Chuyển đổi số là một bài toán khó, mọi người ai cũng biết đến lợi ích, kết quả nhưng quá trình thì là một dấu hỏi lớn. Chưa một đơn vị nào có thể khẳng định định hướng chuyển đổi số của mình thành công 100%. Tuy nhiên, sau nhiều năm đúc rút, các doanh nghiệp, đơn vị nhận ra rằng số hóa dữ liệu nói chung hay số số hóa tài liệu, văn bản, hình ảnh, giấy tờ,… nói riêng là bước đầu tiên và quan trọng bậc nhất trong quá trình chuyển đổi số.
Số hóa dữ liệu là gì?
Chuyển đổi số khởi đầu bằng số hóa dữ liệu, là quá trình chuyển đổi dữ liệu truyền thống từ dạng giấy tờ, analog sang dạng kỹ thuật số và lưu trữ trên máy chủ hoặc nền tảng đám mây.
Quá trình số hóa dữ liệu, số hóa tài liệu, văn bản giữ nguyên vẹn toàn bộ thông tin, chỉ đơn giản là chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số. Ví dụ, khi quét một bài báo cáo sang dạng PDF, nội dung và thông tin trong bài báo cáo vẫn được bảo toàn nguyên vẹn.
Hệ thống số hóa dữ liệu gồm có 03 nhân tố chính cấu thành đó là: thiết bị, phần mềm và dịch vụ số hóa tài liệu, trong đó:
Thiết bị: Bao gồm hệ thống máy quét và các thiết bị hạ tầng công nghệ thông tin khác phục vụ cho quá trình số hóa dữ liệu.
Phần mềm: Hệ thống quản lý hồ sơ, tài liệu được số hóa dưới dạng văn bản (text), word, excel, pdf, báo cáo thống kê,… giúp lưu trữ, truy cập và quản lý dữ liệu hiệu quả.
Dịch vụ số hóa: Cung cấp các giải pháp toàn diện cho quá trình chuyển đổi dữ liệu từ dạng analog sang dạng kỹ thuật số, bao gồm:
- Cho thuê máy quét và các thiết bị hỗ trợ số hóa.
- Nhập liệu dữ liệu từ các nguồn khác nhau như giấy tờ, hình ảnh, băng đĩa,…
- Chuyển đổi dữ liệu sang các định dạng kỹ thuật số phổ biến như text, word, excel, pdf,…
- Cung cấp dịch vụ BPO (Business Process Outsourcing) – Thuê ngoài các quy trình nghiệp vụ như nhập liệu, quản lý hồ sơ,…
Tầm quan trọng của số hóa dữ liệu và số hóa tài liệu
1. Lưu trữ dữ liệu an toàn và hiệu quả:
- Tiết kiệm không gian: So với việc lưu trữ tài liệu giấy cồng kềnh, số hóa giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ, giải phóng diện tích văn phòng.
- Bảo vệ dữ liệu tốt hơn: Dữ liệu số hóa được bảo vệ khỏi các tác nhân môi trường như mối mọt, ẩm ướt, cháy nổ,… đảm bảo an toàn và nguyên vẹn lâu dài.
- Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí liên quan đến in ấn, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản tài liệu giấy.
2. Truy cập dữ liệu linh hoạt và nhanh chóng:
- Truy cập mọi lúc mọi nơi: Dễ dàng truy cập tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, bất kể thời gian và địa điểm.
- Tìm kiếm thông tin hiệu quả: Tìm kiếm thông tin mong muốn nhanh chóng và chính xác thông qua chức năng tìm kiếm nâng cao trong hệ thống lưu trữ tài liệu số.
- Chia sẻ dữ liệu dễ dàng: Chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp, khách hàng, đối tác chỉ với vài thao tác đơn giản.
3. Tăng cường hiệu quả công việc:
- Thúc đẩy trao đổi thông tin: Trao đổi dữ liệu giữa các phòng ban, cá nhân nhanh chóng và thuận tiện, nâng cao hiệu quả phối hợp công việc.
- Giảm thiểu sai sót: Hạn chế sai sót do việc lưu trữ, quản lý và xử lý tài liệu thủ công.
- Tăng năng suất làm việc: Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, truy cập và xử lý tài liệu, giúp nhân viên tập trung vào công việc chuyên môn.
4. Tiết kiệm chi phí vận hành:
- Giảm chi phí in ấn: Hạn chế việc sử dụng giấy tờ, mực in, máy in,… góp phần bảo vệ môi trường.
- Tối ưu hóa quy trình: Tự động hóa các quy trình thủ công, giảm thiểu chi phí vận hành và quản lý.
- Nâng cao hiệu quả sử dụng tài nguyên: Sử dụng hiệu quả các thiết bị và phần mềm, tối ưu hóa chi phí đầu tư.
Số hóa tài liệu mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm chi phí và bảo vệ môi trường. Đây là xu hướng tất yếu trong thời đại công nghệ số hiện nay.
Các loại dữ liệu cần được số hóa
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số hóa, việc chuyển đổi các loại tài liệu sang dạng kỹ thuật số mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Dưới đây là các loại tài liệu nên được cân nhắc số hóa:
1. Thư từ chính thức:
- Bao gồm công văn, thông báo, thư từ với khách hàng, đối tác,…
- Việc số hóa giúp lưu trữ, truy cập và quản lý dễ dàng, giảm thiểu nguy cơ thất lạc hay hư hỏng.
2. Số hóa văn bản, giấy tờ tài chính:
- Bao gồm hóa đơn, chứng từ, báo cáo tài chính,…
- Số hóa giúp bảo mật thông tin, truy xuất dữ liệu nhanh chóng cho việc kiểm tra, đối chiếu và báo cáo.
3. Bản vẽ công trình/thiết kế:
- Giúp lưu trữ an toàn, chỉnh sửa dễ dàng và chia sẻ thuận tiện với các bên liên quan.
4. Bản đồ nhà máy, bản đồ khảo sát:
- Tối ưu hóa việc quản lý, sử dụng và chia sẻ thông tin về địa hình, khu vực.
5. Số hóa tài liệu dạy học:
- Giúp giáo viên và học sinh truy cập tài liệu dễ dàng, linh hoạt, nâng cao hiệu quả giảng dạy và học tập.
6. Hợp đồng thỏa thuận:
- Bảo mật thông tin, quản lý hiệu quả các phiên bản hợp đồng và truy cập nhanh chóng khi cần thiết.
7. Hồ sơ bệnh án:
- Nâng cao chất lượng dịch vụ y tế, bảo mật thông tin bệnh nhân và hỗ trợ chẩn đoán, điều trị hiệu quả.
8. Hồ sơ nhân sự:
- Tối ưu hóa việc quản lý hồ sơ nhân viên, truy cập thông tin nhanh chóng và thuận tiện.
9. Hóa đơn và biên lai:
- Lưu trữ an toàn, giảm thiểu thất lạc, hỗ trợ đối chiếu và kiểm tra thông tin dễ dàng.
Ngoài những loại tài liệu trên, doanh nghiệp có thể cân nhắc số hóa các loại tài liệu khác dựa trên nhu cầu và mục đích sử dụng.
FSI – Nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu và số hóa dữ liệu tổng thể Top 1 thị trường
Khi được triển khai hiệu quả, số hóa tài liệu sẽ đem tới nhiều ứng dụng và lợi ích thiết thực cho toàn doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc lựa chọn được đơn vị số hóa uy tín, có năng lực triển khai phù hợp trên thị trường hiện nay cũng là một bài toán khiến các cấp quản lý, chủ doanh nghiệp phải đau đầu.
Với hơn 15 năm kinh nghiệm triển khai các dự án công nghệ, chuyển đổi số, số hóa, FSI cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu tổng thể bao gồm từ chỉnh lý tài liệu – scan tài liệu – tới nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu chuyên nghiệp, hỗ trợ các phòng ban, doanh nghiệp đa ngành xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử tập trung, bảo mật cao, với tính chính xác của tài liệu số hóa lên tới 99,99%.
Bên cạnh đó, giải pháp số hóa tài liệu tổng thể của FSI ứng dụng các phần mềm số hóa, công nghệ tiên tiến và tự động hóa cao như OCR, ICR, OMR (giúp tự động nhận diện, trích xuất thông tin và nhập liệu chính xác), giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn 50% chi phí và 80% thời gian triển khai.
Song hành cùng công nghệ vượt trội và đội ngũ thực thi chuyên nghiệp, FSI hiện là đơn vi phân phối chính thức và độc quyền các máy scan, thiết bị số hóa chuyên dụng tới từ các thương hiệu hàng đầu thế giới như Canon, Kodak, Plusteck. Bởi vậy, khách hàng khi lựa chọn giải pháp số hóa của FSI sẽ yên tâm giải quyết được bài toán chi phí do không phải bận tâm các khoản phát sinh do đầu tư thuê, mua trang thiết bị.
Nhờ những ưu thế kể trên, FSI tự tin đảm nhiệm các dự án số hóa quy mô lớn, có yêu cầu phức tạp. Điển hình là các dự án xây dựng cơ sở dữ liệu trọng điểm cho các Bộ, ban ngành, các tổ chức, doanh nghiệp, tập đoàn lớn như DB Schenker Việt Nam, Mercedes-Benz Việt Nam, Bosch, Honda Việt Nam, Shopee Việt Nam,…
Như vậy, qua bài viết, FSI hy vọng đã giúp quý độc giả hiểu rõ hơn về dịch vụ số hóa dữ liệu, số hóa tài liệu và các tiêu chí cốt lõi để lựa chọn đơn vị triển khai phù hợp với doanh nghiệp. Mỗi giây ngần ngại là một giây thụt lùi trên hành trình chuyển đổi số, hãy thúc đẩy doanh nghiệp bạn phát triển với số hóa tổng thể ngay hôm nay!
>>> Liên hệ FSI ngay hôm nay để được tư vấn cụ thể cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
- Website: https://fsivietnam.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/fsivietnam.com.vn
- Email: support@fsivietnam.com.vn
- Hotline: 0904 805 255
