Số hóa dữ liệu, số hóa tài liệu được coi là tiền đề trong quá trình chuyển đổi số. Các doanh nghiệp bước lên quá trình chuyển đổi số không thể bỏ qua việc số hóa dữ liệu hay chi tiết hơn là số hóa tài liệu lưu trữ, số hóa văn bản. 

Phân biệt số hóa văn bản và số hóa tài liệu là gì? 

Số hóa văn bản là quá trình chuyển đổi các dạng văn bản truyền thống như hồ sơ, giấy tờ, tài liệu lưu trữ, văn bản, tranh ảnh, bản đồ… bản cứng thành các định dạng dữ liệu kỹ thuật số, có thể quản lý và sử dụng trên môi trường điện tử (máy tính có thể hiểu và lưu trữ). 

Còn số hóa tài liệu là một ngách nhỏ của số hóa dữ liệu, cho phép doanh nghiệp chuyển đổi các loại tài liệu, văn bản như hợp đồng, hồ sơ nhân sự, hóa đơn,… sang dạng tài liệu điện tử. 

số hóa tài liệu
Nhiều doanh nghiệp lựa chọn số hóa văn bản để tiết kiệm và tối ưu tài nguyên của tổ chức  

Chi tiết hơn, giải pháp số hóa văn bản giúp doanh nghiệp, tổ chức có thể chuyển đổi các thông tin bản cứng thành các dữ liệu có thể sử dụng và lưu trữ, tìm kiếm online. Nhờ vậy, các doanh nghiệp, tổ chức có thể dễ dàng tìm kiếm, kiểm soát, quản lý thông tin, văn bản, tài liệu một cách nhanh chóng, tiện lợi nhất. 

Hiện nay, công nghệ số hóa đang ngày một phát triển mạnh mẽ hơn. Với những công nghệ tiên tiến và sự kết hợp của các thiết bị, phần mềm số hóa chuyên dụng thì việc số hóa không chỉ dừng lại ở việc số hóa tài liệu lưu trữ. Cụ thể, các dịch vụ số hóa dữ liệu ngày nay bao gồm: dịch vụ số hóa tài liệu, số hóa văn bản, số hóa bản đồ GIS, số hóa vật thể 3D,… 

Xem thêm: Muốn scan tài liệu, doanh nghiệp và tổ chức cần làm gì?

Tại sao doanh nghiệp, tổ chức cần số hóa tài liệu lưu trữ? 

số hóa tài liệu lưu trữ
Số hóa tài liệu đem lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích và tiết kiệm chi phí vận hành 

Số hóa tài liệu đem lại cho doanh nghiệp, tổ chức nhiều thuận lợi trong quá trình vận hành, tiêu biểu có thể kể đến như: 

  • Nhân sự dễ dàng truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi, phá vỡ rào cản về không gian, thuận lợi cho làm việc từ xa, từ đó, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc.  
  • Tiết kiệm chi phí lớn hàng năm nhờ cắt giảm in ấn, loại bỏ chi phí lưu trữ và bảo quản các tài liệu thủ công sau khi triển khai số hóa tài liệu.  
  • Đảm bảo an toàn cho tài liệu, tránh mất mát, hư hỏng và đảm bảo an toàn thông tin cho doanh nghiệp.  
  • Tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao khả năng phối hợp và năng suất nhân sự nhờ tra cứu, chia sẻ thông tin dễ dàng, nhanh chóng.  
  • Giảm thiểu đáng kể lượng rác thải giấy, góp phần bảo vệ môi trường. 

Bạn có thể tìm hiểu về Cách số hóa tài liệu tối ưu cho doanh nghiệp tại đây

Các loại tài liệu cần được số hóa 

Các loại tài liệu lưu trữ hiện hành đều có thể được số hóa. Nếu doanh nghiệp hiện đang trong bước đầu chuyển đổi các tài liệu giấy truyền thông sang bản lưu trữ điện tử thì tiến hành ưu tiên:  

  • Giấy tờ tài chính 
  • Các hồ sơ hành chính quan trọng  
  • Hợp đồng thỏa thuận  
  • Hồ sơ nhân sự  
  • Hóa đơn và biên lai 

Khi bắt đầu tiến hành số hóa tài liệu, doanh nghiệp cần cân nhắc yếu tố quan trọng, cần thiết của các loại tài liệu hiện có từ đó đưa ra thứ tự ưu tiên, loại bỏ những dữ liệu, thông tin không còn giá trị.  

số hóa tài liệu lưu trữ
Trước khi số hóa doanh nghiệp cần xác định tài liệu ưu tiên, loại bỏ tài liệu cũ không còn giá trị  
Xem thêm: Giải pháp chuyển đổi dữ liệu dành cho doanh nghiệp Việt

Tiêu chí nào làm nên nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu xuất sắc? 

Có nhiều tiêu chí tạo nên một nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu xuất sắc vậy nên các tổ chức, doanh nghiệp chú ý để tránh “tiền mất tật mang”, cụ thể là các yếu tố như sau:

Uy tín thương hiệu  

Để hiểu được đơn vị cung cấp dịch vụ có uy tín hay không, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:  

  • Doanh nghiệp cần có thông tin cơ bản rõ ràng: tên công ty thống nhất trên các nền tảng truyền thông, số điện thoại liên hệ có thể liên lạc, website chuyên nghiệp,… 
  • Lịch sử hoạt động lâu đời và liên tục, kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực số hóa 
  • Được chứng thực bởi các tổ chức uy tín và các khách hàng thực tế 
  • Minh bạch trong quá trình hợp tác: Khi hợp tác giữa hai bên có hợp đồng cụ thể với những điều khoản rõ ràng.  

Chất lượng dịch vụ của đơn vị cung cấp 

Để đánh giá dịch vụ số hóa của doanh nghiệp chúng ta có thể tham khảo ý kiến từ những khách hàng từng hợp tác. Đồng thời kết hợp các tiêu chí hiệu suất hoàn thiện tài liệu số hóa, tính chính xác của các tài liệu số hóa so với bản gốc. Độ sắc nét trong chất lượng bản điện tử và mức độ bảo mật tài liệu cũng có vai trò vô cùng quan trọng. 

Bên cạnh đó, chất lượng dịch vụ cũng thể hiện ở việc dịch vụ triển khai có quy trình làm việc cụ thể và rõ ràng theo quy trình số hóa hồ sơ tài liệu chuẩn như tại đây.

Chi phí và địa điểm  

Chúng ta cần cẩn trọng với những công ty đưa ra mức giá quá rẻ so với mặt bằng chung của thị trường. Đây có thể chính là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang không ổn định về mặt tài chính hoặc công ty đã cắt giảm bớt các khâu xử lý để tối ưu chi phí. Theo đó, chất lượng, độ chính xác của dữ liệu, tài liệu được số hóa sẽ bị ảnh hưởng. Đơn giá số hóa tài liệu thường không nên chênh lệch nhiều quá giữa các bên, chỉ khác nhau chủ yếu ở năng lực triển khai và công nghệ sử dụng của các đơn vị.

Mọi khoản chi cần được thống kê rõ ràng trên hợp đồng và các loại thỏa thuận để đảm bảo không có khoản tiền phát sinh không minh bạch. Doanh nghiệp khi lựa chọn dịch vụ số hóa tài liệu có thể lựa chọn công ty có địa điểm không quá xa để tối ưu chi phí vận chuyển, thời gian xử lý, dễ dàng giải quyết vấn đề phát sinh.  

Dịch vụ chăm sóc khách hàng  

Nhà cung cấp uy tín sẽ sở hữu dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt và giúp đưa ra phương án số hóa tài liệu lưu trữ tối ưu chi phí, đáp ứng kỳ vọng khách hàng. Họ sẽ không ngần ngại giải quyết khiếu nại của khách hàng, tư vấn tận tình, hỗ trợ chu đáo trước, trong và sau khi sử dụng dịch vụ.  

Tổng kết lại, trong quá trình tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ số hóa dữ liệu, số hóa tài liệu, doanh nghiệp có thể dựa vào những tiêu chí kể trên để lựa chọn đơn vị phù hợp, giúp tối ưu thời gian, chi phí triển khai, đạt được kết quả kỳ vọng và từng bước chuyển đổi số hiệu quả. 

số hóa hình ảnh, số hóa văn bản
Cần dựa trên tiêu chí cụ thể để tìm ra nhà cung cấp giải pháp số hóa phù hợp
Xem thêm: Cách quản lý tài liệu lưu trữ điện tử phù hợp cho doanh nghiệp

FSI – Nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu và số hóa dữ liệu tổng thể Top 1 thị trường 

Khi được triển khai hiệu quả, số hóa tài liệu sẽ đem tới nhiều ứng dụng và lợi ích thiết thực cho toàn doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc lựa chọn được đơn vị số hóa uy tín, có năng lực triển khai phù hợp trên thị trường hiện nay cũng là một bài toán khiến các cấp quản lý, chủ doanh nghiệp phải đau đầu. 

Với hơn 15 năm kinh nghiệm triển khai các dự án công nghệ, chuyển đổi số, số hóa, FSI cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu tổng thể bao gồm từ chỉnh lý tài liệuscan tài liệu – tới nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu chuyên nghiệp, hỗ trợ các phòng ban, doanh nghiệp đa ngành xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử tập trung, bảo mật cao, với tính chính xác của tài liệu số hóa lên tới 99,99%. 

Bên cạnh đó, giải pháp số hóa tài liệu tổng thể của FSI ứng dụng các phần mềm số hóa, công nghệ tiên tiến và tự động hóa cao như OCR, ICR, OMR (giúp tự động nhận diện, trích xuất thông tin và nhập liệu chính xác), giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn 50% chi phí và 80% thời gian triển khai.    

công nghệ số hóa tài liệu
Giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ từ FSI với năng lực triển khai xuất sắc  

Song hành cùng công nghệ vượt trội và đội ngũ thực thi chuyên nghiệp, FSI hiện là đơn vi phân phối chính thức và độc quyền các máy scan, thiết bị số hóa chuyên dụng tới từ các thương hiệu hàng đầu thế giới như Canon, Kodak, Plusteck. Bởi vậy, khách hàng khi lựa chọn giải pháp số hóa của FSI sẽ yên tâm giải quyết được bài toán chi phí do không phải bận tâm các khoản phát sinh do đầu tư thuê, mua trang thiết bị.   

Xem thêm: Công nghệ số hóa tiên tiến từ FSI

Tạm kết 

Nhờ những ưu thế kể trên, FSI tự tin đảm nhiệm các dự án số hóa quy mô lớn, có yêu cầu phức tạp. Điển hình là các dự án xây dựng cơ sở dữ liệu trọng điểm cho các Bộ, ban ngành, các tổ chức, doanh nghiệp, tập đoàn lớn như DB Schenker Việt Nam, Mercedes-Benz Việt Nam, Bosch, Honda Việt Nam, Shopee Việt Nam,… 

Như vậy, qua bài viết, FSI hy vọng đã giúp quý độc giả hiểu rõ hơn về dịch vụ số hóa dữ liệu, số hóa tài liệu và các tiêu chí cốt lõi để lựa chọn đơn vị triển khai phù hợp với doanh nghiệp. Mỗi giây ngần ngại là một giây thụt lùi trên hành trình chuyển đổi số, hãy thúc đẩy doanh nghiệp bạn phát triển với số hóa tổng thể ngay hôm nay! 

Có thể bạn quan tâm:

Hướng dẫn quy trình và đơn giá chỉnh lý tài liệu lưu trữ? (2024)

>>> Liên hệ FSI ngay hôm nay để được tư vấn cụ thể cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp