Số hóa tài liệu trong thư viện là một giải pháp tối ưu giúp các công ty, doanh nghiệp, tổ chức, trường học,… lưu trữ, bảo quản tài liệu quan trọng hoặc tài liệu cũ một cách tốt nhất. Tuy nhiên, việc số hóa tài liệu trong thư viện không hề dễ như nhiều người vẫn nghĩ.
Vì sao cần số hóa tài liệu thư viện?
Số hóa tài liệu trong thư viện là quá trình chuyển đổi tài liệu từ dạng truyền thống sang dạng điện tử và lưu trên máy tính nhằm bảo quản, chia sẻ và phục vụ trực tuyến.
Từ trước đến nay, việc lưu trữ tài liệu trong thư viện vật lý luôn gặp phải các rào cản như:
- Việc chia sẻ các thông tin tài liệu giữa thư viện với thư viện, giữa thư viện với người đọc không được thuận tiện
- Rất nhiều đầu tài liệu đã cũ, không còn xuất bản nữa, cần có bản mềm để có thể in ấn kịp trong mọi tình huống cần thiết
- Mọt, mối, động đất, … và các tác nhân vật lý khác đe dọa đến sự bảo tồn của các loại tài liệu
Chính vì những nguyên nhân đó, việc số hóa tài liệu thư viện rất được chú trọng, và được triển khai tại nước ta từ hơn 20 năm trước. Số hóa tài liệu trong thư viện là quá trình chuyển đổi tài liệu từ dạng truyền thống sang dạng điện tử và lưu trên máy tính nhằm bảo quản, chia sẻ và phục vụ trực tuyến. Hiện nay, 51/63 thư viện tỉnh, thành phố trên cả nước và phần lớn thư viện của các ngành, khối trường học, viện nghiên cứu đều có trang web lưu trữ thư viện số và xây dựng cơ sở vật chất phục vụ công tác số hóa tài liệu.
Lợi ích số hóa tài liệu rất lớn, nhất là bảo quản lâu dài được các tài liệu quý hiếm dễ hư hại theo thời gian; ngoài ra, số hóa còn có tác dụng chia sẻ tài liệu nhanh, gọn giữa các thư viện, phục vụ nhu cầu người đọc ở bất cứ đâu, bất cứ thời gian nào, miễn là có mạng internet.
Về cơ bản số hóa tài liệu thư viện sẽ có những ưu điểm như sau:
- Giảm tối đa diện tích và không gian lưu trữ
- Tuổi thọ của các loại tài liệu được bảo quản và duy trì lâu hơn
- Dễ dàng mở rộng phạm vi cộng đồng người sử dụng nguồn tài nguyên thông tin của cơ quan thông tin, thư viện.
- Tăng khả năng truy xuất tìm kiếm thông tin ở bất kỳ đâu vào bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng.
- Thuận lợi trong việc chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin của thư viện với các thư viện khác.
- Giảm thiểu nguồn nhân lực, tối đa sức của cho việc quản lý nguồn tài nguyên thông tin truyền thống.
- Có khả năng chỉnh sửa, tái sử dụng hoặc chuyển đổi sang loại dữ liệu số khác.
Các khó khăn trong số hóa tài liệu thư viện
Các thư viện xác định số hóa tài liệu là việc cần thiết, phải được duy trì thường xuyên nhưng cần phải lựa chọn tài liệu xưa cũ có nguy cơ hư hại cao, tài liệu quý, độc bản và tài liệu bạn đọc có nhu cầu cao để tiến hành số hóa trước tiên. Tuy nhiên, việc số hóa tài liệu của các thư viện hiện nay đang diễn ra theo tình trạng “một mình mình biết, một mình mình hay”, ít khi chia sẻ tài liệu số hóa với nhau.
Một khó khăn khác khi số hóa tài liệu thư viện nằm ở việc số hóa bất cứ tài liệu nào để đưa vào sử dụng cũng cần nhiều thời gian qua các bước khác nhau: Scan tài liệu, xử lý dữ liệu số, lập biên mục, sao lưu đánh dấu chỉ mục, kiểm soát chất lượng (ảnh, biên mục…), đưa lên trang web và kiểm tra chất lượng đường liên kết. Nhân lực không đổi trong khi vẫn phải tiếp tục thực hiện các nghiệp vụ thư viện với tài liệu truyền thống thì rõ ràng khó có thể đẩy nhanh quá trình số hóa tài liệu như mong muốn.
Vậy đâu là giải pháp số hóa tài liệu trong thư viện tối ưu nhất cho các thư viện, doanh nghiệp và tổ chức?
Dịch vụ số hóa tài liệu trong thư viện chuyên nghiệp của FSI
Nhằm đáp ứng nhu cầu số hóa tài liệu trong thư viện ngày càng lớn. FSI – Đơn vị cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu hỗ trợ đẩy nhanh tốc độ số hóa tài liệu trong thư viện.
Với 15 năm kinh nghiệm triển khai các dự án công nghệ, chuyển đổi số, số hóa, cùng những ưu thế của đơn vị phân phối độc quyền và chính thức các trang thiết bị số hóa, đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản, giàu kinh nghiệm, FSI tự tin đảm nhiệm các dự án số hóa quy mô lớn, có yêu cầu phức tạp. Điển hình là các dự án xây dựng cơ sở dữ liệu trọng điểm cho các Bộ, ban ngành, các tổ chức, doanh nghiệp như: DB Schenker Việt Nam, BIC Việt Nam, EVN Hà Nội, Honda Việt Nam, Hội quốc tế ngữ Việt Nam…
