Công việc quản lý hồ sơ, tài liệu truyền thống gây tốn nhiều thời gian và tiềm ẩn nhiều nguy cơ về bảo mật, thất thoát tài liệu. Để khắc phục những vấn đề này, nhiều đơn vị, doanh nghiệp đã bước đầu chuyển hướng sang các phương thức quản lý tài liệu điện tử, áp dụng phần mềm quản lý tài liệu vào quá trình vận hành.
Doanh nghiệp quản lý tài liệu vất ra sao khi chưa có phần mềm quản lý tài liệu?
Với các phương pháp quản lý tài liệu truyền thống trước đây, việc quản lý tài liệu thường được thực hiện bằng cách ghi nhận, sao lưu lại trên tài liệu giấy, sổ sách theo dõi, … sau đó lưu lại trong thư viện hoặc các kho lưu trữ. Bằng cách đánh dấu mã số tài liệu và ghi chép thông tin vào các kẹp file hồ sơ, người ta có thể tìm kiếm lại những thông tin tài liệu khi cần.
Tuy nhiên, với cách làm này khối lượng những công văn giấy tờ, hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp sẽ tăng lên rất nhiều theo thời gian. Điều này khiến doanh nghiệp bắt đầu lâm vào tình cảnh khó khăn khi mà việc quản lý thông tin tài liệu, tra cứu hồ sơ bắt đầu rơi vào trạng thái quá tải và khó kiểm soát. Không những thế, việc lưu trữ tài liệu trong kho cũng khiến doanh nghiệp tốn một khoản chi phí không hề nhỏ cho việc quản lý, kho bãi và bảo quản.
Tính thực tế của phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử dành cho doanh nghiệp
Thay vì phải tốn nhiều thời gian, công sức cho công việc quản lý tài liệu theo phương pháp truyền thống, việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu đang được khuyến khích áp dụng.
Thực tế, trong nhiều năm trở lại đây cũng đã có nhiều đơn vị doanh nghiệp bắt đầu ứng dụng tin học hóa vào quá trình quản lý hồ sơ tài liệu. Tuy nhiên, do áp dụng phần mềm quản lý tài liệu không phù hợp với cơ chế vận hành của doanh nghiệp hoặc phần mềm quản lý tài liệu đang sử dụng không đáp ứng được nhu cầu về số lượng hồ sơ, tài liệu gia tăng chóng mặt theo thời gian nên đã có không ít đơn vị doanh nghiệp triển khai số hóa không thành công hoặc đạt hiệu quả không cao.
Chính vì lẽ đó, việc lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu tốt, đáp ứng được nhu cầu về lâu về dài của doanh nghiệp được đánh giá là quan trọng hơn nhiều so với việc trang bị hạ tầng máy tính tốt, hệ thống ổ cứng lưu trữ dữ liệu dung lượng lớn như suy nghĩ của nhiều người trước đây. Doanh nghiệp cần hết sức lưu tâm về vấn đề này nếu muốn hệ thống vận hành của doanh nghiệp mình được ổn định, hoạt động trôi chảy.
> Xem thêm bài viết: Số hóa tài liệu lưu trữ và yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành lưu trữ – P1
DocEye – Phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp, hiện đại
DocEye – Phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp, hiện đại
Nhận thấy những lợi ích không tưởng mà phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử mang lại, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu ứng dụng nó vào quá trình quản lý văn bản, tài liệu tại doanh nghiệp mình. Cũng do đó, các công ty công nghệ đã cho ra đời nhiều phần mềm quản lý tài liệu mới để đáp ứng nhu cầu của thị trường ngày càng tăng cao. Song điều này lại khiến nhiều người dùng cảm thấy phân vân khi lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp với doanh nghiệp mình.
Phần mềm quản lý tài liệu DocEye – sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp lớn như: Tổng Công ty Viễn thông Viettel – Chi nhánh Tập đoàn Viễn thông Quân đội, Honda Vietnam, Công ty TNHH Hệ Thống Thông tin FPT,… sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ DocEye là một sản phẩm của Công ty Cổ phần đầu tư thương mại và phát triển công nghệ FSI – doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực chuyển đổi số tại Việt Nam nghiên cứu phát triển dựa trên các công nghệ quản trị tài liệu tiên tiến trên thế giới, gắn với nhu cầu thực tế của các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp.
Hiện nay, những thông tin phi cấu trúc (email, hình ảnh, audio, báo cáo kết xuất từ những ứng dụng nghiệp vụ, văn bản,…) chiếm tới 80% khối lượng thông tin của doanh nghiệp. DocEye chính là một giải pháp hữu hiệu giúp thu nhận, quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ thông tin phi cấu trúc đó tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức.
Ngoài ra, DocEye còn có khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu của người dùng, tích hợp cùng lúc với nhiều phần mềm quản trị khác mà doanh nghiệp đang sử dụng như: phần mềm quản lý kế toán, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm thanh toán,…
DocEye sở hữu nhiều ưu điểm và lợi ích nổi bật vượt xa một phần mềm quản lý tài liệu thông thường. Những lợi ích của DocEye có thể kể đến như:
– Quản lý, tìm kiếm chia sẻ tài liệu công việc nhanh chóng không bị giới hạn bởi không gian và thời gian.
– Lãnh đạo có thể dễ dàng quản lý theo dõi tài liệu của doanh nghiệp theo bảng thống kê.
– Tích hợp sẵn bộ tài liệu quản trị doanh nghiệp (mẫu form, mẫu từ hành chính, …).
– Dễ dàng tạo lập quy trình làm việc, giúp quản lý công việc chuyên nghiệp hiệu quả.
– Tiết kiệm chi phí quản lý vận hành cho doanh nghiệp (nhân sự, in ấn, quản lý, …).
– Thông tin được bảo mật an toàn qua cơ chế phân quyền chi tiết đến từng người dùng.
Phần mềm chuyên nghiệp DocEye có những tính năng chính gì?
Thu thập dữ liệu thông tin
– Thu nhận và phân loại tài liệu.
– Nhận dạng và bóc tách thông tin tài liệu tự động, thủ công hoặc theo mẫu có sẵn.
– Kiểm tra và chỉnh sửa thông tin.
– Lưu trữ thông tin.
– Phân phối thông tin.
Quản lý tài liệu lưu trữ
– Quản lý tài liệu.
– Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, dễ dàng.
– Quản lý quy trình nghiệp vụ.
– Tạo báo cáo thống kê.
– Bảo mật thông tin an toàn qua cơ chế bảo mật nhiều lớp.
– Sao lưu – phục hồi dữ liệu thủ công hoặc tự động.
Tính năng của phần mềm quản lý tài liệu DocEye
Ứng dụng quản lý doanh nghiệp thông minh DocEye hoạt động theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015, đạt giải thưởng Vietnam Digital Award 2019. và giải thưởng Sao Khuê 3 năm liên tiếp 2016, 2017, 2018.
