Sáng ngày 10/4/2023, tại văn phòng Tập đoàn Yeah1 – Đơn vị dẫn đầu giải pháp sáng tạo truyền thông, đã diễn ra lễ khởi động dự án “Xây dựng hệ thống lưu trữ và quản trị tài liệu thông minh” giữa tập đoàn Yeah1 và FSI. Dự án nhằm thiết lập kho quản lý tài liệu điện tử tập trung, giảm thiểu sử dụng tài liệu giấy trên quy mô toàn công ty, là bước đệm để Tập đoàn Yeah1 tăng tốc chuyển đổi số toàn diện trong năm 2023.
Đi tìm lời giải cho bài toán quản lý tài liệu doanh nghiệp hiệu quả và tăng tốc chuyển đổi số
Tập đoàn Yeah1 được thành lập năm 2006, đã từng bước phát triển trở thành công ty hàng đầu về Truyền thông Công nghệ tại Việt Nam và khu vực Đông Nam Á, với hệ sinh thái đa dạng gồm: Media, Game, Commerce, Financial, Technology, Capital, Global, 7 văn phòng đại diện trên cả nước cùng đội ngũ hơn 500 nhân sự đầy nhiệt huyết. Hiện Yeah1 đang nỗ lực hướng tới mục tiêu: “Trở thành tập đoàn hàng đầu tại Việt Nam và vươn ra thế giới với hệ sinh thái truyền thông đa phương tiện, dịch vụ bán lẻ mở rộng dựa trên sức mạnh công nghệ”.
Theo báo cáo của Adsota và SOL Premier (2021), Việt Nam có tới 155 triệu thuê bao di động. Việc hầu hết mọi người đều sở hữu điện thoại thông minh và dành nhiều thời gian cho các phương tiện truyền thông xã hội đã thay đổi rất lớn ngành truyền thông, tạo nên làn sóng chuyển đổi và cạnh tranh mạnh mẽ trong việc phát triển các nội dung kỹ thuật số.
Với lĩnh vực kinh doanh chủ đạo là truyền thông, nhu cầu về chuyển đổi số của tập đoàn Yeah1 càng được ưu tiên hơn bao giờ hết. Để cải thiện năng lực sản xuất đáp ứng đúng thị hiếu của khán giả hiện đại, đồng thời củng cố năng lực cạnh tranh với đối thủ trên thị trường, Yeah1 đã và đang là một trong những doanh nghiệp Việt chú trọng đầu tư công nghệ, tích cực với công tác chuyển đổi số.
Một trong các nhu cầu chuyển đổi số được Yeah1 chọn lựa ưu tiên triển khai trong giai đoạn năm 2023 đó là chuyển đổi số kho hồ sơ lưu trữ tài liệu của tập đoàn. Do khối lượng dự án, công việc lớn, dẫn đến số lượng hồ sơ lưu trữ của Yeah1 tăng lên nhanh chóng qua các năm. Với cách lưu trữ và quản lý tài liệu truyền thống, nhân sự tốn nhiều thời gian tìm kiếm, chia sẻ, sử dụng tài liệu, và tập đoàn cũng tốn nhiều chi phí trong việc lưu trữ các hồ sơ này.
Theo chia sẻ từ ông Hoàng Thành Nam – IT Manager, đại diện Yeah1 – cho biết: “Số hồ sơ phát sinh tại công ty có thể lớn tới hơn 100 bộ/ ngày, tổng số lượng lên tới hơn 30 ngàn bộ hồ sơ, hợp đồng thương mại, chứng từ, hóa đơn mỗi năm, và đang quản lý truyền thống tại các phòng ban và kho lưu trữ. Hiện tại, kho lưu tài liệu tại khu vực văn phòng đã tới giới hạn.”
Trước thực trạng này, Yeah1 Group tìm kiếm và mong muốn triển khai 1 hệ thống điện tử giúp lưu trữ tài liệu hiệu quả, tìm kiếm nhanh chóng, có khả năng phân quyền và bảo mật dữ liệu cao. Đồng thời, hệ thống lưu trữ điện tử này có khả năng kết nối với các phần mềm hiện có của Yeah1 để hình thành một nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp tổng thể. Qua quá trình tìm hiểu, phân tích, đánh giá các đối tác trên thị trường, Yeah1 nhận thấy giải pháp do FSI cung cấp phù hợp với nhu cầu của tập đoàn và quyết định lựa chọn FSI đồng hành cùng dự án chuyển đổi số kho hồ sơ tài liệu của tập đoàn.
Hơn cả một giải pháp lưu trữ và quản lý tài liệu thông minh, đó là cam kết đồng hành của FSI xuyên suốt hành trình chuyển đổi số của Yeah1
Lắng nghe bài toán của Yeah1, FSI đã đem tới Hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu thông minh DocEye giúp xây dựng kho tài liệu điện tử tập trung toàn doanh nghiệp, với nhiều ưu điểm về tính năng cũng như tốc độ triển khai phần mềm.
Tại buổi lễ khởi động dự án cùng Yeah1, bà Lý Bảo Lộc – Chuyên viên tư vấn từ FSI bày tỏ sự thấu hiểu những khó khăn mà tập đoàn đang gặp: “Bài toán về quản lý tài liệu, cắt giảm sử dụng tài liệu giấy của Yeah1 cũng là vấn đề mà nhiều tập đoàn, doanh nghiệp lớn tại Việt Nam đang cần giải quyết trên hành trình chuyển đổi số. Với kinh nghiệm thực tiễn về tư vấn, triển khai chuyển đổi cho hàng nghìn khách hàng lớn, FSI cam kết triển khai nhanh chóng, hiệu quả và hỗ trợ hết mình để giúp đỡ Yeah1 áp dụng thành công giải pháp, hướng tới chuyển đổi số thành công tại tập đoàn”.
Sau sự kiện kick-off “Xây dựng hệ thống lưu trữ và quản trị tài liệu thông minh” cùng Yeah1, FSI sẽ nhanh chóng bắt tay xây dựng phương án triển khai chi tiết và phối hợp chặt chẽ cùng Yeah1 để triển khai hiệu quả kho hồ sơ lưu trữ điện tử trên toàn tập đoàn.
