Trong kỷ nguyên số hóa, khi mà dữ liệu đang là “mỏ dầu” đắt giá thế kỷ 21 việc chuyển đổi dữ liệu, phân tích và quản trị dữ liệu hiệu quả chính là cánh cửa để dẫn lối doanh nghiệp đi tới thành công. Vậy chuyển đổi dữ liệu như thế nào là hiệu quả nhất? Ta học được gì từ chiến lược chuyển đổi của thương hiệu hàng đầu thế giới? Đọc ngay bài viết dưới đây của FSI để khám phá câu trả lời.
Chuyển đổi dữ liệu là gì?
Chuyển đổi dữ liệu (Data Conversion) là quá trình chuyển đổi thông tin, dữ kiện, hình ảnh,… từ một định dạng cố định ban đầu sang định dạng hay hệ thống khác. Quá trình thực thi này đảm bảo dữ liệu tương thích giữa các ứng dụng, hệ thống, thiết bị khác nhau.
Nó bao gồm việc thay đổi định dạng dữ liệu, chuyển từ dữ liệu dưới dạng các văn bản giấy thủ công sang dữ liệu số hoặc ngược lại. Một số ví dụ cơ bản về chuyển đổi dữ liệu như chuyển đổi văn bản trong tài liệu giấy thành file PDF, chuyển đổi định dạng hình ảnh từ PNG sang JPG,…
Chuyển đổi dữ liệu giúp doanh nghiệp thay đổi tích cực như thế nào?
Chuyển đổi dữ liệu đưa tới các doanh nghiệp hiện đại vô số lợi ích thiết thực. Đây là chất xúc tác giúp những quản lý thức thời, tận dụng tối đa được giá trị dữ liệu – “mỏ vàng” của thế kỷ 21.
- Tối ưu hiệu suất và nâng cao năng suất làm việc:
Việc chuyển đổi các dữ liệu doanh nghiệp giúp tự động hóa quy trình kinh doanh và tiết kiệm tối đa thời gian. Nhờ dữ liệu trên kho lưu trữ tập trung mà nhân viên hoàn toàn có thể làm việc từ xa, sếp có thể xét duyệt công việc online trên hệ thống. Các quy trình trình trình ký liên quan tới hồ sơ, thủ tục,… được tự động hóa giúp giảm bớt lỗi của con người và nâng cao hiệu suất làm việc.
- Hoàn thiện hệ thống dữ liệu doanh nghiệp:
Dữ liệu sau khi chuyển đổi sẽ dễ dàng tập trung tại một hệ thống và kho lưu trữ chung. Nhờ vậy, doanh nghiệp có nền tảng để phát triển kho lưu trữ số tập trung, hỗ trợ tối đa nhân viên các bộ phận trong quá trình làm việc với dữ liệu.
- Cải thiện quyết định kinh doanh
Nhờ chuyển đổi toàn bộ dữ liệu mà doanh nghiệp dễ dàng tạo ra các báo cáo, phân tích thông tin khách hàng. Qua lượng dữ liệu này, chân dung khách hàng, thói quen mua sắm và nhu cầu của sẽ được khắc họa rõ nét hơn. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tận dụng để cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ nâng cao trải nghiệm và mức độ hài lòng của khách hàng.
- Nâng cao khả năng cạnh tranh:
Nhờ phân tích dữ liệu và thực hiện chuyển đổi toàn bộ dữ liệu mà doanh nghiệp có thể dễ dàng thích nghi với thay đổi và cạnh tranh hiệu quả hơn. Các dự đoán về thị trường có xu hướng chính xác hơn và doanh nghiệp sẽ khẳng định được vị thế của mình cùng những sản phẩm, dịch vụ chất lượng.
Tóm lại, việc đầu tư chuyển đổi lượng dữ liệu hiện có là một chiến lược thông minh giúp cải thiện hoạt động kinh doanh giúp tạo ra sự thay đổi tích cực trong vận hành nội bộ doanh nghiệp. Nhờ tiếp nhận, xử lý thông tin hiệu quả, tối ưu hóa quy trình, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tận dụng dữ liệu để tạo đà phát triển đem tới giá trị cho khách hàng.
>>> Giải pháp xử lý dữ liệu lớn từ FSI: thúc đẩy xây dựng đô thị thông minh <<<
Doanh nghiệp đình đám đã chuyển đổi dữ liệu để thành công như thế nào?
Hiện nay, nhiều thương hiệu lớn trên thế giới đã tích cực chuyển đổi dữ liệu và gặt hái được thành quả ngọt ngào. Nhờ chiến lược thông minh, hàng loạt cái tên đình đám giải quyết khó khăn và ngày càng phát triển.
Amazon
Amazon chính là ví dụ tiêu biểu về việc chuyển đổi dữ liệu thành công. Thương hiệu này đã tạo ra một trong những nền tảng thương mại điện tử lớn nhất trên thế giới.
Các dữ liệu được chuyển đổi từ các kho hàng tồn, đơn đặt hàng cũng như lịch sử mua sắm cá nhân,… giúp Amazon có thể tối ưu quá trình vận chuyển hàng hóa, cá nhân hóa sản phẩm để nâng cao trải nghiệm mua sắm trực tuyến của khách hàng.
Netflix
Nhắc tới chuyển đổi dữ liệu, khó mà không thể nhắc tới Netflix. Thương hiệu này đã chuyển đổi các dữ liệu dưới dạng các băng đĩa phim cho thuê dần trở thành dữ liệu có thể truy cập dưới dạng trực tuyến để truy cập vào kho phim gần như vô tận với vô số series mới ra hấp dẫn.
Sau này nhờ tận dụng hiệu quả lượng dữ liệu chuyển đổi để phân tích hành vi xem phim của người dùng Netflix có thể gợi ý các bộ phim và chương trình phù hợp, mang tính cá nhân hóa. Nhờ những bước chuyển đổi ngoạn mục, Netflix đã cán mốc hơn 232 triệu người dùng trả phí trên toàn thế giới.
Uber
Uber cũng là một trong những thương hiệu sử dụng dữ liệu chuyển đổi để quản lý và tối ưu việc điều tiết cung và cầu trong dịch vụ giao thông. Các dữ liệu chuyển đổi từ điện thoại di động sẽ giúp hệ thống máy chủ có thể tiếp nhận thông tin, hành vi của tài xế và khách hàng. Nhờ vậy họ Uber có thể nắm bắt được nhu cầu tài xế và khách hàng, nâng cao trải nghiệm của họ.
Những ví dụ trên chính là minh chứng thực tế cho việc sử dụng các dữ liệu đã chuyển đổi để tối ưu hóa quy trình kinh doanh, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. Nhờ chuyển đổi “đúng người đúng thời điểm” mà Amazon, Netflix, Uber,… đã không ngừng lớn mạnh vươn tầm thế giới và kiến tạo thêm nhiều giá trị cho khách hàng.
>>> Cách bảo quản tài liệu lưu trữ tối ưu nhất trong thời đại công nghệ <<<
4 mẹo nhỏ giúp chuyển đổi lượng lớn dữ liệu không còn là bài toán khó với doanh nghiệp
Chuyển đổi thành công lượng lớn dữ liệu là một quá trình phức tạp đòi hỏi sự tỉ mỉ. Dưới đây chính là 4 mẹo hữu ích giúp các doanh nghiệp Việt có thể thực hiện chuyển đổi chúng tiết kiệm, hiệu quả:
Lập kế hoạch chuyển đổi cụ thể
Trước khi bắt tay vào chuyển đổi, doanh nghiệp cần lập ra kế hoạch chi tiết. Trong đó, xác định rõ mục tiêu chuyển đổi dữ liệu, định dạng đầu ra cũng như quy trình chuyển đổi.
Sau đó, doanh nghiệp cần tìm kiếm và tham khảo các tài liệu liên quan tới dữ liệu, mã hóa, số hóa, chuyển đổi số cùng các công nghệ liên quan đến dữ liệu để tham khảo. Khi lập kế hoạch hãy tham khảo chiến lược chuyển đổi dữ liệu đã thành công của các thương hiệu lớn và học hỏi từ họ.
Tiến hành kiểm tra, làm sạch dữ liệu
Trước khi tiến hành chuyển đổi dữ liệu, doanh nghiệp cần kiểm tra và làm sạch dữ liệu gốc. Việc loại bỏ các dữ liệu trùng lặp, không chính xác, không cần thiết giúp đảm bảo dữ liệu đầu vào là những dữ liệu chất lượng và chính xác.
Ứng dụng dịch vụ, phần mềm chuyển đổi phù hợp
Để đảm bảo quá trình chuyển đổi dữ liệu thành công, doanh nghiệp cần cân nhắc sử dụng dịch vụ, phần mềm phù hợp với mục tiêu đã đề ra. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp Việt đang mới chập chững trên hành trình chuyển hóa các dữ liệu từ tài liệu giấy sang tài liệu định dạng điện tử quá trình chuyển đổi đòi hỏi sự tỉ mỉ, cần nhiều thời gian, tốn kém chi phí vì những sai sót phát sinh.
Hiểu được khó khăn ấy, FSI – nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam đã đem tới các tổ chức, doanh nghiệp giải pháp chuyển đổi dữ liệu chuyên nghiệp.
Với hơn 15 năm kinh nghiệm triển khai thực tế với năng lực top 1 thị trường, dịch vụ số hóa tài liệu tổng thể của FSI đã nhận được sự tín nhiệm từ hơn 5500 khách hàng thuộc khối chính phủ, các doanh nghiệp cũng như tập đoàn lớn như Honda Việt Nam, Shopee Việt Nam, Mercedes-Benz Việt Nam, DB Schenker Việt Nam,…
Dịch vụ chuyển đổi dữ liệu chuyên nghiệp của FSI sẽ giúp tổ chức doanh nghiệp chuyển đổi mọi dữ liệu từ dạng tài liệu giấy sang tài liệu điện tử có thể tìm kiếm, khai thác lưu trữ trên hệ thống, máy tính.
Với độ chính xác lên tới 99,99% và số hóa đa dạng các loại tài liệu với kích cỡ từ A5 tới gấp đôi A0, giải pháp số hóa tài liệu của FSI sẽ giúp chuyển đổi mọi dữ liệu tại các phòng ban trong khoảng thời gian tối nhất. Dịch vụ hạn chế tối đa sai sót phát sinh xuyên suốt quá trình phân loại, chỉnh lý, scan tài liệu nhờ quy trình 2 lần kiểm tra dữ liệu nhập liệu và 2 lần kiểm tra file dữ liệu đầu ra trước khi bàn giao.
Nhờ ưu thế làm chủ các công nghệ số hóa tiên tiến và tự động hóa như OCR, ICR, OMR,… đồng thời trở thành đối tác độc quyền của hàng loại thương hiệu hàng đầu thế giới như Kodak, Contex, Plustek,… giải pháp số hóa của FSI giúp các doanh nghiệp Việt tối ưu chi phí trong quá trình chuyển đổi dữ liệu.
Dịch vụ chuyển đổi dữ liệu chuyên nghiệp của FSI đạt tiêu chuẩn quốc tế an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và quản lý chất lượng ISO 9001:2015 nên các doanh nghiệp có thể yên tâm số hoá và chuyển đổi cả những dữ liệu nhạy cảm. Với hệ sinh thái gồm hơn 50 giải pháp tiên phong ứng dụng công nghệ hiện đại, FSI còn hỗ trợ khai thác và xử lý dữ liệu hiệu hơn sau khi tiến hành chuyển đổi dữ liệu.
Tiến hành kiểm tra định kỳ và ghi nhận kết quả
Sau khi chuyển đổi, doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu đầu ra. Sau đó so sánh các dữ liệu đầu ra với dữ liệu gốc để đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào. Sau đó ghi nhận kết quả quá trình chuyển đổi bao gồm các lỗi và vấn đề đã được phát hiện và sửa chữa.
Trong bài viết trên, FSI đã đưa ra góc nhìn thực tế về chuyển đổi dữ liệu cũng như tầm quan trọng của nó với các tổ chức, doanh nghiệp hiện đại. Việc ứng dụng dịch vụ, công nghệ giúp dữ liệu được chuyển đổi tối ưu vận hành, nâng cao khả năng cạnh tranh. Hy vọng rằng, trong kỷ nguyên 4.0, mỗi doanh nghiệp đều sẽ tìm ra chiến lược chuyển đổi dữ liệu phù hợp, thích nghi với biến động của thị trường.
