Trước nền kinh tế đầy biến động, cạnh tranh, chuyển đổi số hiện chính là giải pháp hiệu quả giúp công ty vượt bão suy thoái. Vậy doanh nghiệp nên tiến hành chuyển đổi số bắt đầu từ đâu, cần thiết lập những gì? Trong bài viết dưới đây, cùng FSI tham khảo 4 trụ cột chuyển đổi số doanh nghiệp được khuyến nghị bởi Harvard Bussness Review.
Trong kỷ nguyên số, nhiều nhà lãnh đạo vẫn cảm thấy lúng túng trước xu hướng chuyển đổi số, doanh nghiệp dễ dàng hoang mang trước hằng hà sa số những lời tư vấn cũng như những công nghệ khác nhau được mời chào. Nếu không có chiến lược, hiểu biết rõ ràng, các doanh nghiệp dễ sa chân mà thất bại trên hành trình chuyển đổi.
Theo bài viết chuyên sâu trên trang Harvard Business Review, chìa khóa để vượt qua những lúng túng, bối rối là xác định rõ chuyển đổi số không phải là một việc đơn lẻ mà là một hành trình cần sự thống nhất, đồng bộ với đa dạng mục tiêu.
Harvard Business Review cho biết dựa trên nghiên cứu đa dạng và có hệ thống, các doanh nghiệp chuyển đổi số thành công có 4 trụ cột chính bao gồm: nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin; số hóa hoạt động; đẩy mạnh các hoạt động tiếp thị số; và trở thành doanh nghiệp số.
Nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin
Đây là bước khởi đầu trong tiến trình chuyển đổi số nhằm nâng cao hiệu suất, giảm chi phí bảo trì công nghệ thông tin, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Nhiều công ty chuyển đổi số thành công cho biết chuyển đổi số bắt đầu bằng việc nâng cấp sơ sở hạ tầng công nghệ, dữ liệu và đám mây. Ngân sách sẽ được rót xuống cho các sáng kiến số nhằm đạt tới mục tiêu hiện đại hóa các nền tảng công nghệ thông tin, thay đổi cách thức truyền thông trong doanh nghiệp.
Tuy nhiên, không giống như trên lý thuyết, khi bắt tay thực tế vào việc nâng cấp cơ sở hạ tầng số chưa bao giờ là dễ dàng. Hiện nay nhiều công ty vẫn đang phải vật lộn với cách thức, định hướng, chiến lược cụ thể để xóa đi quy trình truyền thống, cách vận hành cũ. Việc xây dựng, rà soát, sửa đổi nội quy, quy chế, quy trình giải quyết công việc nội bộ, cụ thể hóa trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị trong thực hiện nhiệm vụ được giao, bảo đảm cấp dưới chấp hành nghiêm sự lãnh đạo chỉ đọa của cấp trên chưa được chặt chẽ, hiệu quả.
Vì vậy, trong giai đoạn này các doanh nghiệp cần có định hướng đầu tư đúng đắn vào hệ thống công nghệ thông tin bao gồm những trang bị cơ bản về phần cứng, phần mềm và nguồn nhân lực. Mức độ trang bị cần đạt mức độ “cơ bản”, có thể khó đạt đến độ đồng nhất nhưng cần đạt được yêu cầu chính về cơ sở hạ tầng công nghệ, giải quyết được khó khăn trong vận hành. Việc thiết lập quy trình làm việc mới, xây dựng quy trình giải quyết công việc số, nhanh hiện đại cũng sẽ giúp đẩy nhanh tiến trình chuyển đổi số tại các doanh nghiệp.
Số hóa hoạt động
Đây là trụ cột quan trọng thứ hai trong tiến trình chuyển đổi số doanh nghiệp. Trong quá trình số hóa, các doanh nghiệp sử dụng công nghệ để tối ưu hóa, đơn giản hóa và hợp lý hóa các quy trình hiện có. Mục tiêu là sử dụng công cụ số hiện đại như AI, 5G, IoT để giúp tăng doanh số, đạt mức tăng trưởng đột phá trong kinh doanh.
Việc số hóa hoạt động liên quan mật thiết đến việc cấu trúc lại hệ thống để đáp ứng nhu cầu khách hàng hiện đại. Ví dụ trước đây khi PayPal gửi thanh toán qua email thì các giao dịch thường mất thời gian đáng kể theo quy định. Nhưng ngày này để các khoản thanh toán được thực hiện nhanh chóng theo thời gian thực thì PayPal cần cấu trúc lại, hợp nhất các bộ phận riêng biệt trong thanh toán và tuân thủ thành một thực thể. Đây là quá trình sắp xếp lại các tổ chức và hoạt động số để phục vụ khách hàng tốt hơn.
Một công ty bắt đầu chuyển đổi số bằng cách số hóa các quy trình, kiến trúc lại toàn bộ quy trình cần phải bắt đầu từ số hóa tài liệu. Để dự án số hoá tài liệu đạt kết quả tốt nhất, các tổ chức, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín, giàu kinh nghiệm để tối ưu hoá chi phí, thời gian và nhân lực triển khai.
Với hơn 15 năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp công nghệ cao, số hóa, chuyển đổi số cho hơn 5500 khách hàng là các doanh nghiệp, tập đoàn lớn trong và ngoài nước, FSI là đơn vị sở hữu năng lực triển khai số hóa tài liệu tổng thể Top 1 thị trường, bao gồm trọn gói từ dịch vụ Chỉnh lý tài liệu – Scan tài liệu – tới Nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu phù hợp với doanh nghiệp đa ngành đa quy mô.
Dựa trên quy trình triển khai chuyên nghiệp, cùng đội ngũ 100 chuyên gia, 3500 nhân sự số hóa bài bản, giàu kinh nghiệm, FSI đã và đang đảm nhận thành công nhiều dự án số hóa chứng từ, tài liệu với quy mô hàng trăm nghìn trang, đáp ứng các yêu cầu phức tạp về tính bảo mật và đặc thù riêng của doanh nghiệp.
Các tài liệu sau số hóa được đảm bảo tính chính xác 99,99% với khả năng tích hợp dễ dàng vào các cơ sở dữ liệu sẵn có hoặc các phần mềm hiện hành của doanh nghiệp. Qua đó, nhanh chóng đem lại giá trị kinh tế cho công ty, cải thiện tốc độ nắm bắt thông tin để đưa ra các quyết định mang tính chính xác cao với nguồn dữ liệu đầu vào chất lượng.
Mọi dự án số hóa tài liệu của FSI đều được ứng dụng các công nghệ tiên tiến và tự động hóa cao như OCR, ICR, OMR (giúp tự động nhận diện và trích xuất thông tin) giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn 50% chi phí – nhân sự và 80% thời gian của quá trình triển khai.
Sau quy trình số hóa tài liệu, nhờ sở hữu hệ sinh thái giải pháp chuyển đổi số toàn diện lấy dữ liệu làm trung tâm, FSI sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trên hành trình cung cấp các phần mềm, dịch vụ thiết thực nhằm tạo lập kho lưu trữ số dùng chung, lưu trữ tài liệu số khoa học để hỗ trợ tối ưu các quyết định mang tính chiến lược của doanh nghiệp.
Đẩy mạnh tiếp thị số
Đây là con át chủ bài giúp nhiều doanh nghiệp hiện đại xây dựng nhận thức về thương hiệu, nắm vững, tận dụng insight khách hàng, bán hàng trực tuyến hiệu quả. Trụ cột này cần doanh nghiệp phải tập trung vào các công cụ số để tương tác và bán hàng cho khách hàng. Để các kênh tiếp thị số phát triển mạnh mẽ đòi hỏi mỗi doanh nghiệp cần đa dạng các nguồn lực khác nhau như tập trung đầu tư vào thu thập dữ liệu sạch, đầu tư vào các công cụ số như trí tuệ nhân tạo AI. Như vậy, việc hiểu hơn về khách hàng và xây dựng thương hiệu sản phẩm đa kênh không còn quá nhiều trở ngại.
Hiện nay nhiều nhà bán lẻ toàn cầu đang tận dụng tối ưu các kênh truyền thông số, AI để nâng cao trải nghiệm khách hàng, thiết lập thị trường số và nâng cao hiệu quả chiến dịch marketing trên toàn cầu. Tỷ lệ chuyển đổi có thể tăng vọt bằng cách tạo quảng cáo cụ thể của khách hàng dựa trên khu vực, sở thích và thói quen mua hàng của họ. Các doanh nghiệp có thể tăng tỷ lệ chuyển đổi từ 2 đến 3% dựa vào việc tạo quảng cáo ứng với sở thích của người dùng. Việc giữ chân khách hàng là rất quan trọng vì thực tế 80% lợi nhuận trong tương lai đến từ 20% khách hàng hiện tại.
Có thể thấy môi trường kỹ thuật số hiện là nơi mà các doanh nghiệp dễ dàng nhắm tới một đối tượng cụ thể, tối ưu chi phí và đem tới những chương trình ưu đãi riêng biệt phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân.
Trở thành một doanh nghiệp số
Trở thành một doanh nghiệp số chính là trụ cột quan trọng sau cùng được Harvard Bussiness Review đề cập tới. Chuyển đổi số mở ra nhiều cơ hội mới cho các công ty. Hiện nay, để nắm bắt những cơ hội này, nhiều doanh nghiệp trở nên chật vật, thử nghiệm, thất bại và buộc phải xoay trục sang các nguồn tăng trưởng mới, vượt khỏi lối mòn truyền thống.
Chuyển đổi số sẽ mang đến cơ hội để tạo ra các mô hình kinh doanh mới, sản phẩm cũng như dịch vụ mới để nhiều doanh nghiệp tạo ra một hệ sinh thái rộng lớn giúp nâng cao doanh thu, đẩy mạnh các chỉ số tăng trưởng.
Các giám đốc điều hành, trưởng bộ phận kinh doanh sẽ là người nắm bắt các sáng kiến mới, nhạy bén với thị trường và am hiểu công nghệ để có thể liên tục đưa ra các giải pháp, thử nghiệm và xác nhận những cơ hội kinh doanh mới. Tác động tích cực cho doanh nghiệp là các nguồn doanh thu mới đổ về, đồng thời chỉ số KPI cũng đa dạng hơn. Tuy nhiên, để nắm bắt cơ hội, doanh nghiệp buộc phải có sự trưởng thành về kỹ thuật số, nâng cao chất lượng công nghệ thông tin, số hóa quy trình hiện đại.
Như vậy bên cạnh 4 trụ cột chính đã nêu, việc có nhận thức rõ ràng, đúng đắn, có người lãnh đạo có tầm nhìn và tận dụng hiệu quả các nguồn lực cũng sẽ là những yếu tố quyết định thành công trên hành trình chuyển đổi số. Chuyển đổi số cần thời gian, sự kiên nhẫn, linh hoạt của doanh nghiệp. Hy vọng rằng với bài viết trên, doanh nghiệp bạn sẽ tăng tốc và tiến tới chuyển đổi số toàn diện trong tương lai.
