Để tiết kiệm thời gian, chi phí và quản lý tài liệu hiệu quả hơn, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng số hóa tài liệu lưu trữ vào mô hình hoạt động. Tuy nhiên chưa hẳn ai cũng hiểu rõ về quy trình số hóa tài liệu lưu trữ, quy định khi số hóa.
Số hóa tài liệu lưu trữ là gì?
Số hóa tài liệu lưu trữ được biết đến như một phương thức tối ưu giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề “nan giải” trong quản lý, truy xuất, chia sẻ và bảo mật tài liệu.
Khác với hình thức lưu trữ truyền thống khiến doanh nghiệp tốn chi phí bảo quản, phục chế, thuê mặt bằng, nhân viên quản lý, hay gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin khi cần thiết giữa hàng trăm tập hồ sơ chồng chất. Số hóa tài liệu lưu trữ giải quyết được tất cả các vấn đề trên. Nhờ ứng dụng quy trình số hóa tài liệu lưu trữ, doanh nghiệp có thể chuyển đổi thông tin từ tài liệu giấy sang dạng dữ liệu có thể dễ dàng quản lý trên máy tính.
Mục tiêu khi ứng dụng quy trình số hóa tài liệu lưu trữ
Số hóa tài liệu lưu trữ giúp quản lý, khai thác dữ liệu tập trung
Sau khi doanh nghiệp số hóa thành công, toàn bộ thông tin tài liệu của doanh nghiệp sẽ được đẩy lên một hệ thống quản lý chung. Nhờ đó, giảm thiểu được đáng kể số lượng tài liệu giấy cần lưu trữ. Việc sử dụng thông tin số cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu được những khó khăn khi quản lý so với lưu trữ phân tán tại các giá kệ khác nhau như trước đây nữa.
Với các văn bản đã trải qua quy trình số hóa tài liệu, người dùng có thể tiếp cận thông tin mọi lúc mọi nơi không giới hạn. Thậm chí, nhiều người có thể khai thác và sử dụng một tài liệu cùng lúc dễ dàng.
Kéo dài tuổi thọ của tài liệu
Với những tài liệu vật lý, thời gian lưu trữ càng lâu thì chất lượng bản lưu trữ càng giảm. Thậm chí, những tài liệu này còn có khả năng bị hỏng do các yếu tố ngoại cảnh như: ẩm, mốc, mối mọt,… Đặc biệt trong quá trình sử dụng cũng có thể bị thất thoát do người dùng sơ ý.
Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ được áp dụng tại các doanh nghiệp xuất hiện như một giải pháp tối ưu giúp kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Thông tin được lưu trữ dạng số giúp doanh nghiệp có thể lưu trữ bao lâu tùy ý mà không cần lo lắng về tuổi thọ tài liệu. Ngoài ra, số hóa tài liệu lưu trữ cũng giúp người udngf dễ dàng khôi phục và chỉnh lý tài liệu dễ dàng hơn.
Có thể bạn quan tâm: Review máy khử trùng tài liệu tốt nhất từ FSI giúp kéo dài tuổi thọ tài liệu
Đồng nhất về loại hình lưu trữ nhờ số hóa
Với phương pháp lưu trữ truyền thống, người dùng phải bảo quản tài liệu với các vật mang tin của từng loại hình tài liệu lưu trữ riêng, như: tài liệu giấy, tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm…, vì các chế độ bảo quản tài liệu như chế độ nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng khác nhau; hoặc thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng từng tài liệu đó cũng khác nhau. Nhưng với số hóa, doanh nghiệp có thể loại trừ được hầu hết sự khác biệt đó, tạo thuận lợi cho người sử dụng.
Tiết kiệm thời gian, chi phí
Sẽ thật là một thiếu sót nếu không nhắc đến yếu tố tiết kiệm thời gian và chi phí khi áp dụng quy trình số hóa tài liệu lưu trữ. Tài liệu số hóa có thể tìm kiếm dễ dàng chỉ với một vài thao tác trên máy tính. Đồng thời, nó giúp doanh nghiệp giảm thiểu số lượng tài liệu giấy cần bảo quản nên tiết kiệm được tối đa chi phí thuê nhân công và mặt bằng quản lý.
Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ gồm những bước nào?
Ba thành phần chính của quy trình số hóa tài liệu giấy bao gồm: phần mềm, thiết bi và dịch vụ số hóa. Tuy thuộc vào mục tiêu số hóa tài liệu của doanh nghiệp mà các bước thực hiện quy trình số hóa cũng khác nhau. Nhưng tựu chung, đối với những yêu cầu số hóa phổ thông hiện nay thì quy trình số hóa thường bao gồm 5 bước chính:
Bước 1: Thu thập tài liệu lưu trữ
Tiếp nhận tài liệu bàn giao từ khách hàng hoặc đến các địa điểm khách hàng chỉ định để thu thập tài liệu. Tùy thuộc vào mục tiêu lưu trữ của chủ doanh nghiệp mà các dịch vụ san tài liệu cũng sẽ biến đổi theo. Ví dụ cụ thể cho vấn đề này là khi số hóa để bảo hiểm tài liệu lưu trữ, thì tài liệu được chọn phải là tài liệu thuộc diện quý, hiếm theo quy định của pháp luật.
Thông thường, trước khi số hóa tài liệu, bạn sẽ cần tiến hành chỉnh lý tài liệu để loại bỏ các tài liệu không quan trọng hoặc đã quá thời hạn cần lưu trữ, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian số hóa.
Bước 2: Chuẩn bị tài liệu.
Các công việc ở bước này bao gồm:
– Lấy ra các bìa cứng, ghim kẹp; làm phẳng các trang tài liệu
– Phân loại tài liệu, phân loại riêng những tài liệu rách, hư hỏng. Tùy thuộc vào loại tài liệu mà kỹ thuật scan được áp dụng cũng khác nhau; Kỹ thuật scan từng tờ tài liệu đối với hồ sơ lưu trữ thông thường. Kỹ thuật số hóa tài liệu áp dụng công nghệ mới tiến bộ hơn như Bookscan đối với những tư liệu lưu trữ dạng đóng quyển.
Bước 3: Thiết lập hệ thống
Scan và thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file; đặt định dạng; đóng, ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu; tạo siêu siêu dữ liệu (metadata).
Trong quy trình số hóa tài liệu lưu trữ thì đây là bước quyết định nhất để chuyển đổi tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa. Danh mục tài liệu số hóa được lập và nhúng (gắn) và tài liệu thông qua một phần mềm ứng dụng và tạo ra metadata. Đồng thời, tài liệu được đặt định dạng theo sự lựa chọn được định trước.
Bước 4: Kiểm tra tài liệu
Kiểm tra chất lượng tài liệu đã được số hóa. Nếu chất lượng số hóa chưa đạt thì sẽ sửa lại để đáp ứng đúng yêu cầu
Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ
Sau khi hoàn tất số hóa, đơn vị số hóa sẽ bàn giao lại tài liệu gốc cho doanh nghiệp theo yêu cầu bảo mật. Đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa cũng có nghĩa vụ thực hiện kết xuất và lưu trữ thông tin vào hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp như: máy chủ, thiết bị lưu trữ,…
Hoặc đơn vị số hóa sẽ tích hợp các CSDL khác hoặc hệ thống lưu trữ hoặc ứng dụng nghiệp vụ khác của doanh nghiệp nếu có yêu cầu.
Để hoàn thiện quy trình số hóa và đạt được hiệu quả như mong muốn, doanh nghiệp cần tìm hiểu và lựa chọn những đơn vị số hóa uy tín và có kinh nghiệm trên thị trường.
| Xem thêm: Các giai đoạn trong quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, tổ chức |
Các quy định pháp lý liên quan đến số hóa tài liệu lưu trữ
Luật Lưu trữ:
Luật Lưu trữ 2011 – Luật này quy định về hoạt động lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ
Nghị định về công tác văn thư, lưu trữ:
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư- Nghị định này hướng dẫn chi tiết về quy trình và thủ tục lưu trữ tài liệu, bao gồm việc lập hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ. Nghị định này cũng hướng dẫn về các phương pháp bảo quản tài liệu.
Thông tư hướng dẫn về số hóa tài liệu lưu trữ:
Thông tư số 01 và 02 /2019/TT-BNV quy định về tiêu chuẩn kỹ thuật và quy trình số hóa tài liệu, nhằm đảm bảo chất lượng và tính thống nhất của tài liệu số.
Những lưu ý khi triển khai số hóa tài liệu trong doanh nghiệp
1. Xác định rõ mục tiêu và phạm vi:
- Trước khi bắt đầu, hãy xác định rõ mục tiêu của việc số hóa: bạn muốn cải thiện quy trình làm việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao khả năng truy cập tài liệu hay đáp ứng yêu cầu pháp lý
- Xác định phạm vi tài liệu cần số hóa: ưu tiên những tài liệu quan trọng, thường xuyên sử dụng hoặc có giá trị pháp lý cao.
- Việc xác định rõ ràng mục tiêu và phạm vi sẽ giúp bạn lựa chọn giải pháp phù hợp và tránh lãng phí nguồn lực.
2. Lựa chọn công nghệ và thiết bị phù hợp:
- Tùy thuộc vào loại tài liệu và quy mô dự án, hãy lựa chọn máy scan, phần mềm xử lý ảnh và phần mềm quản lý tài liệu phù hợp.
- Đầu tư vào các thiết bị và phần mềm có chất lượng tốt để đảm bảo hình ảnh rõ nét, độ chính xác cao và khả năng xử lý tài liệu hiệu quả.
- Nên tìm hiểu kỹ về các công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) để chuyển đổi tài liệu giấy thành văn bản số hóa có thể chỉnh sửa.
3. Chú trọng đến bảo mật thông tin:
- Lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu có tính năng bảo mật cao, như phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu và kiểm soát nhật ký hoạt động.
- Thiết lập các biện pháp bảo mật vật lý và an ninh mạng để bảo vệ tài liệu số hóa khỏi truy cập trái phép.
- Tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân (GDPR, v.v.).
4. Lựa chọn đối tác uy tín:
- Nếu bạn không có đủ nguồn lực hoặc kinh nghiệm, hãy cân nhắc thuê dịch vụ số hóa tài liệu từ một đối tác uy tín.
- Lựa chọn đối tác có kinh nghiệm, năng lực và cam kết bảo mật thông tin.
- Yêu cầu đối tác cung cấp báo giá chi tiết và cam kết về chất lượng dịch vụ
- Lắng nghe nhận xét, đánh giá của khách hàng trước đây để lựa chọn đơn vị phù hợp
6. Quản lý và khai thác tài liệu số hóa hiệu quả:
- Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu để sắp xếp, phân loại và tìm kiếm tài liệu số hóa dễ dàng.
- Thiết lập các quy trình làm việc để khai thác tài liệu số hóa trong các hoạt động kinh doanh.
- Định kỳ sao lưu dữ liệu để đảm bảo an toàn.
Đọc thêm: 5 tiêu chí lựa chọn đơn vị số hóa tài liệu uy tín- tránh tiền mất tật mang
FSI– Nhà cung cấp giải pháp số hóa, chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam
Với hơn 17 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực số hóa, FSI đã triển khai thành công hàng ngàn dự án cho doanh nghiệp và cơ quan nhà nước, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu, nâng cao hiệu suất vận hành.
FSI tự hào số hóa cho hơn 1600 doanh nghiệp, tổ chức lớn trên toàn quốc, số hóa hơn 550 triệu trang tài liệu, đảm bảo lưu trữ an toàn 450 terabyte dữ liệu, mang lại lợi ích thiết thực cho hàng nghìn khách hàng. Bên cạnh đó, với quy trình triển khai chuyên nghiệp đạt tiêu chuẩn an toàn thông tin ISO/IEC 27001:2013, quản lý chất lượng ISO 9001:2015, các thông tin quan trọng của khách hàng luôn được bảo mật an toàn tuyệt đối.
Với đội ngũ chuyên gia triển khai giàu kinh nghiệm, gồm hơn 100 nhân sự quản lý dự án và hơn 3.500 nhân sự số hóa được đào tạo bài bản, cùng năng lực nghiên cứu và phát triển công nghệ số hóa vượt trội, tiên tiến hàng đầu hiện nay, FSI cam kết mang đến chất lượng dịch vụ tốt nhất và giúp khách hàng tiết kiệm 3-5 lần thời gian và chi phí triển khai.
Khách hàng quan tâm đến dịch vụ số hóa tài liệu mà chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy liên hệ ngay với FSI để được tư vấn miễn phí giải pháp phù hợp với doanh nghiệp.
Xem thêm:
