Excel là công cụ khá quen thuộc đối với học sinh, sinh viên và dân văn phòng hiện nay. Hầu hết các công thức, bảng tính đều có thể thực hiện được trên công cụ này. Tuy nhiên cách nhập liệu nhanh trong excel không phải ai cũng biết. Bài viết dưới đây, FSI sẽ hướng dẫn cho bạn cách để nhập liệu nhanh hơn trên excel.
Nhập các số cơ bản nhanh trong excel
Cách nhập liệu nhanh trong excel là bạn phải nắm được cách nhập nhanh các chuỗi số cơ bản. Để làm được điều này, bạn cần nhập 2 số đầu trong chuỗi số.
Ví dụ như bạn muốn nhập chuỗi số từ 1 đến 10 lần lượt cách nhau 1 đơn vị thì các bạn nhập 2 giá trị đầu là 1 và giá trị tiếp theo là 2. Bạn cũng có thể nhập chuỗi số liên tiếp cách nhanh 2 đơn vị, 3 đơn vị … ví dụ 2 4 6 8… hoặc 1 3 5 7 9… thì bạn cũng nhập hai giá trị đầu vào 2 ô liên tiếp nhau. Để thực hiện việc này đơn giản và hiệu quả, bạn áp dụng theo các hướng dẫn dưới đây:
Bước 1: bạn nhập 2 ô giá trị ban đầu theo chiều dọc nếu muốn nhập chuỗi số theo chiều dọc và nhập 2 giá trị ban đầu theo chiều ngang nếu các bạn muốn nhập chuỗi số theo chiều ngang.
Bước 2: bạn chọn hai ô đã nhập giá trị, di chuyển con trỏ chuột xuống góc dưới bên phải để con trỏ chuột chuyển sang dạng nút điều khiển hình dấu cộng (+).
Bước 3: Nhấn giữ chuột trái và kéo con trỏ chuột đến hết ô cần nhập theo chiều ngang hoặc dọc mà các bạn nhập hai giá trị ban đầu.
Trên đây là cách nhập liệu nhanh trong excel với phương pháp áp dụng khi nhập các số cơ bản.
Cách nhập ngày tháng năm nhanh chóng trên Excel
Không chỉ riêng với việc nhạp các số cơ bản, bạn cũng có thể nhập ngày tháng năm nhanh chóng hơn nếu biết áp dụng đúng phương pháp. Các bước để nhập ngày tháng năm nhanh chóng hơn bao gồm:
Bước 1: Nhập dữ liệu ngày, tháng, năm vào ô đầu tiên.
Bước 2: Đưa con trỏ chuột xuống góc dưới bên phải của ô chọn, khi con trỏ chuột chuyển sang hình dấu cộng (+). Bước làm này khá giống với cách làm khi bạn muốn nhập các số liệu cơ bản nhanh hơn.
Bước 3: Nhấn giữ chuột trái và kéo con trỏ chuột đến hết ô cần nhập. Theo thao tác kéo tahr của bạn, giá trị ngày sẽ thay đổi. Bạn có thể chọn Auto Fill Options để chọn điền dữ liệu theo ngày tháng năm thay vì chỉ ngày như mặc định.
Cách nhập số tiền nhanh trong excel
Là một nhân viên văn phòng, đặc biệt là một người kế toán, bạn sẽ phải thường xuyên làm việc với những con số. Việc xử lý cùng một lúc những con số lên đến giá trị hàng trăm, hàng triệu, hàng tỷ đồng đôi khi khiến bạn phải đau đầu. Bởi khi bạn nhập cùng lúc nhiều con số theo cách truyền thống thống là nhập từng ô, bạn phải tốn rất nhiều thời gian. Thậm chí việc này còn dẫn đến sai sai lệch số liệu, thừa thiếu số 0 nếu bạn không cẩn thận.
Vậy cách để nhập liệu nhanh trong excel với những con số này là gì? Làm thế nào để bạn có thể nhập số tiền nhanh chóng mà tránh được rủi ro sai sót? Rất đơn giản. Hãy thực hiện theo những bước dưới đây:
Bước 1: Bôi đen hàng, cột mà bạn cần nhập số tiền.
Bước 2: Nhấp chuột phải và chọn Format Cell.
Bước 3: Nhấn chọn Tab Number. Chọn Custom ở thẻ Category. Ở thẻ Type, bạn điền dạng số tiền bạn muốn nhập, ví dụ: hàng chục, hàng nghìn- 0.000 ,hàng trăm- 000.000, hàng triệu: 0.000.000,…
Bước 4: Bạn thực hiện nhập số tiền vào bảng ( số lượng số bạn phải nhập tương ứng với số lượng số 0 đầu tiên). Ví dụ: tiền hàng chục- bạn nhập 1 số đầu, hàng nghìn bạn chỉ cần nhập 2 số đầu, tương tự với các hàng còn lại…
Nhập liệu nâng cao bằng phần mềm Add-in-a-tool – Phương pháp nhập liệu tốt nhất dành cho doanh nghiệp
Nếu bận làm trong ngành logistics thì hẳn rằng việc nhập các dữ liệu liên quan đến tên vật liệu, mã hàng,… là điều hết sức quen thuộc.
Tuy nhiên, trong quá trình nhập liệu, bạn không thể nào nhớ hết mã, bạn cứ phải vừa nhập vừa nhìn. Điều này khiến cho việc nhập liệu của bạn tốn rất nhiều thời gian. Để công việc nhập liệu diễn ra đơn giản, nhanh chóng hơn, bạn vừa có thể nhập liệu, vừa có thể tìm kiếm. Chức năng Add-in-a-tool sẽ giúp bạn giải quyết điều đó.
Bước 1: Xây dựng bảng định nghĩa và bảng nhập liệu cần thiết
– Bảng định nghĩa có chức năng làm điều kiện giúp bạn tham chiếu nhập liệu nhanh.
– Bảng nhập liệu là bảng lấy dữ liệu từ bảng định nghĩa để điền dữ liệu lên.
Bước 2: Tạo vùng nhập liệu bằng công cụ Add-in-a-tool.
– Quét vùng dữ liệu cần nhập liệu nhanh.
– Vào menu A- tool, nhấn chọn nhập liệu nâng cao. Sau khi chọn, máy tính sẽ hiện lên một cửa số câu hỏi nhắc bạn có muốn thiết lập cho nhiều vùng không. Bạn chọn đồng ý để thiết lập cho nhiều cột.
Bước 3: Cửa số nhập liệu nhanh xuất hiện
– Vùng nhập liệu: A – tool sẽ tự động tạo các vùng nhập liệu nhanh trên bảng nhập liệu.
– Dữ liệu nguồn: tích chọn và quét dữ liệu từ bảng định nghĩa.
– Lựa chọn cột giá trị trả về cho bảng nhập liệu.
– Chọn thêm để tạo danh sách nhập liệu nhanh.
Bước 4: Sử dụng tính năng nhập liệu nhanh trên excel.
| Xem thêm: Tất tật về số hóa văn bản |
Công thức nhập dữ liệu vào nhiều ô cùng một lúc với công thức cho phép nhập nhanh dữ liệu
Một điều cần lưu ý là chức năng nhập công thức dữ liệu cào nhiều ô cùng một lúc của excel chỉ sử dụng được khi các dữ liệu ở các ô bạn chọn giống hệt nhau. Dưới đây là các bước thực hiện:
Bước 1: Chọn nhiều ô mà bạn muốn dữ liệu được nhập vào cùng một lúc bằng việc nhấn giữ phím Ctrl.
Bước 2: Ở ô cuối cùng, bạn nhấp chuột vào trong ô và thực hiện chỉnh sửa dữ liệu bạn muốn.
Bước 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter. Như vậy, tất cả các ô bạn chọn sẽ có nội dung giống hệt ô đầu tiên bạn chỉnh sửa trong bước 2.
Nhập dữ liệu nhanh với danh sách sổ xuống
Cách nhập liệu nhanh trong excel cuối cùng mà FSI muốn chia sẻ đến bạn là nhập dữ liệu nhanh với danh sách sổ xuống. Khi sử dụng danh sách sổ xuống bạn có thể nhập liệu nhanh chóng thay vì phải nhập dữ liệu cho từng ô trong một trường. Để sử dụng được danh sách sổ xuống, bạn thực hiện theo các bước hướng dẫn chi tiết dưới đây:
Bước 1: Tạo bảng và tạo danh sách bạn cần sử dụng danh sách sổ xuống.
Bước 2: Bôi đen cột, hàng mà bạn muốn sử dụng danh sách sổ xuống ( ví dụ: cột lớp học, cột giới tính).
Bước 3: Trên thanh menu, bạn chọn Data – Data Validation
Bước 4: Hộp thoại Data Validation xuất hiện, trong tab Settings, bận nhấn chọn List trong thanh Alow. Sau đó, bạn nhập nội dung bạn muốn xuất hiện trong danh sách sổ xuống ( Lưu ý: mỗi nội dung cách nhau bằng dấu “,”) ví dụ: Nữ, Nam. Sau đó bạn chọn Ok.
Bước 5: Click chuột vào hàng bạn đã chọn danh sách sổ xuống, có hình mũi tên ở bên canh, bạn chỉ cần kích chuột vào đó để chọn dữ liệu bạn muốn. Với cách làm này bạn dã tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Bạn không cần phải nhập liệu vào từng ô theo kiểu truyền thống, mà bây giờ có thể nhập liệu nhanh trong excel dễ dàng.
Trên đây là 6 cách nhập liệu nhanh trong excel mà bạn có thể tham khảo, hy vọng rằng với những chia sẻ trên, công việc nhập liệu của bạn sẽ trở nên nhẹ nhàng và hiệu quả hơn.
| Xem thêm: Cách bảo quản tài liệu lưu trữ tối ưu nhất |
