Bạn có đang gặp khó khăn trong việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ ? Đừng lo lắng, bạn không đơn độc! Hàng ngày, các cơ quan nhà nước, tổ chức và doanh nghiệp đều phải đối mặt với thách thức quản lý một khối lượng tài liệu khổng lồ. Và trong bối cảnh đó, Quyết định 128/QĐ-VTLTNN chính là tiêu chuẩn vàng, là kim chỉ nam giúp bạn quản lý tài liệu một cách khoa học, hiệu quả và chuyên nghiệp nhất.
Quyết định 128/QĐ-VTLTNN là gì?
Quyết định 128/QĐ-VTLTNN, được ban hành bởi Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước vào ngày 01/06/2009, là văn bản quy định quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000. Quyết định này ra đời nhằm mục đích chuẩn hóa công tác chỉnh lý tài liệu giấy, đảm bảo tính khoa học, chính xác và hiệu quả trong việc quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tại sao Quyết định 128/QĐ-VTLTNN lại quan trọng?
Quyết định 128/QĐ-VTLTNN đóng vai trò vô cùng quan trọng trong công tác lưu trữ của các cơ quan nhà nước, tổ chức và doanh nghiệp vì:
- Chuẩn hóa quy trình: Giúp các đơn vị áp dụng một quy trình chỉnh lý tài liệu thống nhất, đảm bảo tính khoa học và chuyên nghiệp.
- Nâng cao hiệu quả: Tài liệu được sắp xếp khoa học, logic, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tìm kiếm, sử dụng.
- Bảo quản lâu dài: Quy trình chỉnh lý đúng chuẩn giúp bảo quản tài liệu tốt hơn, tránh hư hỏng, mất mát.
- Tuân thủ pháp luật: Việc áp dụng quyết định này giúp các đơn vị tuân thủ các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ.
- Hướng dẫn trình tự các bước chỉnh lý tài liệu giấy tại các lưu trữ lịch sử, lưu trữ cơ quan.
- Làm rõ trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị thực hiện nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu.
Những lợi ích khi áp dụng quyết định 128 trong chỉnh lý tài liệu lưu trữ
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, giảm thiểu chi phí lưu trữ.
- Nâng cao hiệu quả công việc: Tài liệu được sắp xếp khoa học, hỗ trợ công việc hiệu quả hơn.
- Đảm bảo an toàn tài liệu: Tài liệu được bảo quản tốt hơn, tránh hư hỏng, mất mát.
- Tuân thủ pháp luật: Tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến công tác lưu trữ.
- Nâng cao uy tín: Thể hiện sự chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật của tổ chức.
Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo Quyết định 128/QĐ-VTLTNN
23 bước trong quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ có thể được chia ra thành 6 giai đoạn chính sau:
Giai đoạn 1: Khảo sát tài liệu
Giai đoạn 2: Phân loại tài liệu
Chia tài liệu thành nhóm theo chủ đề, phòng ban, năm ban hành.
Xác định tài liệu thuộc nhóm cần lưu trữ lâu dài hay có thời hạn.
Loại bỏ tài liệu trùng lặp hoặc không còn giá trị sử dụng.
Giai đoạn 3. Xác định giá trị tài liệu
Đánh giá tài liệu dựa trên giá trị hành chính, lịch sử, pháp lý.
Quyết định tài liệu nào cần lưu trữ lâu dài, tài liệu nào có thể tiêu hủy.
Đề xuất phương án số hóa các tài liệu quan trọng để lưu trữ lâu dài.
Giai đoạn 4: Lập hồ sơ chỉnh lý tài liệu
Ghi nhận thông tin tài liệu vào sổ theo dõi.
Xây dựng danh mục tài liệu theo chuẩn quy định.
Phân loại tài liệu dựa trên mức độ quan trọng để có phương án bảo quản phù hợp.
Giai đoạn 5: Hệ thống hóa và bảo quản tài liệu
Đánh số thứ tự tài liệu, đóng gói vào hộp lưu trữ.
Đặt tài liệu vào kho lưu trữ theo đúng sơ đồ, đảm bảo dễ tra cứu.
Kiểm tra định kỳ tình trạng bảo quản tài liệu.
Đề xuất kế hoạch nâng cấp kho lưu trữ nếu cần thiết.
Giai đoạn 6: Hoàn thiện và bảo quản tài liệu
Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn chi tiết quy trình và đơn giá cho chỉnh lý tài liệu lưu trữ năm 2025
Quyết định 128/QĐ-VTLTNN áp dụng cho ai?
Quyết định 128/QĐ-VTLTNN không chỉ là một văn bản pháp lý thuần túy, mà còn là một công cụ thiết yếu cho nhiều đối tượng khác nhau trong công tác quản lý tài liệu. Cụ thể, quyết định này đặc biệt quan trọng và cần được áp dụng bởi:
- Cán bộ văn thư – lưu trữ tại các cơ quan nhà nước:
- Đây là đối tượng chính cần nắm vững và áp dụng Quyết định 128/QĐ-VTLTNN.
- Việc tuân thủ quyết định này giúp đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả trong công tác lưu trữ tài liệu của các cơ quan nhà nước.
- Nó cũng góp phần nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm trong việc quản lý thông tin.
- Nhân sự quản lý tài liệu trong doanh nghiệp:
- Trong môi trường doanh nghiệp, việc quản lý tài liệu một cách khoa học và hệ thống là vô cùng quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ.
- Quyết định 128/QĐ-VTLTNN cung cấp một khung chuẩn để các doanh nghiệp tổ chức và quản lý tài liệu của mình một cách hiệu quả.
- Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp lớn, nơi khối lượng tài liệu cần quản lý là rất lớn.
- Các tổ chức hành chính, ngân hàng, bệnh viện, trường học…:
- Các tổ chức này đều có một khối lượng lớn tài liệu cần được quản lý và lưu trữ một cách cẩn thận.
- Việc áp dụng Quyết định 128/QĐ-VTLTNN giúp các tổ chức này đảm bảo tính chính xác, an toàn và dễ dàng truy cập của tài liệu.
- Nó cũng giúp các tổ chức này tuân thủ các quy định của pháp luật về lưu trữ tài liệu.
Những điểm cần lưu ý khi chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Để đảm bảo quá trình chỉnh lý tài liệu giấy diễn ra một cách hiệu quả và tuân thủ đúng quy định, cần lưu ý những điểm sau:
Lưu trữ đúng thời gian quy định:
- Mỗi loại tài liệu có thời gian lưu trữ khác nhau theo quy định của pháp luật.
- Việc lưu trữ quá thời gian quy định không chỉ gây lãng phí không gian lưu trữ mà còn có thể vi phạm pháp luật.
- Do đó, cần xác định rõ thời gian lưu trữ cho từng loại tài liệu và tuân thủ nghiêm ngặt.
Áp dụng tiêu chuẩn ISO để nâng cao hiệu quả quản lý:
- Tiêu chuẩn ISO cung cấp một khung chuẩn quốc tế cho việc quản lý tài liệu.
- Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO giúp nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả của công tác quản lý tài liệu.
- Nó cũng giúp đảm bảo tính thống nhất và dễ dàng tích hợp với các hệ thống quản lý khác.
Sử dụng công nghệ hỗ trợ quản lý tài liệu nhanh chóng hơn:
- Trong thời đại công nghệ số, việc áp dụng các công nghệ hỗ trợ quản lý tài liệu là vô cùng cần thiết.
- Các phần mềm quản lý tài liệu điện tử giúp tự động hóa nhiều quy trình, tiết kiệm thời gian và công sức.
- Nó cũng giúp nâng cao tính chính xác và an toàn của dữ liệu.
- Ví dụ như các phần mềm số hóa tài liệu, phần mềm lưu trữ đám mây…
FSI- Nhà cung cấp giải pháp số hóa, chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam
FSI là công ty sô hóa và chuyển đổi số hàng đầu tại Việt Nam, FSI cung cấp cho khách hàng giải pháp số hóa tài liệu tổng thể gồm:
- Dịch vụ số hóa tài liệu
- Dịch vụ Scan tài liệu
- Dịch vụ nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu
- Dịch vụ chỉnh lý tài liệu
- Xây dựng phần mềm quản lý
- Tư vấn chuyển đổi số
- Cung cấp giải pháp lưu trữ dữ liệu
Trong đó, dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ của FSI được khách hàng tin tưởng, lựa chọn vì:
- 17+ năm kinh nghiệm và năng lực triển khai xuất sắc, FSI Tự hào là đối tác tin cậy của hơn 1600+ khách hàng là các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và tổ chức lớn.
- Quy trình triển khai đạt chuẩn: được tối ưu sau hơn 17 năm làm việc
- Bảo mật thông tin khách hàng theo tiêu chuẩn an toàn thông tin ISI/IEC 27001: 2013 và ISO 97001:2015.
Hãy cùng FSI lên lịch tư vấn “miễn phí” ngay hôm nay để chúng tôi có cơ hội lắng nghe và thấu hiểu dự án, nhu cầu của bạn. Chúng tôi sẽ đồng hành cùng bạn trên con đường chuyển đổi số để thành công.
Xem thêm:
