Dịch vụ nhập liệu là gì? Các loại dịch vụ nhập liệu tốt nhất hiện nay

Thông tin, dữ liệu được coi là tài nguyên quý hiếm trong thời đại công nghệ số, chuyển đổi số đối với tất cả các ngành công nghiệp. Do đó, sự gia tăng của các dịch vụ nhập dữ liệu là một trong những quy trình hữu ích nhất và có nhu cầu cao nhất trong các công ty và tổ chức kinh doanh. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ về dịch vụ nhập liệu cũng như là tầm quan trọng của chúng.

Dịch vụ nhập dữ liệu và xử lý dữ liệu là gì?

Nhập dữ liệu hay gọi tắt là nhập liệu là công việc mã hóa loại dữ liệu cụ thể vào máy tính hoặc bất kỳ thiết bị điện tử khác bằng phần mềm.  

Dịch vụ nhập liệu là giải pháp cung cấp giúp chuyển đổi định dạng của thông tin theo nhu cầu của người dùng. Các định dạng này gồm các tài liệu viết tay, bảng tính, mã dãy số… Đôi khi trong việc chuyển đổi thông tin quan trọng cần có kỹ năng chính xác cao, yêu cầu đội ngũ nhập liệu phải có chuyên môn tốt để kết quả nhập liệu chuẩn xác 

Hiện nay, các công ty, doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào đều rất cần tới dịch vụ nhập liệu khi mà xu hướng big data, học máy, học sâu ngày càng bùng nổ mạnh mẽ.  

Tuy nhiên, thách thức là quy trình nhập liệu này mất rất nhiều thời gian. Kết quả là, các công ty phân bổ các đội lớn để xử lý chúng. Nếu các đội là nội bộ, chi phí của dự án sẽ cao hơn. Do đó, thông thường, các doanh nghiệp sẽ thuê dịch vụ nhập liệu bên ngoài để tiết kiệm nguồn nhân lực và thời gian. 

Xem thêm: Số hóa tài liệu là gì? Hướng dẫn số hóa tài liệu chi tiết

Lợi ích của việc thuê dịch vụ nhập dữ liệu và xử lý dữ liệu 

• Tiết kiệm thời gian và chi phí:  

• Thay vì đầu tư vào nhân lực, thiết bị và phần mềm, doanh nghiệp có thể thuê dịch vụ chuyên nghiệp với chi phí hợp lý. 

• Việc này giúp giải phóng nguồn lực nội bộ, cho phép doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi. 

• Giúp tối ưu hoá thời gian và chi phí vận hành cho doanh nghiệp. 

• Giảm thiểu sai sót, tối ưu hiệu quả:  

• Các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp có quy trình làm việc chuẩn hóa và đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo độ chính xác cao. 

• Việc giảm thiểu sai sót giúp nâng cao chất lượng dữ liệu và hỗ trợ đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác. 

• Giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả công việc. 

• An toàn, bảo mật:  

• Các đơn vị uy tín có các biện pháp bảo mật thông tin nghiêm ngặt, đảm bảo an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp. 

• Việc này đặc biệt quan trọng đối với các ngành nghề yêu cầu bảo mật cao như tài chính, ngân hàng, y tế, v.v. 

• Giúp doanh nghiệp an tâm về vấn đề bảo mật. 

Các loại hình dịch vụ nhập dữ liệu và xử lý dữ liệu phổ biến 

Chúng ta có thể phân loại các loại dịch vụ nhập liệu khác nhau tùy theo tính chất của nhiệm vụ được yêu cầu, mức độ khó khăn cũng phụ thuộc vào loại công việc. Do đó, đôi khi cần có một cách tiếp cận chuyên biệt hơn. Bản thân nhập liệu là một thuật ngữ rất rộng được sử dụng để mô tả không chỉ việc chèn thông tin từ định dạng / tệp này sang định dạng / tệp khác mà còn cả việc xử lý và phân tích dữ liệu .  

Nguồn dữ liệu cần xử lý hoặc nhập có thể ở nhiều định dạng khác nhau, bản cứng hoặc kỹ thuật số. Một số công ty cần sao chép thông tin từ các ghi chú viết tay , trong khi các công ty khác cần chuyển đổi các tệp giọng nói và âm thanh sang văn bản bằng cách phiên âm chúng. Các công ty xử lý nhiều biểu mẫu cần xử lý nhiều dữ liệu. Họ cũng cần lưu trữ thông tin vào cơ sở dữ liệu kỹ thuật số để sử dụng hoặc tham khảo sau này. 

Vô số tác vụ nhập dữ liệu có thể được nhóm thành bốn loại chính dựa trên bản chất của chúng: Làm sạch dữ liệu, Phân loại dữ liệu, Xử lý dữ liệu và Chuyển đổi dữ liệu. 

Làm sạch dữ liệu 

Làm sạch dữ liệu bao gồm việc tổ chức lại thông tin được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu sao cho chính xác và cập nhật. Làm sạch dữ liệu  giúp lưu trữ thông tin một cách chính xác bằng cách loại bỏ thông tin không chính xác và trùng lặp.  

Nhiệm vụ: Cập nhật CRM, theo dõi cơ sở dữ liệu, nghiên cứu thông tin, loại bỏ trùng lặp, sửa đổi thông tin, sửa thông tin, tìm và loại bỏ lỗi, v.v. 

Xử lý dữ liệu 

Xử lý dữ liệu có nghĩa là thu thập và sửa đổi thông tin để phân tích hoặc sử dụng thông tin đó sau này. Xử lý dữ liệu có thể hữu ích cho việc lưu trữ  thông tin, phân tích dữ liệu, lọc dữ liệu , báo cáo , v.v. Trọng tâm chính của xử lý dữ liệu là chỉnh sửa dữ liệu theo cách mà nó phục vụ cho một mục đích nhất định.  

Nhiệm vụ: trích xuất dữ liệu, thu thập dữ liệu, nhập yêu cầu, kế toán và nhập dữ liệu số liệu, tạo cơ sở dữ liệu, chỉnh sửa ảnh hoặc sản phẩm, v.v.   

Phân loại dữ liệu 

Phân loại dữ liệu là quá trình sắp xếp dữ liệu thành các loại dựa trên các thuộc tính và đặc điểm của các mục. Phân loại dữ liệu giúp lưu trữ thông tin bằng cách sắp xếp để có thể dễ dàng truy cập và lọc. Phân loại dữ liệu cũng hữu ích cho phần mềm AI và Máy học . 

Nhiệm vụ: phân loại dữ liệu, sắp xếp dữ liệu thành các danh mục, gắn thẻ dữ liệu, chú thích dữ liệu, lập chỉ mục dữ liệu, phân loại danh thiếp, nhập dữ liệu sản phẩm, v.v. 

Chuyển đổi dữ liệu 

Chuyển đổi dữ liệu, như tên cho thấy, là quá trình chuyển đổi dữ liệu từ định dạng này sang định dạng khác . Dữ liệu có thể được chuyển đổi từ bản cứng sang định dạng kỹ thuật số hoặc từ định dạng kỹ thuật số sang định dạng khác (từ .jpg sang .pdf, từ .pdf sang .xml, v.v.) Việc chuyển đổi dữ liệu có thể được thực hiện thủ công hoặc máy móc hỗ trợ. 

Nhiệm vụ: phiên âm, chỉnh sửa ảnh, nhập dữ liệu, sao chép thông tin từ ghi chú viết tay, thu thập dữ liệu từ các định dạng ảnh, v.v. 

Doanh nghiệp có nhu cầu về nhập liệu và xử lý dữ liệu hãy liên hệ ngay với FSI để được tư vấn giải pháp” miễn phí” phù hợp với doanh nghiệp.

Xem thêm:  

• Tối ưu quy trình làm việc nhờ dịch vụ nhập liệu 

• Các loại dịch vụ nhập liệu tốt nhất hiện nay