Lựa chọn đúng công ty số hóa tài liệu uy tín giúp doanh nghiệp triển khai chuyển đổi số an toàn, bảo mật và tối ưu chi phí, thời gian. Hãy khám phá ngay 5 tiêu chí quan trọng để tránh những rủi ro không đáng có khi lựa chọn đơn vị số hóa tài liệu.
Trong thời đại chuyển đổi số, số hóa tài liệu không còn là xu hướng mà đã trở thành nhu cầu tất yếu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều tổ chức vẫn gặp khó khăn trong việc lựa chọn đơn vị số hóa uy tín phù hợp. Việc chọn sai có thể dẫn đến nhiều rủi ro về chi phí, chất lượng và bảo mật dữ liệu.
5 rủi ro nghiêm trọng khi lựa chọn sai công ty số hóa tài liệu mà doanh nghiệp cần cảnh giác
Chọn sai đơn vị số hóa tài liệu có thể gây ra nhiều hệ lụy nghiêm trọng, không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả triển khai mà còn gây thất thoát dữ liệu và chi phí.
1.Mất mát, thất lạc dữ liệu quan trọng
Một công ty số hóa không chuyên nghiệp có thể không đảm bảo quy trình bảo mật, dẫn đến nguy cơ mất hoặc thất lạc dữ liệu. Điều này đặc biệt nguy hiểm với các tài liệu quan trọng như hồ sơ khách hàng, hợp đồng, tài liệu pháp lý.
2. Lộ lọt thông tin, vi phạm bảo mật
Các doanh nghiệp có dữ liệu nhạy cảm như ngân hàng, tài chính, y tế nếu chọn sai đơn vị số hóa, rất dễ bị rò rỉ thông tin. Một số đơn vị kém uy tín có thể không có cam kết bảo mật rõ ràng, làm tăng nguy cơ dữ liệu bị đánh cắp hoặc sử dụng trái phép.
3. Chất lượng số hóa kém, khó sử dụng
Việc chọn công ty không có công nghệ tốt có thể dẫn đến tài liệu số hóa bị lỗi, hình ảnh mờ, OCR nhận dạng sai ký tự, gây khó khăn trong tra cứu và quản lý sau này. Khi cần chỉnh sửa hoặc khai thác dữ liệu, doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian và công sức.
4. Chi phí phát sinh ngoài dự kiến
Nhiều đơn vị số hóa không công khai minh bạch về chi phí, khiến doanh nghiệp phát sinh nhiều khoản không mong muốn như phí chỉnh sửa, phí bảo trì hoặc thậm chí phải làm lại từ đầu vì sản phẩm không đạt yêu cầu.
5. Gián đoạn hoạt động kinh doanh
Nếu công ty số hóa không có năng lực triển khai nhanh và chính xác, doanh nghiệp có thể bị gián đoạn trong việc lưu trữ, truy xuất dữ liệu. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc, đặc biệt với các ngành cần truy cập tài liệu liên tục như tài chính, pháp lý, logistics.
Sau khi hiểu rõ các rủi ro khi chọn sai đơn vị số hóa, vậy đâu là những tiêu chí để lựa chọn một công ty uy tín?
Top 5 tiêu chí đánh giá để lựa chọn công ty số hóa tài liệu uy tín
Với hơn 17 năm kinh nghiệm triển khai số hóa và xử lý nhiều dự án phức tạp, chúng tôi sẽ chia sẻ những tiêu chí giúp bạn lựa chọn đơn vị số hóa uy tín.
1. Kiểm Tra Kinh Nghiệm Của Đơn Vị Cung Cấp
Khi lựa chọn công ty triển khai số hóa tài liệu, doanh nghiệp nên tìm hiểu kinh nghiệm và dự án thực tế của họ. Hãy tìm hiểu:
- Số năm kinh nghiệm trong ngành.
- Danh sách khách hàng đã hợp tác.
- Các dự án triển khai thành công.
2. Đánh Giá Nền Tảng Công Nghệ
Công nghệ để số hóa tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và bảo mật dữ liệu. Doanh nghiệp nên hỏi rõ:
- Công nghệ nhận dạng ký tự OCR/ICR/AI.
- Khả năng làm sạch, chuẩn hóa và lưu trữ dữ liệu.
- Tính tích hợp với các hệ thống khác (ERP, CRM, ECM).
3. Chất Lượng Bảo Mật Dữ Liệu
Số hóa tài liệu yêu cầu bảo mật cao để tránh rò rỉ dữ liệu quan trọng. Hãy kiểm tra xem nhà cung cấp:
- Có áp dụng các tiêu chuẩn ISO/IEC 27001, GDPR không?
- Hệ thống bảo mật tài liệu được mã hóa như thế nào?
- Các cơ chế sao lưu và khởi phục dữ liệu ra sao?
4. Hỗ Trợ Và Bảo Hành Dịch Vụ
Triển khai số hóa không chỉ là quá trình chuyển đổi mà còn bao gồm hậu mãi và bảo trì. Doanh nghiệp cần đánh giá:
- Công ty cung cấp dịch vụ hậu mãi như thế nào?
- Có hỗ trợ kịch bản sao lưu và khởi phục khi gặp lỗi không?
- Bảo trì hệ thống có phí không?
5. Chi Phí Hợp Lý, Minh Bạch
Giá cả dịch vụ số hóa cần rõ ràng và phù hợp với ngân sách doanh nghiệp. Hãy yêu cầu:
- Báo giá chi tiết trước khi ký hợp đồng.
- Xem xét các chi phí phát sinh (nếu có).
- So sánh với các nhà cung cấp khác trước khi quyết định.
FSI – Đối tác số hóa tài liệu hàng đầu, lựa chọn tin cậy cho doanh nghiệp
Với hơn 17 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực số hóa, FSI đã triển khai thành công hàng ngàn dự án cho doanh nghiệp và cơ quan nhà nước, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu, nâng cao hiệu suất vận hành. Hiện tại, FSI đã số hóa cho hơn 1600 doanh nghiệp, tổ chức lớn trên toàn quốc, số hóa hơn 550 triệu trang tài liệu, đảm bảo lưu trữ an toàn 450 terabyte dữ liệu, mang lại lợi ích thiết thực cho hàng nghìn khách hàng.
Với đội ngũ chuyên gia triển khai giàu kinh nghiệm, gồm hơn 100 nhân sự quản lý dự án và hơn 3.500 nhân sự số hóa được đào tạo bài bản, cùng năng lực nghiên cứu và phát triển công nghệ số hóa vượt trội, tiên tiến hàng đầu hiện nay, FSI cam kết mang đến chất lượng dịch vụ tốt nhất và giúp khách hàng tiết kiệm 3-5 lần thời gian và chi phí triển khai.
Bên cạnh đó, với quy trình triển khai chuyên nghiệp đạt tiêu chuẩn an toàn thông tin ISO/IEC 27001:2013, quản lý chất lượng ISO 9001:2015, các thông tin quan trọng của khách hàng luôn được bảo mật an toàn tuyệt đối.
Doanh nghiệp bạn có nhu cầu số hóa tài liệu và chưa biết bắt đầu từ đâu. Hãy liên hệ ngay với các chuyên gia FSI để được tư vấn và trải nghiệm giải pháp số hóa chuyên nghiệp và hiện đại nhất.
Xem thêm:
