Tin tức công nghệ

Định dạng tập tin nào nên được sử dụng cho tài liệu đã được scan?

48 Views
Các định dạng tệp như PNG, JPG và PDF có thể đã quá “quen tai”, tuy nhiên không phải ai cũng nắm rõ đặc điểm, chức năng của từng định dạng để có thể tối ưu hóa hiệu quả của chúng trong quá trình xử lý tài liệu.Bài viết dưới đây trình bày về ưu nhược điểm của một số định dạng tập tin thông dụng.

Định dạng tập tin nào nên được sử dụng cho tài liệu đã được scan?
Các doanh nghiệp sử dụng rất nhiều các dạng tài liệu trong quá trình hoạt động.Sau khi các loại tài liệu này được scan, chúng sẽ tồn tại ở rất nhiều dạng khác nhau. Để lưu trữ và sử dụng một cách hiệu quả các tài liệu này, đã có rất nhiều định dạng tệp được tạo ra với các đặc điểm riêng biệt để tương thích với từng định dạng. Các định dạng tệp như PNG, JPG và PDF có thể đã quá “quen tai”, tuy nhiên không phải ai cũng nắm rõ đặc điểm, chức năng của từng định dạng để có thể tối ưu hóa hiệu quả của chúng trong quá trình xử lý tài liệu.Bài viết dưới đây trình bày về ưu nhược điểm của một số định dạng tập tin thông dụng.

  1. PDF (Portable Document Format)
PDF là một trong số những loại tệp được sử dụng phổ niến nhất hiện nay bởi tính bảo mật khá cao cũng như khả năng chứa đa dạng các loại tập tin.Loại tệp này cho phép lưu trữ các văn bản text, biểu mẫu, những hình ảnh có chứa văn bản.Thậm chí, định dạng PDF có thể dùng cho hình ảnh nhờ tính năng tự động nén hình ảnh của nó.Bên cạnh đó, file PDF thường có dung lượng nhỏ nên dễ dàng chia sẻ qua Internet

  1. JPG/JPEG (Joint Photographic Experts Group)
Đây là định dạng hình ảnh phổ biến cho các file ảnh kĩ thuật số và đồ họa kĩ thuật số. JPG được ưa thích vì nó có thể nén các tệp dung lượng “khủng” xuống kích thước nhỏ, nén các chi tiết và dữ liệu dư thừa trong các bức ảnh có độ nét cao mà vẫn đảm bảo chất lượng ảnh.Điều này đạt được nhờ thuật toán “lossy - quá trình trích xuất một số dữ liệu tập tin để giảm nhu cầu lưu trữ. Do sử dụng thuật toán lossy (nén tổn thất) sẽ loại bỏ dữ liệu khỏi tệp gốc nên có thể dễ dàng nhận thấy chất lượng hiển thị kém khi làm việc với các văn bản, biểu tượng và một vài thứ tương tự.

  1. PNG (Portable Network Graphics)
PNG được tạo ra để thay thế các định dạng hình ảnh GIF, sử dụng thuật toán nén mới không làm mất dữ liệu gốc như định dạng JPG. Định dạng này chủ yếu dành cho các tệp hình ảnh kỹ thuật số và nén tài liệu dạng văn bản nhưng dung lượng không lớn như định dạng JPG. Một điểm cộng của định dạng hình ảnh PNG là chúng hỗ trợ màu trong suốt cho phép bạn có thể lưu một biểu tượng, logo hay chữ cái với nền trong suốt và  có thể đặt nó ở bất kỳ đâu mà không sợ lộ viền trắng xấu xí – điều mà JPG không làm được.
  1. TIF/TIFF (Tagged Image File Format)
TIFF là lựa chọn tốt cho những tệp người dùng không muốn nén, điều này đồng nghĩa rằng các tệp TIFF thường có dung lượng lớn.Bù lại, chất lượng hình ảnh tốt hơn và nội dung cũng đầy đủ, chi tiết hơn so với các định dạng kể trên.Định dạng này cho phép lưu trữ nội dung với các lớp và giữ nguyên thẻ. 

Lựa chọn định dạng tập tin nào là tốt nhất? 
Mỗi loại định dạng đều sở hữu những lợi ích và ảnh hưởng khác nhau nên rất khó để so sánh chính xác định dạng nào tốt hơn định dạng nào.Vì vậy, để đạt được hiệu quả tốt nhất thì người dùng nên lựa chọn định dạng phù hợp với từng loại tập tin.
Các tệp PDF và TIFF thường được ưa chuộng với các tệp cần được giữ nguyên dung lượng và chất lượng; thích hợp với người dùng muốn lưu trữ mà không mất khả năng thao tác và chỉnh sửa các thành phần của tệp sau này.
Nếu người dùng tìm kiếm định dạng lưu trữ được nhiều tập tin và các tập tin với dung lượng lớn thì JPG và PNG nên được ưu tiên.   

Tham khảo dịch vụ scan tài liệu chuyên nghiệp của FSI: https://sohoatailieu.com/dich-vu/danh-muc/dich-vu-scan-tai-lieu-1536.html