Doanh nghiệp có thể nhận đủ một ổ cứng chứa hàng chục nghìn tệp sau dự án scan. Vài ngày sau, vấn đề mới lộ ra. Có hồ sơ thiếu trang, tên tệp khó tra cứu hoặc PDF quá nặng. Một số tệp còn có lớp nhận dạng chữ chưa đủ tin cậy. Khi đó, chi phí không chỉ nằm ở việc quét lại, nhân sự còn phải mở lại hồ sơ gốc, đối chiếu, đổi tên và tổ chức lại dữ liệu.
Vì vậy, chất lượng của dịch vụ scan tài liệu không nên chỉ được đánh giá bằng độ rõ của tệp. Tổng số trang bàn giao cũng chưa đủ. Quan trọng hơn, đầu ra phải đúng mục đích sử dụng, đúng cấu trúc hồ sơ và đủ căn cứ để nghiệm thu.
Bài viết tập trung vào 5 lỗi thường khiến doanh nghiệp phải xử lý lại sau bàn giao. Mỗi lỗi đều kèm cách làm rõ yêu cầu ngay từ đầu.
Đọc thêm: Muốn scan tài liệu cần làm gì? Scan ở đâu giá tốt?
Tóm tắt nhanh
- Chốt chuẩn đầu ra trước khi quét hàng loạt, không quyết định định dạng và chất lượng sau khi file đã được tạo.
- Kiểm tra đủ trang, đúng thứ tự và đúng hồ sơ; ảnh rõ chỉ là một lớp của chất lượng.
- Thiết kế tên tệp và cây thư mục theo cách người dùng sẽ tra cứu, không theo thói quen của người scan.
- Nếu có nhận dạng chữ hoặc dữ liệu mô tả, phải thống nhất cách kiểm tra trước khi bàn giao.
- Đối soát ba phía: hồ sơ gốc – tệp số – danh mục bàn giao trước khi ký nghiệm thu.
Vì sao thuê dịch vụ scan tài liệu nhưng doanh nghiệp vẫn có thể phải làm lại?
Khi thuê dịch vụ scan tài liệu, doanh nghiệp thường quan tâm đến những vấn đề rất thực tế như: đơn vị cung cấp có thể scan những loại tài liệu nào, có đáp ứng được khối lượng lớn hay không và dữ liệu sau khi số hóa sẽ được bàn giao dưới định dạng nào. Vì vậy, các dịch vụ trên thị trường thường giới thiệu những yếu tố như định dạng đầu ra PDF, TIFF, JPG, khả năng nhận dạng ký tự (OCR), địa điểm triển khai và quy trình kiểm tra chất lượng.
Tuy nhiên, việc hoàn thành quá trình scan chưa đồng nghĩa với dữ liệu đã sẵn sàng để sử dụng. Một số lỗi như thiếu trang, sai thứ tự, hình ảnh mờ, nhận dạng ký tự không chính xác hoặc đặt tên file chưa đúng quy ước có thể chỉ được phát hiện sau khi bàn giao.
Nếu dữ liệu đã được đưa vào hệ thống hoặc phân phối cho nhiều phòng ban, việc chỉnh sửa và xử lý lại hàng loạt sẽ mất nhiều thời gian hơn. Do đó, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ một lô tài liệu thử trước khi triển khai toàn bộ. Cách này giúp phát hiện sớm các lỗi về chất lượng, cấu trúc dữ liệu và tiêu chuẩn bàn giao, từ đó hạn chế nguy cơ phải làm lại sau khi dự án hoàn tất.
Xem thêm: Báo giá scan tài liệu doanh nghiệp và lưu ý xây dựng kinh phí triển khai
5 lỗi thường gặp khi nghiệm thu dịch vụ scan tài liệu
1. Chốt định dạng và chất lượng đầu ra sau khi đã scan hàng loạt
Khi thuê dịch vụ scan tài liệu, lỗi đầu tiên là bắt đầu quét khi doanh nghiệp mới chốt “cần PDF”. Mục đích sử dụng tệp vẫn chưa được xác định. Lưu trữ dài hạn, xem nhanh, in lại hoặc nhập vào hệ thống có thể cần chuẩn đầu ra khác nhau. Định dạng, độ phân giải, màu và mức nén đều cần được chốt.
FADGI 2023 là bộ hướng dẫn kỹ thuật của các cơ quan liên bang Hoa Kỳ về số hóa tài liệu hình ảnh. Tài liệu nhấn mạnh việc xác định mục tiêu, loại nội dung và yêu cầu chất lượng trước khi triển khai. FADGI cũng gắn chất lượng với kiểm thử và giám sát
Nếu chốt chuẩn đầu ra quá muộn, doanh nghiệp có thể phải chuyển đổi hàng loạt tệp, nén lại hoặc thậm chí quét lại bản gốc. Doanh nghiệp nên duyệt mẫu đầu ra trước khi dịch vụ scan tài liệu chạy hàng loạt. Mẫu đã duyệt sẽ trở thành chuẩn cho các lô sau.
Đọc thêm: Scan tài liệu số lượng lớn ở đâu? 7 điều cần kiểm tra trước khi chọn
2. Chỉ kiểm tra ảnh có rõ mà bỏ qua thiếu, trùng và sai thứ tự trang
Trong dịch vụ scan tài liệu, một file có thể sắc nét nhưng vẫn sai. Lỗi sau bàn giao có thể là thiếu trang, trùng trang, xoay sai chiều hoặc đảo thứ tự. Thậm chí, một trang của hồ sơ A có thể bị ghép sang hồ sơ B.
Với scan văn bản đơn lẻ, việc phát hiện có thể khá nhanh. Với hồ sơ nhiều phụ lục hoặc chứng từ, chỉ nhìn độ nét của ảnh sẽ không đủ. Doanh nghiệp cần kiểm tra cả tính đầy đủ và cấu trúc. Việc này đặc biệt quan trọng với tài liệu hai mặt, giấy mỏng, trang gấp hoặc kích thước không đồng nhất.
Một cơ chế kiểm tra tốt phải trả lời ba câu. Trang có đọc được không? Trang có đủ không? Trang có nằm đúng vị trí không? Nếu chỉ kiểm tra độ rõ, doanh nghiệp vẫn có thể phải mở lại tài liệu giấy để khôi phục hồ sơ.
3. Đặt tên tệp và cây thư mục theo người scan, không theo người sẽ tìm
Trong dịch vụ scan tài liệu, lỗi thứ ba không nằm ở máy scan mà ở cách tổ chức tệp. Nhiều dự án đặt tên theo số chạy tự động hoặc theo lô sản xuất. Trong khi đó, người dùng lại tìm theo mã hợp đồng, số hồ sơ, thời gian hoặc phòng ban.
Khi đó, tệp đã scan xong nhưng chưa trở thành dữ liệu dễ sử dụng. Nhân sự phải đổi tên, tách thư mục hoặc lập bảng đối chiếu thủ công. Với hàng chục nghìn tệp, đây có thể trở thành một dự án nhỏ thứ hai.
Trước khi dùng dịch vụ scan tài liệu, doanh nghiệp nên thống nhất quy tắc đặt tên và cấu trúc thư mục. Hãy thử quy tắc đó bằng vài tình huống tra cứu thật. Một quy tắc tốt giúp người không tham gia dự án vẫn hiểu tệp thuộc hồ sơ nào. Họ cũng phải tìm lại được theo cách vận hành của đơn vị.
4. Có OCR hoặc dữ liệu mô tả nhưng không thống nhất cách kiểm tra
Khi dịch vụ scan tài liệu có nhận dạng chữ (OCR), người dùng có thể tìm nội dung trong tệp. Dữ liệu mô tả lại giúp tìm hồ sơ theo số, ngày, loại hoặc đơn vị. Hai lớp này hữu ích nhưng cũng tạo thêm điểm phải kiểm tra.
Lỗi phổ biến là hợp đồng chỉ ghi “có OCR” hoặc “có nhập dữ liệu”. Hợp đồng lại không nêu trường nào cần đúng, cách kiểm tra ra sao và cách xử lý tài liệu khó. Kết quả là tệp có lớp chữ nhưng tìm kiếm không ổn định. Bảng dữ liệu có thể tồn tại, nhưng người dùng vẫn phải mở từng tệp để xác minh.
NARA của Hoa Kỳ cũng tách riêng định dạng và dữ liệu mô tả trong hướng dẫn chuyển giao hồ sơ điện tử. Việc sử dụng OCR cũng được quản trị riêng. Bài học thực tế là OCR và dữ liệu mô tả phải được nghiệm thu như dữ liệu, không chỉ như một tính năng.
5. Ký nghiệm thu khi chưa đối soát hồ sơ gốc – file số – danh mục bàn giao
Trong dịch vụ scan tài liệu, lỗi cuối cùng thường lộ ra ở thời điểm dự án tưởng như đã xong. Doanh nghiệp nhận tệp số và hồ sơ giấy, nhưng các danh mục chưa được đối soát.
Nếu phát hiện một hồ sơ thiếu tệp, rất khó biết lỗi nằm ở khâu nào. Nguyên nhân có thể từ quét, tách bộ hoặc chính danh mục đầu vào. Doanh nghiệp phải mở lại thùng, rà lại hồ sơ gốc và có thể scan lần nữa.
Trước nghiệm thu dịch vụ scan tài liệu, nên đối soát ba lớp. Đó là hồ sơ gốc đã nhận, tệp số được bàn giao và danh mục đầu ra. Nếu có lô lỗi, cần tách rõ trạng thái đã sửa hay còn chờ xử lý. Đây là bước giúp dịch vụ scan tài liệu kết thúc bằng một bộ dữ liệu có thể kiểm chứng. Đích đến không chỉ là một thiết bị chứa nhiều tệp.
Đọc thêm: Quy trình số hóa tài liệu: Doanh nghiệp cần chuẩn bị và nhận lại gì?
Dịch vụ scan tài liệu FSI giảm rủi ro xử lý lại như thế nào?
FSI cung cấp dịch vụ scan tài liệu, văn bản, hồ sơ, sách báo, bản đồ, film ảnh… nhanh chóng và chính xác nhất theo yêu cầu, với khả năng tích hợp công nghệ 4.0 tiên tiến giúp tiết kiệm thời gian, chi phí triển khai và cải thiện hiệu suất làm việc, giảm thiểu rủi ro phải xử lý lại sau scan cho khách hàng.
Quy trình triển khai dịch vụ scan tài liệu của FSI gồm 5 bước: nhận bàn giao, chuẩn bị, phân loại và scan, kiểm tra chất lượng, đóng gói và bàn giao. Dịch vụ scan tài liệu của FSI có thể xử lý nhiều chủng loại tài liệu, từ A5-A0 tới một số kích thước đặc biệt.
Ngoài ra, FSI có thể triển khai scan tài liệu tại địa điểm khách hàng hoặc tại trung tâm số hóa của FSI. Đội ngũ nhân sự có hơn 100 quản lý triển khai và hơn 3.500 nhân sự số hóa được đào tạo bài bản.
Nếu cần nhận dạng hoặc tạo dữ liệu, FSI còn cung cấp dịch vụ nhập liệu, chuyển đổi dữ liệu và giải pháp số hoá tổng thể cho tổ chức, doanh nghiệp.
Tìm hiểu thêm về Hệ sinh thái số hoá tài liệu FSI
Kết luận
Dịch vụ scan tài liệu chỉ thực sự hoàn thành khi doanh nghiệp có thể dùng đầu ra ngay. Năm lỗi cần tránh gồm chốt chuẩn kỹ thuật muộn, kiểm tra thiếu lớp, đặt tên không theo cách tra cứu, không kiểm chứng OCR, dữ liệu và nghiệm thu thiếu đối soát.
Nếu doanh nghiệp cần sử dụng dịch vụ scan tài liệu cho khối lượng lớn, hãy dành thời gian cho một lô mẫu. Tiêu chí bàn giao cần được thống nhất trước. Chi phí cho vài vòng kiểm tra sớm thường dễ kiểm soát hơn việc mở lại cả kho sau khi dự án đã đóng.
FSI có thể khảo sát hiện trạng và đề xuất dịch vụ scan tài liệu theo từng loại tài liệu. Nơi triển khai và đầu ra cũng được xác định theo nhu cầu. Doanh nghiệp nên bắt đầu bằng yêu cầu sử dụng sau scan, thay vì chỉ gửi một con số tổng về số trang.
Câu hỏi thường gặp
Dịch vụ scan tài liệu có bao gồm OCR không?
Không nên mặc định. Scan tạo ảnh số của tài liệu; OCR là lớp nhận dạng chữ bổ sung. Phạm vi cụ thể phụ thuộc nhà cung cấp và đầu ra đã thống nhất.
Scan tài liệu 300 dpi có phải lúc nào cũng đủ không?
Không có một mức phù hợp cho mọi loại tài liệu và mục đích. Độ phân giải, màu và định dạng nên được chọn theo nội dung và khả năng đọc. Nhu cầu lưu trữ và cách khai thác sau này cũng cần được tính tới.
Làm sao biết file bàn giao đã đủ?
Nên đối chiếu hồ sơ gốc, danh mục đầu vào và tệp số. Sau đó kiểm tra cấu trúc, thứ tự và các trường dữ liệu nếu có.
Khi nào nên thuê dịch vụ scan thay vì tự làm?
Khi khối lượng lớn hoặc tài liệu nhiều chủng loại, thuê dịch vụ scan tài liệu từ FSI thường đáng cân nhắc hơn. Điều này càng đúng khi doanh nghiệp thiếu thiết bị hoặc nhân sự kiểm soát chất lượng.
