Minh bạch và hiệu quả vận hành đang là yêu cầu cấp bách trong ngành Tài chính – Ngân hàng, nhưng việc quản lý hồ sơ giấy truyền thống vẫn chiếm phần lớn và tiềm ẩn nhiều rủi ro. Hãy cùng FSI tìm hiểu những lý do khiến ngành Tài chính – ngân hàng cần số hóa tài liệu để tăng tính minh bạch và những lưu ý để số hóa hiệu quả.
1. Số hóa tài liệu ngành Tài chính ngân hàng là gì?
Số hóa tài liệu trong ngành Tài chính – Ngân hàng là quá trình chuyển đổi toàn bộ hồ sơ giấy như hồ sơ khách hàng, chứng từ giao dịch, hợp đồng vay, báo cáo tài chính… sang dạng dữ liệu số có cấu trúc. Toàn bộ tài liệu sau khi số hóa sẽ được lưu trữ tập trung trên hệ thống quản lý tài liệu số, giúp ngân hàng dễ dàng tìm kiếm, khai thác và kiểm soát thông tin.
Quy trình số hóa này bao gồm: scan và chuyển đổi tài liệu vật lý, áp dụng AI-OCR để trích xuất dữ liệu, chuẩn hóa thông tin, lưu trữ điện tử, phân quyền truy cập theo cấp độ bảo mật và tích hợp trực tiếp với các quy trình nghiệp vụ. Đây là nền tảng quan trọng để các tổ chức tài chính giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy, tối ưu vận hành và tăng cường minh bạch dữ liệu.
2. Thực trạng số hóa tài liệu ngành Tài chính – Ngân hàng hiện nay
Các tổ chức tài chính toàn cầu đã chuyển dịch mạnh sang mô hình vận hành số, trong đó quản lý tài liệu điện tử là hạng mục ưu tiên. Theo báo cáo của Deloitte , hơn 78% ngân hàng toàn cầu đã triển khai các giải pháp quản lý tài liệu số (ECM/DMS) ở mức độ khác nhau. Các ngân hàng ứng dụng OCR/AI vào xử lý hồ sơ tín dụng giúp rút ngắn 60–70% thời gian nhập liệu.
Tại Việt Nam, số hóa tài liệu đang diễn ra nhưng chưa đồng đều. Báo cáo GovTech 2024 cho thấy khoảng 60% ngân hàng đã bắt đầu chuyển đổi tài liệu giấy sang lưu trữ số, nhưng phần lớn vẫn trong giai đoạn từng phần, chưa đồng bộ toàn bộ hệ thống.
Nhiều ngân hàng còn phụ thuộc vào kho lưu trữ vật lý, gây tốn diện tích và chi phí duy trì, trong khi 80% hồ sơ giao dịch vẫn phải xử lý qua giấy tờ ở một số nghiệp vụ truyền thống. Điều này khiến quá trình tra cứu, đối soát và kiểm toán còn mất nhiều thời gian, dễ sai sót.
3. Vì sao cần số hóa tài liệu ngành Tài chính – Ngân hàng?
Số hóa tài liệu không chỉ giúp ngân hàng giảm phụ thuộc vào giấy tờ mà còn là bước quan trọng để đáp ứng yêu cầu minh bạch, tuân thủ và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Hãy cùng FSI tìm hiểu các lý do khiến các tổ chức Tài chính – Ngân hàng cần đẩy nhanh quá trình số hóa:
3.1. Tăng tính minh bạch và tuân thủ
Việc chuyển đổi hồ sơ giấy sang dạng số giúp ngân hàng thiết lập hệ thống dữ liệu tập trung, dễ dàng truy xuất và đối soát trong công tác kiểm toán. Nhờ kiểm soát lịch sử chỉnh sửa và hạn chế thất lạc hồ sơ, các đơn vị tài chính đảm bảo tuân thủ quy định của Ngân hàng Nhà nước và nâng cao khả năng quản trị rủi ro.
3.2. Nâng cao hiệu quả vận hành
Khi tài liệu được số hóa, quá trình phân loại, lưu chuyển và xử lý trở nên tự động và nhanh chóng. Thay vì mất hàng giờ để tìm kiếm hoặc xử lý hồ sơ giấy, nhân viên chỉ cần vài phút để hoàn tất công việc, từ đó giảm đáng kể chi phí vận hành và tối ưu nguồn lực nội bộ.
3.3. Tăng tốc trải nghiệm khách hàng
Số hóa tài liệu giúp ngân hàng tra cứu hồ sơ khách hàng tức thời, rút ngắn thời gian giao dịch và giải quyết yêu cầu nhanh hơn. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh khách hàng ưu tiên dịch vụ trực tuyến như eKYC hay mở tài khoản online, yêu cầu quy trình xử lý liền mạch và chính xác.
3.4. Hạn chế rủi ro và tăng bảo mật thông tin
So với lưu trữ vật lý dễ hư hỏng, thất lạc hoặc bị truy cập trái phép, tài liệu số được bảo vệ bằng mã hóa, phân quyền truy cập và hệ thống sao lưu an toàn. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro về an ninh dữ liệu – yếu tố sống còn của ngành tài chính.
3.5. Tối ưu chi phí dài hạn
Việc loại bỏ kho lưu trữ truyền thống giúp ngân hàng tiết kiệm chi phí diện tích, vận hành và quản lý hồ sơ. Đồng thời, dữ liệu số dễ dàng sao lưu và phục hồi, hạn chế tổn thất khi xảy ra sự cố, mang lại lợi ích tài chính bền vững trong dài hạn.
4. Những lưu ý để số hóa ngành Tài chính – Ngân hàng hiệu quả
Việc số hóa tài liệu trong ngành Tài chính – Ngân hàng đòi hỏi độ chính xác, bảo mật và tính tuân thủ cao hơn nhiều so với các lĩnh vực khác. Do đó, để triển khai thành công, các tổ chức tài chính cần xây dựng một lộ trình rõ ràng, tuân thủ tiêu chuẩn và đảm bảo yếu tố con người – công nghệ được kết nối chặt chẽ.
4.1. Chuẩn hóa dữ liệu đầu vào
Trước khi tiến hành số hóa, ngân hàng cần xây dựng bộ tiêu chuẩn tài liệu và metadata thống nhất cho toàn hệ thống.
Việc chuẩn hóa này giúp loại bỏ dữ liệu trùng lặp, giảm lỗi nhập liệu và đảm bảo thông tin sau khi số hóa được lưu trữ đồng nhất. Đồng thời, việc phân loại tài liệu theo mức độ quan trọng hoặc độ nhạy cảm cũng giúp ngân hàng quản lý tốt hơn và lựa chọn công nghệ phù hợp cho từng nhóm hồ sơ.
4.2. Chọn công nghệ phù hợp với đặc thù ngành
Tài liệu tài chính thường có nhiều dạng khác nhau, từ giấy tờ tùy thân, sao kê, hợp đồng đến chứng từ kế toán, nên công nghệ OCR/AI cần đạt độ chính xác cao để nhận diện ký tự phức tạp. Bên cạnh đó, hệ thống ECM/DMS phải đáp ứng yêu cầu phân quyền nhiều cấp, ghi log truy cập chi tiết và dễ dàng tích hợp với các hệ thống lõi (Core Banking). Việc lựa chọn công nghệ không phù hợp ngay từ đầu có thể khiến ngân hàng tốn nhiều chi phí chỉnh sửa hoặc triển khai lại.
4.3. Đảm bảo bảo mật và tuân thủ pháp lý
Số hóa tài liệu trong lĩnh vực tài chính – ngân hàng phải tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt như ISO 27001, PCI-DSS hay quy định từ Ngân hàng Nhà nước. Do đó, dữ liệu cần được mã hóa trong suốt vòng đời lưu trữ và truyền tải, hệ thống phải có cơ chế giới hạn truy cập rõ ràng và giám sát theo thời gian thực. Việc tuân thủ pháp lý không chỉ giúp bảo vệ khách hàng mà còn giảm nguy cơ bị xử phạt khi kiểm toán.
4.4. Xây dựng lộ trình triển khai khoa học
Ngân hàng nên ưu tiên số hóa trước các bộ hồ sơ có tần suất sử dụng cao như tín dụng, kế toán hoặc KYC. Tiếp đó, mở rộng sang các mảng hồ sơ ít dùng hơn để tránh gây gián đoạn vận hành. Một lộ trình rõ ràng giúp tổ chức kiểm soát tiến độ, tối ưu ngân sách và đánh giá hiệu quả từng giai đoạn để điều chỉnh kịp thời.
4.5. Đào tạo nhân sự và thúc đẩy văn hóa “làm việc không giấy”
Để số hóa thật sự đi vào vận hành, nhân sự phải hiểu rõ quy trình làm việc với tài liệu điện tử và tuân thủ chuẩn dữ liệu mới. Các chương trình đào tạo, hướng dẫn sử dụng hệ thống, cùng việc khuyến khích nhân viên chuyển đổi sang môi trường “paperless” sẽ giúp quá trình ứng dụng diễn ra thuận lợi hơn. Đây là yếu tố quan trọng nhưng thường bị xem nhẹ trong nhiều dự án chuyển đổi số.
5. FSI – Đối tác đồng hành số hóa tài liệu ngành Tài chính – Ngân hàng
Với hơn 18 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực số hóa tài liệu, FSI hiện là một trong những đơn vị tiên phong cung cấp giải pháp chuyển đổi số cho các tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam. FSI đã đồng hành cùng hơn 5.500 khách hàng, trong đó có nhiều ngân hàng lớn như VietinBank, MB Bank, VPBank, HSBC, Techcombank… giúp chuẩn hóa quy trình lưu trữ, nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ và đảm bảo tuân thủ yêu cầu khắt khe của ngành.
FSI cung cấp giải pháp số hóa tài liệu tổng thể, phù hợp với đặc trưng ngành Tài chính – Ngân hàng như: Dịch vụ Chỉnh lý tài liệu, Scan tài liệu, Nhập và chuyển đổi dữ liệu, Công nghệ số hóa, Phần mềm quản lý tài liệu sau số hóa,…
6. Kết luận
Số hóa tài liệu không chỉ là xu hướng mà đã trở thành yêu cầu tất yếu để ngành Tài chính – Ngân hàng nâng cao tính minh bạch, đáp ứng chuẩn tuân thủ và tối ưu hiệu quả vận hành. Khi hồ sơ giấy được chuẩn hóa, lưu trữ và quản lý dưới dạng số, các ngân hàng có thể cải thiện tốc độ xử lý nghiệp vụ, giảm thiểu rủi ro và mang đến trải nghiệm liền mạch hơn cho khách hàng.
Tuy nhiên, để quá trình này triển khai thành công, các tổ chức tài chính cần lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp, đảm bảo bảo mật dữ liệu tuyệt đối, đồng thời xây dựng lộ trình và đào tạo nhân sự một cách bài bản.
