Những bất cập trong hệ thống quản lý dữ liệu của khách hàng
Các đơn vị sản xuất, bán buôn, bán lẻ thường có hệ thống cửa hàng, đại lý, showroom lớn, trải rộng tại nhiều tỉnh thành trên cả nước. Với quy mô càng lớn, áp lực về xử lý hóa đơn, chứng từ càng tăng đối với phòng kế toán.
Tại một số khách hàng của FSI đã tư vấn và triển khai, trung bình một tháng, bộ phận kế toán của các đơn vị này phải xử lý hàng nghìn bộ hồ sơ chứng từ kế toán. Hằng năm, số lượng hóa đơn/chứng từ cần phải xử lý lên đến hàng triệu trang.
Chia sẻ cùng FSI, khách hàng cho biết : “Tại công ty đã có hệ thống riêng cho bộ phận kế toán để quản lý chứng từ khoa học hơn. Tuy nhiên, các chứng từ của phòng vẫn phải nhập liệu bằng tay trước khi đưa vào hệ thống quản lý. Việc nhập thông tin trong các trường với nhiều form mẫu khác nhau không chỉ gây tốn thời gian, công sức mà còn dễ xảy ra sai sót”.
Đi sâu vào khảo sát hệ thống, hiện trạng khách hàng, FSI nhận thấy một số hạn chế khác trong hệ thống quản lý của đơn vị tại thời điểm đó như:
- Hệ thống không thể tự động phân loại tài liệu, chứng từ, hồ sơ được lưu trữ lâu ngày trong kho nên không biết đâu là tài liệu đã quá hạn cần hủy, trạng thái của tài liệu ra sao, tài liệu nào đã xuất kho, tài liệu nào được thêm mới.
- Quy trình quản lý phức tạp, thông tin không được cập nhật kịp thời lên hệ thống.
- Hóa đơn/chứng từ số lượng lớn gây khó khăn trong công tác quản lý, việc mượn trả chứng từ trong bộ phận hoặc giữa các phòng ban với nhau.
- Nếu quản lý không tốt dễ dẫn đến các vấn đề thất thoát hoặc lộ lọt thông tin.
Để giải quyết các vấn đề này, FSI cung cấp cho khách hàng giải pháp Quản lý kho dữ liệu số Digitized Store tự động giúp lưu trữ, quản lý dữ liệu và tổng hợp báo cáo phục vụ các nghiệp vụ chuyên môn của phòng kế toán hiệu quả hơn.
Hành trình đưa doanh nghiệp bán lẻ đến gần hơn với chuyển đổi số: Từ số hóa kho dữ liệu…. đến xây dựng bộ quy trình tổng thể.
Giải pháp số hóa kho dữ liệu do FSI cung cấp gồm 3 bước:
- Số hóa chứng từ kế toán
- Nhận dạng và bóc tách thông tin tự động các mẫu hóa đơn, chứng từ
- Đối chiếu dữ liệu với các hệ thống eBanking
Áp dụng công nghệ mã vạch trong việc quản lý chứng từ
Bước 1: Đối chiếu xác thực thông tin số hóa với dữ liệu trên hệ thống E-Banking/ERP để xác thực thông tin thanh toán.
FSI thực hiện sắp xếp, phân loại các mẫu hóa đơn, chứng từ giấy do khách hàng cung cấp, sau đó tiến hành scan, sử dụng công nghệ IONE để đối chiếu, kiểm tra dữ liệu đầu vào với các thông tin có trên hệ thống E-Banking/ERP để xác thực thông tin thanh toán.
Bước 2: Sử dụng công nghệ IONE để nhận dạng và trích xuất các trường thông tin trong mẫu chứng từ kế toán (BTV, PR, Invoice,… ) có sẵn của khách hàng
Dữ liệu sau khi chứng thực sẽ tiếp tục được ứng dụng công nghệ nhận dạng và bóc tách thông tin tự động IONE để trích xuất các trường thông tin trong mẫu theo yêu cầu của khách hàng. Sau khi áp dụng, bộ phận kế toán có thể tự động nhập/xuất các trường thông tin cần thiết ứng với từng mẫu đơn một cách nhanh chóng. Nhờ đó rút ngắn thời gian xử lý một bộ chứng từ kế toán từ 30 phút xuống 5 phút.
Bước 3: Áp dụng công nghệ mã vạch trong việc quản lý chứng từ
Chứng từ sau khi số hóa được đóng vào các thùng và lưu trữ trong kho. Các thùng chứng từ được đánh dấu mã barcode (theo loại chứng từ, năm tài chính, số thứ tự) để hỗ trợ cho công tác quản lý.
“Công nghệ IONE là một đột phá giúp khách hàng rút ngắn thời gian xử lý một bộ chứng từ kế toán từ 30 phút xuống 5 phút, tiết kiệm được phần lớn thời gian và quy trình so với trước đây”
Số hóa chỉ là một phần công việc khi FSI đi giải quyết bài toán tổng thể của khách hàng. Để xây dựng được một kho dữ liệu số Digitized Store đúng theo yêu cầu, đòi hỏi FSI phải thiết lập được một quy trình quản lý dữ liệu toàn diện cho phòng kế toán.
Dựa theo những mong muốn của khách hàng, công ty đã xây dựng một bộ quy trình tổng thể bao gồm: quy trình lưu trữ, quy trình mượn – trả, quy trình hủy và quy trình chuyển kho. Đảm bảo bộ phận kế toán có thể nắm được toàn bộ thông tin từ khi tiếp nhận, lưu trữ, cho đến chuyển giao, hủy bỏ của hóa đơn/chứng từ:
Quy trình lưu trữ
Phần mềm quản lý kho tài liệu số DocEye cho phép quét, tự động nhập dữ liệu các trường được mặc định và lưu trữ vào kho ảo trên hệ thống.
Các tài liệu sau khi lưu trữ sẽ tự động in mã vạch (dán trên thùng tài liệu). Khi in mã vạch, hệ thống sẽ tự động cập nhật vị trí chứng từ lên kho ảo theo logic của dữ liệu chính. Ngoài ra, để hỗ trợ tối ưu cho công tác quản lý dữ liệu lưu trữ, hệ thống còn có chức năng xuất báo cáo và in báo cáo lưu trữ hàng tháng cho người quản lý.
Hệ thống quy trình mượn – trả
Phòng kế toán có thể quản lý các đơn từ, hóa đơn mượn trả dễ dàng, tiện lợi nhờ hệ thống quản lý quy trình do FSI xây dựng. Quy trình được phân làm 2 phân hệ bao gồm: Quy trình mượn trả của các phòng ban và Quy trình mượn trả của phòng kế toán.
Với quy trình này, người quản lý kho sẽ nhận được thông báo khi có bất kỳ yêu cầu mượn tài liệu nào trên hệ thống. Đồng thời xuất các dữ liệu báo cáo mượn chứng từ nhanh chóng (theo tên người đề nghị, ngày mượn – trả, nội dung chứng từ)
Quy trình hủy
Ứng dụng công nghệ OCR và kiểm tra dữ liệu mã barcode để xuất dữ liệu chứng từ được hủy dựa trên điều kiện trên dữ liệu chính (số chứng từ, thùng chứng từ, vị trí chứng từ), kiểm tra dữ liệu cứng mang đi hủy có nằm trong danh sách cần hủy hay không, tự động thay đổi trạng thái của chứng từ khi ra khỏi kho, tải lên lại dữ liệu trên hệ thống, tự động in mã vạch sau khi quét, tự động lưu trữ dữ liệu trên kho ảo, kiểm tra dữ liệu hủy, tự động xóa dữ liệu trên hệ thống khi chứng từ được hủy
Quy trình chuyển kho
Khi chứng từ được chuyển giao từ kho này sang kho khác (dựa theo concept lưu trữ chứng từ của phòng kế toán: <1 năm, >1 năm và <5 năm, >5 năm), hệ thống sẽ tự động xuất dữ liệu chuyển kho và kiểm tra lại dữ liệu trên mã barcode xem thùng dữ liệu cứng có nằm trong danh sách cần chuyển hay không. Ngoài ra hệ thống cũng sẽ tự động cập nhật vị trí tại kho mới cho những thùng chứng từ chuyển kho để đảm bảo công tác quản lý được hoạt động hiệu quả và xuyên suốt.
Đăng ký ngay TẠI ĐÂY để nhận thông tin tư vấn chi tiết về dịch vụ số hóa của FSI – doanh nghiệp số hóa chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam!
