Quản lý tài liệu lưu trữ hiệu quả là chìa khóa then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và đưa ra những quyết định sáng suốt. Nhưng giữa vô vàn lựa chọn, làm thế nào để tìm được công ty chỉnh lý tài liệu lưu trữ uy tín, đáng tin cậy, giúp bạn an tâm giao phó ‘kho báu’ thông tin quan trọng? Bài viết này sẽ bật mí 3 lưu ý vàng, giúp bạn đưa ra quyết định đầu tư thông minh, mang lại giá trị bền vững cho doanh nghiệp.”
Dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ là gì
Dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ: là một hình thức thuê ngoài chuyên nghiệp, trong đó một tổ chức hoặc công ty (nhà cung cấp dịch vụ) thực hiện các công việc tổ chức, sắp xếp lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học, phục vụ cho mục đích tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc tạo lập hồ sơ mới; xác định giá trị của tài liệu; hệ thống hóa và xây dựng bộ công cụ tra cứu với hồ sơ tài liệu cho một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.
Nên thuê dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ hay tự triển khai
Doanh nghiệp tự triển khai
Đối với các đơn vị có khối lượng tài liệu ít, sở hữu đội ngũ nhân sự ổn định và không chịu áp lực về tiến độ, việc tự tìm hiểu quy trình và tự triển khai là một giải pháp khả thi. Cách làm này không chỉ giúp tối ưu chi phí mà còn tạo cơ hội để nhân sự hiểu sâu hơn về hệ thống tài liệu của đơn vị mình, từ đó chủ động hơn trong quản lý sau này. Nhưng với khối lượng tài liệu lớn, yêu cầu về quản lý lưu trữ sau này thì cần biết về ưu nhược điểm dưới đây:
Ưu điểm:
- Kiểm soát trực tiếp: Doanh nghiệp có thể kiểm soát trực tiếp quá trình chỉnh lý, đảm bảo phù hợp với yêu cầu cụ thể.
- Tận dụng nguồn lực nội bộ: Sử dụng nhân viên hiện có, có thể tiết kiệm chi phí ban đầu.
- Hiểu rõ tài liệu: Nhân viên nội bộ có thể hiểu rõ hơn về nội dung và giá trị của tài liệu.
Nhược điểm:
- Tốn thời gian và nguồn lực: Doanh nghiệp cần đầu tư thời gian và nguồn lực để đào tạo nhân viên, mua sắm trang thiết bị, công nghệ phục vụ số hóa
- Chất lượng khó đảm bảo
Nhân viên không có chuyên môn sâu có thể gây ra sai sót trong quá trình chỉnh lý gây thất thoát các thông tin quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp.
- Có thể phát sinh nhiều chi phí
Sai sót trong quá trình chỉnh lý có thể dẫn đến chi phí khắc phục lớn hơn trong tương lai.
- Rủi ro pháp lý: Nếu không am hiểu luật lưu trữ rất dễ dẫn đến những rủi ro vi phạm pháp luật.
Doanh nghiệp có thể tự triển khai nội bộ nhưng việc thuê dịch vụ chỉnh lý tài liệu bên ngoài là giải pháp tối ưu trong nhiều trường hợp khi không đủ nhân sự, thiếu kinh nghiệm trong việc triển doanh nghiệp gặp khó khăn trong quản lý hồ sơ, có khối lượng tài liệu lớn, hoặc cần tuân thủ các quy định lưu trữ.
Thuê công ty chỉnh lý tài liệu lưu trữ bên ngoài
Ưu điểm:
Tối ưu hóa hiệu suất và chuyên môn hóa:
- Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm:
- Các công ty chuyên về chỉnh lý tài liệu thường có đội ngũ chuyên gia được đào tạo bài bản, am hiểu sâu sắc về các quy trình, tiêu chuẩn và quy định hiện hành.
- Họ có kinh nghiệm xử lý đa dạng các loại tài liệu, từ tài liệu hành chính, tài chính đến tài liệu kỹ thuật, khoa học.
- Quy trình làm việc chuyên nghiệp:
- Các công ty dịch vụ áp dụng quy trình làm việc được chuẩn hóa, khoa học, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả cao.
- Họ sử dụng các công cụ và phần mềm chuyên dụng để hỗ trợ quá trình chỉnh lý, giúp tối ưu hóa thời gian và nguồn lực.
- Áp dụng nhiều công nghệ hiện đại:
- Các công ty chỉnh lý tài liệu lưu trữ thường sử dụng các công nghệ hiện đại như OCR, AI..giúp chuyển đổi tài liệu giấy sang dạng số, dễ dàng quản lý và khai thác.
Tiết kiệm chi phí và nguồn lực:
- Giảm thiểu chi phí đào tạo và trang thiết bị:
- Doanh nghiệp không cần phải đầu tư vào việc đào tạo nhân viên hoặc mua sắm các thiết bị chuyên dụng đắt tiền.
- Điều này giúp tiết kiệm đáng kể chi phí ban đầu và chi phí vận hành.
- Tối ưu hóa không gian lưu trữ:
- Các chuyên gia có kinh nghiệm sẽ giúp sắp xếp tài liệu một cách khoa học, tối ưu hóa không gian lưu trữ và giảm chi phí thuê kho bãi.
Bảo mật thông tin:
- Các công ty dịch vụ thường có các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt để bảo vệ thông tin và tài liệu của khách hàng, tránh các rủi ro pháp lý.
- Họ có thể cung cấp các chứng nhận về bảo mật thông tin như ISO/IEC 2700: 2013 và ISO 97001:2015.
Nhược điểm:
- Nếu doanh nghiệp chọn sai đơn vị chỉnh lý tài liệu hoặc chọn phải những công ty chỉnh lý tài liệu lưu trữ không uy tín có thể sảy ra nhiều vấn đề như: Chậm trễ thời gian hoàn thiện công việc, phát sinh thêm các chi phí, bỏ dở trong quá trình triển khai nghiêm trọng hơn là dẫn đến rò rỉ các thông tin hồ sơ quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp.
3 lưu ý khi lựa chọn công ty chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Quy định pháp luật
Các văn bản pháp lý quan trọng doanh nghiệp cần biết:
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 – Quy định các nguyên tắc cơ bản về công tác lưu trữ tài liệu.
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, quản lý tài liệu trong cơ quan, tổ chức.
- Thông tư 02/2019/TT-BNV hướng dẫn việc chỉnh lý tài liệu giấy trong các cơ quan nhà nước.
- Tiêu chuẩn ISO 15489 – Tiêu chuẩn quốc tế về quản lý tài liệu.
Đối tác thực hiện
- Lựa chọn đơn vị uy tín:
- Nếu thuê dịch vụ bên ngoài, cần lựa chọn đơn vị có kinh nghiệm, chuyên môn và uy tín, có quy trình làm việc rõ ràng, chuyên nghiệp trong lĩnh vực chỉnh lý tài liệu.
- Kiểm tra các chứng chỉ, chứng nhận, đánh giá của khách hàng trước đó để đảm bảo chất lượng dịch vụ.
- Xây dựng hợp đồng rõ ràng:
- Thỏa thuận rõ ràng về phạm vi công việc, thời gian, chi phí và trách nhiệm của các bên trong hợp đồng.
- Đảm bảo các điều khoản về bảo mật thông tin, quyền sở hữu tài liệu và xử lý tranh chấp.
- Giám sát quá trình thực hiện:
- Theo dõi và giám sát quá trình chỉnh lý để đảm bảo chất lượng và tiến độ công việc.
- Phối hợp chặt chẽ với đơn vị thực hiện để giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.
Các lưu ý khác
- Xác định rõ mục tiêu:
- Trước khi bắt đầu quá trình chỉnh lý, cần xác định rõ mục tiêu của việc chỉnh lý tài liệu để lựa chọn phương pháp và quy trình phù hợp.
- Kiểm tra và đánh giá:
- Kiểm tra và đánh giá kết quả chỉnh lý để đảm bảo chất lượng công việc.
- Rút kinh nghiệm từ quá trình chỉnh lý để cải tiến quy trình trong tương lai.
Xem thêm: 5 tiêu chí chọn công ty số hóa uy tín tránh tiền mất tật mang
Điều khác biệt tại FSI suốt 17 năm trên hành trình số hóa, chuyển đổi số
FSI là công ty sô hóa và chuyển đổi số hàng đầu tại Việt Nam, FSI cung cấp cho khách hàng giải pháp số hóa tài liệu tổng thể gồm:
- Dịch vụ số hóa tài liệu
- Dịch vụ Scan tài liệu
- Dịch vụ nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu
- Dịch vụ chỉnh lý tài liệu
- Xây dựng phần mềm quản lý
- Tư vấn chuyển đổi số
- Cung cấp giải pháp lưu trữ dữ liệu
Đảm bảo đầy đủ các tiêu chuẩn ISO quốc tế khắt khe về bảo mật và chất lượng, qua đó, đem tới sự tối ưu về chi phí và thời gian triển khai cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp của bạn.
Trong đó, dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ của FSI có ưu điểm nổi bật:
- Tuân thủ quy trình 2 bước theo quy định mới nhất của Nhà nước và Luật Văn thư Lưu trữ Việt Nam
- Đáp ứng tiêu chuẩn an toàn thông tin ISO/IEC 27001:2013
- Đáp ứng tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015
- Đáp ứng được mọi nhu cầu chỉnh lý của khách hàng từ yêu cầu về khối lượng, thời gian đến chất lượng triển khai.
- 17+ năm kinh nghiệm và đội ngũ ngân sự chuyên nghiệp:
- 100+ kỹ sư, chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực số hóa tài liệu
- 2000+ nhân sự công tác triển khai số hóa toàn quốc
- 4 văn phòng đại diện trên toàn quốc
- Công nghệ và trang thiết bị hiện đại:
- Công nghệ số hóa độc quyền do FSI nghiên cứu phát triển ứng dụng công nghệ AI: big data, meachine learning, deep learning,… giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho khách hàng
- Nhà phân phối chính thức của các hãng thiết bị số hóa giúp tối ưu thời gian, chi phí
- Quy trình làm việc đạt chuẩn ISO/ IEC 27001, ISO 9001
- Quy trình chuyên nghiệp được tối ưu sau hơn 17 năm làm việc
- Bảo mật thông tin khách hàng theo tiêu chuẩn an toàn thông tin ISI/IEC 27001
- Đáp ứng được mọi yêu cầu về số hóa của khách hàng từ: khối lượng, thời gian đến chất lượng triển khai
- Đã triển khai nhiều dự án trọng điểm của quốc gia với tiêu chuẩn về bảo mật, chất lượng và tiến độ nghiêm ngặt
- Đã triển khai nhiều dự án số hóa lớn cho các đơn vị tập đoàn nước ngoài như: Honda, Pepsi, Mercedes, DB Schenker với tiêu chuẩn bảo mật quốc tế
- Và nhiều khách hàng lơn khác: Vietinbank, Vpbank, An Thái, EVN, VnSteel…
- Được nhiều giải thưởng, thành tích lớn
Ông Nguyễn Khoa Bảo – CT HĐQT FSI (thứ 3 từ trái vào) vinh dự nhận bằng khen có thành tích xuất sắc, đóng góp vào quá trình xây dựng, triển khai Dự án Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư do Thủ tướng Phạm Minh Chính khen tặng
Đăng ký tư vấn ngay để lắng nghe chi tiết từ các chuyên gia hàng đầu của FSI dịch vụ phù hợp dành cho doanh nghiệp, tổ chức bạn của bạn.
Xem thêm:
