Nhằm hướng tới mục tiêu xây dựng chính phủ điện tử trong thời gian ngắn nhất, giải pháp số hóa sổ hộ tịch ra đời hỗ trợ các cơ quan nhà nước tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả trong việc đăng ký và quản lý sổ hộ tịch.
Thực trạng quản lý sổ hộ tịch hiện nay
Hiện nay, việc quản lý sổ hộ tịch ở các cơ quan nhà nước được lưu giữ chủ yếu bằng giấy. Công tác lưu trữ này bảo quản được tài liệu gốc với độ bảo mật cao, tuy nhiên nhược điểm của việc lưu trữ tài liệu giấy là khối lượng sổ, hồ sơ hộ tịch rất lớn, gây khó khăn trong việc quản lý và lưu trữ. Mặt khác, việc lưu trữ bằng giấy cũng không tránh khỏi những “hiểm họa” như mối mọt, cháy nổ hay thiện tai, việc thất thoát tà liệu cũng là điều dễ hiểu.
Trong trường hợp cơ quan nhà nước cần chứng minh tình trạng hộ tịch thì người dân phải nộp cùng lúc nhiều loại giấy tờ, gây ra những phiền hà, tốn công sức, thời gian cho người dân và cơ quan quản lý nhà nước. Thêm vào đó, quá trình trích dẫn, tra cứu dữ liệu hộ tịch của một cá nhân khi cần thường không được tích hợp đầy đủ, thiếu liên kết thông tin.
Trước thực trạng trên, số hóa sổ hổ tịch trở thành nhu cầu bức thiết giúp giảm bớt gánh nặng lưu trữ và quản lý trong cơ quan nhà nước.
Xem thêm: Số hóa sổ hộ tịch – Giải pháp khai thác và sử dụng hồ sơ hộ tịch hiệu
Số hóa sổ hộ tịch là gì
Số hóa Sổ hộ tịch là quá trình thu thập, phân loại, scan / chụp và tạo lập các file dữ liệu hộ tịch dưới dạng file Excel từ các Sổ hộ tịch gốc để thực hiện cập nhật (import dữ liệu từ file Excel hoặc nhập trực tiếp từng trường hợp từ Sổ hộ tịch gốc) vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch phục vụ xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc .
Những lợi ích mà số hóa sổ hộ tịch mang lại
Nhằm từng bước xây dựng và tạo lập dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu (CSDL) hộ tịch điện tử toàn quốc, đảm bảo triển khai áp dụng thống nhất, có sự kết nối liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trên phạm vi toàn quốc và đồng bộ các thông tin cơ bản của cá nhân với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo yêu cầu của pháp luật về hộ tịch.
Tạo sự thống nhất, đồng bộ
Việc số hóa sổ hộ tịch giúp thiết lập hệ thống thông tin hộ tịch điện tử thống nhất, đồng bộ, thông suốt giữa các cơ quan đăng ký hộ tịch liên tỉnh và cả quốc gia. Việc này đảm bảo việc kết nối liên thông, chia sẻ dữ liệu, cung cấp thông tin cơ bản của cá nhân với CSDL hộ tịch điện tử toàn quốc, CSDL quốc gia về dân cư và các CSDL chuyên ngành khác có liên quan nhằm bảo đảm tối đa lợi ích cho người dân. Qua đó, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về đăng ký và quản lý hộ tịch.
Số hóa sổ hộ tịch hỗ trợ tối ưu thời gian cho cơ quan, tổ chức
Giải quyết các thủ tục pháp lý rườm rà
Thực hiện số hóa sổ hộ tịch giúp loại bỏ việc lưu trữ bằng giấy cồng kềnh, đồng thời giảm bớt các thủ tục pháp lý rườm rà, tốn thời gian và công sức. Số hóa sổ hộ tịch sẽ tích hợp đầy đủ các thông tin cá nhân, giúp người dân thuận tiện hơn trong quá trình làm việc, giải quyết các thủ tục pháp luật, pháp lý, hành chính một cách hiện đại và nhanh chóng.
Nâng cao hiệu quả quản lý sổ hộ tịch
Hoạt động số hóa sổ hộ tịch sẽ tích hợp đầy đủ thông tin hộ tịch của người dân trên cùng một hệ thống. Trong trường hợp cần xuất trình giấy tờ hộ tịch cá nhân, người dân không cần phải nộp nhiều giấy tờ rườm rà cùng lúc, điều này vừa tạo sự thuận lợi cho nhân dân vừa giảm bớt gánh nặng hành chính cho cơ quan nhà nước. Từ đó, hỗ trợ nâng cao hiệu quả đăng ký và quản lý sổ hộ tịch.
Xem thêm: 5 lợi ích số hóa tài liệu mang lại cho doanh nghiệp đã được chứng minh
Quy trình thực hiện số hóa sổ hộ tịch
Bước 1: Thu thập và phân loại các sổ hộ tịch cần số hóa (sổ đăng ký kết hôn, sổ đăng ký khai sinh,..)
Bước 2:
Scan/ chụp sổ hộ tịch và tạo lập các file dữ liệu excel
Scan hoặc chụp ảnh các sổ hộ tịch gốc đã được thu thập và phân loại tại bước 1, đảm bảo mỗi trường hợp đã đăng ký trong sổ phải được tạo thành một file PDF riêng.
Nén các file PDF của cùng một loại sổ hộ tịch gỗ vào chung 1 file .zip riêng và đặt tên file. zip theo quy tắc được hướng dẫn
Tạo lập các file excel chứa dữ liệu hộ tịch
Bước 3: Xử lý dữ liệu sau khi số hóa
Bước 4: Kiểm tra, phê duyệt và chính thức đưa dữ liệu vào hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch để xây dựng, tạo lập dữ liệu cho cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc
Bước 5: Nghiệm thu kết quả số hóa dữ liệu hộ tịch
Xem thêm: 5 bước cơ bản trong số hóa tài liệu lưu trữ
Khó khăn và lưu ý khi triển khai số hóa hộ tịch
Khó khăn gặp phải triển khai số hóa hộ tịch
Khối lượng tài liệu lớn, tính phức tạp cao
Hồ sơ hộ tịch thường tồn tại dưới nhiều hình thức: giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, giấy chứng tử, sổ hộ khẩu… với khối lượng khổng lồ.
Dữ liệu có thể bị mờ, hư hỏng do thời gian lưu trữ dài, gây khó khăn cho việc quét và trích xuất thông tin chính xác.
Đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn dữ liệu
Một sai sót nhỏ trong quá trình nhập liệu có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng về mặt pháp lý. Việc đối chiếu dữ liệu giữa các nguồn khác nhau (bản giấy, bản điện tử, dữ liệu dân cư) đòi hỏi quy trình kiểm tra nghiêm ngặt.
Hồ sơ hộ tịch chứa thông tin cá nhân nhạy cảm, cần bảo mật tuyệt đối để tránh rủi ro rò rỉ dữ liệu. Hệ thống phải tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu, đảm bảo an toàn trước các nguy cơ tấn công mạng.
Thiếu nhân sự am hiểu về số hóa và công nghệ
Nhiều cơ quan hộ tịch chưa có đội ngũ chuyên trách về số hóa, dẫn đến việc triển khai gặp nhiều khó khăn.
Cần đào tạo nhân sự để vận hành và bảo trì hệ thống sau khi số hóa.
Tích hợp với các hệ thống hiện có
Việc đồng bộ dữ liệu hộ tịch với hệ thống quản lý dân cư, quản lý hộ khẩu đòi hỏi khả năng tích hợp cao.
Nếu hệ thống hiện có không hỗ trợ chuẩn dữ liệu mở, quá trình kết nối sẽ gặp nhiều trở ngại.
Những lưu ý quan trọng khi triển khai số hóa hộ tịch
Xây dựng lộ trình triển khai bài bản
- Xác định rõ phạm vi số hóa: ưu tiên các loại giấy tờ quan trọng trước khi mở rộng.
- Đặt mục tiêu cụ thể về thời gian, khối lượng dữ liệu cần xử lý.
- Phân bổ ngân sách hợp lý để đảm bảo chất lượng và tiến độ.
Hợp tác với đơn vị số hóa chuyên nghiệp
- Doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị có kinh nghiệm trong số hóa tài liệu hộ tịch, có hệ thống bảo mật đạt chuẩn.
- Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ có khả năng tích hợp dữ liệu linh hoạt với hệ thống hiện tại của doanh nghiệp.
- Tuân thủ quy định của Luật Lưu trữ, Luật An toàn thông tin mạng, Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.
- Đơn vị có sử dụng các công nghệ hiện đại “OCR; AI và Machine Learning áp dụng vào số hóa.
- Lắng nghe đánh giá của khách hàng trước đây về sản phẩm dịch vụ của đơn vị đó.
Có thể bạn quan tâm: 5 Tiêu chí lựa chọn công ty số hóa uy tín tránh tiền mất tật mang
Giải pháp số hóa FSI- giải pháp hàng đầu trong số hóa sổ hộ tịch
Việc số hóa sổ hộ tịch không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn là bước tiến quan trọng trong lộ trình xây dựng chính phủ điện tử.
Hiểu được nhu cầu này, FSI – đơn vị số hóa sổ hộ tịch hàng đầu Việt Nam giúp cơ quan nhà nước dễ dàng chuyển đổi từ phương thức quản lý thủ công sang nền tảng dữ liệu điện tử hiện đại.
Giải pháp số hóa tài liệu của FSI được xây dựng trên tình hình thực tế của các khách hàng Việt Nam và tuân thủ nghiêm ngặt tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 cùng tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015.
Bên cạnh đó, Quy trình số hóa tài liệu của FSI được thực hiện khép kín thông qua nền tảng Phần mềm số hóa dữ liệu Docpro do công ty phát triển đảm bảo tối tính vẹn toàn của dữ liệu.
Hiện nay, công ty CP Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI được biết đến là đơn vị số hóa hàng đầu trong xây dựng tạo lập CSDL hộ tịch và xây dựng chính phủ điện tử tại Việt Nam với nhiều dự án xây dựng cơ sở dữ liệu trọng điểm đã triển khai như: Số hóa xây dựng CSDL ngành hộ tịch, số hóa xây dựng CSDL đất đai, số hóa xây dựng CSDL đầu tư kinh doanh tại TP. HN và TP.HCM,… và rất nhiều dự án tại các tỉnh thành khác.
Năng lực xuất sắc của FSI trong lĩnh vực số hóa tài liệu
Chúng tôi liên tục cập nhật các giải pháp số hóa hiện đại nhất, đảm bảo mỗi dự án đều đạt hiệu suất cao nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp tổ chức có thể tiết kiệm từ 3-5 lần thời gian và chi phí với độ chính xác lên đến 99,8%.
Bạn quan tâm đến giải pháp số hóa hộ tịch chuyên nghiệp từ FSI có thể liên hệ trực tiếp để được tư vấn miễn phí lắng nghe chia sẻ từ các chuyên gia để lựa chọn dịch vụ phù hợp cho mình.
Đọc thêm:
