Trong thời đại công nghệ số, việc chuyển đổi tài liệu giấy sang định dạng điện tử trở nên vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, không phải lúc nào chúng ta cũng có sẵn máy scan chuyên dụng. Đừng lo lắng, với 5 ứng dụng scan tài liệu miễn phí dưới đây, chiếc điện thoại thông minh của bạn sẽ trở thành một “trợ thủ” đắc lực, giúp bạn quét tài liệu nhanh chóng, tiện lợi và chuyên nghiệp. 

Lợi Ích Của Việc Scan Tài Liệu – Hơn Cả Sự Tiện Lợi 

  • Tiết kiệm không gian lưu trữ: 
    • Thay vì lưu trữ hàng đống giấy tờ, hồ sơ, bạn có thể số hóa chúng và lưu trữ trên thiết bị điện tử hoặc đám mây, giải phóng không gian văn phòng, nhà ở. 
    • Việc này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp, cơ quan nhà nước với khối lượng tài liệu khổng lồ. 
  • Dễ dàng chia sẻ và tìm kiếm:  
    • Tài liệu điện tử có thể dễ dàng chia sẻ qua email, mạng xã hội, ứng dụng nhắn tin. 
    • Việc tìm kiếm tài liệu cũng trở nên nhanh chóng hơn nhờ các tính năng tìm kiếm theo từ khóa, theo các tiêu chí nâng cao. 
  • Bảo quản tài liệu lâu dài:  
    • Tài liệu giấy dễ bị hư hỏng do ẩm mốc, mối mọt, thời gian. Tài liệu điện tử có thể được sao lưu và bảo quản an toàn. 
    • Điều này đặc biệt quan trọng đối với các tài liệu quan trọng, có giá trị pháp lý. 
  • Tăng hiệu quả công việc và học tập:  
    • Việc số hóa tài liệu giúp bạn truy cập thông tin nhanh chóng, làm việc và học tập hiệu quả hơn. 
    • Bạn có thể dễ dàng trích xuất văn bản, chỉnh sửa, ghi chú trên tài liệu điện tử. 

Xem thêm: 05 lợi ích của số hóa tài liệu cho doanh nghiệp đã được chứng minh

Tự Scan Tài Liệu Hay Thuê Dịch Vụ Chuyên Nghiệp?  

 Tự triển khai scan tài liệu 

Nếu bạn chỉ cần quét một vài trang tài liệu, chẳng hạn như hóa đơn cá nhân, hợp đồng nhỏ, bài giảng, hoặc ghi chú, thì điện thoại thông minh hoặc máy scan cá nhân là đủ. 

Ưu điểm:  

  • Tiết kiệm chi phí: Không cần đầu tư vào dịch vụ bên ngoài. 
  • Chủ động thời gian: Bạn có thể scan bất cứ khi nào cần. 
  • Tiện lợi: Điện thoại luôn bên cạnh, dễ dàng sử dụng. 

Thuê đơn vị scan tài liệu bên ngoài 

Nếu doanh nghiệp hoặc cá nhân bạn cần số hóa một lượng lớn tài liệu, ví dụ như hồ sơ pháp lý, tài liệu kế toán, sách, hoặc các dự án số hóa tài liệu quy mô lớn, thì dịch vụ chuyên nghiệp là lựa chọn tối ưu. 

Ưu điểm:  

  • Chất lượng hình ảnh cao: Đảm bảo độ rõ nét và chính xác. 
  • Xử lý nhanh chóng: Tiết kiệm thời gian và công sức. 
  • Giảm thiểu sai sót: Đội ngũ chuyên nghiệp đảm bảo quy trình chuẩn. 
  • Lưu trữ dữ liệu an toàn: Nền tảng số hóa bảo mật. 
  • Công nghệ OCR tiên tiến: Chuyển đổi tài liệu giấy thành văn bản có thể tìm kiếm và chỉnh sửa. 

Top 5 Ứng Dụng Scan Tài Liệu Miễn Phí Trên Di Động  

Cammerra Scanner 

      Ứng dụng Cammerra Scanner 

Tính năng nổi bật:  

  • Giao diện trực quan, dễ sử dụng, phù hợp với người dùng không chuyên. 
  • Quét tài liệu nhanh chóng chỉ với vài thao tác. 
  • Chuyển đổi ảnh quét thành file PDF chất lượng cơ bản. 
  • Tự động nhận diện cạnh tài liệu và cắt xén. 
  • Có thể chỉnh sửa độ sáng, tương phản của ảnh quét. 
  • Ưu điểm: Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, quét nhanh chóng, chuyển đổi thành file PDF chỉ trong vài giây. 
  • Nhược điểm: Tính năng cơ bản, không có nhiều tùy chỉnh nâng cao, chất lượng ảnh ở mức trung bình. 
  • Phù hợp với: Nhu cầu scan tài liệu đơn giản, nhanh chóng. 

Clear Scan:  

  Ứng dụng Clear Scan 

    Tính năng nổi bật:  

  • Nhiều tùy chỉnh chế độ scan: màu, đen trắng, thang độ xám. 
  • Tùy chỉnh độ phân giải ảnh quét. 
  • Hỗ trợ OCR (nhận diện văn bản) để trích xuất văn bản từ ảnh. 
  • Chỉnh sửa phối cảnh, cắt xén, xoay ảnh. 
  • Tạo file PDF chất lượng cao. 
  • Ưu điểm: Chuyên nghiệp, nhiều tùy chỉnh (độ phân giải, màu sắc, chế độ scan…), chất lượng ảnh quét tốt, hỗ trợ OCR (nhận diện văn bản). 
  • Nhược điểm: Giao diện có thể phức tạp với người mới bắt đầu, một số tính năng nâng cao yêu cầu trả phí. 

Phù hợp với: Nhu cầu scan tài liệu chất lượng cao, có nhiều tùy chỉnh. 

Microsoft Office Lens

     Ứng dụng Microsoft Office Lens 

       Tính năng nổi bật:  

  • Tích hợp sâu với hệ sinh thái Microsoft Office. 
  • Nhận diện văn bản (OCR) chính xác, chuyển đổi sang Word, Excel. 
  • Chỉnh sửa phối cảnh thông minh, tự động cắt xén. 
  • Lưu trữ tài liệu trên đám mây OneDrive. 
  • Chế độ bảng trắng, bảng đen, tài liệu. 
     
  • Ưu điểm: Tích hợp nhiều tính năng thông minh (nhận diện văn bản, chỉnh sửa phối cảnh, chuyển đổi sang Word, Excel…), lưu trữ trên đám mây OneDrive. 
  • Nhược điểm: Yêu cầu tài khoản Microsoft, một số tính năng nâng cao yêu cầu đăng ký gói Office 365. 
  • Phù hợp với: Người dùng thường xuyên làm việc với các ứng dụng của Microsoft Office. 

Fast Scanner  

Ứng dụng Fast Scaner 

   Tính năng nổi bật:  

  • Tốc độ quét nhanh, tiết kiệm thời gian. 
  • Hỗ trợ nhiều định dạng file: PDF, JPG, TXT. 
  • Tạo file PDF nhiều trang dễ dàng. 
  • Chia sẻ tài liệu qua email, đám mây. 
  • Chế độ quét theo tệp. 
  • Ưu điểm: Tốc độ quét nhanh, hỗ trợ nhiều định dạng file (PDF, JPG, TXT), tạo file PDF nhiều trang. 
  • Nhược điểm: Chất lượng ảnh quét ở mức trung bình, không có nhiều tính năng chỉnh sửa ảnh. 
  • Phù hợp với: Nhu cầu scan tài liệu nhanh, số lượng lớn. 

Photoscan by Google Photos

                                                        Photo Scan by Google  

      Tính năng nổi bật:  

  • Chuyên dụng để quét ảnh cũ, tài liệu in. 
  • Loại bỏ hiện tượng lóa sáng, bóng mờ. 
  • Tự động nhận diện cạnh ảnh và cắt xén. 
  • Lưu trữ ảnh quét trên Google Photos. 
  • Chỉnh sửa màu sắc, độ tương phản. 
  • Ưu điểm: Quét ảnh cũ, tài liệu in, loại bỏ lóa sáng, bóng mờ, lưu giữ kỷ niệm chân thực. 
  • Nhược điểm: Chỉ phù hợp với ảnh và tài liệu in, không phù hợp với tài liệu văn bản thông thường. 
  • Phù hợp với: Nhu cầu số hóa ảnh cũ, tài liệu in. 

FSI – Nhà Cung Cấp Giải Pháp Số Hóa, Chuyển Đổi Số Hàng Đầu Việt Nam 

FSI là công ty sô hóa và chuyển đổi số hàng đầu tại Việt Nam, FSI cung cấp cho khách hàng giải pháp số hóa tài liệu tổng thể gồm:   

  • Dịch vụ số hóa tài liệu  
  • Dịch vụ Scan tài liệu  
  • Dịch vụ nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu  
  • Dịch vụ chỉnh lý tài liệu  
  • Xây dựng phần mềm quản lý  
  • Tư vấn chuyển đổi số  
  • Cung cấp giải pháp lưu trữ dữ liệu  

Trong đó, scan tài liệu nổi bật nhờ: 

Kinh nghiệm và năng lực 

  • 17+ năm kinh nghiệm trong lĩnh vực số hóa tài liệu. 
  • 4 văn phòng đại diện trên toàn quốc  
  • Thực hiện thành công hàng nghìn dự án cho 1600+ khách hàng lớn là các doanh nghiệp, tổ chức cơ quan hàng đầu Việt Nam 
  • Đội ngũ hơn 300 chuyên gia giàu kinh nghiệm. 
     

        Công nghệ và thiết bị hiện đại bậc nhất 

  • Công nghệ số hóa độc quyền do FSI nghiên cứu phát triển ứng dụng công nghệ AI: big data, meachine learning, deep learning,… giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho khách hàng  
  • Nhà phân phối chính thức của các hãng thiết bị số hóa giúp tối ưu thời gian, chi phí. 

        Quy trình làm việc đạt chuẩn ISO/ IEC 27001, ISO 9001  

  • Quy trình chuyên nghiệp được tối ưu sau hơn 17 năm làm việc  
  • Bảo mật thông tin khách hàng theo tiêu chuẩn an toàn thông tin ISI/IEC 27001. 

       Nhận được nhiều đánh giá tích cực về chất lượng dịch vụ của FSI 

Đặt lịch “tư vấn ngay” với các chuyên gia của FSI để có thể lắng nghe các tư vấn phù hợp dành cho doanh nnghiệp của bạn.  

Xem thêm: