Trong thời đại số, việc số hóa hồ sơ đang trở thành một xu hướng tất yếu đối với các doanh nghiệp. Giải pháp này mang lại nhiều lợi ích, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu quả công việc và bảo đảm an toàn thông tin. Bài viết này sẽ giải đáp các thông tin quan trọng về số hóa hồ sơ, bao gồm quy trình và quy định mới nhất mà doanh nghiệp cần biết.
Tầm quan trọng của số hóa hồ sơ doanh nghiệp trong thời đại số
Số hóa hồ sơ là quá trình chuyển đổi các hồ sơ giấy của doanh nghiệp thành dạng điện tử. Các hồ sơ sau khi được số hóa có thể được lưu trữ, truy cập và xử lý trên máy tính hoặc thiết bị di động. Giải pháp này đã và đang ngày càng chứng tỏ hiệu quả trong công tác lưu trữ dữ liệu và vận hành tổ chức, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí cho các hoạt động cụ thể như:
- Lưu trữ: Không cần phải thuê kho bãi để lưu trữ hồ sơ giấy, doanh nghiệp có thể lưu trữ hồ sơ điện tử trên máy chủ hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây.
- Tìm kiếm và truy xuất: Hồ sơ điện tử có thể được tìm kiếm nhanh chóng truy xuất dễ dàng từ bất kỳ đâu thông qua kết nối Internet.
- Cập nhật nội dung: Nội dung của hồ sơ điện tử có thể được cập nhật, xử lý nhanh chóng và chính xác hơn hồ sơ giấy.
Các quy định cần biết khi thực hiện số hóa hồ sơ doanh nghiệp
Tại Việt Nam, việc số hóa các hồ sơ được quy định tại các văn bản pháp luật sau:
Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư: Đây là một nghị định quan trọng, quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư. Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
Thông tư số 01/2023/TT-VPCP của Văn phòng Chính phủ: Thông tư này quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính; tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính; rà soát, đánh giá thủ tục hành chính đáp ứng yêu cầu xây dựng dịch vụ công trực tuyến theo các mức độ, chuẩn hóa danh mục dịch vụ công trực tuyến; quản lý Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh; tích hợp, chia sẻ, đồng bộ dữ liệu trong thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
Các doanh nghiệp cần lưu ý các quy định trên khi thực hiện số hóa tài liệu, hồ sơ cho đơn vị mình.
| Xem thêm >>>> Hướng dẫn quy trình quản lý tài liệu doanh nghiệp chi tiết <<<< |
Các bước quy trình số hóa hồ sơ doanh nghiệp
Một quy trình số hóa hồ sơ chuyên nghiệp thường bao gồm các bước sau:
- Xác định phạm vi số hóa: Doanh nghiệp cần xác định phạm vi hồ sơ cần được số hóa, bao gồm các loại hồ sơ, số lượng hồ sơ và thời hạn số hóa.
- Thu thập và chuẩn bị hồ sơ: Hồ sơ cần được số hóa cần được chuẩn bị trước, bao gồm việc chỉnh lý, sắp xếp, phân loại và loại bỏ các hồ sơ không cần thiết.
- Scan hồ sơ: Hồ sơ sau khi được chuẩn bị sẽ được scan thành dạng điện tử.
- Nhập liệu: Nội dung của hồ sơ được scan sẽ được nhập liệu vào hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
- Xác thực hồ sơ: Hồ sơ sau khi được nhập liệu cần được xác thực để đảm bảo tính chính xác và an toàn thông tin.
- Kết xuất và lưu trữ thông tin: Hồ sơ sau khi được xác thực sẽ được kết xuất và lưu trữ trên hệ thống điện tử chuyên biệt, phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng trong tương lai của doanh nghiệp.
Dịch vụ số hóa hồ sơ chuyên nghiệp nhất
Để đảm bảo triển khai số hóa các hồ sơ đáp ứng đúng các quy định và quy trình kể trên, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng các dịch vụ số hóa tài liệu, hồ sơ từ những đơn vị uy tín trên thị trường hiện nay, thay vì tự tiến hành triển khai, vốn tồn tại nhiều rủi ro về hư hại tài liệu, lãng phí thời gian, nhân sự và hao tổn chi phí đầu tư thiết bị, phần mềm.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm triển khai hàng ngàn dự án công nghệ cao, giải pháp số hóa cho doanh nghiệp, FSI là đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa hồ sơ chuyên nghiệp với năng lực top 1 thị trường, bao gồm tổng thể:
- Dịch vụ chỉnh lý tài liệu
- Dịch vụ scan tài liệu
- Dịch vụ nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu.
Triển khai số hóa tài liệu cùng FSI, thông qua ứng dụng các công nghệ số hóa tiên tiến và tự động hóa cao như OCR, ICR, OMR giúp tự động nhận diện và trích xuất thông tin. Doanh nghiệp nhanh chóng chuyển đổi hồ sơ, tài liệu giấy sang dạng điện tử, lưu trữ và quản lý dữ liệu tập trung, với chi phí và thời gian, nhân lực triển khai tiết kiệm hơn 50% so với phương thức thủ công nhờ đơn giá số hóa tốt nhất thị trường.
| Xem thêm >>>> Review Đánh giá Top 3 phần mềm quản lý hồ sơ tốt nhất hiện nay <<<< |
Đồng thời, với vị thế của nhà phân phối độc quyền và chính thức các thiết bị số hóa chuyên dụng từ các thương hiệu hàng đầu thế giới như Plustek, Kodak, Contex, Rowe, Cannon, HP, Qidenus, Fujitsu…, dịch vụ số hóa tài liệu tổng thể của FSI giúp khách hàng tiết kiệm chi phí đầu tư thiết bị, song song với đảm bảo chất lượng dự án, độ chính xác của bản scan ở mức cao nhất (99,99%).
Bên cạnh đó, nhờ sở hữu đội ngũ nhân sự hơn 100 chuyên gia công nghệ đầu ngành, 3500 cộng tác viên số hóa được đào tạo bài bản cùng năng lực bảo mật thông tin đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế về an toàn thông tin ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015, FSI là đơn vị được tin tưởng phụ trách các dự án số hoá tài liệu, hồ sơ quy mô lớn, yêu cầu bảo mật cao, hỗ trợ các doanh nghiệp, tập đoàn lớn xây dựng thành công cơ sở dữ liệu tập trung.
Điển hình là các doanh nghiệp như DB Schenker Việt Nam, Masterise Group, Mercedes-Benz Việt Nam, Bayer Vietnam, Bosch, Honda Việt Nam, Shopee Việt Nam,…
Việc số hóa hồ sơ doanh nghiệp là một quá trình cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và đầu tư. Tuy nhiên, với những lợi ích mà giải pháp này mang lại cùng sự xuất hiện của các dịch vụ số hóa tài liệu chuyên nghiệp, chi phí tối ưu như của FSI, các doanh nghiệp nên cân nhắc triển khai trong thời gian sớm nhất để không tụt hậu trên cuộc đua chuyển đổi số.
