Trước đây, công việc quản lý dự án thường là “ác mộng” của doanh nghiệp bởi sự cồng kềnh, gây tốn nhiều thời gian và chi phí vận hành thì nay với sự ra đời của phần mềm quản lý dự án những vấn đề trên đã trở nên đơn giản hơn nhiều!
Tầm quan trọng của phần mềm quản lý tài liệu dự án?
Có thể nói ý nghĩa và tầm quan trọng của tài liệu dự án trong doanh nghiệp hay các cơ quan nhà nước là rất lớn. Tuy nhiên thực tế cho thấy việc quản lý những hồ sơ tài liệu này lại chưa được tốt, chưa đem lại hiệu quả cao. Vì lẽ đó, việc nhận thức về tầm quan trọng của công việc quản lý hồ sơ, khai thác và sử dụng chúng sẽ đem đến những kết quả tích cực cho hoạt động của doanh nghiệp, bởi:
– Hồ sơ, tài liệu là căn cứ quan trọng cho từng dự án, phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
– Là cơ sở để đối chiếu và sửa chữa sao cho đúng với kế hoạch đã đề ra
– Hồ sơ dự án có tác dụng quan trọng trong việc nghiên cứu tình hình, kiểm soát tiến độ, thúc đẩy hiệu quả công việc diễn ra nhanh chóng.
– Là cơ sở để lãnh đạo chỉ đạo, nắm được tình hình triển khai, kết quả đạt được của từng dự án
– Nó còn là bằng chứng pháp luật trong những trường hợp cần thiết
Có thể thấy, ý nghĩa của việc quản lý tài liệu dự án là rất quan trọng. Thế nhưng, ở một số doanh nghiệp hiện nay, vấn đề này vẫn chưa được chú trọng. Thực tế nhiều tài liệu được quản lý thủ công như lưu kho chồng chất, dẫn đến việc thất thoát theo thời gian, việc tìm kiếm cũng trở thành nỗi ám ảnh của doanh nghiệp.
Xem Thêm:
Từ thực trạng đó, phần mềm quản lý tài liệu dự án ra đời giải quyết tất cả những vấn đề trên!
Phần mềm quản lý tài liệu dự án là gì?
Phần mềm quản lý tài liệu dự án hiểu đơn giản là ứng dụng hỗ trợ việc sắp xếp, quản lý hồ sơ tài liệu một cách khoa học và thuận tiện cho người dùng trong việc tra cứu, tìm kiếm. Phần mềm còn giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý toàn bộ quy trình của dự án bao gồm việc: lập kế hoạch, điều phối nhân lực thực hiện, quản lý tiến độ dự án, theo dõi các thay đổi, đánh giá quá trình thực hiện và sau khi triển khai,…
Phần mềm quản lý tài liệu dự án giúp bạn những gì?
Phần mềm quản lý tài liệu dự án cho phép người dùng phân loại và sắp xếp hồ sơ theo nhóm, theo lĩnh vực và chủ đề, giúp việc quản lý hồ sơ diễn ra dễ dàng hơn. Vì thế chúng ta có thể dễ dàng tìm kiếm tài liệu đồng thời giảm thiểu tối đa khả năng thất thoát tài liệu.
Ngoài ra, với những lợi ích như quản lý thuận tiện, lưu trữ nhanh chóng, khả năng chia sẻ tối đa, bảo mật cao,.. phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu còn giúp tiết kiệm chi phí quản lý vận hành cho doanh nghiệp. Với phần mềm quản lý hồ sơ dự án, toàn bộ tài liệu, thông tin của doanh nghiệp sẽ được chuyển sang bản mềm và được sao lưu ngay trên hệ thống. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được phần lớn chi phí cho việc in ấn, quản lý và bảo quản quản tài liệu như trước đây.
Phần mềm là một ứng dụng tuyệt vời cho lãnh đạo theo dõi tình hình thực hiện dự án, kiểm soát tiến độ công việc từ đó thúc đẩy quá trình thực hiện dự án diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn. Nhân viên cũng có thể dựa vào phần mềm để theo dõi tình hình, lập kế hoạch chi tiết, bám sát tình hình thực hiện dự án để không bị quên việc hay chủ động thực hiện công việc nhằm mang lại hiệu quả cao.
Xem Thêm:
Phần mềm Doceye – giải pháp quản lý dự án tuyệt vời cho doanh nghiệp của bạn.
Giải pháp phần mềm quản lý dự án Doceye là một trong những giải pháp được nhiều cơ quan, doanh nghiệp sử dụng và đánh giá cao. Phần mềm quản lý tài liệu dự án Doceye hỗ trợ quản lý tài liệu một cách khoa học nhất, giảm thiểu tối đa thời gian làm việc cho đội ngũ văn thư, tiết kiệm không gian lưu trữ văn bản. là một phần mềm quản lý tài liệu doanh nghiệp thông minh.
Với tính năng quản lý dự án của Doceye, doanh nghiệp có thể dễ dàng: quản lý hồ sơ ngân sách của dự án, lên kế hoạch thực hiện dự án, phân công nhân sự, thời gian thực hiện và mục tiêu của dự án, thông báo tiến độ, nhắc nhở công việc bám sát nhiệm vụ được giao.
Bên cạnh đó, phần mềm quản lý tài liệu doanh nghiệp DocEye giúp quá trình quản lý,tìm kiếm và chia sẻ tài liệu nhanh chóng, không giới hạn thời gian và không gian; dễ dàng tạo lập quy trình làm việc và đảm bảo độ bảo mật của dữ liệu.
DocEye được nghiên cứu và phát triển bới FSI – công ty có hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển đổi số, đạt giải thưởng Sao Khuê 3 năm liên tiếp: 2016. 2017, 2018, giải thưởng Vietnam Digital Award 2019, đội ngũ nhân sự triển khai chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, bảo mật an toàn theo chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và ISO 9001:2015
Tham Khảo:
Hy vọng với những chia sẻ trên, quý khách có thể tìm kiếm và lựa chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp cho doanh nghiệp mình!
