Lưu trữ điện tử là quá trình chuyển đổi các tài liệu giấy sang dạng điện tử và lưu trữ trên các hệ thống phần mềm, qua đó đem tới nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như tiết kiệm chi phí, nhân lực, không gian và thời gian. Tuy nhiên, thay vì triển khai một cách tùy ý, doanh nghiệp cần nắm chắc các quy định và quy trình để đảm bảo lưu trữ các dữ liệu, tài liệu điện tử đúng pháp luật và khoa học.
Tại sao doanh nghiệp cần chuyển đổi sang lưu trữ điện tử?
Trong bối cảnh công nghệ thông tin ngày càng phát triển mạnh mẽ cùng với áp lực cạnh tranh thị trường ngày một gia tăng, lưu trữ điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu đối với các doanh nghiệp nhằm tối ưu hiệu suất và chi phí.
Nhờ triển khai lưu trữ dữ liệu, tài liệu điện tử, doanh nghiệp có thể nhận được nhiều lợi ích thiết thực như:
- Tiết kiệm chi phí và không gian lưu trữ: Tài liệu điện tử chiếm ít không gian lưu trữ hơn tài liệu giấy, với một ổ cứng có kích thước chỉ bằng bàn tay đã giúp thay thế cả một kho hàng chục ngàn tài liệu, qua đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, kho bãi và các chi phí liên quan đến lưu trữ.
- Tăng cường khả năng truy cập và chia sẻ thông tin: Tài liệu điện tử có thể được truy cập và chia sẻ dễ dàng thông qua mạng internet hay mạng nội bộ, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình trao đổi, xử lý công việc.
- Cải thiện hiệu quả làm việc: Lưu trữ điện tử giúp các nhân sự tiết kiệm một lượng lớn thời gian khi tìm kiếm tài liệu cần thiết trong công việc, nhờ vậy, có thể nâng cao hiệu quả làm việc, tăng năng suất lao động tới hơn 20%.
- Bảo vệ tài liệu khỏi hư hỏng và thất thoát: Tài liệu điện tử được lưu trữ trên các hệ thống điện tử có tính bảo mật cao, giúp doanh nghiệp bảo vệ tài liệu khỏi nguy cơ bị hỏng, mất và các sự cố rò rỉ thông tin.
Các quy định doanh nghiệp cần biết khi lưu trữ
Hiện nay, pháp luật Việt Nam đã có những quy định cụ thể về lưu trữ điện tử, đặt ra yêu cầu cho các doanh nghiệp cần tìm hiểu, ghi nhớ và áp dụng chính xác, bao gồm:
- Luật Lưu trữ năm 2011: Luật này quy định về các nguyên tắc, tiêu chuẩn, quy trình, phương tiện, công nghệ lưu trữ tài liệu, bảo vệ tài liệu lưu trữ và quyền, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc lưu trữ tài liệu.
- Thông tư số 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ: Thông tư này quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.
Các quy định này yêu cầu doanh nghiệp triển khai lưu trữ dữ liệu, tài liệu điện tử phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Tính xác thực: Tài liệu lưu trữ phải đảm bảo tính xác thực về nội dung, hình thức, thời gian tạo lập.
- Tính toàn vẹn: Đảm bảo tính toàn vẹn về nội dung, hình thức, cấu trúc của các tài liệu được lưu trữ.
- Khả năng truy cập: Đảm bảo khả năng truy cập của các tài liệu được lưu trữ trong thời gian dài, theo yêu cầu của người sử dụng.
- Khả năng bảo mật: Đảm bảo bảo vệ an toàn các tài liệu trên hệ thống điện tử khỏi truy cập trái phép, phá hoại hoặc mất mát.
Trước khi lưu trữ điện tử bạn cần tiến hành số hóa tài liệu, hãy đọc về Quy định số hóa tài liệu tại đây nữa nhé
Quy trình lưu trữ điện tử tại doanh nghiệp
Quy trình lưu trữ tài liệu, dữ liệu điện tử tại doanh nghiệp bao gồm các bước sau:
Bước 1: Xác định các loại tài liệu cần lưu trữ
Doanh nghiệp cần xác định rõ các loại tài liệu cần lưu trữ, bao gồm tài liệu pháp lý, tài liệu kế toán, tài liệu nhân sự, tài liệu kinh doanh,…
Bước 2: Lập danh mục tài liệu
Sau khi xác định các loại tài liệu cần lưu trữ, doanh nghiệp cần lập danh mục tài liệu. Danh mục tài liệu giúp doanh nghiệp quản lý và lưu trữ tài liệu một cách khoa học và hiệu quả.
Bước 3: Số hóa tài liệu
Tài liệu giấy cần được số hóa thành dạng điện tử. Quá trình số hóa tài liệu cần đảm bảo chất lượng tài liệu, tính xác thực và tính toàn vẹn của tài liệu. Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc giữa phương án tự triển khai nếu có quy mô nhỏ, và thuê ngoài dịch vụ số hóa tài liệu chuyên nghiệp từ những nhà cung cấp uy tín như FSI nếu có khối lượng tài liệu lớn.
Bước 4: Lưu trữ tài liệu điện tử
Tài liệu điện tử sau khi số hóa cần được lưu trữ trên các hệ thống điện tử. Hệ thống lưu trữ cần đáp ứng các yêu cầu về dung lượng lưu trữ, khả năng bảo mật, đầy đủ tình năng và dễ sử dụng.
Bước 5: Quản lý tài liệu điện tử
Sau khi lưu trữ tài liệu điện tử, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý tài liệu. Quy trình quản lý tài liệu điện tử cần bao gồm các nội dung về quyền truy cập và sử dụng tài liệu điện tử, quy định về bảo mật tài liệu điện tử, quy định về hủy tài liệu điện tử hết hạn,…
Sử dụng phần mềm chuyên biệt cho doanh nghiệp để lưu trữ đúng quy định và quy trình
Với sự hỗ trợ của công nghệ, thay thế cho phương thức thực hiện thủ công, các phần mềm chuyên biệt sẽ giúp doanh nghiệp triển khai các bước trong quy trình lưu trữ điện tử một cách dễ dàng và hiệu quả, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định về lưu trữ mới nhất của pháp luật và của riêng doanh nghiệp.
Hiện nay, trên thị trường có nhiều phần mềm lưu trữ điện tử khác nhau. Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu và quy mô của đơn vị mình. Điển hình trong đó, hệ thống quản lý tài liệu và số hóa quy trình thông minh DocEye, được phát triển bởi công ty công nghệ FSI, là giải pháp được công nhận và tin tưởng bởi hơn 1500 khách hàng doanh nghiệp, tập đoàn lớn.
Cụ thể, DocEye cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết để doanh nghiệp thực hiện lưu trữ dữ liệu, tài liệu điện tử đúng quy định và đúng quy trình, bao gồm:
- Xác định và lập danh mục tài liệu: hệ thống cung cấp các công cụ giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định và lập danh mục tài liệu cần lưu trữ.
- Lưu trữ tài liệu: hệ thống giúp thiết lập một kho lưu trữ tài liệu tập trung và bảo mật, dễ dàng tìm kiếm và chia sẻ mọi lúc mọi nơi.
- Quản lý tài liệu: DocEye cung cấp các tính năng quản lý tài liệu toàn diện, bao gồm phân quyền truy cập và sử dụng tài liệu, tự động cập nhật quy định về thời hạn lưu trữ tài liệu và thông báo về hủy tài liệu hết hạn,…
Hơn hết, phần mềm lưu trữ tài liệu DocEye được thiết kế với giao diện trực quan, thân thiện với người dùng phổ thông. Ngay khi mở phần mềm quản lý tài liệu này, nhân viên, ban quản lý của doanh nghiệp dễ dàng làm quen và sử dụng các tính năng mà không cần tốn nhiều thời gian đào tạo, hướng dẫn.
Bên cạnh việc sở hữu đầy đủ các tính năng, ứng dụng cần thiết giúp doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu điện tử hiệu quả, DocEye còn có nhiều ưu điểm khác như công nghệ lõi tiên tiến OCR, OMR, giúp nhận dạng ký tự tự động, đồng thời, là sản phẩm đạt giải thưởng Sao Khuê 3 năm liên tiếp 2016, 2017, 2018, cùng giải thưởng Vietnam Digital Award 2019.
Qua bài viết, có thể thấy lưu trữ điện tử là xu hướng tất yếu đối với các doanh nghiệp trong kỷ nguyên số. Để lưu trữ tài liệu, dữ liệu điện tử đúng quy định và quy trình, doanh nghiệp có thể tận dụng sự hỗ trợ từ các phần mềm chuyên dụng, điển hình như DocEye. Từ đó, tiết kiệm chi phí, thời gian triển khai và đảm bảo đạt hiệu quả tối ưu.
