Các bước trong quy trình quản lý tài liệu
1. Xác định nguồn tư liệu
Xác định nguồn tư liệu
Xác định nguồn tư liệu được coi là bước đầu tiên trong quy trình quản lý tài liệu. Trước tiên các đơn vị cần xác định lượng thông tin nào nằm trong phạm trù quản lý và lưu trữ. Hầu hết các đơn vị hiện nay thường chỉ quan tâm đến việc số hóa các văn bản tài liệu có con số, chữ ký hay con dấu.
Tuy nhiên người những văn kiện quan trong trên, đơn vị tổ chức cũng cần phải quản lý tất cả lượng thông tin có liên quan đến mục tiêu của tổ chức. Do đó, mọi vật phẩm có giá trị hiện vật như: huy hiệu, huy chương, cup, kỷ niệm, cờ thành tích, cờ lưu niệm,…hay mọi thông tin có liên quan đến mục tiêu của tổ chức: bằng khen, chứng chỉ, slogan, logo, ảnh kỷ niệm,… đều phải được coi là nguồn tư liệu để quản lý lưu trữ như văn bản, làm cơ sở cho việc số hóa thành tài liệu điện tử.
Trong trường hợp này, sự phát triển của công nghệ và đặc biệt là điện toán đám mây cần được cân nhắc và tận dụng một cách tối đa.
2. Hình thức thông tin
Hình thức thông tin
Các tư liệu sau khi được số hóa cần được xác định hình thức thông. Hình thức thông tin có thế được phân loại theo cách ghi nhận. Nó có thể là loại chữ, loại ảnh, âm thanh,…
Nhiều tư liệu có thể được định dạng ở các cấu trúc file khác nhau khi số hóa thành file. Tuy nhiên, để đảm bảo tình thống nhất và thuận tiện khi đưa vào hệ thống cơ sở dữ liệu thì cách tốt nhất là nên chuyển đổi về cùng một cấu trúc định dạng chung.
Về cấu trúc diễn đạt thông tin. Đối với các tài liệu dạng biểu mẫu, việc diễn đạt thường để bảo đảm đủ lượng thông tin, đảm bảo tính pháp lý, tính trách nhiệm, tính riêng tư hoặc bảo đảm việc truyền đạt thông điệp hiệu quả. Đối với tài liệu điện tử, cấu trúc diễn đạt thông tin càng có nguyên tắc thì việc số hóa và lưu trữ càng thuận lợi.
Ngôn ngữ và thuật ngữ là một vấn đề quan trọng cần quan tâm. Nếu đơn vị không tính trước ngôn ngữ của các nước khác nhau cũng như thuật ngữ chuyên môn sẽ gây khó khăn cho quá trình số hóa, lưu trữ và xử lý thông tin.
3. Phương thức thu nhận thông tin
Phương thức thu nhận thông tin
Bước thứ ba trong quy trình quản lý tài liệu là phương thức thu nhận thông tin. Trong đó việc thu nhận thông tin được chia ra thành thu nhận thông tin online hoặc offline đối với thông tin tài liệu đã và chưa được số hóa. Với những tài liệu chưa số hóa thì sẽ được số hóa để cho ra dữ liệu điện tử. Với những thông tin đã được số hóa rồi thì phải có cách giao nhận vật lý các tài liệu đã số hóa. Hình thức giao nhận online thường được ưu tiên hơn trong bước này.
4. Ghi nhận tài liệu
Việc ghi nhận tài liệu hiện nay thường được thực hiện theo phương pháp mã hóa. Việc mã hóa sẽ được thực hiện một cách khoa học theo nguyên tắc thư viện. Phương thức hiển thị mã tài liệu có thể là tập hợp số thuần túy hoặc tổ hợp giữa chữ và số. Nó cũng có thể được hiển thị dưới dạng barcode hoặc dạng mã nhiều lớp. Trong trường hợp tài liệu điện tử, tài liệu sẽ được nhận dạng thông qua các phương tiện hiển thị hoặc một phương tiện xác nhận nào đó.
5. Phân phối tài liệu
Các yếu tổ liên quan đển việc phân phối tài liệu có thể kể đến như: Người quyết định, đổi tượng liên quan, phương tiện trao đổi tin, luồng thông tin, bảo mật thông tin. Hiện nay đa số mọi người thường sử dụng hình thức phân phối điện tử nhiều hơn là phân phối tài liệu ở dạng vật lý do tính nhanh chóng và bảo mật cao hơn.
6. Lưu trữ tài liệu
Lưu trữ và bảo mật tài liệu
Xem thêm: Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ giúp tối ưu không gian lưu trữ cho doanh nghiệp
Phương thức lưu trữ tài liệu tại các đơn vị đa phần vẫn còn mang tính chất thủ công khiến cho việc tìm kiếm, khai thác thông tin còn gặp nhiều khó khăn và gây tốn nhiều thời gian. Chính vì vậy, việc mã hóa thông tin dữ liệu sau đó đẩy lên cơ sở dữ liệu chung đang được khuyến khích hơn để nâng cao chất lượng công việc.
Cất giữ tài liệu điện tử trên cơ sở dữ liệu yêu cầu tài liệu điện tử trong quá trình lưu trữ phải có quy trình định kỳ sao chép lại để tránh các lỗi điện tử phát sinh làm hỏng tài liệu. Đồng thời các định dạng file cũng cần được chuyển đổi cho phù hợp với các chương trình ứng dụng phát triển sau này.
Yếu tố bảo mật thông tin cũng cần phải được quan tâm trong quy trình quản lý tài liệu nói chung và quá trình lưu trữ nói riêng. Giải pháp, tư vấn, khai thác cho bảo mật, an toàn là cần thiết nhưng chú ý rằng phải đổi mới cập nhật công nghệ vì lĩnh vực này luôn là cuộc rượt đuổi vòng tròn giữa kẻ gian và bảo vệ.
7. Chỉnh sửa tài liệu
Các bước cần thực hiện ở đây là: Phát hiện lỗi, xác minh thông tin cần sửa; Thực hiện thay đổi; Ghi nhận bảo đảm nguyên tắc quản lý, pháp lý; Báo cáo, thông báo cho các đối tượng có liên quan. Tuy nhiên, trong thực thế việc này gần như không bao giờ làm hoặc làm không đầy đủ các bước cần thiết.
8. Khai thác, sử dụng tài liệu
Khai thác, sử dụng tài liệu
Việc tổ chức lưu trữ khoa học, hợp lý sẽ quyết định đến chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu và khai thác, sử dụng tài liệu sẽ phản hồi giúp hoàn thiện hơn công tác lưu trữ. Tìm kiếm tài liệu vật lý thường tốn rất nhiều thời gian nên áp dụng những những công cụ hỗ trợ tìm kiếm được ở nhiều định dạng khác nhau được khuyến khích sử dụng hơn. Nó hỗ trợ tìm kiếm từ chữ cho đến hình ảnh,… có khả năng đối chiếu, đối chứng, tham chiếu,…để việc khai thác tài liệu sau đó dễ dàng hơn.
Tìm kiếm là việc đầu tiên cần làm để tái sử dụng tài liệu trong quy trình quản lý tài liệu. Cách tìm tài liệu, trước hết dựa vào nguyên tắc mã hóa. Với tài liệu điện tử còn có các công cụ tìm kiếm: quá trình tiến hóa tìm kiếm từ ngừ đến nghĩa, đến hình ảnh; từ đúng đến gần đúng, đến suy luận; từ có đến so sánh, tham chiếu, đến đối chứng, đối nghịch; từ đơn đến đa, đến tập hợp liên quan. Tìm kiếm tài liệu trên không gian vật lý sẽ khó khăn hơn nhiều nhưng công nghệ thông tin cũng có thể trự giúp được một phần.
Ngoài ra, việc phân quyền cho đối tượng sử dụng cũng rất được quan tâm để đảm bảo tính bảo mật cho thông tin tài liệu.
9. Nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực cho quy trình quản lý tài liệu cần được đảm bảo
Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ chưa được các cấp lãnh đạo của cơ quan, tổ chức, thậm chí kể cả những người làm công tác văn phòng hay trực tiếp làm văn thư, lưu trữ coi trọng. Họ chỉ biết giá trị của nó đối với công việc trước mắt mà không nghĩ đến giá trị lịch sử của các loại văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nhiều người làm công tác này không được đào tạo đúng nghề. Đa số làm theo thói quen, theo kinh nghiệm của người đi trước, theo quy định và chỉ đạo quan liêu của cấp trên.
Tiến trình chuyển hóa sang tài liệu điện tử thì nguồn nhân lực cũng có sự bất cập. Nói đến điện tử thì các đơn vị thường sử dụng kỹ thuật viên về công nghệ thông tin. Giới kỹ thuật thường rất tự tin ở nghề của mình thành ra khinh xuất về nghiệp vụ của người khác. Kỹ năng tổ chức ghép nối giữa kỹ thuật và nghiệp vụ chưa chặt chẽ.
10. Môi trường pháp lý
Nhà nước đã ban hành rất nhiều quy định về công tác hành chính, văn phòng, văn thư, lưu trữ. Với xu hướng tài liệu điện tử thì các quy định cần tiếp tục được bổ sung cập nhật. Có thể không quy định bắt buộc hoặc không quy định quá rộng, vưọt quá sự cần thiết của quản lý nhà nước nhưng cũng nên có những hướng dẫn để tăng hiệu quả thông tin của tài liệu. Những hướng dẫn trong thông tin điện tử lại càng cần thiết để đạt được hiệu quả của tính thống nhất.
Tài liệu điện tử có liên quan đến công nghệ. Vì vậy việc chuẩn hóa rất quan trọng. Chuẩn hóa là một quá trình từ nghiên cứu đến phổ biến và tổ chức áp dụng sao cho cập nhật với sự tiến hóa của khoa học công nghệ. Bộ Khoa học công nghệ đã từng ra quy định về sử dụng code tiếng Việt trong tài liệu điện tử; Hệ thống đào tạo liên quan đến vấn đề này với các khóa đào tạo dưới nhiều hình thức khác nhau khá nhiều nhưng tính phổ cập của nó, ngay cả với những người cần biết cũng còn hạn chế. Bên cạnh hệ thống đào tạo, cũng cần một hệ thống tra cứu, hướng dẫn hiệu quả, nhất là dựa trên công nghệ thông tin.
Để đảm bảo quy trình quản lý tài liệu được áp dụng hiệu quả, các đơn vị cũng có thể áp dụng các phần mềm hỗ trợ vào phần mềm: https://doceye.vn/
