Tin tức công nghệ

Quản Lý Tài Liệu Dễ Dàng Với Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu

740 Views
Quản lý tài liệu là một hoạt động thiết yếu trong doanh nghiệp, nó không chỉ giúp lưu trữ thông tin tài chính, dữ liệu khách hàng của doanh nghiệp mà còn giúp quản lý các thông tin văn bản, hợp đồng, sản phẩm,… Tuy nhiên, để quản lý tài liệu hiệu quả, doanh nghiệp cũng cần đến sự giúp sức của những phần mền hỗ trợ.

Tài liệu là gì? Quản lý tài liệu là gì?

Tài liệu là gì? Quản lý tài liệu là gì?

Tài liệu là gì? Quản lý tài liệu là gì?

Tài liệu là toàn bộ dữ liệu bảo đảm thông tin cho vấn đề sản xuất và quản lý. Theo nghĩa rộng, tài liệu cần thiết cho mọi lĩnh vực hoạt động xã hội con người, nó giúp con người ghi nhớ những thông tin quan trọng, có giá trị trog quá trình hoạt động. Và dù ở lĩnh vực nào, tài liệu cũng nắm giữ một vai trò quan trọng.

Quản lý tài liệu là công việc lưu trữ, phân loại dữ liệu nội bộ của tổ chức, doanh nghiệp, nhằm phục vụ cho việc kinh doanh, sản xuất. Quản lý tài liệu hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp, tổ chức sắp xếp, tổ chức tài liệu hợp lý hơn, tiết kiệm chi phí bảo quản và thời gian tiềm kiếm.

>> Xem thêm: Số hóa tài liệu lưu trữ và yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành lưu trữ

Thực trạng quản lý tài liệu khi chưa có phần mềm quản lý tài liệu

Thực trạng quản lý tài liệu khi chưa có phần mềm quản lý tài liệu

Thực trạng quản lý tài liệu khi chưa có phần mềm quản lý tài liệu

Ghi nhận, sao lưu lại trên tài liệu giấy, sổ sách theo dõi, … sau đó lưu lại trong thư viện hoặc các kho lưu trữ là những hình thức quản lý tài liệu theo phương pháp quản lý tài liệu truyền thống thường được áp dụng trước đây. Bằng phương pháp đánh dấu mã số tài liệu và ghi chép thông tin vào những kẹp file hồ sơ mà chúng ta có thể tìm kiếm lại những thông tin tài liệu khi cần. 

Tuy nhiên, với cách làm này, việc quản lý tài liệu sẽ gặp nhiều khó khăn khi khối lượng những công văn giấy tờ, hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp sẽ tăng lên rất nhiều theo thời gian. Việc này khiến doanh nghiệp bắt đầu lâm vào tình cảnh khó khăn khi mà việc quản lý thông tin tài liệu, tra cứu hồ sơ bắt đầu rơi vào trạng thái quá tải và khó kiểm soát. Mặt khác, việc lưu trữ tài liệu trong kho cũng khiến doanh nghiệp tốn một khoản chi phí không hề nhỏ cho việc quản lý, kho bãi và bảo quản. 

Phần mềm quản lý tài liệu – phương pháp quản lý tài liệu doanh nghiệp hiệu quả

Trong thời đại công nghệ số đang lên ngôi, những phần mềm quản lý tài liệu được đánh giá là cách quản lý tài liệu văn phòng thông minh hiện nay. Tuy nhiên, quá nhiều sản phẩm phầm mềm quản lý tài liệu được đưa ra thị trường khiến người dùng khó lựa chọn được đâu là phần mềm phù hợp với doanh nghiệp, tổ chức của mình. 

Nếu vẫn còn phân vân, bạn hãy thử tham khảo một số phần mềm dưới đây:

ISO Vtranet - phần mềm quản lý tài liệu an toàn cho doanh nghiệp

ISO Vtranet - phần mềm quản lý tài liệu an toàn cho doanh nghiệp

ISO Vtranet - phần mềm quản lý tài liệu an toàn cho doanh nghiệp

ISO Vtranet là một phần mềm quản lý tài liệu thông minh với tính năng chủ yếu là sắp xếp tài liệu theo các danh mục, bổ sung thêm tài liệu, cho phép tìm kiếm tài liệu giúp người dùng giải quyết được khâu lưu trữ, quản lý dữ liệu một cách hiệu quả.

Đặc biệt hơn, ISO Vtranet còn được nhiều người lựa chọn vì tính bảo mật cao. Nhờ vào tính phân quyền sử dụng, phần mềm quản lý ISO Vtranet được đánh giá cao về mức độ bảo mật thông tin dù có người truy cập vào.

Phần mềm quản lý tài liệu EFile

Phần mềm quản lý tài liệu EFile

Phần mềm quản lý tài liệu EFile

Chia sẻ và tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, phê duyệt tài liệu, lưu trữ tài liệu,… là những tính năng ưu việt có thể kể đến của phần mềm quản lý tài liệu eFile. Với phần mềm quản lý tài liệu thông minh này, công việc về lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, giảm thiểu các nguy cơ về thất thoát dữ liệu, một tình trạng thường gặp tại các doanh nghiệp.

Với ưu điểm thiết kế đơn giản, giao diện bắt mắt, thân thiện với người dùng cùng khả năng lưu trữ tài liệu eFile tối ưu, phần mềm quản lý tài liệu eFile cho phép người sử dụng làm việc nhanh chóng, hiệu quả, công việc được rút ngắn.

Quản lý tài liệu lưu trữ hiệu quả hơn với VcSoft DMS

Phần mềm quản lý tài liệu văn phòng VcSoft DMS cho phép và hỗ trợ người dùng lưu công văn, dữ liệu, giấy tờ quan trọng của doanh nghiệp. Thêm vào đó, phần mềm này còn có chức năng tổ chức, thống kê cũng như thiết lập danh mục tài liệu giúp công việc quản lý tài liệu diến ra hiệu quả hơn. 

Nhờ vào những tính năng tiện dụng của mình, phần mềm VcSoft DMS thích hợp sử dụng tại các doanh nghiệp lớn nhỏ khác nhau.

DocEye – Phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp

DocEye – Phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp

DocEye – Phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp

Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ DocEye là một sản phẩm trọng tâm của Công ty Cổ phần đầu tư thương mại và phát triển công nghệ FSI – doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực chuyển đổi số tại Việt Nam nghiên cứu phát triển dựa trên các công nghệ quản trị tài liệu tiên tiến trên thế giới, gắn với nhu cầu thực tế của các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp.

Bạn có biết, những thông tin phi cấu trúc (email, hình ảnh, audio, báo cáo kết xuất từ những ứng dụng nghiệp vụ, văn bản,…) chiếm tới 80% khối lượng thông tin của doanh nghiệp hiện nay. DocEye chính là một giải pháp hữu hiệu giúp thu nhận, quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ thông tin phi cấu trúc đó tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức.

Ngoài ra, DocEye còn có khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu của người dùng, tích hợp cùng lúc với nhiều phần mềm quản trị khác mà doanh nghiệp đang sử dụng như: phần mềm quản lý kế toán, phần mềm thanh toán, phần mềm quản lý nhân sự,…

DocEye sở hữu nhiều ưu điểm và lợi ích nổi bật vượt xa một phần mềm quản lý tài liệu thông thường. Những lợi ích của DocEye có thể kể đến như:

-    Quản lý, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu công việc nhanh chóng không bị giới hạn bởi không gian và thời gian.

-    Dễ dàng tạo lập quy trình làm việc, giúp quản lý công việc chuyên nghiệp hiệu quả.

-    Lãnh đạo có thể dễ dàng quản lý theo dõi tài liệu của doanh nghiệptheo bảng thống kê.

-    Tích hợp sẵn bộ tài liệu quản trị doanh nghiệp (mẫu form, mẫu từ hành chính, ...).

-    Tiết kiệm chi phí quản lý vận hành cho doanh nghiệp (nhân sự, in ấn, quản lý, ...).

-    Thông tin được bảo mật an toàn qua cơ chế phân quyền chi tiết đến từng người dùng.