Khám phá 5 lý do quan trọng khiến doanh nghiệp không nên trì hoãn số hóa tài liệu: giảm chi phí lưu trữ, tăng hiệu suất làm việc, bảo mật dữ liệu, tuân thủ kiểm toán và duy trì lợi thế cạnh tranh trong kỷ nguyên số.
Khi tài liệu giấy trở thành “gánh nặng vô hình”
Trong kỷ nguyên số, tài liệu giấy không còn là giải pháp an toàn và hiệu quả. Theo McKinsey, mỗi nhân viên lãng phí trung bình 1,8 giờ mỗi ngày chỉ để tìm kiếm thông tin – tương đương gần 20% thời gian làm việc. Với doanh nghiệp lớn, con số này nhân lên thành hàng nghìn giờ bị mất đi mỗi năm.
Không chỉ tốn thời gian, chi phí cho giấy tờ cũng là một gánh nặng. Doanh nghiệp tiêu tốn hàng tỷ USD cho in ấn, lưu trữ và bảo quản, trong khi chi phí để tìm hoặc khôi phục một tài liệu bị mất có thể lên đến 120 USD mỗi lần. Ngoài ra, tài liệu giấy luôn tiềm ẩn rủi ro cháy, ngập hoặc thất lạc, gây ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động và uy tín.
Ngược lại, số hóa tài liệu cho phép truy xuất chỉ trong vài giây, giảm chi phí lưu trữ, đồng thời tăng cường bảo mật và khả năng tuân thủ các chuẩn mực quốc tế. Đây không chỉ là xu hướng mà là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh.
5 lý do doanh nghiệp không nên chờ đợi số hóa tài liệu
Tiết kiệm chi phí lưu trữ và vận hành
Việc duy trì tài liệu giấy đòi hỏi doanh nghiệp phải chi trả cho không gian lưu trữ, chi phí bảo quản và nhân sự quản lý. Theo nghiên cứu của Deloitte, việc loại bỏ giấy tờ có thể giảm chi phí vận hành lên đến 25%. Chẳng hạn, Sở Bảo hiểm Texas đã tiết kiệm được 300.000 USD chi phí lưu trữ và quản lý hồ sơ khi số hóa hơn 800.000 hồ sơ vụ việc.
Tăng năng suất và giảm thời gian xử lý
Quá trình tìm kiếm và xử lý hồ sơ giấy thường mất nhiều thời gian và công sức. Việc số hóa giúp tổ chức tài liệu một cách khoa học, dễ dàng truy xuất và chia sẻ thông tin, từ đó giảm thiểu thời gian chờ đợi và nâng cao hiệu quả công việc. Ví dụ, Sở Nhân sự và Nhân sự của Florida đã giảm đáng kể thời gian và công sức để hoàn thành các yêu cầu hồ sơ sau khi số hóa tài liệu.
Tiết kiệm chi phí vật tư và năng lượng
Việc sử dụng giấy, mực in và các thiết bị văn phòng phẩm khác không chỉ tốn kém mà còn gây lãng phí tài nguyên. Khi số hóa tài liệu, doanh nghiệp có thể giảm thiểu việc sử dụng vật tư tiêu hao và tiết kiệm năng lượng, đồng thời giảm thiểu rủi ro về bảo mật và tuân thủ pháp lý. Việc loại bỏ giấy tờ có thể giảm chi phí vận hành lên đến 25%.
Nâng cao bảo mật và tuân thủ pháp lý
Tài liệu giấy dễ bị mất mát, hư hỏng hoặc bị truy cập trái phép. Việc số hóa giúp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm thông qua các biện pháp bảo mật như mã hóa, phân quyền truy cập và theo dõi hoạt động. Hơn nữa, việc lưu trữ tài liệu điện tử giúp doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ các quy định pháp lý và chuẩn mực ngành nghề.
Duy trì lợi thế cạnh tranh trong môi trường số
Trong thời đại số hóa, doanh nghiệp cần nhanh chóng thích ứng để duy trì lợi thế cạnh tranh. Việc số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp cải thiện khả năng ra quyết định nhanh chóng, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa quy trình làm việc. Trì hoãn việc số hóa có thể khiến doanh nghiệp tụt hậu so với đối thủ cạnh tranh và mất đi cơ hội phát triển.
FSI – Đối tác số hóa tài liệu đáng tin cậy cho doanh nghiệp Việt
Với hơn 17 năm kinh nghiệm, FSI là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực số hóa tài liệu tại Việt Nam và nằm trong Top 10 doanh nghiệp chuyển đổi số hàng đầu. FSI sở hữu hệ sinh thái giải pháp toàn diện, tập trung vào các lĩnh vực số hóa tài liệu, xây dựng nền tảng dữ liệu, quản trị và khai thác dữ liệu lớn bằng công nghệ AI và Big Data.
Trong bối cảnh Việt Nam đẩy mạnh phát triển hạ tầng số, nhu cầu xây dựng hệ thống dữ liệu thông minh, có khả năng xử lý linh hoạt và tối ưu hóa thông tin ngày càng trở nên cấp thiết. FSI không chỉ tiên phong trong lĩnh vực số hóa dữ liệu lớn mà còn nổi bật với các giải pháp tích hợp AI và OCR, giúp doanh nghiệp khai thác hiệu quả giá trị dữ liệu, nâng cao năng suất và rút ngắn thời gian xử lý thông tin.
Thông qua việc đồng hành cùng hàng trăm tổ chức và doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số, FSI hướng tới mục tiêu xây dựng nền tảng dữ liệu vững chắc, phục vụ vận hành linh hoạt và phát triển bền vững trong môi trường số. Đồng thời, tất cả các dịch vụ và giải pháp của FSI được triển khai theo các tiêu chuẩn quốc tế về quản lý chất lượng và an toàn thông tin, bao gồm ISO 9001:2015 và ISO/IEC27001:2013, đảm bảo dữ liệu được bảo mật tuyệt đối, quản lý chuyên nghiệp và đạt hiệu quả cao nhất.
Xem thêm:
5 lý do tại sao doanh nghiệp của bạn không nên trì hoãn việc số hóa tài liệu vào năm 2025
