Việc số hóa sách đang trở thành xu hướng tất yếu và ngày càng được chú trọng trong các thư viện, tổ chức giáo dục và các cơ quan văn hóa. Số hóa sách là nền tảng quan trọng để bảo tồn thông tin, kiến thức, tránh rủi ro hư hại và mất mát.

60% sách đang được số hóa tại các Doanh nghiệp vừa và nhỏ

Tỷ lệ lưu trữ thủ công của sách và tài liệu trong ngành giáo dục rất khác nhau tùy thuộc vào mức độ phát triển và đầu tư công nghệ của từng khu vực. Ở nhiều trường học, đặc biệt là ở nông thôn hoặc các nước đang phát triển, số hóa sách đã rất phổ biến với tỷ lệ có thể từ 50% đến 80%. Trong khi đó, các trường đại học và cao đẳng lớn thường có hệ thống quản lý thư viện số hóa hiện đại. Nhưng một số tài liệu nghiên cứu hoặc sách quý hiếm vẫn được lưu trữ thủ công với tỷ lệ có thể từ 10% đến 30% (Nguồn: IFLA, UNESCO).

Trong lĩnh vực thư viện công cộng và quốc gia, tỷ lệ lưu trữ thủ công cũng có sự chênh lệch đáng kể. Các thư viện công cộng thường có tỷ lệ lưu trữ thủ công dao động từ 30% đến 70%, tùy thuộc vào mức độ hiện đại hóa của từng thư viện. Ngược lại, các thư viện quốc gia, nhờ vào nguồn lực dồi dào thường có tỷ lệ lưu trữ thủ công dưới 10% do phần lớn tài liệu đã được số hóa (Nguồn: IFLA, UNESCO).

Đối với ngành doanh nghiệp và công nghiệp, các doanh nghiệp nhỏ và vừa thường vẫn lưu trữ tài liệu thủ công với tỷ lệ từ 40% đến 60%. Tuy nhiên, các tập đoàn lớn có hệ thống số hóa sách tiên tiến, giúp giảm thiểu việc lưu trữ thủ công xuống dưới 20%.(Nguồn: AIIM, Gartner, Forrester Research).

Người dùng dần chuyển dịch sang đọc sách điện tử

Trong những năm gần đây, việc đọc sách điện tử đã trở thành một xu hướng phổ biến với sự gia tăng đáng kể trong số lượng người dùng. Theo các nghiên cứu tính đến năm 2022, thị trường sách điện tử đã ghi nhận mức tăng trưởng đáng chú ý. Một phần là nhờ vào sự phổ biến của các thiết bị đọc sách điện tử và các ứng dụng đọc sách trên điện thoại thông minh và máy tính bảng.

Sách điện tử đang là xu hướng của người đọc hiện nay bởi sự tiện lợi 

Theo nghiên cứu của Statista, tỷ lệ người dùng sách điện tử có thể đạt từ khoảng 20% đến 30% hoặc thậm chí cao hơn. Những xu hướng này đánh dấu một sự thay đổi trong cách mà người đọc tiếp cận và tiêu thụ sách, thúc đẩy sự phát triển của thị trường số hóa sách và khẳng định vai trò quan trọng của công nghệ trong ngành xuất bản hiện đại.

Sách điện tử đang trở thành lựa chọn phổ biến với người đọc bởi sự tiện lợi, dễ dàng truy cập và chi phí thấp hơn so với sách in. Việc không sử dụng giấy có ảnh hưởng tích cực đến môi trường cũng khiến sách điện tử trở nên hấp dẫn hơn đối với độc giả ngày nay.

Lợi ích lâu dài của việc số hóa sách

Số hóa sách không chỉ đáp ứng các nhu cầu hiện tại mà còn mở ra nhiều cơ hội mới cho việc bảo tồn, quản lý, khai thác tài nguyên thông tin một cách hiệu quả và bền vững.

1. Bảo tồn và bảo vệ tài liệu

Sách giấy dễ bị hư hỏng, mối mọt, cháy nổ, hoặc mất mát theo thời gian. Số hóa sách giúp bảo tồn nội dung quý giá, tránh được rủi ro hư hại vật lý.

Sách để lâu sẽ bị đóng bụi, dễ bị rã keo dán và bung ra

2. Tiết kiệm không gian

Thư viện và kho sách cần rất nhiều không gian vật lý để lưu trữ. Sách số hóa có thể được lưu trữ trên các thiết bị số hoặc đám mây, tiết kiệm đáng kể không gian lưu trữ.

3. Dễ dàng truy cập và chia sẻ

Số hóa sách giúp người đọc truy cập từ bất kỳ đâu thông qua internet. Hơn nữa, người dùng dễ dàng tiếp cận tài liệu mà không cần phải đến thư viện hay các kho sách vật lý, chia sẻ thông tin cũng trở nên thuận tiện hơn.

4. Tìm kiếm và trích xuất thông tin

Nội dung số hóa có thể được tìm kiếm nhanh chóng bằng các công cụ tìm kiếm. Điều này giúp người dùng dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết mà không phải lật từng trang sách.

5. Giảm chi phí

Mặc dù việc số hóa ban đầu có thể tốn kém nhưng về lâu dài, nó giúp giảm chi phí in ấn, vận chuyển và bảo quản sách.

Duy trì thư viện giấy sẽ tốn rất nhiều chi phí

6. Tăng cường khả năng tiếp cận

Sách số hóa có thể được định dạng để hỗ trợ người khuyết tật, như văn bản chuyển sang giọng nói cho người khiếm thị hoặc định dạng lớn hơn cho người khiếm thị nhẹ.

7. Bảo vệ môi trường

Giảm sử dụng giấy, mực in và năng lượng cần thiết cho in ấn và vận chuyển sách góp phần bảo vệ môi trường.

8. Phát triển học thuật và nghiên cứu

Các nhà nghiên cứu và học giả có thể truy cập nhanh chóng vào một lượng lớn tài liệu số hóa, thúc đẩy quá trình học tập và nghiên cứu hiệu quả hơn.

Những tổ chức/ doanh nghiệp nào nên sớm áp dụng số hóa vào trong thư viện của mình?

Trong thời đại kỹ thuật số hiện nay, việc áp dụng số hóa vào thư viện không chỉ là một xu hướng mà còn là một nhu cầu cấp thiết để nâng cao hiệu quả và cạnh tranh. Vì vậy, các tổ chức/doanh nghiệp nên sớm số hóa sách vào thư viện của mình để tận dụng những lợi ích to lớn mà nó đem lại. Dưới đây là các tổ chức/doanh nghiệp nên sớm số hóa thư viện của mình:

  • Thư viện quốc gia/công cộng: Bảo tồn các tài liệu quý giá, mở rộng khả năng truy cập của người dân, tiết kiệm không gian lưu trữ.
  • Trường học và cơ sở giáo dục: Số hóa giáo trình, tài liệu giảng dạy và học liệu để tăng cường hiệu quả giảng dạy và học tập.
  • Doanh nghiệp và tổ chức phi lợi nhuận: Cung cấp sách điện tử (ebooks) và tài liệu số hóa cho người tiêu dùng.

Những khó khăn trong việc số hóa sách

Chi phí và nguồn lực

Đối với các thư viện, ngân sách thường hạn chế nên việc đầu tư vào thiết bị scan, phần mềm và nhân lực để thực hiện quá trình số hóa là một gánh nặng tài chính đáng kể. Trong khi đó, các tổ chức và doanh nghiệp dù có thể có nguồn lực tốt hơn nhưng vẫn phải cân nhắc kỹ lưỡng từ ban quản trị. Liệu chi phí số hóa có tương xứng với lợi ích mang lại không, đặc biệt khi khối lượng tài liệu cần số hóa là rất lớn?

Bảo quản và xử lý sách gốc

Bảo quản và xử lý sách gốc cũng là một vấn đề nan giải. Nhiều thư viện sở hữu các cuốn sách cổ, quý hiếm với tình trạng vật lý dễ bị hư hỏng khi thao tác. Điều này đòi hỏi sự đầu tư vào các thiết bị và kỹ thuật bảo quản chuyên dụng để tránh gây tổn hại cho tài liệu gốc. Tương tự, trong các tổ chức và doanh nghiệp, các tài liệu lịch sử hoặc có giá trị cao cần được xử lý cẩn thận để không bị hỏng trong quá trình số hóa.

Bản quyền và quyền tác giả

Vấn đề bản quyền và quyền tác giả là một thách thức quan trọng khác. Các thư viện cần đảm bảo rằng họ có quyền hợp pháp để số hóa sách còn trong thời gian bảo hộ bản quyền, điều này đòi hỏi sự hiểu biết sâu về luật bản quyền và đôi khi cần phải xin phép tác giả hoặc chủ sở hữu bản quyền. Tương tự, trong các tổ chức và doanh nghiệp, việc số hóa các tài liệu thuộc sở hữu trí tuệ hoặc có tính bảo mật cao cũng cần phải có sự chấp thuận của các bên liên quan để tránh vi phạm pháp luật.

Chất lượng hình ảnh và OCR

Chất lượng hình ảnh và công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) cũng là những khó khăn không thể bỏ qua. Nhiều sách cũ hoặc có chất lượng in ấn kém khiến việc scan và nhận dạng ký tự trở nên khó khăn. Nếu sai sót trong quá trình số hóa có thể dẫn đến mất những thông tin quan trọng hoặc gây khó khăn trong việc sử dụng dữ liệu số hóa.

Nhiều sách có ảnh chi tiết phức tạp, cần sử dụng kĩ thuật cao

Bảo quản và xử lý dữ liệu

Cuối cùng, việc bảo quản và xử lý dữ liệu số cũng đặt ra nhiều thách thức. Sau khi số hóa, các thư viện, tổ chức và doanh nghiệp cần có hệ thống lưu trữ và quản lý dữ liệu số hóa một cách hiệu quả để đảm bảo dữ liệu luôn sẵn sàng truy cập và không bị mất mát. Điều này đòi hỏi phải có kế hoạch bảo trì, sao lưu và đảm bảo an ninh mạng cho các tài liệu số hóa, giúp chúng tồn tại bền vững trong thời gian dài.

Công nghệ độc quyền của FSI dành riêng cho việc số hóa sách

Số hóa sách không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn giảm thiểu thời gian lao động thủ công. Việc giảm sử dụng giấy không chỉ tiết kiệm chi phí văn phòng mà còn tiết kiệm không gian lưu trữ và giúp quản lý dữ liệu hiệu quả hơn. Để xử lý những khó khăn đã nêu bên trên, FSI mang tới cho doanh nghiệp những giải pháp công nghệ tiên tiến với chi phí tối ưu nhất.

Số hóa sách giúp người dùng dễ dàng tìm kiểm và sử dụng

1. Công nghệ nhận dạng và trích xuất thông tin tự động

I-ONE: Nhận dạng và bóc tách thông tin tự động (dạng chữ, số in) cho phép xử lý số lượng sách lớn trong thời gian ngắn, cho ra dữ liệu văn bản, metadata để lưu trữ hoặc tích hợp vào các hệ thống phần mềm nghiệp vụ có sẵn của khách hàng

2. Công nghệ nhận dạng và bóc tách chữ, sổ viết tay

H-ONE: Nhận dạng chữ, số viết tay, được sử dụng trong việc nhận dạng, bóc tách, trích xuất thông tin tự động từ dạng biểu mẫu có trường thông tin được điền bằng tay tại các vị trí cố định (tờ khai, phiếu đăng ký, bài kiểm tra, phiếu điều tra…)

3. Công nghệ nén File dữ liệu

Z-IONE: Nén file, nén dung lượng nhỏ hơn 100Kb/1 trang A4, được phát triển trên nhiều thuật toán phức tạp để có thể nén và xử lý được dữ liệu theo lô với công suất cao

FSI đã xây dựng các cơ sở dữ liệu trọng điểm cho nhiều dự án quan trọng của các Bộ, ban ngành, tổ chức và doanh nghiệp lớn như DB Schenker Việt Nam, BIC Việt Nam, EVN Hà Nội, Honda Việt Nam, và Hội Quốc tế ngữ Việt Nam…
Với hơn 17 năm kinh nghiệm trong ngành, FSI sẽ mang tới các giải pháp tối ưu nhất cho Doanh nghiệp của bạn. Liên hệ với chúng tôi để được nhận tư vấn.