Số hóa tài liệu trong thư viện là một giải pháp tối ưu giúp các công ty, doanh nghiệp, tổ chức, trường học,… lưu trữ, bảo quản tài liệu quan trọng hoặc tài liệu cũ một cách tốt nhất. Tuy nhiên, việc số hóa tài liệu trong thư viện không hề dễ như nhiều người vẫn nghĩ.
Nhu cầu sử dụng dịch vụ số hóa tài liệu trong thư viện hiện nay
Hiện nay, dịch vụ số hóa tài liệu trong thư viện đang là 1 trong những nhu cầu thiết yếu khi muốn chuyển sang thư viện số vì nhiều những lợi ích mà nó mang lại. Khi triển khai dịch vụ số hóa tài liệu trong thư viên thì các đơn vị đều có những mối quan tâm rất cụ thể và rõ ràng.
Tìm kiếm các đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu uy tín, chuyên nghiệp:
- Các thư viện mong muốn hợp tác với các đơn vị có kinh nghiệm, uy tín và chuyên môn cao trong lĩnh vực số hóa tài liệu.
- Họ tìm kiếm các đơn vị có khả năng cung cấp dịch vụ chất lượng, đảm bảo tính chính xác và bảo mật của tài liệu số hóa.
So sánh giá cả và chất lượng dịch vụ của các đơn vị khác nhau:
- Các thư viện cần so sánh giá cả và chất lượng dịch vụ của các đơn vị khác nhau để lựa chọn được đơn vị phù hợp với ngân sách và yêu cầu của mình.
- Họ quan tâm đến các yếu tố như:
+ Công nghệ và thiết bị sử dụng.
+ Quy trình làm việc.
+ Thời gian thực hiện.
+ Chính sách bảo hành và hỗ trợ.
- Tìm hiểu về quy trình và công nghệ số hóa tài liệu của các đơn vị:
- Các thư viện muốn hiểu rõ về quy trình và công nghệ số hóa tài liệu mà các đơn vị sử dụng.
- Họ quan tâm đến các công nghệ tiên tiến như:
- Nhận dạng ký tự quang học (OCR)
- Xử lý hình ảnh
- Quản lý siêu dữ liệu (Metadata)
- Tìm kiếm các đánh giá, phản hồi của khách hàng về các đơn vị cung cấp dịch vụ:
- Các thư viện tìm kiếm các đánh giá, phản hồi của khách hàng đã sử dụng dịch vụ của các đơn vị khác nhau.
- Họ muốn biết về kinh nghiệm và sự hài lòng của khách hàng đối với chất lượng dịch vụ.
- Tìm kiếm các gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình:
- Các thư viện cần các gói dịch vụ linh hoạt, phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình.
- Họ có thể có nhu cầu số hóa các loại tài liệu khác nhau, với số lượng và độ phức tạp khác nhau.
Những nhu cầu cấp thiết này không chỉ thúc đẩy quá trình số hóa tài liệu thư viện, mà còn mở ra một loạt lợi ích thiết thực, định hình lại hoàn toàn trải nghiệm người dùng và hiệu quả hoạt động của thư viện trong kỷ nguyên số. Vậy những lợi ích đó là gì?
Lợi ích của việc số hóa thư viện
Khả năng tiếp cận toàn cầu: Một trong những lợi thế chính của số hóa là dân chủ hóa kiến thức. Thư viện số phá vỡ rào cản địa lý, cấp quyền truy cập thông tin bất kể vị trí vật lý của một người. Các học giả, sinh viên và nhà nghiên cứu từ khắp nơi trên thế giới có thể khám phá cùng một nguồn tài nguyên cùng một lúc, truyền cảm hứng cho việc trao đổi ý tưởng toàn cầu.
Bảo quản tài liệu dễ dàng: Tài liệu in, đặc biệt là tài liệu hiếm hoặc dễ vỡ, sẽ bị hư hỏng theo thời gian. Bằng cách số hóa, thư viện đảm bảo các tài liệu này được bảo quản cho các thế hệ tương lai. Định dạng kỹ thuật số loại bỏ mối lo ngại về hư hỏng hoặc mất mát vật lý, do đó bảo vệ các hiện vật lịch sử và văn hóa vô giá.
Khả năng tìm kiếm và khám phá nâng cao: Các thư viện số hóa cung cấp các chức năng tìm kiếm và khám phá nâng cao. Tìm kiếm theo từ khóa cho phép người dùng tìm thông tin cụ thể nhanh chóng, giúp quá trình nghiên cứu hiệu quả hơn. Ngoài ra, siêu dữ liệu và hệ thống gắn thẻ giúp phân loại và sắp xếp tài liệu dễ dàng hơn, hỗ trợ người dùng dễ dàng tìm thấy các nguồn tài nguyên có liên quan.
Bảo tồn không gian và môi trường: Các thư viện vật lý thường phải vật lộn với không gian hạn chế để lưu trữ các bộ sưu tập ngày càng tăng. Số hóa làm giảm nhu cầu về không gian lưu trữ rộng rãi, giải phóng không gian cho các mục đích khác. Hơn nữa, việc giảm sử dụng giấy góp phần bảo tồn môi trường, đưa các thư viện phù hợp với các hoạt động bền vững.
Trải nghiệm học tập tùy chỉnh: Thư viện số hỗ trợ trải nghiệm học tập được cá nhân hóa. Người dùng có thể tùy chỉnh tìm kiếm theo sở thích, nhu cầu và mục tiêu học tập của mình. Khả năng thích ứng này giúp sinh viên, nhà nghiên cứu và người học suốt đời quản lý hành trình giáo dục của mình.
Tuy nhiên, để hiện thực hóa những lợi ích này, không ít thư viện đã lựa chọn tự triển khai quá trình số hóa. Điều này, mặc dù mang lại sự chủ động, nhưng cũng đồng thời đặt ra những thách thức không nhỏ. Vậy, những khó khăn nào mà thư viện phải đối mặt khi tự triển khai số hóa tài liệu là gì? Cùng tìm hiểu nhé.
=> Xem thêm: 05 lợi ích của số hóa tài liệu cho doanh nghiệp đã được chứng minh
Khó khăn khi triển khai trong số hóa tài liệu thư viện
Các thư viện xác định số hóa tài liệu là việc cần thiết, phải được duy trì thường xuyên nhưng cần phải lựa chọn tài liệu xưa cũ có nguy cơ hư hại cao, tài liệu quý, độc bản và tài liệu bạn đọc có nhu cầu cao để tiến hành số hóa trước tiên. Tuy nhiên, việc số hóa tài liệu của các thư viện hiện nay đang diễn ra theo tình trạng “một mình mình biết, một mình mình hay”, ít khi chia sẻ tài liệu số hóa với nhau.
Một khó khăn khác khi số hóa tài liệu thư viện nằm ở việc số hóa bất cứ tài liệu nào để đưa vào sử dụng cũng cần nhiều thời gian qua các bước khác nhau: Scan tài liệu, xử lý dữ liệu số, lập biên mục, sao lưu đánh dấu chỉ mục, kiểm soát chất lượng (ảnh, biên mục…), đưa lên trang web và kiểm tra chất lượng đường liên kết. Nhân lực không đổi trong khi vẫn phải tiếp tục thực hiện các nghiệp vụ thư viện với tài liệu truyền thống thì rõ ràng khó có thể đẩy nhanh quá trình số hóa tài liệu như mong muốn.
Bên cạnh đó, vấn đề bản quyền và quyền sở hữu trí tuệ cũng là điều cần quan tâm hàng đầu khi số hóa tài liệu thư viện, bởi việc số hóa và công bố trực tuyến các tài liệu có bản quyền đòi hỏi thư viện phải xin phép từ chủ sở hữu, một quá trình phức tạp và tốn kém.
Đặc biệt, việc xác định chủ sở hữu của các tài liệu cổ và quý hiếm thường là một thách thức không nhỏ, dẫn đến rủi ro pháp lý tiềm ẩn. Để giải quyết vấn đề này, thư viện cần xây dựng các chính sách và quy trình tuân thủ pháp luật, đồng thời tìm kiếm sự hợp tác với các chuyên gia pháp lý và các tổ chức bảo vệ quyền tác giả.
Ngoài ra, việc bảo quản tài liệu số hóa lâu dài cũng là một vấn đề cần được quan tâm. Các thư viện cần đầu tư vào các giải pháp lưu trữ và quản lý dữ liệu số hóa hiệu quả, đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy cập của tài liệu trong tương lai. Điều này đòi hỏi sự đầu tư vào công nghệ và nhân lực, cũng như sự hợp tác với các tổ chức chuyên về bảo tồn tài liệu số.
Dịch vụ số hóa tài liệu trong thư viện chuyên nghiệp của FSI
Với mong muốn mang đến giải pháp số hóa tài liệu thư viện tối ưu, FSI đã xây dựng một quy trình triển khai chuyên nghiệp và linh hoạt, đồng thời chú trọng đến việc lựa chọn tài liệu phù hợp và cung cấp các hình thức triển khai đa dạng. Tất cả nhằm mục đích đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất và mang lại lợi ích thiết thực cho khách hàng.
Quy trình triển khai dịch vụ thư viện số của FSI
Về cơ bản nếu thực hiện theo yêu cầu phổ thông, quá trình thực hiện sẽ được tối giản chỉ còn 5 bước:
Bước 1: Lựa chọn và nhận tài liệu lưu trữ đến tiến hành số hóa.
Bước 2: Chuẩn bị kỹ càng tài liệu tránh thiếu xót trong quá trình tiến hành.
Bước 3: Bắt đầu scan và tiến hành thiết lập hệ thống ảnh, đặt tên file.
Bước 4: Sau khi tài liệu số hóa xong -> Kiểm tra lại chất lượng tài liệu -> Tiến hành chỉnh sửa lại nếu tài liệu chưa đạt yêu cầu.
Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao lại tài liệu lưu trữ.
Các loại tài liệu thư viện FSI có thể số hóa
Chúng ta không thể số hoá tất cả các tài liệu có trong thư viện, do đó trước khi thực hiện số hóa nguồn tài liệu, chúng ta phải đưa ra các tiêu chí để làm căn cứ lựa chọn những dạng tài liệu nào cần thiết để thực hiện số hóa. Có những tiêu chí mà chúng ta phải quan tâm như sau:
– Tiêu chí tình trạng bản quyền của tài liệu: Vấn đề bản quyền thực sự đang là rào cản làm nhụt chí những người có tâm huyết với công việc số hoá tài liệu thư viện. Sở dĩ như vậy là vì chúng ta chưa thực sự nắm vững những quy định cụ thể của Luật bản quyền (Luật sở hữu trí tuệ). Các cơ quan chức năng nhà nước cũng chưa có những văn bản dưới luật để hướng dẫn thi hành.
Theo Luật sở hữu trí tuệ của Việt nam ban hành năm 2005 thì tại điều 25 khoản (a) và (đ) có quy định: những trường hợp sử dụng tác phẩm đã công bố không phải xin phép, không phải trả tiền nhuận bút, thù lao, cụ thể như sau:
a) Tự sao chép một bản nhằm mục đích nghiên cứu khoa học, giảng dạy cá nhân;
đ) Sao chép tác phẩm để lưu trữ trong thư viện với mục đích nghiên cứu
Hình thức triển khai
Để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng, FSI mang đến hai hình thức triển khai số hóa tài liệu linh hoạt: Onsite và Offsite.
Với hình thức Onsite, chúng tôi sẽ trực tiếp đến văn phòng hoặc địa điểm mà quý khách hàng chỉ định để thực hiện quá trình số hóa. Điều này giúp quý khách hàng có thể giám sát trực tiếp và đảm bảo tính bảo mật của tài liệu.
Ngược lại, hình thức Offsite cho phép chúng tôi triển khai số hóa tại các trung tâm chuyên nghiệp của FSI, nơi được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất và công nghệ hiện đại. Dù lựa chọn hình thức nào, FSI luôn cam kết mang đến chất lượng dịch vụ tốt nhất và đảm bảo sự hài lòng của quý khách hàng.
Ưu điểm dịch vụ số hóa tài liệu trong thư viện FSI
Cung cấp đầy đủ về dịch vụ số hóa tài liệu thư viện trọn gói, từ khâu tư vấn, khảo sát, lập kế hoạch, đến triển khai, kiểm tra chất lượng và bàn giao. Điều này giúp thư viện tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí quản lý dự án…
Với kinh nghiệm hơn 17 năm trong lĩnh vực số hóa, triển khai thành công hàng nghìn các case có số lượng tài liệu lớn, yêu cầu khó. Các công nghệ tại FSI đều được cập nhật liên tục, hiện đại mới nhất trong lĩnh vực đáp ứng đầy đủ yêu cầu về chất lượng đầu ra, khả năng tìm kiếm và độ chính xác cao.
Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và chuyên môn sâu về số hóa tài liệu thư viện, đảm bảo dự án được triển khai một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Dịch vụ chuyên nghiệp, đáp ứng đầy đủ yêu cầu về chất lượng an toàn bảo mật ISO/IEC 27001:2013 và ISO 9001:2015.
Số hóa tài liệu là bước đi tất yếu giúp thư viện tối ưu hoạt động, nâng cao khả năng phục vụ độc giả trong thời đại số. Tuy nhiên, để số hóa hiệu quả, cần có công nghệ hiện đại và đơn vị triển khai chuyên nghiệp. FSI tự hào là lựa chọn hàng đầu cho bất kỳ doanh nghiệp nào có nhu cầu về chuyển đổi số như số hóa tài liệu, chỉnh lý tài liệu, dịch vụ nhập liệu, scan tài liệu…
Doanh nghiệp có nhu cầu về dịch vụ số hóa tài liệu trong thư viện mà chưa biết bắt đầu từ đâu? Triển khai như thế nào? cần chuẩn bị những gì..
Hãy cùng FSI lên lịch tư vấn “miễn phí” ngay hôm nay để chúng tôi có cơ hội lắng nghe và thấu hiểu dự án, nhu cầu của bạn. Chúng tôi sẽ đồng hành cùng bạn trên con đường chuyển đổi số để thành công.
Xem thêm:
