Tất cả các doanh nghiệp đều tìm cách để hoạt động hiệu quả hơn, cải thiện lợi nhuận, tối đa hóa lợi tức đầu tư. Loại bỏ lối vận hành doanh nghiệp thủ công và tự động hóa chúng thông qua các phần mềm quản lý giúp doanh nghiệp hiện thực hóa điều đó một cách nhanh chóng.
Doanh nghiệp trì trệ vì vận hành theo cách truyền thống
Môi trường làm việc truyền thống là không gian vật lý cố định, thường là văn phòng làm việc tập trung gồm nhiều người thuộc cùng một tổ chức/doanh nghiệp. Văn phòng được thuê/thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, có diện tích chứa đủ số nhân viên, có đầy đủ cơ sở vật chất, thiết bị, phòng họp… phục vụ công việc được thực hiện hiệu quả.
Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều đang sử dụng luồng quy trình truyền thống là sau khi các quyết định được thông qua tại các cuộc họp sẽ được ban hành xuống dưới dạng văn bản: thông báo, hướng dẫn, quy định,… Tiếp đó chúng được thực thi dưới hình thức các công việc, dự án hằng ngày. Nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh, nhân viên cấp dưới sẽ phải làm đề xuất, tờ trình gửi lên cấp trên để chờ phê duyệt.
Luồng quy trình rắc rối, không có tính liên kết này cũng là nguyên nhân chính kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp: không chỉ phải tốn nhiều thời gian, chi phí để tổ chức các cuộc họp, in ấn văn bản ban hành mà còn khiến nhân viên gặp nhiều khó khăn khi áp dụng. Ngoài ra, các quy trình này còn bị hạn chế về tính linh hoạt, thông tin dễ bị tắc nghẽn, nhân viên không được chủ động, mỗi lần cần phê duyệt quyết định lại phải chờ sếp có mặt ở văn phòng để xin chữ ký.
Không chỉ vậy, việc vận hành doanh nghiệp theo mô hình truyền thống còn khá nhiều hạn chế ảnh hưởng trực tiếp tới sự phát triển của doanh nghiệp như:
- Tốn nhiều chi phí đầu tư cho việc thuê địa điểm làm việc lớn, thiết bị văn phòng, bởi vì quy trình công kềnh nên cần rất nhiều nhân sự
- Hình thức làm việc thông qua email và các ứng dụng chat Skype, Zalo, Messenger…, thường xuyên tổ chức các cuộc họp tổng kết hàng tuần, tháng, quý, năm để báo cáo tình hình
- Cách lưu trữ dữ liệu, tài liệu doanh nghiệp bằng giấy, máy tính cá nhân của từng nhân viên trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp trì trệ vì mô hình làm việc truyền thống
Vận hành doanh nghiệp theo mô hình làm việc số
Môi trường làm việc số, hay còn được gọi là văn phòng điện tử – là bước chuyển mình mạnh mẽ từ mô hình quản trị truyền thống hướng đến tiến trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp.
Mô hình làm việc số là nơi áp dụng công nghệ hiện đại vào hoạt động doanh nghiệp thường xuyên nhằm cải thiện hoặc loại bỏ các quy trình làm việc truyền thông và nâng cao hiệu quả. Vậy thế nào là một môi trường làm việc số?
Đặc điểm của mô hình làm việc số
Môi trường làm việc số là một bước đi thông minh của các doanh nghiệp, bắt kịp xu hướng công nghệ. Một môi trường làm việc số có những đặc điểm như:
- Quản lý, điều hành tập trung trên 1 nền tảng
- Những thành viên trong doanh nghiệp được phân quyền có thể truy cập ở bất cứ đâu khi có mạng internet mà không cần ngồi tập trung tại một không gian địa lý
- Số hóa toàn bộ quy trình thực tế của doanh nghiệp mọi công việc sẽ có quy trình thống nhất để việc hợp tác đạt hiệu quả cao nhất
- Nhân viên có thể làm việc ở bất cứ đâu chỉ cần có tài khoản để truy cập vào môi trường làm việc số
- Giao tiếp, hội họp trên môi trường số
Môi trường làm việc số là một bước đi thông minh của các doanh nghiệp
Vậy một văn phòng điện tử mang đến những lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Lợi ích to lớn của văn phòng điện tử với doanh nghiệp
Với môi trường làm việc văn phòng điện tử, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa rất nhiều quy trình thủ tục truyền thống rườm rà, phức tạp. Không chỉ vậy môi trường làm việc số còn mang lại nhiều lợi ích khác cho doanh nghiệp như:
- Kết nối, tương tác nhanh chóng với mọi nhân viên từ mọi phòng ban mà không bị giới hạn bởi thời gian, không gian, khoảng cách
- Tối ưu hóa mọi quy trình doanh nghiệp giúp tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành
- Nâng cao năng suất làm việc do ứng dụng các công nghệ mới vào làm việc loại bỏ các thao tác thủ công
- Tạo ra môi trường làm việc lý tưởng, gia tăng sự gắn bó lâu dài với công ty của nhân việc
Sử dụng các công cụ kỹ thuật số
Môi trường làm việc truyền thống thường sử dụng Email và các ứng dụng chat miễn phí như Messenger, Zalo, Trello,… là phương tiện chính trong giao tiếp và trao đổi công việc. Các công cụ riêng lẻ thiếu thống nhất, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc quản lý, năm bắt toàn bộ thông tin. Dữ liệu phân mảnh gây khó khăn cho việc ra các quyết định mang tính chiến lược cho sự phát triển của công ty
Còn đối với với môi trường làm việc số ứng dụng các công nghệ, hệ thống quản lý toàn bộ doanh nghiệp bao gồm quản lý công việc, quy trình thủ tục, tài liệu,… các công cụ được kết nối tập trung trên 1 nền tảng.
Quản lý
Môi trường làm việc truyền thống nhà quản lý chỉ kiểm soát được thời gian làm việc của nhân viên khi làm việc trực tiếp tại văn phòng. Dưới tác động của tình hình dịch bệnh như hiện nay thì sẽ gặp rất nhiều hạn chế trong việc quản lý nhân viên khi làm việc từ xa do thiếu tính kết nối và công cụ tương tác.
Mô hình làm việc số các công cụ quản lý, tương tác được ứng dụng giúp người đứng đầu nắm bắt được mọi thông tin dù nhân viên làm việc ở bất cứ đâu. Dữ liệu được quản lý tập trung, giao tiếp, thông tin giữa các phòng ban liền mạch.
Chi phí đầu tư
Mô hình làm việc truyền thống sẽ có mức chi phí đầu tư, vận hành ở mức cao hơn bởi chi phí mở rộng văn phòng, thiết bị, in ấn,…
Chi phí đầu tư mô hình làm việc số ở mức phù hợp với từng quy mô của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp làm việc từ xa có thể giảm thiểu nhiều chi phí vận hành mà vẫn đảm bảo hiệu quả.
Năng suất làm việc
Mô hình làm việc truyền thống năng suất thấp hơn do việc luân chuyển, nhập liệu thông tin mất nhiều thao tác hơn.
Năng suất làm việc trong mô hình làm việc số được nâng cao bởi tiết kiệm thời gian cho những thao tác không cần thiết như tự động cập nhật báo, thông báo, nhắc nhở khi có công việc hoặc công việc đang chậm, trễ deadline. Quy trình làm việc trơn tru, sự phối hợp giữa các phòng ban nhịp nhàng từ đó gia tăng năng suất.
WEONE mô hình làm việc số giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng năng suất lao động
Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE – Là phần mềm được phát triển bởi FSI – Top 10 doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, giải pháp Chuyển đổi số, WEONE mang đến giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp đơn giản hóa các hoạt động quản trị, tối đa hiệu suất làm việc và giải quyết các bài toán khó trong vận hành.
WEONE được các nhà quản lý ưu tiên sử dụng nhờ hàng loạt các tính năng và ưu điểm vượt trội. Phần mềm cung cấp các giải pháp quản trị và điều hành doanh nghiệp đơn giản, toàn diện trên một nền tảng, giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả quản lý và vận hành. WEONE phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp từ doanh nghiệp SMEs tới các doanh nghiệp đa chi nhánh.
Phân hệ quản lý quy trình thủ tục
Mọi quy trình thủ tục của doanh nghiệp khi được tự động hóa sẽ giúp các phòng ban phối hợp tốt hơn, tối ưu hiệu suất giải quyết thủ tục hồ sơ của doanh nghiệp. WEONE giúp doanh nghiệp thiết lập và quản lý quy trình thủ tục thực tế của doanh nghiệp trên nền tảng số với những tính năng:
- Số hoá 100% quy trình thực tế của doanh nghiệp
- Tuỳ biến quy trình đường thẳng hay rẽ nhánh tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp
- Cho phép nhà quản lý, nhân viên đăng ký hồ sơ, phê duyệt hồ sơ ngay trên hệ thống
- Tự động hóa quy trình chuyển tiếp cho người xử lý bước sau giúp tiết kiệm thời gian phê duyệt
- Cho phép tích hợp chữ ký số nội bộ giúp các nhà quản lý phê duyệt hồ sơ, đề xuất nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi
Phân hệ quản lý công việc
Với phân hệ quản lý công việc của WEONE, các công việc khi được phân công có thể tìm được đúng người đúng việc, tối ưu hiệu suất và đạt được mục tiêu đã đề ra. Nhà quản lý có thể nắm bắt trực quan tiến độ công việc từng cá nhân, phòng ban nhờ những tính năng sau:
- Tạo lập kế hoạch làm việc: nhà quản lý có thể giao việc 1-1, giao việc theo nhóm công việc
- Giám sát tiến độ chi tiết, trực quan
- Báo cáo được cập nhật 24/7
- Thống kê và đo lường hiệu suất công việc, giúp đánh giá chất lượng công việc, phân công
Quản lý kho tài liệu
Với phân hệ Quản lý kho tài liệu, tài liệu được quản lý tập trung chỉ trên một hệ thống duy nhất, thuận tiện cho việc tra cứu, tìm kiếm, khai thác sử dụng, ngoài ra còn đảm bảo an ninh tài liệu, bí mật kinh doanh của công ty. Hàng năm, trung bình một doanh nghiệp thất thoát 30% tổng thiệt hại do việc lưu trữ tài liệu thủ công gây ra như mất cắp, hư hỏng, tiền chi phí in ấn, lưu trữ, chưa kể việc cất giữ thủ công tài liệu rất tốn diện tích của công ty. Vì vậy, để tối ưu hoá quản trị công ty, phân hệ này tỏ ra hữu ích trong việc giúp cho việc tìm tài liệu không còn là ác mộng của nhân viên khi đối mặt với một đống sổ sách, giấy tờ nữa.
WEONE giúp doanh nghiệp chuyển đổi số và theo kịp bước tiến của thời đại
Với đa số doanh nghiệp, việc số hóa cách thức quản trị, điều hành đối với nhiều doanh nghiệp vẫn chỉ dừng lại ở mặt phương hướng chiến lược mà chưa được cụ thể hóa bằng thực thi. Nhiều doanh nghiệp vẫn loay hoay chưa biết bắt đầu từ đâu và đặc biệt gặp khó khăn trong việc chọn lựa nền tảng khi mỗi đơn vị lại có một bài toán riêng, đặc thù riêng!
Vì vậy, việc tích hợp các hệ thống tự động vào vận hành doanh nghiệp càng sớm sẽ mang lại càng nhiều lợi ích. Chẳng hạn như:
- Giảm gánh nặng quản trị lên nhà quản lý – giải phóng khỏi vai trò quản lý, điều phối, giám sát thậm chí đốc thúc công việc, thay vào đó dành nhiều thời gian hơn cho việc định hướng và phát triển chiến lược đặc biệt là trong giai đoạn có nhiều cơ hội xen lẫn thách thức như hiện tại
- Giảm mâu thuẫn phòng ban – minh bạch về trách nhiệm và vai trò của mỗi cá nhân, bộ phận trong quy trình, công việc, tránh tình trạng đùn đẩy, đổ lỗi
- Tăng tính kỷ luật trong công việc – tính năng thông báo tự động, nhắc nhở và đánh giá tiến độ, hiệu quả công việc vừa giúp người quản lý đánh giá tình hình chung đồng thời vừa tránh tình trạng quên việc, trôi việc
- Thúc đẩy cộng tác nội bộ: thông qua sự thống nhất về quy trình, sự dùng chung về dữ liệu. Tất cả làm việc trên cùng một hệ thống, một mục tiêu, một quy trình, tạo sự trơn tru trong công việc
- Tối ưu hiệu suất vận hành: loại bỏ các công việc thủ công như thống kê báo cáo, nhập liệu, tìm dữ liệu, chuyển phát/ xử lý thủ tục giấy tờ…. Đồng thời cắt giảm các chi phí do sai sót hay làm đi làm lại do sai quy chuẩn…
- Đặt nền tảng cho sự tăng trưởng, mở rộng: tạo sự sẵn sàng khi quy mô doanh nghiệp, nhân sự vượt quá khả năng quản trị bằng sức người. Đặt nền móng bài bản ngay từ bước đầu sẽ tạo sức bật nhanh hơn trước những cuộc đua mới
Một trong những ưu điểm nổi trội khiến WEONE trở thành phần mềm tối ưu cho doanh nghiệp là tính ‘đơn giản’. Nhiều phần mềm trên thị trường hiện nay đang khá ‘đồ sộ’ về quy mô và tích hợp nhiều chức năng không thiết yếu hoặc ít được dùng tới. Điều này dẫn tới sự phức tạp trong sử dụng cũng như ‘chảy máu ngân sách’ khi đầu tư 1 phần mềm lớn nhưng không khai thác hết công năng.
Đặt trọng tâm vào những tính năng thiết yếu trong điều hành, quản lý, WEONE mang đến các lựa chọn tinh gọn hơn giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí đầu tư và nâng cao tối thiểu 30-40% hiệu suất xử lý công việc. Ngoài ra với khả khả năng tích hợp chặt chẽ với các phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng, WEONE cũng giúp tạo ra những thay đổi lớn trong vận hành nhưng không mang tới quá nhiều xáo trộn khi đi vào triển khai sử dụng. Điều này cũng giúp giảm thiểu thời gian triển khai và làm quen với phần mềm mới, giúp các đội nhóm ứng dụng nhanh hơn vào thực tiễn.
Bên cạnh đó, khác với các phần mềm đóng trên thị trường, WEONE là giải pháp mở với khả năng tùy biến linh hoạt theo yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp. Thế nên thay vì phải chuyển đổi phần mềm khi doanh nghiệp ‘phình to’ về quy mô, nhà quản lý vẫn ‘an tâm’ sử dụng ngay cả khi khối lượng công việc hay quy trình thủ tục nhả vọt nhanh chóng trong vài năm tới.
Đồng hành dài hạn cùng doanh nghiệp trên hành trình phát triển, đơn giản dễ dùng, tìm hiểu ngay các tính năng nổi trội của WEONE để tối ưu quản trị và tăng cường lợi thế cạnh tranh trong thời kỳ mới!
