Nhằm hướng tới mục tiêu xây dựng chính phủ điện tử trong thời gian ngắn nhất, giải pháp số hóa sổ hộ tịch ra đời hỗ trợ các cơ quan nhà nước tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả trong việc đăng ký và quản lý sổ hộ tịch.
Thực trạng quản lý sổ hộ tịch hiện nay
Hiện nay, việc quản lý sổ hộ tịch ở các cơ quan nhà nước được lưu giữ chủ yếu bằng giấy. Công tác lưu trữ này bảo quản được tài liệu gốc với độ bảo mật cao, tuy nhiên nhược điểm của việc lưu trữ tài liệu giấy là khối lượng sổ, hồ sơ hộ tịch rất lớn, gây khó khăn trong việc quản lý và lưu trữ. Mặt khác, việc lưu trữ bằng giấy cũng không tránh khỏi những “hiểm họa” như mối mọt, cháy nổ hay thiện tai, việc thất thoát tà liệu cũng là điều dễ hiểu.
Trong trường hợp cơ quan nhà nước cần chứng minh tình trạng hộ tịch thì người dân phải nộp cùng lúc nhiều loại giấy tờ, gây ra những phiền hà, tốn công sức, thời gian cho người dân và cơ quan quản lý nhà nước. Thêm vào đó, quá trình trích dẫn, tra cứu dữ liệu hộ tịch của một cá nhân khi cần thường không được tích hợp đầy đủ, thiếu liên kết thông tin.
Trước thực trạng trên, số hóa sổ hổ tịch trở thành nhu cầu bức thiết giúp giảm bớt gánh nặng lưu trữ và quản lý trong cơ quan nhà nước.
Xem Thêm:
Số hóa sổ hộ tịch là gì
Số hóa Sổ hộ tịch là quá trình thu thập, phân loại, scan / chụp và tạo lập các file dữ liệu hộ tịch dưới dạng file Excel từ các Sổ hộ tịch gốc để thực hiện cập nhật (import dữ liệu từ file Excel hoặc nhập trực tiếp từng trường hợp từ Sổ hộ tịch gốc) vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch phục vụ xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc .
Quy trình thực hiện số hóa sổ hộ tịch
– Bước 1: Thu thập và phân loại các sổ hộ tịch cần số hóa ( sổ đăng ký kết hôn, sổ đăng ký khai sinh,..)
– Bước 2:
+ Scan/ chụp sổ hộ tịch và tạo lập các file dữ liệu excel
+ Scan hoặc chụp ảnh các sổ hộ tịch gốc đã được thu thập và phân loại tại bước 1, đảm bảo mỗi trường hợp đã đăng ký trong sổ phải được tạo thành một file PDF riêng
+ Nén các file PDF của cùng một loại sổ hộ tịch gỗ vào chung 1 file .zip riêng và đặt tên file. zip theo quy tắc được hướng dẫn
+ Tạo lập các file excel chứa dữ liệu hộ tịch
– Bước 3: Xử lý dữ liệu sau khi số hóa
– Bước 4: Kiểm tra, phê duyệt và chính thức đưa dữ liệu vào hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch để xây dựng, tạo lập dữ liệu cho cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc
– Bước 5: Nghiệm thu kết quả số hóa dữ liệu hộ tịch
Xem Thêm: Các bước số hóa tài liệu lưu trữ
Những lợi ích mà số hóa sổ hộ tịch mang lại
Nhằm từng bước xây dựng và tạo lập dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu (CSDL) hộ tịch điện tử toàn quốc, đảm bảo triển khai áp dụng thống nhất, có sự kết nối liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trên phạm vi toàn quốc và đồng bộ các thông tin cơ bản của cá nhân với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo yêu cầu của pháp luật về hộ tịch,
Tạo sự thống nhất, đồng bộ
Việc số hóa sổ hộ tịch giúp thiết lập hệ thống thông tin hộ tịch điện tử thống nhất, đồng bộ, thông suốt giữa các cơ quan đăng ký hộ tịch liên tỉnh và cả quốc gia. Việc này đảm bảo việc kết nối liên thông, chia sẻ dữ liệu, cung cấp thông tin cơ bản của cá nhân với CSDL hộ tịch điện tử toàn quốc, CSDL quốc gia về dân cư và các CSDL chuyên ngành khác có liên quan nhằm bảo đảm tối đa lợi ích cho người dân. Qua đó, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về đăng ký và quản lý hộ tịch.
Giải quyết các thủ tục pháp lý rườm rà
Thực hiện số hóa sổ hộ tịch giúp loại bỏ việc lưu trữ bằng giấy cồng kềnh, đồng thời giảm bớt các thủ tục pháp lý rườm rà, tốn thời gian và công sức. Số hóa sổ hộ tịch sẽ tích hợp đầy đủ các thông tin cá nhân, giúp người dân thuận tiện hơn trong quá trình làm việc, giải quyết các thủ tục pháp luật, pháp lý, hành chính một cách hiện đại và nhanh chóng.
Nâng cao hiệu quả quản lý sổ hộ tịch
Hoạt động số hóa sổ hộ tịch sẽ tích hợp đầy đủ thông tin hộ tịch của người dân trên cùng một hệ thống. Trong trường hợp cần xuất trình giấy tờ hộ tịch cá nhân, người dân không cần phải nộp nhiều giấy tờ rườm rà cùng lúc, điều này vừa tạo sự thuận lợi cho nhân dân vừa giảm bớt gánh nặng hành chính cho cơ quan nhà nước. Từ đó, hỗ trợ nâng cao hiệu quả đăng ký và quản lý sổ hộ tịch.
Giải pháp số hóa của FSI- giải pháp hàng đầu trong số hóa sổ hộ tịch
Giải pháp số hóa tài liệu của FSI được xây dựng trên tình hình thực tế của các khách hàng Việt Nam và tuân thủ nghiêm ngặt tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 cùng tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015. Bên cạnh đó, Quy trình số hóa tài liệu của FSI được thực hiện khép kín thông qua nền tảng Phần mềm số hóa dữ liệu Docpro do công ty phát triển đảm bảo tối tính vẹn toàn của dữ liệu.
Hiện nay, công ty CP Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI được biết đến là đơn vị số hóa hàng đầu trong xây dựng tạo lập CSDL hộ tịch và xây dựng chính phủ điện tử tại Việt Nam với nhiều dự án xây dựng cơ sở dữ liệu trọng điểm đã triển khai như: Số hóa xây dựng CSDL ngành hộ tịch, số hóa xây dựng CSDL đất đai, số hóa xây dựng CSDL đầu tư kinh doanh tại TP. HN và TP.HCM,… và rất nhiều dự án tại các tỉnh thành khác.
Giải pháp số hóa tài liệu D-IONE của FSI được xây dựng trên tình hình thực tế của các khách hàng Việt Nam và tuân thủ nghiêm ngặt tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 cùng tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015. Bên cạnh đó, Quy trình số hóa tài liệu của FSI được thực hiện khép kín thông qua nền tảng Phần mềm số hóa dữ liệu Docpro do công ty phát triển đảm bảo tối tính vẹn toàn của dữ liệu.
.
Với giải pháp số hóa tài liệu của FSI, cơ sở dữ liệu về sổ hộ tịch sẽ được tích hợp trên cùng một hệ thống tạo sự đồng bộ, thống nhất, hỗ trợ giảm thiểu chi phí của nhân dân, giảm “ nạn giấy tờ ” văn phòng – công sở, tiết kiệm thời gian, hợp lý hoá việc vận hành công việc, tiến đến xây dựng chính phủ điện tử thông minh, hiện đại.
Tham Khảo Thêm:
