Scan tài liệu, hồ sơ không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ, bảo quản tài liệu an toàn mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm, chia sẻ và khai thác thông tin.Hiểu được giá cả chính là yếu tố quan trọng dẫn đến quyết định dành cho doanh nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về báo giá scan tài liệu và những lưu ý quan trọng khi xây dựng kinh phí triển khai.
Các yếu tố ảnh hưởng đến báo giá scan tài liệu
Báo giá scan tài liệu có thể thay đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố về đơn vị triển khai hoặc có thể như:
- Yêu cầu về tài liệu:
- Số lượng tài liệu: Số lượng tài liệu cần scan càng lớn, chi phí trên mỗi trang thường càng giảm.
- Loại tài liệu: Các loại tài liệu khác nhau (văn bản, hình ảnh, bản vẽ, v.v.) đòi hỏi quy trình scan và xử lý khác nhau.
- Kích thước và chất liệu tài liệu: Tài liệu có kích thước lớn, chất liệu đặc biệt (giấy mỏng, giấy bóng, v.v.) đòi hỏi kỹ thuật scan phức tạp hơn.
- Yêu cầu về chất lượng đầu ra:
- Độ phân giải và chế độ màu: Độ phân giải cao và chế độ màu đầy đủ tạo ra hình ảnh chất lượng cao hơn, nhưng cũng làm tăng dung lượng file và chi phí.
- Yêu cầu xử lý hình ảnh: Các yêu cầu xử lý hình ảnh bổ sung (cắt xén, xoay, chỉnh sửa, OCR, v.v.)
- Yêu cầu về chỉ mục và gắn thẻ: Việc tạo chỉ mục và gắn thẻ thông tin giúp dễ dàng tìm kiếm tài liệu.
- Yêu cầu về tích hợp với các hệ thống vận hành khác của tổ chức, doanh nghiệp
- Yêu cầu khác:
- Thời gian thực hiện
- Địa điểm triển khai
- An toàn, bảo mật thông tin
- …
- Xem thêm: Scan ở đâu giá rẻ, uy tín cho doanh nghiệp
5 Lưu ý khi xây dựng kinh phí triển khai
Khi xây dựng kinh phí triển khai dự án scan tài liệu, hồ sơ, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau để đảm bảo dự án được thực hiện hiệu quả và tiết kiệm chi phí:
Thứ nhất: Xác định rõ nhu cầu khi nào nên scan tài liệu và yêu cầu cần đạt được
Việc triển khai scan tài liệu là một quyết định chiến lược, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, thời điểm và cách thức triển khai cần được cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo hiệu quả cao nhất.
Thứ 2: Doanh nghiệp nên xác định xem khi nào nên triển khai scan tài liệu:
- Gặp vấn đề về không gian lưu trữ: Tài liệu giấy chiếm quá nhiều diện tích, khó tìm kiếm, dễ hư hỏng.
- Muốn tăng hiệu quả làm việc: Nhân viên mất nhiều thời gian tìm kiếm, chia sẻ tài liệu, quy trình làm việc thủ công.
- Nâng cao bảo mật thông tin: Tài liệu giấy dễ mất cắp, hư hỏng, khó kiểm soát quyền truy cập.
- Tối ưu hóa quy trình làm việc: Khó tích hợp dữ liệu giấy vào phần mềm, thiếu đồng bộ trong quản lý thông tin..
Thứ 3: Doanh nghiệp cần xác định rõ:
- Số lượng tài liệu cần scan là bao nhiêu? (đơn vị tính có thể là trang, tập, hộp, v.v.)
- Loại hình tài liệu là gì? (văn bản, hình ảnh, bản vẽ kỹ thuật, v.v.)
- Kích thước tài liệu như thế nào? (A4, A3, A0, v.v.)
- Mục tiêu của việc scan tài liệu là gì? (lưu trữ, quản lý, chia sẻ, tìm kiếm thông tin, v.v.)
- Việc xác định rõ ràng nhu cầu và mục tiêu sẽ giúp doanh nghiệp dự trù kinh phí phù hợp, tránh lãng phí.
Thứ 4: Doanh nghiệp nên tự triển khai khi:
Tự triển khai scan tài liệu phù hợp với những trường hợp sau:
- Số lượng tài liệu ít: Nếu doanh nghiệp chỉ cần scan một lượng nhỏ tài liệu thường xuyên, việc đầu tư máy scan và phần mềm là hợp lý.
- Tài liệu đơn giản: Các loại tài liệu không yêu cầu chất lượng hình ảnh cao, không cần xử lý hậu kỳ phức tạp.
- Kiểm soát hoàn toàn: Doanh nghiệp muốn tự quản lý quy trình scan và bảo mật thông tin nội bộ.
- Tiết kiệm chi phí in ấn…
Thứ 5: Doanh nghiệp nên thuê đơn vị scan tài liệu bên ngoài khi:
- Số lượng tài liệu lớn: Khi doanh nghiệp cần số hóa một khối lượng tài liệu khổng lồ, dịch vụ chuyên nghiệp sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
- Tài liệu phức tạp: Các loại tài liệu có kích thước, chất liệu, độ phân giải khác nhau đòi hỏi thiết bị và kỹ thuật chuyên dụng.
- Yêu cầu chất lượng cao: Dịch vụ chuyên nghiệp đảm bảo chất lượng hình ảnh sắc nét, độ chính xác cao, xử lý hậu kỳ chuyên nghiệp.
- Bảo mật thông tin: Các đơn vị uy tín có quy trình bảo mật nghiêm ngặt, đảm bảo an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp.
- Tích hợp công nghệ 4.0: Các dịch vụ chuyên nghiệp thường tích hợp công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR), xử lý ảnh bằng AI, giúp chuyển đổi tài liệu thành dữ liệu có thể tìm kiếm, chỉnh sửa.
- Tối ưu hóa quy trình làm việc.
Lý do nên thuê dịch vụ scan tài liệu bên ngoài
- Quy trình chuyên nghiệp
- Các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp có quy trình scan tài liệu được chuẩn hóa, đảm bảo chất lượng và hiệu quả.
- Họ có kinh nghiệm trong việc xử lý các loại tài liệu khác nhau, từ văn bản thông thường đến tài liệu có kích thước lớn hoặc chất liệu đặc biệt.
- Quy trình làm việc được tối ưu hóa giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo tiến độ dự án.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí
- Thuê dịch vụ scan tài liệu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí đầu tư vào thiết bị, phần mềm và nhân lực.
- Doanh nghiệp không cần phải mua sắm máy scan, phần mềm xử lý ảnh hoặc thuê nhân viên chuyên trách.
- Các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp có thể thực hiện dự án nhanh chóng và hiệu quả, giúp doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi.
- Bảo mật thông tin
- Các đơn vị uy tín có các biện pháp bảo mật thông tin nghiêm ngặt, đảm bảo an toàn cho tài liệu của doanh nghiệp.
- Họ có các biện pháp bảo mật vật lý, bảo mật dữ liệu và bảo mật nhân sự để ngăn chặn truy cập trái phép.
- Doanh nghiệp có thể yên tâm rằng tài liệu của mình được bảo vệ an toàn trong suốt quá trình scan.
- Chất lượng đảm bảo
- Các đơn vị chuyên nghiệp có đội ngũ nhân viên kỹ thuật lành nghề và trang thiết bị hiện đại, đảm bảo chất lượng hình ảnh scan cao.
- Họ sử dụng máy scan chuyên dụng với độ phân giải cao và phần mềm xử lý ảnh tiên tiến để tạo ra hình ảnh sắc nét và rõ ràng.
- Chất lượng hình ảnh scan cao giúp đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin trong tài liệu.
- Dịch vụ hỗ trợ toàn diện
- Các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp thường có các dịch vụ hỗ trợ toàn diện, bao gồm tư vấn, xử lý hình ảnh, lưu trữ và quản lý tài liệu số hóa.
- Họ có thể tư vấn cho doanh nghiệp về phương án scan phù hợp nhất, xử lý hình ảnh theo yêu cầu, lưu trữ tài liệu số hóa trên các nền tảng an toàn và cung cấp các giải pháp quản lý tài liệu hiệu quả.
- Việc hỗ trợ toàn diện giúp cho các doanh nghiệp có thể yên tâm và sử dụng 1 dịch vụ trọn gói, tiết kiệm thời gian, công sức.
FSI – lựa chọn tin cậy hàng đầu cho doanh nghiệp Việt
FSI là công ty sô hóa và chuyển đổi số hàng đầu tại Việt Nam, FSI cung cấp cho khách hàng giải pháp số hóa tài liệu tổng thể gồm:
- Dịch vụ số hóa tài liệu
- Dịch vụ nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu
- Dịch vụ chỉnh lý tài liệu
- Xây dựng phần mềm quản lý
- Tư vấn chuyển đổi số
- Cung cấp giải pháp lưu trữ dữ liệu
Trong đó, dịch vụ scan tài liệu nổi bật bao gồm:
Quy trình triển khai scan tài liệu theo 7 bước chuẩn
- Bước 1: Nhận tài liệu
- Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cần scan
- Bước 3: Phân loại và tiến hành scan tài liệu
- Bước 4: Kiểm tra chất lượng file sau scan (kiểm tra 2 lần)
- Bước 5: Tiến hành nhập liệu
- Bước 6: Kiểm tra file đầu ra (kiểm tra 2 lần)
- Bước 7: Kết xuất và tiến hành bàn giao
Các công nghệ và thiết bị hiện đại bậc nhất
- Công nghệ số hóa độc quyền do FSI nghiên cứu phát triển ứng dụng công nghệ AI: big data, meachine learning, deep learning,… giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho khách hàng.
- Nhà phân phối chính thức của các hãng thiết bị scan giúp tối ưu thời gian, chi phí.
Kinh nghiệm và năng lực
- Tự hào là đơn vị cung cấp tổng thể các giải pháp số hóa hàng đầu Việt Nam. Đối tác tin cậy của hơn 1600+ khách hàng là các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và tổ chức lớn.
- 100+ kỹ sư, chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực số hóa tài liệu.
- 2000+ nhân sự công tác triển khai số hóa toàn quốc.
- 4 văn phòng đại diện trên toàn quốc.
- Đạt được nhiều các giải thưởng danh giá: Bộ trưởng bộ thông tin và truyền thông cho những đóng góp giúp phát triển lĩnh vực công nghệ thông tin Việt Nam; Bằng khen có thành tích xuất sắc, đóng góp vào quá trình xây dựng, triển khai Dự án Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; Giải thưởng Sao khuê 3 năm liên tiếp…
- Các dịch vụ số hóa tai FSI nhận được nhiều đánh giá cao từ các phía đối tác, khách hàng.
Liên hệ ngay với FSI để nhận được báo giá chi tiết cũng như định hướng triển khai lựa chọn giải pháp phù hợp dành cho doanh nghiệp.
Xem thêm:
