Hồ sơ nhân sự là một trong những tài liệu quan trọng của doanh nghiệp, cần được lưu trữ và bảo quản cẩn thận để đảm bảo an toàn thông tin. Tuy nhiên hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn đang quản lý hồ sơ nhân sự theo cách thức thủ công, gây tốn kém tài nguyên của tổ chức. Vậy làm thế nào để quản lý tài liệu trên hiệu quả, cùng tìm hiểu ngay bài viết dưới đây!
1. Thực trạng quản lý hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp hiện nay
Hồ sơ nhân sự là tập hợp những thông tin quan trọng của thành viên trong doanh nghiệp như sơ yếu lý lịch, thông tin bảo hiểm, lịch sử công tác, chế độ lương thưởng,… Đây là những thông tin cá nhân được phòng ban nhân sự của doanh nghiệp quản lý và lưu trữ cẩn thận theo quy định của pháp luật.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn đang gặp khó khăn trong công tác quản lý hồ sơ nhân sự, cụ thể:
- Quản lý hồ sơ nhân sự thủ công dưới dạng giấy tại các giá, kệ, kho vật lý hoặc trên máy tính cá nhân, gây khó khăn trong việc tìm kiếm, trích xuất thông tin và mất an toàn thông tin
- Cập nhật thông tin khó khăn mỗi khi có những thay đổi trong thông tin nhân sự, gây mất nhiều thời gian của nhân sự và khó khăn trong quản lý
- Chia sẻ thông tin nhân sự không hiệu quả do quản lý tài liệu nhân sự rời rạc, không thống nhất, đặc biệt là với các doanh nghiệp lớn, có nhiều chi nhánh trên các địa phương khác nhau.
Để giải quyết những vấn đề trên, nhiều doanh nghiệp Việt đã và đang lựa chọn các giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự điện tử với mục tiêu: Nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ tài liệu; Tối ưu hóa vận hành; và Cải thiện trải nghiệm của nhân sự. Đây cũng là xu hướng quản lý hồ sơ nhân sự được dự báo sẽ phát triển mạnh trong năm 2023.
2. Tại sao doanh nghiệp hiện đại cần thực hiện số hóa hồ sơ nhân sự?
Số hóa hồ sơ nhân sự thực chất là quá trình chuyển đổi hồ sơ từ dạng giấy sang dạng kỹ thuật số để hỗ trợ việc truy cập, tìm kiếm, trích xuất, chia sẻ thông tin dễ dàng và quản lý hiệu quả hơn.
Nhờ giải pháp số hóa mà các dữ liệu của toàn bộ nhân sự (cũ và mới) được đồng bộ trên cùng 1 hệ thống quản trị nhân sự điện tử của doanh nghiệp, từ đó, đem lại nhiều lợi ích thiết thực dành cho các cấp quản lý, người điều hành doanh nghiệp, người thực hiện công tác nhân sự, cũng như cho người lao động, cụ thể:
Lợi ích của số hóa hồ sơ nhân sự với người điều hành và nhà quản lý doanh nghiệp
Số hóa hồ sơ giúp sử dụng tài liệu và thông tin nhân sự hiệu quả
Đây là một trong những lợi thế lớn nhất của việc số hóa hồ sơ nhân sự. Tại đây, quản lý và người điều hành sẽ được theo dõi toàn bộ thông tin của nhân viên trên nền tảng số, mọi lúc, mọi nơi, tiện lợi và đảm bảo an toàn. Thay vì quản lý trên giấy tờ thì chỉ cần vài cú click chuột, quản lý có thể nắm bắt rõ ràng thông tin, ngay cả với nhân sự mới.
Không những thế, các tác vụ thủ công như tra cứu, sắp xếp, tổng hợp, trích xuất thông tin cũng được thực hiện nhanh chóng, đơn giản, giúp nhà quản lý tiết kiệm từ 30-40% thời gian so với cách thức truyền thống và nâng cao đến 20% hiệu suất làm việc.
Số hóa hồ sơ nhân sự giúp nhà quản lý nắm bắt tổng quan về nguồn nhân lực
Nhờ quản lý hồ sơ điện tử trên cùng một nền tảng, nhà quản lý và điều hành có thể nắm bắt cụ thể về số lượng, tình trạng hồ sơ, cập nhật dễ dàng khi có những thay đổi trong cơ cấu thành viên. Cấp quản lý cũng dễ dàng lên các kế hoạch hành động, phân bổ nguồn lực phù hợp hay tổ chức các chương trình tuyển dụng, cắt giảm tinh gọn nhân sự phù hợp với bối cảnh thực tế của tổ chức. Bên cạnh đó, với các doanh nghiệp lớn có số lượng nhân sự đông, đặt tại nhiều chi nhánh, cơ sở khác nhau, việc thực hiện quản lý hồ sơ trực tuyến sẽ giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian, công sức; nâng cao hiệu quả điều hành và ra quyết định khi cần thiết.
Số hóa hồ sơ nhân sự giúp tinh giản quy trình xử lý thủ tục
Nhờ việc số hóa toàn bộ hồ sơ nhân sự trên cùng một nền tảng, quy trình tra cứu, trích xuất và chia sẻ thông tin sẽ chuyển từ thủ công sang tự động hóa, giảm thiểu sai sót và hạn chế rủi ro trong quá trình tìm kiếm thông tin. Bên cạnh đó, nhân sự cũng như quản lý không cần thực hiện nhiều lần một tác vụ như điền thông tin, kê khai, sao lưu dữ liệu mỗi khi có sự thay đổi.
Cũng nhờ quản lý tài liệu mà bộ phận nhân sự có thể dễ dàng tích hợp tìm kiếm dữ liệu, liên kết với các phòng ban khác trong trường hợp cần chia sẻ thông tin, từ đó giúp tối ưu quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả giao tiếp nội bộ và hiệu quả công việc.
Số hóa hồ sơ nhân sự đảm bảo cho doanh nghiệp tuân thủ quy định của pháp luật
Trong 5 năm trở lại đây, trước sự phát triển vượt bậc của Internet, việc đảm bảo an toàn thông tin được nhà nước và doanh nghiệp quan tâm hơn bao giờ hết. Việc số hóa hồ sơ nhân sự lên cùng một hệ thống giúp tăng cường bảo mật cho thông tin của người lao động, tránh rò rỉ và đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng theo yêu cầu pháp luật trong an toàn thông tin.
Bên cạnh đó, việc số hóa toàn bộ thông tin nhân sự giúp dữ liệu được quản lý hiệu quả trên hệ thống điện tử, hỗ trợ cấp quản lý và người làm công tác nhân sự nắm được bức tranh tổng quan về tình trạng của người lao động. Từ đó đưa ra đề xuất chính sách đãi ngộ phù hợp, giải quyết mâu thuẫn kịp thời giữa doanh nghiệp và nhân sự, tránh tranh chấp, kiện tụng và đảm bảo quyền lợi chính đáng của người lao động theo quy định của pháp luật.
Lợi ích của số hóa hồ sơ nhân sự với nhân viên
Số hóa hồ sơ nhân sự giúp nâng cao mức độ hài lòng của người lao động trong quá trình làm việc
Thay vì phải mất nhiều thời gian trong việc cập nhật thông tin cá nhân, kê khai lý lịch mỗi khi có sự chỉnh sửa, khi thực hiện số hóa hồ sơ lên hệ thống, nhân sự có thể tự chủ trong việc điều chỉnh thông tin cá nhân. Điều này sẽ tiết kiệm thời gian, công sức của cả nhân sự và cả HR trong quá trình làm việc
Số hóa hồ sơ nhân sự giúp gia tăng sự gắn kết và tỉ lệ giữ chân nhân viên với doanh nghiệp
Theo khảo sát của Gartner vào năm 2020, 56% nhân sự nghỉ việc vì chế độ phúc lợi không rõ ràng và thủ tục hành chính rườm rà. Với quy trình làm việc đơn giản, tinh gọn, nhanh chóng cùng những trải nghiệm làm việc tích cực sau khi số hóa hồ sơ, nhân sự có xu hướng gắn bó lâu dài, từ đó gia tăng tỉ lệ giữ chân nhân viên và ổn định nguồn nhân lực cho doanh nghiệp.
Số hóa hồ sơ nhân sự nâng cao tính minh bạch trong môi trường làm việc
Tháng 7 năm 2022, sau thông tin về những vụ vi phạm dữ liệu gây mất an toàn thông tin cho hơn 30 triệu người Việt Nam (theo Báo Dân trí), người lao động tại các doanh nghiệp quan tâm nhiều hơn đến yếu tố bảo mật trong doanh nghiệp. Việc số hóa tài liệu nhân sự sẽ đảm bảo an ninh thông tin cho hồ sơ và nâng cao tính minh bạch trong môi trường làm việc, đem lại sự an tâm, tin tưởng của nhân sự dành cho doanh nghiệp.
Tổng kết lại, việc triển khai số hóa hồ sơ nhân sự mang lại nhiều lợi ích cho nhân sự, cho các cấp quản lý và rộng hơn là cho cả doanh nghiệp. Số hóa hồ sơ nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp:
- Tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho việc lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự số lượng lớn;
- Đảm bảo an toàn thông tin về nhân sự;
- Hỗ trợ công tác điều hành, quản lý nhân sự từ xa, mọi lúc, mọi nơi, nhanh chóng, dễ dàng và linh hoạt;
- Nâng cao hiệu quả làm việc của nhân sự, cải thiện hiệu suất của công ty;
- Gia tăng tỉ lệ giữ chân nhân viên, đảm bảo sự ổn định về nguồn nhân lực của doanh nghiệp và nâng cao khả năng cạnh tranh.
3. Giải pháp số hóa hồ sơ, tài liệu giúp đồng bộ dữ liệu nhân sự cho doanh nghiệp từ FSI
Số hóa giúp chuyển đổi các tài liệu nhân sự ở dạng vật lý thành dữ liệu điện tử để đồng bộ hóa lên hệ thống quản lý nhân sự HRM dùng chung của doanh nghiệp, cùng với các dữ liệu từ hợp đồng lao động điện tử. Điều này không chỉ đem lại lợi ích cho doanh nghiệp và nâng cao hiệu suất làm việc của phòng hành chính nhân sự mà còn giúp tối ưu nguồn nhân lực hiệu quả, giúp doanh nghiệp khởi động hành trình chuyển đổi số toàn diện thành công.
Khi được triển khai hiệu quả, số hóa tài liệu nhân sự sẽ đem tới nhiều ứng dụng và lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, các cấp quản lý và nhân sự. Tuy nhiên, việc lựa chọn được đơn vị số hóa uy tín, có năng lực triển khai phù hợp trên thị trường hiện nay cũng là một bài toán khiến các cấp quản lý, chủ doanh nghiệp phải đau đầu.
Với 15 năm kinh nghiệm triển khai các dự án công nghệ, chuyển đổi số, số hóa, FSI cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu tổng thể hỗ trợ doanh nghiệp đa ngành xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử tập trung, bảo mật cao, với tính chính xác của tài liệu số hóa lên tới 99,99%.
Nhờ ưu thế của đơn vị phân phối độc quyền và chính thức các trang thiết bị số hóa, đội ngũ nhân sự đào tạo bài bản, giàu kinh nghiệm, FSI tự tin đảm nhiệm các dự án số hóa quy mô lớn, có yêu cầu phức tạp. Mới đây, FSI đã thực hiện triển khai thành công nhiều dự án số hóa hồ sơ nhân sự với quy mô lớn và yêu cầu phức tạp, điển hình như Mercedes Benz Việt Nam với số lượng hồ sơ là 250.000 trang A4; Shopee Việt Nam với 20.000 bộ hợp đồng lên đến hơn 500.000 trang tài liệu, và Bayer Việt Nam là 160.000 trang hồ sơ…
Trong thời đại 4.0, nhiều doanh nghiệp đang tích cực hướng đến chuyển đổi số toàn diện để đón nhận cơ hội mới với những bước chuyển mình ấn tượng. Việc số hóa hồ sơ, tài liệu nói chung và hồ sơ nhân sự nói riêng sẽ trở thành xu hướng tất yếu trong tương lai gần. Hy vọng rằng bài viết trên đã mang tới cho bạn đọc những thông tin bổ ích, góp phần hoàn thiện định hướng doanh nghiệp chuyển đổi số thành công.
Liên hệ FSI ngay hôm nay để được tư vấn cụ thể và triển khai các giải pháp chuyển đổi số phù hợp cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
