Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, số hóa tài liệu là bước khởi đầu quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp đang tự triển khai số hóa không đúng cách dẫn đến lãng phí thời gian và nguồn lực đáng kể. Hãy cùng FSI tìm hiểu vì sao dịch vụ số hóa chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp.
Từ nhận thức đến thực tiễn – khi doanh nghiệp còn loay hoay với bài toán số hóa tài liệu
Số hóa tài liệu – bước khởi đầu quan trọng của chuyển đổi số
Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, dữ liệu được xem là “tài sản cốt lõi” của mọi tổ chức. Tuy nhiên, phần lớn dữ liệu trong doanh nghiệp vẫn tồn tại dưới dạng giấy tờ, hồ sơ, hợp đồng… gây khó khăn cho việc quản lý và khai thác.
Việc số hóa tài liệu là bước nền tảng cho toàn bộ tiến trình chuyển đổi số. Nếu dữ liệu đầu vào không được số hóa đúng cách, sai định dạng hoặc không đảm bảo chất lượng thì các giai đoạn tiếp theo như tự động hóa quy trình hay phân tích dữ liệu đều sẽ bị ảnh hưởng. Vì vậy, đầu tư đúng ngay từ khâu số hóa tài liệu chính là chìa khóa để doanh nghiệp xây dựng hệ thống vận hành số vững chắc và phát triển lâu dài.
Tìm hiểu thêm về số hóa tài liệu tại đây: Số hóa tài liệu, văn bản & Số hóa dữ liệu: Bước đầu của chuyển đổi số
Tự số hóa tài liệu – Nhiều doanh nghiệp đang rơi vào vòng lặp khó khăn
Nhận thấy tầm quan trọng của dữ liệu, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa đã chủ động tự số hóa tài liệu nội bộ nhằm tiết kiệm chi phí. Họ thường tận dụng nhân viên văn phòng, máy scan cơ bản và phần mềm miễn phí để triển khai quá trình này. Tuy nhiên, phần lớn các doanh nghiệp chưa có công nghệ, quy trình hay nhân sự chuyên môn phù hợp để đảm bảo chất lượng dữ liệu sau số hóa.
Theo Bộ Thông tin và Truyền thông (2024), hơn 60% doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang ở giai đoạn thử nghiệm chuyển đổi số, trong đó rào cản lớn nhất đến từ thiếu nhân lực công nghệ số và hạ tầng kỹ thuật chưa đồng bộ.
Việc tự số hóa tài liệu thoạt nhìn có vẻ tiết kiệm, nhưng nếu thiếu công nghệ và quy trình chuẩn, doanh nghiệp rất dễ đối mặt với tình trạng “số hóa hình thức”. Đây cũng là nguyên nhân dẫn đến nhiều dự án chuyển đổi số bị đình trệ hoặc thất bại ngay từ bước đầu tiên
Thách thức trên hành trình tự số hóa tài liệu
Quá trình số hóa tài liệu đòi hỏi sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa công nghệ, quy trình và con người. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp khi tự triển khai lại gặp phải hàng loạt trở ngại khiến kết quả không đạt như kỳ vọng. Dưới đây là những thách thức phổ biến nhất trên hành trình tự số hóa nội bộ.
Thiếu công nghệ và thiết bị chuyên dụng
Phần lớn doanh nghiệp nhỏ hiện chỉ sử dụng máy scan văn phòng thông thường để số hóa tài liệu, trong khi các thiết bị này không đủ khả năng xử lý khối lượng lớn hoặc quét độ phân giải cao. Việc thiếu phần mềm nhận dạng ký tự (OCR/ICR) hiện đại dẫn đến dữ liệu sau quét không thể tìm kiếm hoặc chỉnh sửa, làm mất đi giá trị khai thác của tài liệu số. Đây là nguyên nhân khiến dữ liệu số chỉ dừng lại ở dạng “hình ảnh lưu trữ”, không thể phục vụ cho hệ thống quản trị hay phân tích dữ liệu.
Thiếu quy trình và kiểm soát chất lượng
Một thách thức khác là thiếu quy trình chuẩn hóa trong quá trình số hóa tài liệu. Nhiều doanh nghiệp không có quy tắc đặt tên, phân loại hoặc kiểm tra file sau quét, khiến dữ liệu bị trùng lặp, sai lệch hoặc thất lạc. Khi khối lượng tài liệu tăng lên, việc tìm kiếm hay đối chiếu thông tin trở nên mất nhiều thời gian, thậm chí không thể kiểm soát được tính chính xác của dữ liệu.
Rủi ro bảo mật và sao lưu dữ liệu
Bảo mật là yếu tố thường bị xem nhẹ khi doanh nghiệp tự số hóa. Việc lưu trữ tài liệu nội bộ trên thiết bị cá nhân hoặc ổ cứng cục bộ tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ, mất mát dữ liệu khi có sự cố. Ngoài ra, nhiều đơn vị chưa thực hiện sao lưu định kỳ hoặc áp dụng các tiêu chuẩn mã hóa dữ liệu an toàn, khiến rủi ro an ninh thông tin ngày càng lớn.
Đặc biệt, điều này càng trở nên đáng quan ngại khi tình hình các doanh nghiệp bị tấn công mạng diễn ra ngày càng phổ biến và phức tạp. Theo Báo cáo từ khảo sát của Hiệp hội An ninh mạng quốc gia, 46.15% cơ quan, doanh nghiệp tại Việt Nam đã bị tấn công mạng.
Lãng phí thời gian và nhân lực
Tự số hóa tài liệu thường đồng nghĩa với quy trình thủ công, tốn nhiều thời gian và nhân lực. Nhân viên phải lặp lại các thao tác quét, lưu, đổi tên file, nhập liệu thủ công – trong khi năng suất không cao và độ chính xác không ổn định.
Theo thống kê từ M-Files, 46% nhân viên cho biết họ luôn gặp khó khăn khi tìm thông tin cần thiết để thực hiện công việc, do dữ liệu phân tán hoặc hệ thống lưu trữ lộn xộn., cho thấy việc quản lý dữ liệu kém hiệu quả vẫn là rào cản lớn trong vận hành doanh nghiệp.
Tóm lại, việc tự số hóa tài liệu không sai, nhưng nếu thiếu công nghệ và quy trình chuyên nghiệp, doanh nghiệp sẽ khó đạt được hiệu quả lâu dài. Đây cũng là lý do ngày càng nhiều tổ chức lựa chọn dịch vụ số hóa tài liệu chuyên nghiệp như một bước đi chiến lược trong hành trình chuyển đổi số.
Ưu điểm khi sử dụng dịch vụ số hóa tài liệu chuyên nghiệp
Nếu tự triển khai số hóa nội bộ tiềm ẩn nhiều rủi ro về chất lượng và bảo mật, thì việc hợp tác với đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu chuyên nghiệp lại giúp doanh nghiệp đảm bảo hiệu quả, độ chính xác và tốc độ xử lý vượt trội.
Đảm bảo chất lượng và độ chính xác cao
Các đơn vị chuyên nghiệp thường ứng dụng công nghệ OCR/ICR tiên tiến để nhận dạng cả ký tự in lẫn chữ viết tay, giúp chuyển đổi tài liệu giấy thành dữ liệu điện tử có thể tìm kiếm dễ dàng.
Ngoài ra, quy trình kiểm định nhiều lớp (kiểm tra hình ảnh, kiểm tra nội dung, đối chiếu mẫu) giúp đảm bảo độ chính xác gần như tuyệt đối, đặc biệt với các loại hồ sơ hành chính hoặc tài liệu quan trọng.
Tiết kiệm thời gian, nhân lực và chi phí vận hành
Với đội ngũ chuyên gia và quy trình tự động hóa, dịch vụ số hóa có thể xử lý hàng chục nghìn trang tài liệu mỗi ngày mà vẫn duy trì tính nhất quán. Doanh nghiệp không cần đầu tư máy scan, phần mềm chuyên dụng hay nhân sự kỹ thuật, từ đó giúp tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành và thời gian xử lý.
Tăng tính bảo mật và an toàn dữ liệu
Một trong những ưu điểm nổi bật của dịch vụ số hóa tài liệu chuyên nghiệp là khả năng bảo mật nhiều lớp. Toàn bộ dữ liệu được mã hóa trong quá trình xử lý, sao lưu định kỳ và lưu trữ trên hạ tầng bảo mật đạt chuẩn. Ngoài ra, việc phân quyền truy cập rõ ràng giúp đảm bảo chỉ người có thẩm quyền mới có thể xem, chỉnh sửa hoặc chia sẻ tài liệu, hạn chế tối đa nguy cơ rò rỉ thông tin.
Dễ dàng tích hợp và quản lý tập trung
Các tệp dữ liệu sau khi số hóa được định dạng chuẩn, dễ dàng tích hợp vào hệ thống quản lý văn bản của doanh nghiệp. Việc quản lý tập trung giúp loại bỏ hoàn toàn tình trạng dữ liệu phân tán giữa các phòng ban, đồng thời xây dựng môi trường làm việc hiện đại – “văn phòng không giấy”.
Với nền tảng dữ liệu số thống nhất, lãnh đạo doanh nghiệp cũng có thể truy cập, tìm kiếm, và ra quyết định dựa trên thông tin chính xác giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
Tiêu chí lựa chọn dịch vụ số hóa tài liệu uy tín
Việc lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu uy tín đóng vai trò quan trọng, quyết định trực tiếp đến chất lượng dữ liệu đầu ra và hiệu quả vận hành của doanh nghiệp. Dưới đây là bốn tiêu chí quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá và lựa chọn đối tác phù hợp.
Kinh nghiệm và năng lực triển khai dự án lớn
Một đơn vị có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực số hóa sẽ hiểu rõ đặc thù dữ liệu của từng ngành nghề, từ đó xây dựng quy trình tối ưu và hạn chế rủi ro sai sót.
Bạn nên ưu tiên các nhà cung cấp đã thực hiện thành công những dự án quy mô lớn cho khối cơ quan nhà nước, ngân hàng, giáo dục hoặc y tế — những lĩnh vực đòi hỏi tiêu chuẩn dữ liệu nghiêm ngặt. Đây là minh chứng rõ ràng nhất cho năng lực vận hành, độ tin cậy và khả năng đáp ứng linh hoạt của đối tác.
Ứng dụng công nghệ hiện đại: OCR, AI, RPA…
Công nghệ là yếu tố cốt lõi quyết định độ chính xác và tốc độ trong quá trình số hóa. Các đơn vị uy tín hiện nay thường ứng dụng các công nghệ như OCR/ICR (nhận dạng ký tự in và viết tay), AI (trí tuệ nhân tạo) để tự động phân loại dữ liệu, và khả năng tích hợp với các hệ thống khác (ẺP, CRM, ECM,…) để giảm thiểu thao tác thủ công.
Cam kết bảo mật và tuân thủ tiêu chuẩn ISO
Đơn vị cung cấp dịch vụ phải có chính sách bảo mật rõ ràng, hệ thống lưu trữ an toàn và phân quyền truy cập chặt chẽ. Bên cạnh đó, việc tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế như ISO/IEC 27001 (về quản lý an ninh thông tin) là dấu hiệu chứng minh họ đáp ứng đầy đủ yêu cầu về bảo mật và an toàn dữ liệu.
Điều này giúp doanh nghiệp yên tâm khi bàn giao hồ sơ, tài liệu quan trọng cho đối tác bên ngoài.
Chính sách bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật sau số hóa
Một dịch vụ chuyên nghiệp không chỉ dừng lại ở việc bàn giao dữ liệu, mà còn cần có chính sách bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật sau dự án. Điều này bao gồm việc kiểm tra, cập nhật định dạng dữ liệu, hỗ trợ khắc phục lỗi hoặc tư vấn nâng cấp hệ thống khi có nhu cầu mở rộng.
Sự đồng hành lâu dài và cam kết hỗ trợ sau số hóa sẽ giúp doanh nghiệp duy trì hệ thống dữ liệu ổn định, đảm bảo giá trị sử dụng bền vững theo thời gian.
FSI – Đối tác số hóa tài liệu hàng đầu cho doanh nghiệp Việt
Với hơn 17 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực số hóa, FSI – Công ty tư vấn chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam đã triển khai thành công hàng ngàn dự án cho doanh nghiệp và cơ quan nhà nước, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu, nâng cao hiệu suất vận hành.
Hiện tại, FSI đã số hóa cho hơn 1600 doanh nghiệp, tổ chức lớn trên toàn quốc, số hóa hơn 550 triệu trang tài liệu, đảm bảo lưu trữ an toàn 450 terabyte dữ liệu, mang lại lợi ích thiết thực cho hàng nghìn khách hàng.
Bên cạnh đó, với quy trình triển khai chuyên nghiệp đạt tiêu chuẩn an toàn thông tin ISO/IEC 27001:2013, quản lý chất lượng ISO 9001:2015, các thông tin quan trọng của khách hàng luôn được bảo mật an toàn tuyệt đối.
Kết luận
Số hóa tài liệu không chỉ là bước đi đầu tiên, mà còn là nền tảng quyết định sự thành công của quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Đầu tư đúng ngay từ khâu số hóa chính là đặt nền móng vững chắc cho doanh nghiệp phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.
Liên hệ ngay với FSI để được tư vấn giải pháp số hóa chuyên nghiệp, toàn diện, bảo mật và tối ưu chi phí, giúp doanh nghiệp sẵn sàng bứt phá trong hành trình chuyển đổi số.
