Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các tài liệu giấy sang dạng kỹ thuật số, giúp lưu trữ, truy cập và xử lý trên hệ thống điện tử, và là xu hướng tất yếu đối với các doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0. Vậy câu hỏi đặt ra là làm sao để doanh nghiệp có thể triển khai đúng cách số hóa tài liệu, đồng thời đảm bảo thời gian và chi phí tối ưu? Cùng FSI tìm hiểu trong bài viết sau.
Những lợi ích điển hình khi doanh nghiệp triển khai đúng cách số hóa tài liệu
Nhờ chuyển đổi các tài liệu giấy sang dạng kỹ thuật số, có thể được lưu trữ, truy cập và xử lý trên hệ thống điện tử, số hóa tài liệu mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Tăng cường hiệu quả hoạt động: do tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc tìm kiếm, lưu trữ và xử lý tài liệu.
- Cải thiện khả năng truy cập tài liệu: cho phép truy cập các tài liệu số từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả làm việc từ xa.
- Tăng cường bảo mật thông tin: với các tài liệu số được lưu trữ trong hệ thống quản lý hay kho tài liệu điện tử có nhiều lớp bảo mật, giúp doanh nghiệp bảo vệ thông tin khỏi các nguy cơ rò rỉ, xâm phạm.
Các cách số hóa tài liệu phổ biến hiện nay cho doanh nghiệp
Có hai phương pháp số hóa tài liệu phổ biến hiện nay cho doanh nghiệp:
- Số hóa nội bộ: Doanh nghiệp tự thực hiện số hóa tài liệu bằng các thiết bị và phần mềm chuyên dụng, đòi hỏi công ty phải đầu tư trang thiết bị và công nghệ phù hợp để phục vụ công tác số hóa tài liệu.
- Thuê dịch vụ số hóa: Doanh nghiệp có thể thuê các đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa chuyên nghiệp để thực hiện toàn bộ quá trình số hóa tài liệu, giúp tiết kiệm nhân lực và chi phí đầu tư thiết bị, công nghệ.
Đối với cách số hóa tài liệu nội bộ, doanh nghiệp phải bỏ ra chi phí đầu tư ban đầu cao, nhưng có thể tiết kiệm chi phí trong quá trình số hóa tài liệu lâu dài, phù hợp đối với các doanh nghiệp có nhiều đợt phát sinh tài liệu cần số hóa trong tương lai. Ngược lại, phương pháp thuê dịch vụ số hóa có chi phí đầu tư ban đầu thấp, nhưng chi phí triển khai có thể cao hơn.
Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố như quy mô tài liệu cần số hóa, yêu cầu về chất lượng số hóa, ngân sách để lựa chọn phương pháp số hóa phù hợp.
| Xem thêm: Quy định trong số hóa và lưu trữ tài liệu (Cập nhật mới nhất) |
Các thiết bị và phần mềm cần thiết khi số hóa tài liệu cho doanh nghiệp
Để đảm bảo triển khai nhanh và chính xác, đúng cách số hóa tài liệu, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các thiết bị và phần mềm.
Đầu tiên là các thiết bị số hóa, bao gồm máy scan tài liệu, máy ảnh, máy quay phim,… chuyên dụng, phù hợp với khối lượng tài liệu và tiến độ triển khai dự án mà doanh nghiệp mong muốn.
Tiếp đó là các phần mềm số hóa và công nghệ số hóa tài liệu gồm phần mềm quản lý tài liệu điện tử (DMS), phần mềm ứng dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR),… giúp chuyển đổi các ký tự, hình ảnh, văn bản giấy thành văn bản điện tử.
Các bước số hóa tài liệu chuyên nghiệp và chuẩn nhất cho doanh nghiệp
Hiện nay, trên mạng internet có khá nhiều thông tin chia sẻ về các bước số hóa tài liệu cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, dựa trên kinh nghiệm đúc rút thực tế từ hơn 16 năm triển khai số hóa, FSI đem tới một quy trình chuẩn, đảm bảo giúp doanh nghiệp thực hiện đúng cách số hóa tài liệu, tránh lãng phí và phức tạp, bao gồm 7 bước sau:
Bước 1: Thu thập tài liệu giấy
Bước đầu tiên là thu thập tất cả các tài liệu giấy cần số hóa. Doanh nghiệp cần xác định rõ loại tài liệu cần số hóa, bao gồm các thông tin như:
- Tên tài liệu
- Loại tài liệu
- Nội dung tài liệu
- Thời gian tạo lập tài liệu
- Kích thước tài liệu
Bước 2: Sắp xếp, phân loại, chỉnh lý tài liệu
Sau khi thu thập tài liệu, doanh nghiệp cần tiến hành sắp xếp, phân loại và chỉnh lý tài liệu. Việc sắp xếp, phân loại tài liệu giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và kiểm soát quá trình số hóa.
Cách sắp xếp, phân loại tài liệu có thể được thực hiện theo các tiêu chí sau:
- Loại tài liệu
- Nội dung tài liệu
- Thời gian tạo lập tài liệu
- Lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp
Tùy theo quy mô và đặc thù của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể lựa chọn cách sắp xếp, phân loại tài liệu phù hợp.
Bước 3: Scan tài liệu
Scan tài liệu là quá trình chuyển đổi các tài liệu giấy sang dạng kỹ thuật số. Đây là một bước quan trọng cần đảm bảo độ chính xác cao nếu doanh nghiệp muốn thực hiện đúng cách số hóa tài liệu, do đó, cần lựa chọn thiết bị scan phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Khi scan tài liệu, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:
- Cài đặt độ phân giải scan phù hợp để đảm bảo chất lượng hình ảnh.
- Sử dụng các thiết bị hỗ trợ để scan tài liệu có kích thước lớn.
- Kiểm tra kỹ chất lượng hình ảnh sau khi scan
Đọc thêm: Hướng dẫn chi tiết khi muốn scan tài liệu tại đây.
Bước 4: Kiểm tra file đầu ra (thực hiện 2 lần)
Sau khi scan tài liệu, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ chất lượng hình ảnh của file đầu ra hay chất lượng của bản scan. Nếu phát hiện lỗi, doanh nghiệp cần thực hiện scan lại tài liệu.
Bước 5: Nhập liệu, nhận dạng ký tự
Để số hóa toàn diện các tài liệu văn bản, doanh nghiệp cần thực hiện nhập liệu, nhận dạng ký tự. Việc nhập liệu, nhận dạng ký tự giúp chuyển đổi toàn bộ nội dung trên các tài liệu văn bản dạng giấy sang dạng file văn bản điện tử, để từ đó phục vụ công tác tìm kiếm, chỉnh sửa, cập nhật nội dung tài liệu trên hệ thống điện tử trong tương lai.
Khi nhập liệu, nhận dạng ký tự, doanh nghiệp cần lưu ý sử dụng phần mềm nhận dạng ký tự (OCR) có chất lượng tốt, độ chính xác cao nhằm tiết kiệm thời gian và nhân lực, đồng thời hạn chế sai sót do con người.
Bước 6: Kiểm tra dữ liệu nhập liệu (thực hiện 2 lần)
Sau bước nhập liệu, nhận dạng ký tự, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ dữ liệu để đảm bảo chính xác. Nếu phát hiện lỗi, doanh nghiệp cần thực hiện chỉnh sửa dữ liệu.
Bước 7: Kết xuất và lưu trữ thông tin
Sau khi kiểm tra dữ liệu được nhập, doanh nghiệp cần kết xuất và lưu trữ thông tin đã được số hóa. Các thông tin hay tài liệu điện tử mới được tạo sẽ được lưu trữ tập trung trên hệ thống quản lý tài liệu điện tử (DMS) của doanh nghiệp. Đây cũng là bước cuối trong quy trình thực hiện đúng cách số hóa tài liệu.
Các lưu ý để doanh nghiệp triển khai số hóa tài liệu với thời gian và chi phí tối ưu
Lập kế hoạch chi tiết và chuẩn bị đầy đủ trước khi số hóa tài liệu
Để triển khai đúng cách số hóa tài liệu với thời gian và chi phí tối ưu, doanh nghiệp cần đảm bảo lập kế hoạch chi tiết và chuẩn bị đầy đủ trước khi số hóa tài liệu. Kế hoạch số hóa tài liệu cần bao gồm các nội dung như loại tài liệu cần số hóa, quy trình số hóa, nguồn lực thực hiện, ngân sách,… Khi đó, nhờ chuẩn bị đầy đủ các nguồn lực cần thiết, doanh nghiệp có thể triển khai số hóa tài liệu nhanh chóng và hiệu quả.
Sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp là cách số hóa tài liệu nhanh và rẻ nhất cho doanh nghiệp
Đối với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, khối lượng tài liệu không lớn, thì có thể chủ động tự thực hiện số hóa tài liệu. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng tài liệu lớn, phương án sử dụng dịch vụ số hóa tài liệu chuyên nghiệp sẽ là giải pháp tối ưu hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời đảm bảo chất lượng số hóa tài liệu.
Cũng cần lưu ý rằng, để triển khai đúng cách số hóa tài liệu, nhanh và rẻ, doanh nghiệp cần lựa chọn các dịch vụ số hóa tài liệu, hồ sơ từ những đơn vị uy tín trên thị trường hiện nay, tránh những rủi ro như hư hại tài liệu, rò rỉ thông tin, độ chính xác kém, hoặc lãng phí thời gian, ngân sách của tổ chức.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm triển khai số hóa hàng ngàn cho doanh nghiệp, FSI là đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu chuyên nghiệp với năng lực top 1 thị trường, bao gồm giải pháp tổng thể từ dịch vụ chỉnh lý tài liệu; dịch vụ scan tài liệu; tới dịch vụ nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu.
Bằng cách số hóa tài liệu với các công nghệ số hóa tiên tiến như OCR, ICR, OMR giúp tự động nhận diện và trích xuất thông tin, dịch vụ của FSI giúp doanh nghiệp nhanh chóng chuyển đổi hồ sơ, tài liệu giấy sang dạng điện tử, lưu trữ tập trung và quản lý khoa học, với chi phí, thời gian, nhân lực triển khai tiết kiệm hơn 50% so với phương thức thủ công.
Đồng thời, dịch vụ số hóa tài liệu tổng thể của FSI tự tin cam kết giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư thiết bị, nhưng luôn đảm bảo chất lượng dự án, độ chính xác của bản scan ở mức cao nhất (99,99%) nhờ vị thế của nhà phân phối độc quyền và chính thức các thiết bị số hóa chuyên dụng từ các thương hiệu hàng đầu thế giới như Cannon, HP, Plustek, Kodak, Contex, Rowe, Qidenus, Fujitsu,…
Bên cạnh đó, với đội ngũ nhân sự hơn 100 chuyên gia công nghệ đầu ngành, 3500 cộng tác viên số hóa được đào tạo bài bản, FSI là đơn vị được tin tưởng lựa chọn trong các dự án số hoá tài liệu, hồ sơ quy mô lớn, yêu cầu bảo mật cao, và đã hỗ trợ các doanh nghiệp, tập đoàn lớn xây dựng thành công cơ sở dữ liệu tập trung trong thời gian ngắn, chi phí tối ưu.
Trong số hơn 1500 khách hàng tín nhiệm FSI trên hành trình số hóa tài liệu, có thể kể tới các doanh nghiệp như DB Schenker Việt Nam, Masterise Group, Mercedes-Benz Việt Nam, Bayer Vietnam, Bosch, Honda Việt Nam, Shopee Việt Nam,… với khối lượng tài liệu mỗi dự án từ hàng trăm ngàn tới hàng triệu hồ sơ.
Tổng kết lại, bằng cách số hóa tài liệu, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và bảo vệ thông tin một cách an toàn. Để triển khai số hóa tài liệu với thời gian và chi phí tối ưu, đáp ứng khối lượng tài liệu lớn thì doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ số hóa tài liệu của nhà cung cấp chuyên nghiệp, điển hình như FSI, nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án.
Có thể bạn quan tâm:
Đánh giá 3 phần mềm quản lý văn bản tốt nhất cho doanh nghiệp (2024)
