Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một trong những khâu quan trọng của quá trình số hóa tài liệu, đảm bảo tài liệu được phân loại kỹ càng, hạn chế sai sót và lãng phí trong quá trình triển khai số hóa. Hiện nay, công tác chỉnh lý tài liệu thường được tổ chức, doanh nghiệp thực hiện thường xuyên. Vậy quy trình chỉnh lý tài liệu gồm những bước nào và triển khai với kinh phí, đơn giá chỉnh lý như thế nào qua bài viết dưới đây!
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là gì?
Dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ là hoạt động tổ chức, sắp xếp lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học, phục vụ cho mục đích tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc tạo lập hồ sơ mới; xác định giá trị của tài liệu; hệ thống hóa và xây dựng bộ công cụ tra cứu với hồ sơ tài liệu
Như vậy, chỉnh lý là một nghiệp vụ tổng hợp bao gồm việc kết hợp nhiều nghiệp vụ khác nhau trong công tác lưu trữ và cần được thực hiện một cách nghiêm túc, khoa học. Đặc biệt, để số hóa tài liệu hiệu quả và tiết kiệm, công tác chỉnh lý phải được thực hiện tỉ mỉ, tại phòng ban chuyên môn của tổ chức, doanh nghiệp hoặc được triển khai bởi các đơn vị có chuyên môn cao.
Mục đích của việc triển khai chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ được thực hiện định kỳ 1 năm 1 lần tại các đơn vị lưu trữ tài liệu khối lượng lớn. Mục đích của hoạt động này là để:
- Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc một khối tài liệu trong phông một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu.
- Phát hiện tài liệu cũ hỏng, mối mọt, có nguy cơ mất an toàn để tái phục hồi và có biện pháp xử lý kịp thời
- Trong quá trình chỉnh lý, kết hợp với xác định giá trị tài liệu nhằm loại bỏ những tài liệu cũ, hỏng, hết giá trị để tiêu hủy, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản
- Bước đầu của hoạt động xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử dùng chung cho tổ chức, doanh nghiệp.
Nguyên tắc khi thực hiện chỉnh lý tài liệu
Nguyên tắc không phân tán tài liệu trong phông
Phông lưu trữ là một khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh, sau chỉnh lý tài liệu trong phông vẫn phải đảm bảo sự hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh vốn có của nó. Vì vậy, trong quá trình chỉnh lý tài liệu của từng đơn vị hình thành phông, từng nhóm cơ bản theo phương án phân loại phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt. Tránh tình trạng lộn xộn hoặc phá vỡ phương án phân loại sau chỉnh lý gây bất lợi cho việc tổ chức khoa học và tra tìm tài liệu.
Nguyên tắc xuất sinh
Nguyên tắc xuất sinh là nguyên tắc tôn trọng sự hình thành tự nhiên của tài liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông. Khi phân loại, lập hồ sơ trong quá trình chỉnh lý (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ) phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc.
Hiện nay, việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính được thực hiện theo Hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, tại công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004. Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành phông và mối quan hệ logic, lịch sử của tài liệu.
Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Khi thực hiện chỉnh lý tài liệu cần tuân thủ quy định của pháp luật và khéo léo áp dụng vào cơ cấu tổ chức. Căn cứ theo Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN, quy trình chỉnh lý tài liệu, hồ sơ bao gồm 23 bước thực hiện:
Kinh phí chỉnh lý tài liệu lưu trữ hiện nay
Với các cơ quan nhà nước thì tùy từng đề án chỉnh lý tài liệu của từng địa phương mà sẽ có mức kinh phí chỉnh lý tài liệu lưu trữ khác nhau. Kinh phí hỗ trợ chỉnh lý sẽ tính theo mét tài liệu và sẽ có kinh phí phân bổ phù hợp với từng cấp như cấp Sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh, cấp UBND huyện, thành phố. Đơn giá chỉnh lý được tính theo mét tài liệu tương ứng. Mỗi địa phương sẽ có mức chi phí đầu tư cho chỉnh lý tài liệu khác nhau.
Ví dụ với Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn giai đoạn 2021 – 2025 thì năm 2024 chỉnh lý 1029 mét tài liệu của 7 đơn vị với mức kinh phí 5444 triệu đồng với cấp Sở, ban ngành thuộc quyền quản lý của UBND tỉnh. Trong quá trình thực hiện chỉnh lý tài liệu, các cơ quan tổ chức cần cân đối ngân sách phù hợp để đẩu nhanh tiến độ triển khai.
Đơn giá thực tế sẽ được điều chỉnh tùy theo từng dự án cụ thể. Sau đây là 5 yếu tố cơ bản ảnh srx ảnh hưởng đến đơn giá chỉnh lý tài liệu:
1. Khối lượng tài liệu cần chỉnh lý: Khối lượng tài liệu càng lớn, chi phí chỉnh lý càng cao.
2. Loại hình tài liệu (hồ sơ, hợp đồng, chứng từ…): Loại hình tài liệu khác nhau sẽ có độ phức tạp khác nhau, ảnh hưởng đến thời gian và công sức chỉnh lý.
3. Tình trạng tài liệu (cũ nát, hư hỏng…): Tài liệu cũ nát, hư hỏng sẽ đòi hỏi nhiều thời gian và công sức hơn để chỉnh lý, dẫn đến chi phí cao hơn.
4. Yêu cầu về thời gian hoàn thành: Nếu doanh nghiệp yêu cầu hoàn thành dự án trong thời gian gấp rút, chi phí có thể tăng lên.
5. Các yêu cầu đặc biệt khác của khách hàng: Nếu doanh nghiệp có các yêu cầu đặc biệt về bảo mật, số hóa… sẽ đáp ứng và tính toán chi phí phù hợp.v.v
Nhìn chung, hiện nay các tổ chức, doanh nghiệp đã tự chủ trong quá trình thực hiện chỉnh lý hồ sơ tài liệu của đơn vị mình. Tuy nhiên, với những đơn vị có khối lượng tài liệu lớn, với tình trạng vật lý kém, cũ, hỏng, việc tự thực hiện triển khai đang gặp nhiều khó khăn khi hầu hết cán bộ thực hiện không có chuyên môn và kinh nghiệm trong triển khai chỉnh lý.
Chính vì vậy, việc lựa chọn đơn vị thực hiện số hóa tài liệu có kinh nghiệm, uy tín, cùng với đơn giá chỉnh lý tài liệu tối ưu là ưu tiên hàng đầu của nhiều tổ chức, doanh nghiệp hiện đại.
Dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ chuyên nghiệp từ FSI
Giải pháp số hóa tổng thể của FSI với hơn 17 năm kinh nghiệm được đánh giá có năng lực triển khai xuất sắc top 1 thị trường, đã nhận được sự tín nhiệm từ hơn 5500 khách hàng thuộc khối chính phủ, các doanh nghiệp, tập đoàn lớn, bao gồm: DB Schenker Việt Nam, Masterise Group, Mercedes-Benz Việt Nam, Bayer Vietnam, Bosch, Honda Việt Nam, Shopee Việt Nam, Hội Quốc tế ngữ Việt Nam…
Giải pháp số hóa của FSI bao gồm các dịch vụ: số hóa tài liệu, chỉnh lý tài liệu, scan tài liệu, nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu,… đảm bảo các tiêu chuẩn ISO quốc tế khắt khe về bảo mật và chất lượng, qua đó, đem tới sự tối ưu về chi phí và thời gian triển khai cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp của bạn.
Trong đó, dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ của FSI có ưu điểm nôi bật:
- Tuân thủ quy trình 23 bước theo quy định mới nhất của Nhà nước và Luật Văn thư Lưu trữ Việt Nam
- Đáp ứng tiêu chuẩn an toàn thông tin ISO/IEC 27001:2013
- Đáp ứng tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015
- Đáp ứng được mọi nhu cầu chỉnh lý của khách hàng từ yêu cầu về khối lượng, thời gian đến chất lượng triển khai
Bí quyết giúp FSI trở thành lựa chọn hàng đầu nằm ở sự đầu tư không ngừng vào công nghệ. Chúng tôi luôn tiên phong áp dụng những giải pháp số hóa hiện đại nhất, đảm bảo mỗi dự án đều đạt đến đỉnh cao hiệu suất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm từ 3-5 lần thời gian của doanh nghiệp.
Hãy cùng FSI lên lịch tư vấn “miễn phí” ngay hôm nay để chúng tôi có cơ hội lắng nghe và thấu hiểu dự án, nhu cầu của bạn. Chúng tôi sẽ đồng hành cùng bạn trên con đường chuyển đổi số để thành công.
Có thể bạn quan tâm:
