Quản lý hồ sơ ‘sai một ly, đi dặm’? Phần mềm quản lý hồ sơ đảm bảo tính chính xác tuyệt đối, dày thủ mọi quy luật pháp lý. Hoạt động kinh doanh an toàn và bền vững.
Phần mềm quản lý hồ sơ cho doanh nghiệp
Cách lưu trữ hồ sơ thủ công đang kìm hãm vận hành như thế nào?
Tại nhiều doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt ở các phòng hành chính, kỹ thuật, kế toán hay mua sắm, hồ sơ vẫn đang được lưu trữ theo cách truyền thống: giấy tờ, tập tin cứng, tủ tiết kiệm – hoặc tiền tệ hơn, là lưu trữ rải rác trên nhiều ổ cứng, máy tính cá nhân.
Ban đầu, mô hình này có vẻ đơn giản, dễ thực hiện. Tuy nhiên, khi khối lượng tài liệu ngày càng tăng, doanh nghiệp bắt đầu cảm nhận được những hệ lụy:
- Mất quá nhiều thời gian để nghiên cứu, đối chiếu thông tin mỗi khi cần thiết.
- Hồ sơ dễ bị thất lạc, chồng chéo – đặc biệt khi có sự thay đổi nhân sự hoặc quy trình xử lý phức tạp.
- Với các phòng kỹ thuật hay mua sắm, chỉ cần thiếu một tài liệu cũng có thể làm gián đoạn toàn bộ quy trình xử lý.
- Nguy cơ rò rỉ thông tin, do không kiểm soát ai đang có quyền truy cập.
Điều đáng nói là, càng trì hoãn thay đổi, chi phí vận hành càng bị đội lên. Bài toán đặt ra: Làm sao để quản lý hồ sơ hiệu quả, bảo mật và dễ dàng truy xuất mà không làm gián đoạn hoạt động hiện tại?
Xem thêm: Mọi điều cần biết về thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần gì ở một phần mềm quản lý hồ sơ hiện đại?
Phần mềm quản lý hồ sơ hiện đại
Trước những bất cập của phương pháp lưu trữ thủ công, các doanh nghiệp ngày càng nhận thức rõ hơn về nhu cầu cấp thiết đối với một giải pháp quản lý hồ sơ hiện đại. Yêu cầu đặt ra không chỉ dừng lại ở việc số hóa và lưu trữ điện tử đơn thuần, mà còn đòi hỏi nhiều tính năng thông minh và linh hoạt hơn:
Một phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ hiện đại không dừng lại ở khả năng lưu trữ mà vẫn cần:
- Quản lý tài liệu theo quy trình – trạng thái – rõ ràng loại phân loại.
- Tìm kiếm thông tin, dễ dàng truy cập chỉ với một số thao tác.
- Phân quyền truy cập, đảm bảo bảo mật và kiểm soát nội bộ
- Tích hợp với các hệ thống có sẵn như ERP, CRM, Email, để tạo nên quá trình xử lý luồng tự động, đồng bộ.
- Tùy chỉnh theo yêu cầu của từng phòng ban, tránh áp dụng hoặc khó tùy biến.
- Và trên hết, phát triển nhanh chóng, không làm gián đoạn hoạt động hiện tại.
Tóm lại, doanh nghiệp hiện đại cần một phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ không chỉ là một “kho chứa” dữ liệu điện tử mà còn là một công cụ thông minh, linh hoạt, bảo mật và dễ dàng sử dụng, giúp tối ưu hóa toàn bộ quy trình quản lý thông tin.
Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ là gì?
Hiểu đơn giản, đây là hệ thống phần mềm giúp quản lý toàn bộ vòng đời của tài liệu/hồ sơ trong doanh nghiệp – từ khi được tạo ra, xử lý, lưu trữ, cho đến khi kết thúc hoặc bỏ qua.
Khác với các phần mềm lưu trữ đơn tĩnh, phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ chuyên nghiệp sẽ giúp:
- Tổ chức tài liệu có cấu trúc, dễ dàng truy xuất và nghiên cứu.
- Theo dõi chỉnh sửa lịch sử, kiểm soát phiên bản, ai thay đổi, thay đổi bất kỳ lúc nào.
- Hỗ trợ trình duyệt hỗ trợ, xác định hồ sơ tự động.
- Bảo vệ thông tin, đảm bảo chắc chắn quy định pháp luật và chuẩn bảo mật nội bộ.
Phần mềm này không được hỗ trợ chỉ định nhưng giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu kiểm tra, ISO, các quy định về chứng từ – lưu trữ theo luật định.
4 tính năng cần có trong phần mềm quản lý hồ sơ chuyên nghiệp
1. Thiết lập kho lưu trữ tài liệu số tập trung.
- Hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý và chi phí bảo quản.
- Hỗ trợ tải tài liệu trực tiếp từ máy quét, máy tính hoặc trạm.
- Cung cấp dung lượng lưu trữ không giới hạn.
- Duy trì lịch sử các phiên bản của tài liệu.
- Cho phép phân loại tài liệu khoa học theo mục đích sử dụng của doanh nghiệp.
2. Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và dễ dàng
- Tìm kiếm từ khóa: Tìm kiếm từ khóa trong thư mục tên, tài liệu tên và dữ liệu trường.
- Tìm kiếm toàn văn: Sử dụng công nghệ OCR để tạo các tệp PDF có thể tìm kiếm, cho phép người dùng tìm kiếm trực tiếp trong nội dung tài liệu.
- Tìm kiếm nâng cao: Tìm kiếm theo loại tài liệu, mã vạch hoặc thời gian.
3. Chia sẻ tài liệu linh hoạt, an toàn
- Cho phép người dùng truy cập tài liệu cần thiết mọi lúc, mọi nơi.
- Cải thiện khả năng làm việc từ hoạt động xa, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh tổng thể.
- Cho phép chia sẻ thông tin một cách dễ dàng, không bị giới hạn về không gian hoặc thời gian, chỉ bằng một cú nhấp chuột.
4. Bảo mật tuyệt đối
- Cơ chế bảo mật nhiều lớp, tối đa an toàn thông tin.
- Thiết lập mật khẩu cho hệ thống truy cập tài khoản.
- Thiết lập mật khẩu cho từng thư mục.
- Thiết lập mật khẩu cho từng tài liệu.
FSI – Nhà cung cấp giải pháp quản lý hồ sơ và số hóa hàng đầu Việt Nam
Nếu bạn đang tìm một đối tác đáng tin cậy cho phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ chuyên nghiệp, FSI chính là lựa chọn hàng đầu
FSI là công ty số hóa và chuyển đổi số hàng đầu tại Việt Nam,Cung cấp giải pháp lưu trữ dữ liệu. Đảm bảo đầy đủ các tiêu chuẩn ISO quốc tế khắt khe về bảo mật và chất lượng, qua đó, đem tới sự tối ưu về chi phí và thời gian triển khai cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp của bạn.
Trong đó, phần mềm lưu trữ và quản lý tài liệu DocEye của FSI có ưu điểm nổi bật:
- Ứng dụng các công nghệ lõi hiện đại như OCR, ICR, ADRT, OMR, hệ thống quản lý tài liệu DocEye giúp nhận dạng và bóc tách ký tự tự động với độ chính xác lên tới 98%, giúp tiết kiệm thời gian số hóa tài liệu
- Chi phí linh hoạt: Tùy chọn gói sản phẩm theo nhu cầu của tổ chức, doanh nghiệp, giúp tối ưu chi phí triển khai và vận hành hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ
- Khả năng tùy biến mạnh mẽ: Theo yêu cầu của khách hàng nhờ năng lực làm chủ hoàn toàn công nghệ và sở hữu đội ngũ chuyên gia đầu ngành về lĩnh vực chuyển đổi số.
- Tối ưu cho người dùng Việt: Giao diện hệ thống quản lý tài liệu DocEye sử dụng tiếng Việt và dịch vụ hỗ trợ tại chỗ luôn sẵn sàng, nhanh chóng, kịp thời
- Đánh giá từ khách hàng: Các giải pháp của FSI luôn nhận được đánh giá tích cực từ phía khách hàng chứng minh năng lực không phải dạng vừa của FSI trong nhiều năm qua
Khách hàng có nhu cầu về xây dựng hệ thống lưu trữ mà chưa biết bắt đầu từ đâu? Đặt lịch hẹn ngay với chuyên gia hàng đầu FSI để nhận được những chia sẻ về giải pháp phù hợp đối với doanh nghiệp.
Xem thêm:
