Giải pháp nào cho doanh nghiệp tránh thiệt hại tối đa thời corona? Giải pháp nào giúp vận hành doanh nghiệp hiệu quả? Và giải pháp nào vừa mang lại hiệu quả quản lý và vừa đảm bảo an toàn dữ liệu? Câu trả lời chính là số hóa tài liệu!
Sinh tồn mùa dịch!
Vừa đảm bảo sức khỏe cho nhân viên, vừa đảm bảo năng suất làm việc là điều mà mọi công ty đều rất đau đầu trong đại dịch corona (ảnh minh họa)
COVID-19 – một đại dịch của toàn cầu đang diễn biến ngày càng phức tạp và nguy hiểm, gây tổn hại tới sức khỏe, tính mạng con người và chắc chắn đã và đang kéo theo những tác động về kinh tế. Hơn lúc nào hết, thời điểm này các doanh nghiệp trong nước đang phải đối mặt hậu quả nghiêm trọng do virus covid-19 gây ra, với việc suy giảm tới 70-80% hiệu quả công việc.
Trước tình hình đó, song song với những nỗ lực phòng, chống dịch bệnh để bảo vệ sức khỏe con người, các doanh nghiệp cũng cần theo sát thông tin từ các cơ quan chức năng để chủ động kế hoạch sản xuất kinh doanh; linh hoạt xử lý các vấn đề phát sinh về hợp đồng và phía đối tác để sinh tồn trong mùa dịch.
Và điều quan trọng nhất chính là tìm ra đáp án cho bài toán phương thức quản lý nhân viên và vận hành công việc hiệu quả để giảm thiểu tối đa những thiệt hại kinh tế trước những tác động trực tiếp hoặc gián tiếp do dịch bệnh COVID-19, trước khi có những hỗ trợ, giúp đỡ từ phía Chính phủ, các ban, ngành chức năng …
Doanh nghiệp làm gì?
Tại thời điểm này, nhiều doanh nghiệp đã tìm phương thức an toàn, chuyển sang hình thức làm việc online. Tuy nhiên không phải cứ nói chuyển online là sẽ làm được online! Vì việc chuyển đổi hình thức này lại cần có rất nhiều nền tảng để chuyển đổi!
Một khó khăn điển hình mà doanh nghiệp nào cũng mắc phải khi làm việc online là việc chuyển thông tin giữa phòng, ban chức năng: 80% doanh nghiệp đang quản lý tài liệu theo hình thức thủ công; một nhân viên tốn 30-40%. Các tài liệu vẫn còn lưu bằng bản cứng, dữ liệu chứng từ còn lưu lại trên các giá thời gian để tìm thông tin; 67% dữ liệu bị mất liên quan đến việc tìm kiếm, khai thác tài liệu dẫn tới kết quả công việc khó cập nhật vào cơ sở dữ liệu điện tử.
Lý do là, khi quy mô kinh doanh còn nhỏ hẹp, chúng ta có thể sử dụng sổ sách để lưu trữ và xử lý thông tin trực tiếp trên đó. Nhưng với tốc độ tăng trưởng như bây giờ, những công cụ như vậy đã “lỗi thời” rồi. Hơn nữa, nếu không biết cách phân loại, sắp xếp thông tin dữ liệu thành từng hạng mục riêng, các dữ liệu được đưa lên “các kho” ấy sẽ không khác gì một ma trận và lúc này chắc chắn rằng nhiều bộ phận sẽ gặp không ít khó khăn để lọc, tìm kiếm và xử lý các vấn đề phát sinh. Từ đó, những sai sót hay mất mát dữ liệu là điều không thể tránh khỏi.
Muốn giảm thiểu những công việc mang tính chất “chân tay”, muốn làm online hiệu quả thời corona, muốn tăng năng suất lao động, chắc chắn các doanh nghiệp phải sử dụng phần mềm, giải pháp để hỗ trợ. Câu trả lời cho vấn đề này chính là Số hóa!
Số hóa – Bài toán an toàn dữ liệu và an toàn lao động
Có thể thấy, giải pháp số hóa tài liệu sẽ giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc, từ đó gia tăng năng lực cạnh tranh thông qua việc giảm thiểu diện tích, không gian lưu giữ tài liệu; đem lại khả năng truy xuất, tìm kiếm thông tin; giúp bảo quản, duy trì thông tin dữ liệu được lâu hơn, tiết kiệm chi phí quản lý tài liệu.
Trong một thống kê của FSI – Nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam cho biết những lợi ích của nền tảng số hóa như:
– Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn
– Tiết kiệm tới 50% chi phí quản lý và nhân sự
– Chia sẻ thông tin nhanh chóng và nâng cao sự hợp tác giữa các phòng ban
– Tăng cường khả năng bảo mật thông tin
Một điểm quan trọng khác chính là việc bảo mật thông tin khi sử dụng công nghệ số hóa. Với hệ thống số hóa có khả năng thiết lập chế độ bảo mật cho từng tài liệu, gồm: bảo mật thông tin tài liệu chi tiết tới từng trường dữ liệu; phân quyền người dùng theo các cấp độ khác nhau; phân quyền từng module trong hệ thống. Hệ thống số hóa khi vận hành sẽ tiết kiệm chi phí, thời gian, đặc biệt là cung cấp số liệu phục vụ cho chiến lược chỉ đạo, điều hành từ xa của doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Giải pháp nào giúp doanh nghiệp Việt vượt khó thời dịch Corona?
Số hóa – Bài toán an toàn dữ liệu và an toàn lao động
Bên cạnh đó, tại thời điểm dịch Covid-19 diễn biến phức tạp trên quy mô toàn cầu, khiến hàng loạt các tập đoàn, và nhiều công ty công nghệ lớn khác đã khuyến khích nhân viên làm việc tại nhà thay vì đến các văn phòng để hạn chế bùng phát dịch bệnh.
Với hệ thống thông tin điện tử Internet online được mọi người quan tâm ứng dụng nhiều nhất nhờ tính thông dụng trong việc giao tiếp, tìm kiếm và đọc thông tin bằng tính năng ưu việt của các phần mềm ứng dụng về quản lý, số hóa tài liệu. Các thông tin quản lý nội dung của dữ liệu lưu trữ bảo đảm đầy đủ, chính xác đến từng chi tiết. Việc quản lý và tìm kiếm online cũng linh hoạt, dễ dàng và thuận tiện. Đây là một trong những giải pháp tức thời giúp hạn chế, khoanh vùng lây lan dịch bệnh, đảm bảo sức khỏe cho cộng đồng.
Điều này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tiếp cận được nhiều đối tượng lao động khác nhau, và quan trọng là thích nghi với những hoàn cảnh làm việc mới của xã hội bây giờ.
1 bước đi 2 đích đến – tiến thẳng lên công nghệ 4.0
Thời điểm dịch bệnh corona xảy ra chính là thách thức, nhưng đồng thời là cơ hội để chuyển đổi quyết liệt sang bộ máy 4.0. Đây là một thời điểm đúng lúc mà các đơn vị cần gấp rút thực hiện quá trình cải tổ, đưa doanh nghiệp mình lên hoạt động xứng tầm thời đại – một thời đại của công nghệ.
“Vừa ứng phó được với dịch bệnh, vừa giúp đơn vị mình thích ứng với thời đại 4.0, giải pháp số hóa chính là lời giải cho các doanh nghiệp tại thời điểm hiện khó khăn này. Số hóa tài liệu đơn giản được bắt đầu được số hoá hồ sơ, tài liệu thay vì lưu trữ thủ công!” – đó chính là những lời chia sẻ từ ông Cao Hoàng Anh – Phó Tổng Giám đốc FSI.
Đúng vậy! Cuộc cách mạng 4.0 đã đặt ra áp lực lớn cho sự thay đổi. Đây là động lực để đổi mới, tái cơ cấu. Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 sẽ tạo sức ép khủng khiếp cho cải cách. Doanh nghiệp cần nhanh chóng thích ứng với nền kinh tế số hoá, coi việc áp dụng các giải pháp số hoá vào kinh doanh, đơn giản như việc số hoá hồ sơ, tài liệu. Thời điểm dịch bệnh này lại càng phải thực hiện quyết liệt hơn nữa! Chuyển đổi số thành công, sau dịch bệnh ta sẽ thấy một doanh nghiệp hoàn toàn khác so với trước kia, một doanh nghiệp 4.0 trưởng thành và sẵn sàng ứng phó với mọi thách thức, đón nhận cơ hội phía trước.
Doanh nghiệp bạn hãy tiếp gần hơn với kỷ nguyên 4.0
Tạm kết: Để ứng phó với thời điểm dịch bệnh hoành hành, các doanh nghiệp cần quyết liệt đưa ra những giải pháp giải quyết vấn đề, đơn giản là từ việc số hóa tài liệu hay hồ sơ! Sau dịch bệnh, bạn sẽ thấy công ty mình thay đổi hơn bao giờ hết!
