Tin tức công nghệ

Giảm thiểu 67% dữ liệu bị mất của tổ chức với dịch vụ số hóa tài liệu của FSI

72 Views
Việc mất hồ sơ tài liệu trong quá trình lưu trữ và sử dụng là tình trạng chung của nhiều đơn vị, đặc biệt là tại các cơ quan nhà nước, tập đoàn lớn, nơi mà số lượng tài liệu được lưu trữ hằng năm được chất cao như núi trong kho. Dịch vụ số hóa tài liệu của FSI có thể giúp bạn giải quyết mối lo trên.

Số hóa là gì mà lại quan trọng như vậy?

Số hóa (digization) là quá trình hiện đại hóa, chuyển đổi các hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật số (như việc chuyển từ tài liệu số sang file mềm trên máy tính, số hóa truyền hình chuyển từ analog sang phát sóng kỹ thuật…). Số hóa giúp việc tìm kiếm và chia sẻ thông tin trở nên dễ dàng hơn, giảm thiểu việc in ấn giấy tờ và chi phí quản lý.

Số hóa hiện là vấn đề đang được nhiều đơn vị, tổ chức quản lý nhà nước quan tâm triển khai. Tuy nhiên, để tránh tốn thời gian và chi phí không cần thiết, các đơn vị trước khi số hóa cần làm rõ các vấn đề sau:

- Đơn vị muốn số hóa tài liệu gì (hồ sơ, sách, bản đồ,...)

- Số lượng tài liệu cần số hóa dữ liệu trong khoảng thời gian bao lâu. 

- Mục đích số hóa dữ liệu chính của bạn là gì? (truy cập, vận hành hiệu quả, tăng doanh thu…) 

- Kích thước tài liệu bạn muốn scan? 

- Yêu cầu về chất lượng scan như thế nào? (độ phân giải?, 1 mặt hay 2 mặt?…) 

- Loại định dạng đầu ra mong muốn của bạn? (TIFF, JPEG, PDF…?) 

- Ngân sách để tiến hành số hóa dữ liệu?

Số hóa tài liệu: Nên hay Không?

So sánh giữa 2 đơn vị đã và chưa số hóa ta sẽ nhận thấy sự khác biệt khá rõ rệt. Cụ thể: 

 

Đơn vị chưa số hóa

Đơn vị đã thực hiện số hóa

- 90% thông tin quan trong được lưu trữ dưới dạng tài liệu vật lý (giấy)

- 67% dữ liệu bị mất liên quan đến việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu

- 70% giao dịch có thể thất bại do tài liệu bị hỏng hoặc không được chia sẻ kịp thời

- Tốn rất nhiều chi phí (chi phí in ấn, giấy, nhâ

n sự quản lý, mặt bằng/kho lưu trữ)

- Tốn không gian tại văn phòng ( để đặt giá, kệ lưu trữ)

- Tốn thời gian tìm kiếm tài liệu

- Lãnh đạo bỏ lỡ nhiều thời cơ kinh doanh do không thể tìm thấy tài liệu quan trọng kịp thời

- Dễ dàng bỏ qua sai sót, không cẩn thận 

- Mọi thông tin, tài liệu đều được lưu trữ trên hệ thống quản lý điện tử của đơn vị

- Tài liệu được lưu trữ trên một hệ thống duy nhất, chỉ người được phân quyền mới có thể xem và sử dụng tránh việc rò rỉ tài liệu cho bên thứ 3

- Việc khai thác và chia sẻ được thực hiện ngay trên hệ thống quản lý do đó tránh việc thất lạc, đánh mất tài liệu

- Tiết kiệm chi phí in ấn, thuê mặt bằng và nhân sự quản lý

- Tiết kiệm không gian nơi làm việc

- Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng chỉ với 1 click chuột

 

Qua một số so sánh ở trên, có thể thấy rằng việc số hóa tài liệu mang lại nhiều lợi ích hơn cho đơn vị sau khi triển khai. Các tổ chức chỉ cần bỏ ra chi phí ban đầu nhưng lại thu về hiệu quả và lợi ích dài hạn hơn.

Tuy nhiên không phải đơn vị nào cũng có đủ nhân lực và thiết bị để thực hiện việc số hóa in-house. Do đó, việc thuê ngoài một đơn vị số hóa đã có kinh nghiệm là phương án đã được nhiều tổ chức lựa chọn.

FSI với kinh nghiệm hơn 13 năm trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ số hóa sẽ mang đến cho đơn vị bạn dịch vụ số hóa chuyên nghiệp với chi phí hợp lý nhất!

Tại sao nên là FSI?

Là một đơn vị đã thực hiện triển khai số hóa cho hàng trăm đơn vị lớn nhỏ, thuộc nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau trên cả nước, FSI hiểu rõ những lo lắng của khách hàng khi thuê ngoài đơn vị làm số hóa

  • Lo sợ thông tin bị lộ/đánh cắp trong quá trình số hóa
  • Tài liệu có thể bị mất hoặc hư hỏng khi vận chuyển và triển khai
  • Đơn vị thực hiện số hóa vi phạm các lỗi về bảo mật trong quá trình triển khai

Đến với FSI, đơn vị bạn sẽ thay đổi hoàn toàn cách những nhận định trên về việc thuê ngoài số hóa. Tại FSI, chúng tôi cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu chuyên nghiệp đáp ứng tiêu chuẩn An ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015.

Bạn có thể hoàn toàn yên tâm về vấn đề bảo mật khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi. Khi triển khai, nhân viên của chúng tôi được yêu cầu không được phép mang và sử dụng bất cứ thiết bị điện thoại di động, thiết bị công nghệ nào vào khu vực triển khai trong suốt quá trình thực hiện dự án. Để đảm bảo an toàn tuyệt đối, các khu vực thi công được FSI lắp đặt camera giám sát 24/24. 

Ngoài ra, tất cả các hồ sơ thực hiện lưu trên máy tính và các thiết bị lưu trữ khác đều được mã hóa, chỉ người tạo ra tài liệu đó và đơn vị sở hữu có thể mở được. Hệ thống và thiết bị trong quá trình triển khai không cho phép kết nối mạng internet, trong trường hợp kết nối mạng với hệ thống máy chủ thì cần qua địa chỉ mạng riêng, thông qua thiết bị bảo mật mạng để kết nối với máy chủ. Hệ thống khai thác được phân quyền cho từng thành viên theo chức năng nhiệm vụ khác nhau (chỉ có thể xem, không được sửa, không được download, không thể copy…). Đồng thời, để truy cập được vào hệ thống cần thông qua các thiết bị bảo mật nhiều cấp tùy theo việc trang bị của mỗi đơn vị mới có thể truy cập được.

Mỗi bước, mỗi tiến trình thực hiện đều tính nghiêm ngặt và đảm bảo tính bảo mật cao nhất cho tài liệu của khách hàng. Trong trường hợp khách hàng không muốn thực hiện số hóa tại địa điểm triển khai của FSI, tránh tình trạng vận chuyển tài liệu qua lại nhiều lần và đảm bảo tính bảo mật, FSI sẽ phối hợp triển khai ngay tại văn phòng của khách hàng hoặc địa điểm do khách hàng chỉ định.

FSI hiện là đã thực hiện số hóa cho hàng trăm đơn vị nhà nước, tập đoàn lớn nhỏ trên cả nước: Tập đoàn FPT, tập đoàn Viettel, Chi cục văn thư lưu trữ, Bộ Lao động thương binh xã hội,...

Liên hệ FSI để được tư vấn và triển khai số hóa chuyên nghiệp

Hotline: 0904 805 255

Website: www.fsivietnam.com.vn