Trong bối cảnh công nghệ phát triển như vũ bão, việc chuyển đổi tài liệu truyền thống sang dạng số không còn là xu hướng mà đã trở thành yêu cầu thiết yếu. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về số hóa tài liệu trong thư viện năm 2025, từ khái niệm, lợi ích, xu hướng, quy trình triển khai đến những thách thức và giải pháp. Hãy cùng khám phá nhé!
Số hóa tài liệu thư viện là gì?
Số hóa tài liệu trong thư viện là quá trình chuyển đổi tài liệu từ dạng truyền thống sang dạng điện tử và lưu trên máy tính nhằm bảo quản, chia sẻ và phục vụ trực tuyến.
Từ trước đến nay, việc lưu trữ tài liệu trong thư viện vật lý luôn gặp phải các rào cản như:
- Việc chia sẻ các thông tin tài liệu giữa thư viện với thư viện, giữa thư viện với người đọc không được thuận tiện
- Rất nhiều đầu tài liệu đã cũ, không còn xuất bản nữa, cần có bản mềm để có thể in ấn kịp trong mọi tình huống cần thiết
- Mọt, mối, động đất, … và các tác nhân vật lý khác đe dọa đến sự bảo tồn của các loại tài liệu
Chính vì những nguyên nhân đó, việc số hóa tài liệu thư viện rất được chú trọng, và được triển khai tại nước ta từ hơn 20 năm trước. Số hóa tài liệu trong thư viện là quá trình chuyển đổi tài liệu từ dạng truyền thống sang dạng điện tử và lưu trên máy tính nhằm bảo quản, chia sẻ và phục vụ trực tuyến.
Hiện nay, 51/63 thư viện tỉnh, thành phố trên cả nước và phần lớn thư viện của các ngành, khối trường học, viện nghiên cứu đều có trang web lưu trữ thư viện số và xây dựng cơ sở vật chất phục vụ công tác số hóa tài liệu.
Vai trò của việc số hóa tài liệu trong thư viện
Xây dựng tài nguyên số là một xu thế tất yếu và phổ biến của các thư viện Đại học, Cao đẳng ở Việt Nam hiện nay và trong thời gian tới. Nó giúp giải quyết vấn đề lưu trữ, bảo quản tài liệu, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin và cải thiện dịch vụ cung cấp thông tin cho người dùng tin.
Dịch vụ số hóa tài liệu trong thư viện
Tuy nhiên, cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng về tỷ lệ của tài nguyên số và tài nguyên truyền thống trong bộ sưu tập vì mỗi loại tài nguyên này có những ưu điểm và hạn chế nhất định. Bên cạnh đó, để tránh việc tạo lập chồng chéo các hệ cơ sở dữ liệu, giảm lãng phí về thời gian, nhân lực, tài chính và tạo ra tính thống nhất trong hệ thống các thư viện, cần có kế hoạch tổng thể về số hóa tài liệu và liên kết số hóa giữa các thư viện, vì một tương lai phát triển, hội nhập trong hệ thống thư viện Việt Nam và hệ thống thư viện trên toàn thế giới.
>> Tham khảo thêm bài viết: Số hóa tài liệu lưu trữ và yêu cầu thực tiễn cho ngành lưu trữ -P1
Lợi ích của số hóa tài liệu trong thư viện
Lợi ích thư viện số rất lớn, nhất là bảo quản lâu dài được các tài liệu quý hiếm dễ hư hại theo thời gian; ngoài ra, số hóa còn có tác dụng chia sẻ tài liệu nhanh, gọn giữa các thư viện, phục vụ nhu cầu người đọc ở bất cứ đâu, bất cứ thời gian nào, miễn là có mạng internet.
Về cơ bản số hóa tài liệu thư viện sẽ có những ưu điểm như sau:
- Giảm tối đa diện tích và không gian lưu trữ
- Tuổi thọ của các loại tài liệu được bảo quản và duy trì lâu hơn
- Dễ dàng mở rộng phạm vi cộng đồng người sử dụng nguồn tài nguyên thông tin của cơ quan thông tin, thư viện.
- Tăng khả năng truy xuất tìm kiếm thông tin ở bất kỳ đâu vào bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng.
- Thuận lợi trong việc chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin của thư viện với các thư viện khác.
- Giảm thiểu nguồn nhân lực, tối đa sức của cho việc quản lý nguồn tài nguyên thông tin truyền thống.
- Có khả năng chỉnh sửa, tái sử dụng hoặc chuyển đổi sang loại dữ liệu số khác.
Xu hướng số hóa tài liệu trong thư viện
Số hóa tài liệu không chỉ dừng lại ở việc chuyển đổi tài liệu giấy sang dạng số. Trong năm 2025, chúng ta sẽ chứng kiến những xu hướng mới, thay đổi hoàn toàn cách thức thư viện hoạt động và tương tác với người dùng.
- Ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI)
- AI giúp tự động hóa quá trình xử lý hình ảnh, nhận dạng ký tự, tạo siêu dữ liệu.
- AI hỗ trợ tìm kiếm, phân tích và khai thác thông tin từ tài liệu số, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận tri thức.
- Các thư viện sẽ tích hợp ChatBot AI để hỗ trợ người dùng tìm kiếm thông tin và giải đáp thắc mắc.
- Sử dụng công nghệ đám mây
- Lưu trữ và truy xuất tài liệu trên nền tảng đám mây, đảm bảo tính an toàn, bảo mật và khả năng mở rộng.
- Chia sẻ tài liệu dễ dàng, nhanh chóng với người dùng trên mọi thiết bị, mọi lúc, mọi nơi.
- Các thư viện sẽ xây dựng hệ thống lưu trữ đám mây dùng chung, tối ưu hóa chi phí và tài nguyên.
- Tạo lập thư viện số 3D
- Số hóa không gian thư viện và tài liệu dưới dạng 3D, tạo trải nghiệm tương tác sống động cho người dùng.
- Phục vụ nhu cầu tham quan, nghiên cứu từ xa, đặc biệt hữu ích cho người dùng ở xa hoặc người khuyết tật.
- Công nghệ thực tế ảo (VR) và thực tế tăng cường (AR) sẽ được ứng dụng rộng rãi trong thư viện số 3D.
- Phát triển thư viện số mở
- Chia sẻ tài liệu số miễn phí cho cộng đồng, thúc đẩy giáo dục và nghiên cứu.
- Xây dựng kho tri thức số quốc gia, kết nối với các thư viện số trên thế giới.
- Các thư viện sẽ tham gia vào các dự án số hóa tài liệu mở, đóng góp vào kho tàng tri thức chung của nhân loại.
Các bước triển khai số hóa tài liệu trong thư viện
Để số hóa tài nguyên thư viện, cần thực hiện các bước cơ bản sau:
1.Hoạch định chính sách
Các bên có thẩm quyền và chịu trách nhiệm cho sự án nên đưa ra hình thức xử phạt và lưu ý cần có khi thực hiện dự án. Chính sách như vậy sẽ là điểm để bên còn lại dựa vào và hướng dẫn thực hiện dự án. Chính sách cần có mục đích và mục tiêu của dự án số hóa.
2.Phê duyệt chính sách từ cơ quan có thẩm quyền về các dự án số hoá tài liệu
3.Lập kế hoạch chi tiết, quản lí ngân sách và giám sát
Đây là phần thiết yếu nhất của số hóa tài liệu lưu trữ thư viện; nó liên quan đến ngân sách số lượng lớn, và lâu dài, vì vậy phải có kế hoạch ngân sách cho việc số hóa tài liệu thư viện, cũng như các yêu cầu khác nhau và nhiều nguyên nhân phát sinh để phân phối ngân sách.
4.Đầu tư công nghệ thích hợp
Kế hoạch số hóa được đề ra cho sẽ cần xác định công nghệ thích hợp để thực thi. Công nghệ là tất cả các thiết bị / phần cứng và phần mềm cần thiết cho dự án.
5.Vấn đề pháp lý / bản quyền
Việc lựa chọn tài liệu lưu trữ để số hóa cần dựa trên sự hiểu biết rõ ràng về luật bản quyền và quyền sở hữu.
6.Tiêu chí lựa chọn tài liệu
Nhu cầu cao về tài liệu lưu trữ có thể biện minh cho việc số hóa tài liệu thư viện như một biện pháp để bảo tồn tài liệu gốc, vì việc sử dụng các tài liệu thay thế bảo vệ tài liệu gốc khỏi việc bảo tồn và xử lý không cần thiết. Vì vậy, các tài liệu quý hiếm có nhu cầu cao cần được số hóa để người dùng dễ dàng truy cập.
7.Xác minh tài liệu
Xác minh tài liệu là quá trình quan trọng nhất để số hóa thư viện. Bạn phải kiểm tra xem bản sao kỹ thuật số của những tài liệu đó đã tồn tại hay chưa.
8.Siêu dữ liệu (Metadata)
Metadata có thể lưu trữ lại toàn bộ hồ sơ lịch sử của tài liệu kỹ thuật số và tổng thông tin về đối tượng. Siêu dữ liệu giúp xác định tác phẩm, người tạo ra nó, đã di chuyển hoặc định dạng nó và các thông tin mô tả khác; nó cung cấp nhận dạng về các tệp tổ chức và cơ sở dữ liệu.
Những thách thức và giải pháp khi triển khai số hóa tài liệu trong thư viện
Dù xu hướng thư viện số đang ngày càng được quan tâm, nhưng thực tế tại Việt Nam vẫn còn nhiều rào cản cần khắc phục để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra hiệu quả.
- Chậm đổi mới trong tư duy và tiêu chuẩn nghiệp vụ: Hệ thống thư viện Việt Nam từng phát triển theo mô hình cũ, khiến việc tiếp cận các tiêu chuẩn quốc tế về thư viện số gặp nhiều trở ngại. Bên cạnh đó, tâm lý e ngại thay đổi cũng ảnh hưởng đến tốc độ chuẩn hóa và ứng dụng công nghệ mới.
- Thiếu hụt nhân lực chuyên môn: Các chương trình đào tạo ngành thư viện chưa theo kịp sự phát triển của công nghệ thông tin và chuyển đổi số. Dù có nhiều cơ sở đào tạo, nhưng nguồn nhân lực có kỹ năng quản lý và vận hành thư viện số vẫn còn hạn chế.
- Phát triển thiếu đồng bộ, gây lãng phí: Nhiều thư viện chưa có chiến lược ứng dụng công nghệ bài bản, dẫn đến tình trạng triển khai rời rạc. Không ít đơn vị đầu tư vào các thiết bị hiện đại nhưng thiếu kế hoạch khai thác hiệu quả, khiến nguồn lực bị lãng phí và hệ thống vận hành kém tối ưu.
Để phát triển bền vững, các thư viện tại Việt Nam cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ, nâng cao nhận thức về tiêu chuẩn quốc tế và xây dựng chiến lược phát triển phù hợp với thực tiễn.
FSI – giải pháp số hóa tài liệu thư viện hàng đầu Việt Nam
Với hơn 17 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực số hóa, FSI đã trở thành lựa chọn tin cậy của hơn 1.600 doanh nghiệp, tổ chức lớn tại Việt Nam. Các giải pháp số hóa của FSI luôn được khách hàng đánh giá cao nhờ cập nhật liên tục các công nghệ hóa tài liệu tiên tiến và hiện đại nhất trong mỗi dự án.
Trong đó, dịch vụ của FSI có ưu điểm nổi bật:
- Đáp ứng tiêu chuẩn an toàn thông tin ISO/IEC 27001:2013
- Đáp ứng tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015
- Thiết bị hỗ trợ và công nghệ đều hiện đại bậc nhất trong lĩnh vực chuyển đổi số
- Tuân thủ theo đúng 2 công đoạn chính:
- Giai đoạn 1: Quét hình ảnh cho ra sản phẩm số hóa dạng hình, thường có định dạng Bitmap hoặc TIFF. Nó có nghĩa là người đọc chỉ nhìn thấy hình ảnh. Và thường được chuyển sang dạng PDF, là định dạng được dùng để mô tả các trang trong chương trình trao đổi tài liệu của Adobe Acrobat và cần được cài đặt trên máy tính để có thể hiển thị hoặc in có định dạng ban đầu.
- Giai đoạn 2: Nhận dạng ký tự quang học (OCR – Optical Character Recognition), là tiến trình cho ra một sản phẩm dạng số hóa văn bản hay là trang web. Cơ bản là các định dạng RTF, Word, hoặc HTML. Tức là từ một tài liệu đồ họa, được chuyển đổi thành văn bản.
Với chất lượng dịch vụ vượt trội, công nghệ tiên tiến, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, dịch vụ linh hoạt và bảo mật cao. FSI tự hào là lựa chọn hàng đầu cho bất kỳ doanh nghiệp nào có nhu cầu về số hóa tài liệu.
Doanh nghiệp đang quan tâm đến dịch vụ số hóa tài liệu mà chưa biết bắt đầu triển khai từ đâu hãy đặt lịch ngay cùng FSI để thảo luận về dự án của bạn và nhu cầu về các dịch vụ phù hợp với doanh nghiệp bạn.
Xem thêm:
