa được số hóa và quản lý khoa học; 67% dữ liệu bị mất liên quan đến việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu và có đến 70% giao dịch có thể thất bại nếu văn bản bằng giấy bị hư hỏng, thất lạc hoặc không được chia sẻ kịp thời.

Nhiều doanh nghiệp còn lưu trữ tài liệu theo cách truyền thống dẫn đến nhiều bất cập

Những con số trên cho thấy vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp chưa hiểu rõ tầm quan trọng của số hóa dữ liệu. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng có đủ tiềm lực tài chính và nhân lực để tự mình thực hiện toàn bộ các giai đoạn của số hóa. Hay thậm chí nếu đủ thì việc số hóa tài liệu thủ công cũng mất rất nhiều thời gian để nhập liệu, thậm chí còn tiềm ẩn nhiều sai sót.
Để giải quyết các vấn đề trên,  một phần mềm số hóa tài liệu chuyên nghiệp chính là công cụ mà các đơn vị, tổ chức cần ngay lúc này.

D-IONE – phần mềm số hóa chuyên nghiệp

Phần mềm số hóa tài liệu ra đời nhằm giải quyết bài toán quản lý dữ liệu và tồn động thông tin đang hiện hữu tại các doanh nghiệp 

Giới thiệu phần mềm số hóa tài liệu D-IONE 

D-IONE là phần mềm số hóa tài liệu thông minh giúp các đơn vị, tổ chức có thể triển khai xử lý, tạo lập cơ sở dữ liệu lớn, chất lượng cao trong thời gian ngắn với chi phí tiết kiệm. Đồng thời, là hệ thống quản lý thông tin, số liệu giúp các đơn vị, tổ chức nâng cao nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm chi phí vận hành và gia tăng năng lực cạnh tranh.

Lợi ích của phần mềm số hóa tài liệu  D-IONE

• Tiết kiệm chi phí: tiết kiệm chi phí quản lý vận hành (nhân sự, in ấn, quản lý,..)
• Tiết kiệm thời gian: rút ngắn tối thiểu 50% thời gian và 30% chi phí triển khai so với cách truyền thống
• Nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh: số hóa dữ liệu, lưu trữ trên server, phần mềm, cloud,.. mọi công tác trao đổi thông tin, hồ sơ tài liệu,… có thể thông qua CSDL điện tử sẵn có mà không phải mất thời gian tìm kiếm.
• Tiết kiệm sức lao động: phần mềm số hóa D-IONE giúp tiết kiệm đến 50% công sức lao động trong công tác số hóa, chỉnh sửa sau scan; tiết kiệm thêm 30-40% công sức lao động do tăng năng suất làm việc khi sử dụng các công cụ lưu trữ, khai thác điện tử
• Nâng cao hiệu quả bảo mật: các CSDL được xây dựng trên cùng một hệ thống các tiêu chuẩn và ràng buộc giúp nâng cao bảo mật, đảm bảo an ninh thông tin, giảm thiểu rủi ro thất lạc
• Nâng cao hiệu quả quản lý: sử dụng phần mềm số hóa tài liệu là một biện pháp giúp tăng tính minh bạch của thông tin, mọi công tác quản lý đều có thể tiếp xúc trực tiếp những cơ sở dữ liệu điện tử ngay mà không phải chờ đợi tìm kiếm từ kho lưu trữ giấy

Những tính năng ưu việt của D-IONE

D-IONE sở hữu 5 tính năng nổi bật giúp đáp ứng đa dạng nhu cầu khách hàng. Người dùng không cần dùng đến những phần mềm bổ trợ khác bởi tất cả các tính năng đã được tích hợp vào phần mềm số hóa tài liệu D-IONE: Tính năng thu thập hồ sơ tài liệu; Tính năng nhận dạng và bóc tách thông tin tài liệu; Tính năng kiểm tra và xác nhận kết quả; Tính năng báo cáo, thống kê, quản lý hệ thống; Tính năng bảo mật thông tin.

Ưu điểm nổi trội của phần mềm số hóa D-IONE

• Tích hợp các công nghệ nhận dạng, xử lý dữ liệu lớn với độ chính xác tới 98% giúp tối ưu thời gian tìm kiếm thông tin và tạo lập cơ sở dữ liệu cho khách hàng
• Tích hợp công nghệ thông minh như: công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên bóc tách thông tin tự động (Auto Extract Information), cơ chế học máy (Machine learning), học sâu (Deep Learning),… giúp nâng cao khả năng nhận dạng.
• Tích hợp nhiều mô đun, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu về số hóa như: Quy trình số hóa tổng thể theo từng bước; Quét tài liệu, nhận dạng trích xuất thông tin; Chuẩn hóa dữ liệu, tạo lập dữ liệu và CSDL; Xử lý logic dữ liệu.
• Tích hợp sẵn các bộ công cụ nhập liệu thông minh và bảo mật, các công cụ xử lý luồng công việc trên nền tảng quản lý tài liệu, các công nghệ về nhận dạng xử lý ảnh (Công nghệ nhận dạng chữ in (OCR), Công nghệ nhận dạng chữ viết tay (ICR), công nghệ nhận dạng dấu tích (OMR), Công nghệ nhận dạng đoạn văn bản (ADRT),…)

Vì sao nên lựa chọn phần mềm số hóa D-IONE

Phần mềm số hóa D-IONE là sản phẩm được nghiên cứu và phát triển bởi Công ty CP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI – đơn vị có hơn 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực số hóa, chuyển đổi số, đã và đang được triển khai tại nhiều đơn vị lớn trên cả nước. Phần mềm hoạt động theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015. Đặc biệt, năm 2019, phần mềm số hóa tài liệu D-IONE còn đạt giải ba cuộc thi nhân tài đất Việt. Những yếu tố trên chính là sự khẳng định chắc chắn nhất cho uy tín và chất lượng của sản phẩm.

Hy vọng từ những chia sẻ trên, bạn đã có thêm một lựa chọn tham khảo trong công cuộc lựa chọn phần mềm số hóa tài liệu cho doanh nghiệp của mình.

Có thể bạn quan tâm:

Tất tật về số hóa tài liệu, văn bản cho Doanh nghiệp tổ chức

Đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ tối ưu nhất