Đưa tài liệu qua máy scan chỉ mất vài giây. Nhưng để biến một kho hồ sơ giấy thành dữ liệu số có thể lưu trữ, kiểm tra, tìm kiếm và sử dụng lâu dài lại là một quá trình số hoá tài liệu lưu trữ gồm nhiều công đoạn.
Theo Thông tư 05/2025/TT-BNV, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, quy trình số hóa tài liệu lưu trữ giấy gồm 8 nhóm công việc, từ khảo sát hiện trạng đến nghiệm thu và bàn giao. Đáng chú ý, thao tác quét hoặc chụp tài liệu chỉ nằm ở bước thứ 4. Trước đó phải kiểm đếm, bàn giao, vệ sinh và chuẩn hóa dữ liệu; sau đó còn kiểm tra, ký số, đưa dữ liệu vào hệ thống và sao lưu.
Vì vậy, một dự án có thể đã scan xong nhưng vẫn chưa hoàn thành nếu file thiếu dữ liệu, chất lượng không đạt hoặc chưa thể đưa vào hệ thống để khai thác.
Vậy quy trình số hóa tài liệu lưu trữ gồm những bước nào và cần kiểm soát những gì ở từng bước?. Doanh nghiệp nên chuẩn bị thế nào để hạn chế việc phải xử lý lại sau khi đã số hóa?. Bài viết này sẽ là câu trả lời cho những câu hỏi trên.
Xem thêm:
- Số hóa tài liệu: Lộ trình hiệu quả cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Giải mã số hóa hồ sơ: quy trình và quy định mới nhất mà doanh nghiệp cần biết
Tóm tắt nhanh:
- Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định quy trình số hóa tài liệu lưu trữ giấy gồm 8 nhóm công việc chính.
- Chất lượng đầu ra không chỉ nằm ở việc file có đọc được hay không. Tài liệu còn cần được kiểm soát và kết nối với hệ thống và phương án bàn giao.
- Không phải mọi doanh nghiệp tư nhân đều bắt buộc áp dụng nguyên trạng 8 bước.
- Với kho tài liệu lớn hoặc yêu cầu đầu ra phức tạp, doanh nghiệp nên khảo sát hiện trạng và thống nhất tiêu chí nghiệm thu trước khi triển khai.
- FSI có thể hỗ trợ với quy trình số hoá tài liệu lưu trữ bài bản từ chỉnh lý, scan đến nhập liệu, kiểm tra và kết xuất dữ liệu.
Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ theo Thông tư 05/2025/TT-BNV áp dụng với đối tượng nào?
Thông tư 05/2025/TT-BNV được Bộ Nội vụ ban hành ngày 14/05/2025, có hiệu lực từ 01/07/2025 và quy định nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ số, trong đó có số hóa tài liệu lưu trữ giấy.
Không phải mọi doanh nghiệp tư nhân đều bắt buộc áp dụng nguyên trạng quy trình số hoá tài liệu lưu trữ này. Tuy nhiên, với doanh nghiệp ngoài nhóm bắt buộc, 8 bước dưới đây vẫn là khung tham chiếu để xác định cách kiểm soát tài liệu và yêu cầu đầu ra.
Điều 2 xác định nhóm áp dụng trực tiếp gồm cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp nhà nước và một số tổ chức, cá nhân hoạt động lưu trữ. Với tài liệu lưu trữ tư, tổ chức và cá nhân có thể quyết định áp dụng phù hợp với điều kiện cụ thể.
Trước khi số hóa tài liệu: Doanh nghiệp cần trả lời 3 câu hỏi nào?
Trước cả 8 bước triển khai, Điều 5 của Thông tư yêu cầu xác định mục đích, lựa chọn tài liệu và chuẩn bị điều kiện số hóa. Mục tiêu có thể là phục vụ khai thác, bảo quản lâu dài, giảm việc tiếp xúc với bản gốc, tạo bản dự phòng hoặc xây dựng cơ sở dữ liệu.
Đây cũng là bước doanh nghiệp thường dễ bỏ qua. Thay vì bắt đầu bằng câu hỏi “Có bao nhiêu trang cần scan?”, nên xác định trước ba vấn đề:
- Tài liệu nào thực sự cần đưa vào dự án?
- Sau số hóa, người dùng cần tìm tài liệu theo thông tin gì?
- Dữ liệu cuối cùng sẽ được lưu ở đâu và dùng vào công việc nào?
Ví dụ, cùng là 500.000 trang hồ sơ nhưng yêu cầu chỉ tạo file PDF sẽ rất khác một dự án cần thêm thông tin như mã hồ sơ, loại tài liệu, thời gian, đơn vị lập, từ khóa và khả năng kết nối với hệ thống quản lý.
Điểm cần nhớ
Số hóa sai nhóm tài liệu hoặc xác định sai đầu ra ngay từ đầu đều có thể khiến doanh nghiệp tốn chi phí cho dữ liệu ít được sử dụng về sau.
8 Bước trong quy trình số hóa tài liệu lưu trữ
Bảng tóm tắt quy trình số hoá tài liệu lưu trữ 8 bước:
| Bước | Công việc chính | Mục tiêu kiểm soát |
| 1 | Khảo sát, kiểm đếm, bàn giao | Rõ phạm vi và hiện trạng |
| 2 | Vệ sinh, chuẩn bị tài liệu | Hạn chế lỗi và ảnh hưởng bản gốc |
| 3 | Chuẩn hóa dữ liệu | Tạo nền tảng để tìm và kết nối |
| 4 | Scan, chụp và tạo dữ liệu | Tạo bản số đúng yêu cầu |
| 5 | Kiểm tra, sửa lỗi | Phát hiện sai sớm |
| 6 | Ký số | Đáp ứng yêu cầu áp dụng |
| 7 | Đóng gói, đưa vào hệ thống | Dữ liệu có thể khai thác |
| 8 | Nghiệm thu, sao lưu, bàn giao | Xác nhận chất lượng đầu ra |
Bước 1: Khảo sát hiện trạng, kiểm đếm và bàn giao tài liệu
Một dự án số hóa nên bắt đầu từ kho tài liệu chứ không phải từ máy scan. Theo quy trình hiện hành, đơn vị thực hiện cần khảo sát vị trí và tình trạng tài liệu, xác định khối lượng cần đưa ra số hóa, đánh giá dữ liệu hiện có và lập kế hoạch triển khai.
Khi bàn giao, số lượng hộp, hồ sơ và tờ tài liệu cần được kiểm đếm. Tình trạng vật lý cũng cần được ghi nhận để làm căn cứ đối chiếu khi hoàn trả.
Với doanh nghiệp, đây là bước ảnh hưởng trực tiếp đến phạm vi và chi phí. Hai kho cùng 100.000 trang nhưng tình trạng tài liệu khác nhau sẽ cần khối lượng xử lý khác nhau.
Doanh nghiệp chưa xác định và đánh giá được hiện trạng tài liệu?
Bước 2: Vệ sinh và chuẩn bị tài liệu
Hồ sơ lưu lâu năm thường có bụi, ghim, nếp gấp hoặc nhiều loại giấy khác nhau. Vì vậy, tài liệu cần được vệ sinh nhưng vẫn phải giữ nguyên thứ tự ban đầu.
Thông tư cũng yêu cầu tài liệu bị bết dính, rách nát, mờ chữ hoặc có tình trạng vật lý ảnh hưởng đến độ đầy đủ và chính xác của thông tin phải được xử lý nghiệp vụ trước khi số hóa.
Bước này dễ bị xem là việc phụ. Nhưng nếu đưa tài liệu chưa được chuẩn bị tốt vào máy quét, ảnh có thể bị mất góc, lệch trang hoặc khó nhận dạng nội dung. Với tài liệu cũ hoặc có giá trị lưu trữ, mục tiêu còn là hạn chế tác động đến bản gốc trong quá trình xử lý.
Bước 3: Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu nếu cần
Đây là bước khá khó hiểu nếu chỉ đọc tên trong quy định. Có thể hiểu đơn giản: bên cạnh file ảnh hoặc PDF, một kho tài liệu còn cần thông tin giúp nhận biết và tìm lại từng hồ sơ. Thông tư gọi nhóm thông tin này là dữ liệu chủ.
Ví dụ, một hồ sơ có thể được mô tả bằng mã hồ sơ, tiêu đề, thời gian, từ khóa, số lượng tài liệu, tình trạng vật lý hoặc mức độ tiếp cận. Nếu doanh nghiệp đã có danh mục cũ bằng Excel hoặc phần mềm khác, dữ liệu có thể phải được chuẩn hóa trước khi gắn với file mới số hóa.
Nếu bỏ qua bước này, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng có hàng trăm nghìn file nhưng chỉ tìm được khi nhớ chính xác tên file hoặc thư mục chứa chúng.
Bước 4: Thực hiện số hóa tài liệu
Đây mới là công đoạn scan hoặc chụp tài liệu. Thiết bị phải được thiết lập theo yêu cầu đầu ra như định dạng file, độ phân giải, cách nén, vị trí lưu và nguyên tắc đặt tên.
Sau khi quét, sản phẩm cần được so sánh lại với tài liệu gốc. Nếu không đạt, cấu hình phải được điều chỉnh và tài liệu được xử lý lại. Bên cạnh việc tạo ảnh số, bước này còn bao gồm tạo dữ liệu chủ nếu trước đó chưa có, sau đó kết nối dữ liệu với đúng tài liệu.
| Hiểu đúng về số hóa Scan biến trang giấy thành file. Quy trình số hóa phải tiếp tục biến file đó thành dữ liệu có thể nhận biết và quản lý. |
Bước 5: Kiểm tra sản phẩm và sửa lỗi
Sau khi số hóa, sản phẩm cần được kiểm tra theo hướng dẫn đã thống nhất trước. Những lỗi cần quan tâm không chỉ gồm ảnh mờ, lệch hoặc thiếu trang mà còn có thể nằm ở phần biên mục và dữ liệu đi kèm.
Một cách triển khai phù hợp là kiểm thử đầu ra ngay từ các lô đầu tiên thay vì chờ đến khi hoàn thành toàn bộ kho mới nghiệm thu. Nếu cấu hình hoặc cách đặt dữ liệu đang sai, phát hiện ở 1.000 trang đầu sẽ dễ xử lý hơn nhiều so với sau 1 triệu trang.
Bước 6: Ký số tài liệu lưu trữ số hóa
Thông tư quy định việc ký số đối với tài liệu lưu trữ số hóa thuộc phạm vi áp dụng của văn bản. Điều 8 nêu yêu cầu về chữ ký số của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền quản lý tài liệu gốc và cách hiển thị thông tin ký trên file.
Với doanh nghiệp không thuộc đối tượng bắt buộc áp dụng, yêu cầu ký số cần được xác định theo loại tài liệu, mục đích sử dụng và quy định chuyên ngành liên quan. Điểm quan trọng là yêu cầu về giá trị và cách sử dụng tài liệu sau số hóa phải được xác định trước, thay vì scan xong mới đặt câu hỏi có cần ký số hay không.
Bước 7: Đóng gói dữ liệu và đưa vào hệ thống
Một dự án không nên kết thúc bằng việc tạo ra một thư mục chứa hàng nghìn file. Sau khi file và dữ liệu đã được kiểm tra, quy trình yêu cầu đóng gói tài liệu số hóa cùng dữ liệu chủ và chuyển vào hệ thống quản lý.
Ở góc độ doanh nghiệp, đây là bước trả lời câu hỏi: ngày mai nhân viên sẽ tìm và sử dụng dữ liệu vừa số hóa bằng cách nào? Nếu dữ liệu chỉ nằm trong ổ cứng bàn giao mà chưa có cấu trúc tìm kiếm, quyền truy cập hoặc phương án đưa vào hệ thống, giá trị khai thác sẽ bị hạn chế.
Xem thêm: Cẩm nang xây dựng hệ thống lưu trữ dữ liệu hiệu quả cho doanh nghiệp
Bước 8: Nghiệm thu, sao lưu và bàn giao
Bước cuối không đơn giản là “đủ số file thì ký biên bản”. Quy trình yêu cầu kiểm tra số lượng, chất lượng, cấu trúc dữ liệu và sự kết nối giữa dữ liệu chủ với file. Dữ liệu cũng cần có phương án sao lưu dự phòng và bảo mật trước khi nghiệm thu, bàn giao.
Vì vậy, doanh nghiệp nên nghiệm thu theo yêu cầu đầu ra đã thống nhất từ đầu, thay vì chỉ dựa vào tổng số trang đã scan. Một dự án thực sự hoàn thành khi dữ liệu vừa đúng, vừa tìm được, vừa đưa vào sử dụng được.
6 lỗi khiến quy trình số hóa tài liệu lưu trữ dễ phải xử lý lại
Nhìn lại 8 bước trên, phần lớn rủi ro không xuất hiện ở lúc máy scan đang chạy mà bắt đầu từ cách dự án được chuẩn bị. Dưới đây là 6 lỗi thường gặp trong quy trình số hoá tài liệu lưu trữ.
- Chốt phạm vi chỉ dựa trên số trang. Khối lượng giống nhau nhưng tài liệu đóng quyển, rách, chưa chỉnh lý hoặc thiếu danh mục sẽ cần phương án khác nhau.
- Bàn giao nhưng không kiểm đếm rõ. Khi thiếu tài liệu ở cuối dự án, rất khó xác định lỗi xuất hiện ở công đoạn nào.
- Scan trước rồi mới quyết định tiêu chuẩn file. Nếu định dạng, DPI hoặc cách đặt tên không đúng yêu cầu, số lượng file phải xử lý lại có thể rất lớn.
- Chỉ tạo ảnh mà không quan tâm dữ liệu mô tả. File vẫn tồn tại nhưng khả năng tra cứu giảm mạnh khi kho dữ liệu tăng lên.
- Để việc kiểm tra đến cuối dự án. Một lỗi cấu hình nhỏ nếu lặp lại trên hàng trăm nghìn trang sẽ trở thành khối lượng sửa lớn.
- Nghiệm thu xong nhưng chưa có phương án khai thác và sao lưu. Dữ liệu đã số hóa nhưng vẫn khó tìm, khó đưa vào công việc hoặc đối mặt nguy cơ thất thoát nếu chỉ giữ một bản.
Quy trình 8 bước và quy trình số hóa tại FSI khác nhau thế nào?
FSI là đơn vị hàng đầu Việt Nam cung cấp giải pháp số hoá tài liệu giúp tổ chức, doanh nghiệp chuyển đổi các dạng tài liệu truyền thống như văn bản viết tay, bản in trên giấy, với nhiều định dạng và kích thước khác nhau thành dạng dữ liệu điện tử, tạo lập nên những cơ sở dữ liệu tập trung và đồng bộ.
Trong khi 8 bước trong Thông tư 05/2025/TT-BNV là quy trình nghiệp vụ đối với số hóa tài liệu lưu trữ giấy trong phạm vi điều chỉnh của văn bản thì quy trình số hoá tài liệu FSI gồm 7 công đoạn bài bản cho mọi doanh nghiệp, tổ chức:
Hai quy trình không nên được coi là hai danh sách tương đương từng bước. Một bên mô tả yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ, một bên mô tả quy trình số hoá tài liệu tại FSI.
Các con số biết nói và dự án thực tế cho thấy năng lực triển khai của FSI:
- Hơn 19 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ và chuyển đổi số
- Hơn 2.000 cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đã sử dụng giải pháp số hóa xử lý hơn 850 triệu trang tài liệu và khoảng 550 TB dữ liệu.
- Nguồn lực triển khai quy mô lớn: đội ngũ gồm 100+ nhân sự quản lý triển khai và 3.500+ nhân sự số hóa được đào tạo, phục vụ các dự án có khối lượng và tiến độ khác nhau.
- Kinh nghiệm với nhiều nhóm khách hàng: EVN, Honda, PepsiCo, DB Schenker, VietinBank, VPBank, VNSTEEL, FiinGroup, Yeah1 cùng các cơ quan thuộc khu vực hành chính công.
- Có thể triển khai tại nhiều địa điểm: FSI hiện có văn phòng tại Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng và Cần Thơ; hỗ trợ cả hình thức trực tiếp tại địa điểm khách hàng và tại trung tâm số hóa FSI.
Checklist trước khi nghiệm thu một dự án số hóa
- Số lượng hồ sơ và trang đã khớp với biên bản bàn giao chưa?
- File có thiếu trang, lệch, mờ hoặc mất góc không?
- Định dạng và độ phân giải có đúng yêu cầu?
- Tên file và cấu trúc thư mục có thống nhất?
- Dữ liệu mô tả có gắn đúng tài liệu?
- File và dữ liệu chủ có kết nối đúng?
- Dữ liệu đã đưa vào hệ thống và tra cứu được chưa?
- Quyền truy cập và phương án sao lưu đã được xác định?
- Tài liệu gốc đã được hoàn trả đúng số lượng và tình trạng?
- Hồ sơ nghiệm thu, bàn giao đã đầy đủ?
| Điểm kiểm tra quan trọng Nghiệm thu số hóa không chỉ là đếm số file. Cần nghiệm thu cả khả năng sử dụng của dữ liệu sau khi bàn giao. |
Kết luận
Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ không bắt đầu khi trang giấy được đưa vào máy scan và cũng không kết thúc khi file PDF được tạo ra.
Từ khảo sát, bàn giao, chuẩn bị tài liệu đến chuẩn hóa dữ liệu, scan, kiểm tra, ký số, đưa vào hệ thống và nghiệm thu, mỗi công đoạn đều ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cuối cùng. Quy trình 8 bước tại Thông tư 05/2025/TT-BNV cho thấy một nguyên tắc quan trọng: muốn dữ liệu sau số hóa sử dụng được lâu dài, đầu vào và đầu ra đều phải được kiểm soát từ đầu.
Với kho tài liệu lớn hoặc yêu cầu đầu ra phức tạp, doanh nghiệp không nhất thiết phải tự xây dựng toàn bộ quy trình từ đầu. FSI cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu từ chỉnh lý, scan, kiểm tra file đến nhận dạng, nhập liệu, kiểm tra dữ liệu và kết xuất lưu trữ.
Xem thêm:
- Hướng dẫn quy trình và đơn giá chỉnh lý tài liệu lưu trữ? (2025)
- Lộ trình 5 bước số hoá ngành y tế toàn diện và hiệu quả
Câu hỏi thường gặp
Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ gồm bao nhiêu bước?
Theo Điều 9 Thông tư 05/2025/TT-BNV, quy trình số hóa tài liệu lưu trữ giấy gồm 8 nhóm công việc, từ khảo sát và bàn giao đến nghiệm thu sản phẩm.
Scan tài liệu có phải là số hóa tài liệu không?
Scan chỉ là một công đoạn. Dự án số hóa còn có thể gồm chuẩn bị tài liệu, tạo dữ liệu mô tả, kiểm tra, kết nối và lưu trữ trên hệ thống.
Tài liệu hành chính cần scan tối thiểu bao nhiêu DPI?
Trong phạm vi áp dụng của Thông tư 05/2025/TT-BNV, tài liệu hành chính số hóa từ giấy có độ phân giải tối thiểu 200 dpi; bản đồ và bản vẽ tối thiểu 300 dpi.
Mọi doanh nghiệp có bắt buộc phải áp dụng 8 bước này không?
Không. Thông tư quy định rõ đối tượng áp dụng; doanh nghiệp cần xác định loại tài liệu và phạm vi pháp lý trước khi triển khai.
FSI chỉ cung cấp dịch vụ scan tài liệu?
Không. Theo FSI cung cấp giải pháp số hoá tổng thể gồm chỉnh lý, nhập liệu, chuyển đổi dữ liệu, số hoá bản đồ GIS với quy trình 7 bước số hoá chuyên nghiệp, bài bản.
