Khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, hệ thống nhân sự gia tăng về số lượng thì những quy trình thủ tục hành chính được thực hiện thủ công trước đây dường như không còn phù hợp và cần được thay thế bằng phương thức hiệu quả hơn. Đứng trước bài toán này, số hóa quy trình ra đời như một giải pháp hữu hiệu cho việc cải thiện hiệu quả quy trình vận hành và quản lý doanh nghiệp. Hãy cùng FSI tìm hiểu về số hóa quy trình kỹ lưỡng hơn qua bài viết dưới đây!
Số hóa quy trình là gì?
Số hóa quy trình (Digitalization) là việc sử dụng các dữ liệu, tài liệu đã được chuyển sang định dạng kỹ thuật số để nâng cấp, thay đổi quy trình vận hành, các quy trình làm việc, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhờ đó công việc được tiến hành nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Cùng với số hóa dữ liệu, số hóa quy trình là bước quan trọng để hoàn thiện và giúp doanh nghiệp tiến đến cấp độ chuyển đổi cao nhất: Chuyển đổi số thành công.
Lợi ích của số hóa quy trình với doanh nghiệp hiện đại
Nâng cao năng suất, hiệu quả công việc
Việc tự động hóa các quy trình thủ tục hành chính sẽ giúp nhân sự không cần phải tốn thời gian cho những tác vụ thủ công không tạo ra giá trị đích thực. Thay vào đó, họ có thêm thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ quan trọng hơn và hoàn thành nhiều công việc khác. Theo IDC, việc tự động hóa quy trình còn có thể nâng cao đến 40% năng suất của nhân sự do không bị gò bó trong hàng loạt giấy tờ, thao tác thủ công.
Giảm thiểu chi phí hoạt động
Theo nghiên cứu của Mckinsey, việc áp dụng số hóa có khả năng tiết kiệm được đến 90% chi phí hoạt động. Ngoài ra, theo báo cáo của Deloitte về quản trị chi phí được thực hiện trên phạm vi toàn cầu, hơn 40% các doanh nghiệp khi áp dụng số hóa quy trình đạt được doanh thu vượt kế hoạch và 48% đạt được kết quả như kỳ vọng. Việc số hóa quy trình giúp tinh gọn bộ máy, tiết kiệm thời gian cho nhân sự để họ tập trung vào giải quyết những nhiệm vụ khó khăn, từ đó tối ưu nguồn lực, tài nguyên, giảm thiểu lãng phí.
Nâng cao tính minh bạch
Quy trình thủ tục trong kinh doanh cần đảm bảo nhiều yếu tố như pháp lý, văn hóa doanh nghiệp và hoạt động vận hành liên tục của các phòng ban. Nếu được số hóa, việc quản lý sẽ trở nên dễ dàng hơn, hạn chế được những sai sót trong khi triển khai, đặc biệt là hạn chế những tiêu cực trong quá trình thực hiện quy trình.
Đảm bảo tính thống nhất trong bộ máy
Một trong những ích lợi quan trọng nhất của việc áp dụng kỹ thuật số trong xử lý quy trình thủ tục là công nghệ sẽ đảm bảo mỗi hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện một cách nhất quán, dẫn đến đầu ra chất lượng cao, đáng tin cậy.
Ví dụ: Nếu doanh nghiệp thực hiện tự động hóa quy trình theo dõi dịch vụ cung cấp cho các khách hàng thì tất cả người tiêu dùng đều sẽ nhận được chất lượng hỗ trợ tốt như nhau từ bộ phận chăm sóc khách hàng và hạn chế được yếu tố cảm xúc của con người.
Hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định dễ dàng
Các quy trình tự động có thể đưa ra sản phẩm có tính nhất quán cao, do đó lãnh đạo có thể quyết định dựa vào các thông tin từ đó để dễ dàng hơn trong việc đưa ra quyết định và điều hành doanh nghiệp sao cho đảm bảo được tính tin cậy và tuân thủ luật pháp.
Những lưu ý cho doanh nghiệp khi thực hiện số hóa quy trình
Số hóa quy trình không chỉ là việc làm cần thiết để tối ưu hóa quy trình, nâng cao tính cạnh tranh mà còn là một bước đệm quan trọng để doanh nghiệp tiến tới chuyển đổi số toàn diện. Tuy nhiên doanh nghiệp cần biết thêm những lưu ý sau trước khi triển khai:
1. Cân nhắc kỹ lưỡng tình hình doanh nghiệp trước khi số hóa quy trình
Hiện nay, vì tâm lý muốn triển khai nhanh, vội vã hấp tấp khi chưa tìm hiểu kỹ mà doanh nghiệp đã triển khai số hóa quy trình ngay cả khi chưa nghiên cứu mục tiêu của tổ chức, cân nhắc nguồn lực và có kế hoạch cho sự thay đổi toàn diện cả doanh nghiệp. Điều này dẫn đến 56% doanh nghiệp thất bại ngay từ những ngày đầu do thiếu ngân sách, nhân sự chưa quen và phải lựa chọn quay lại cách làm truyền thống.
2. Số hóa quy trình không phải là chuyển đổi số
Chuyển đổi số là một quá trình dài cần tối thiểu 3 đến 5 năm để bước đầu hoàn thiện. Bởi đây là cuộc cách mạng với một doanh nghiệp, từ bộ máy, con người đến cơ cấu hay mô hình kinh doanh. Trong khi đó, số hóa quy trình chỉ là một hạng mục trong cả một hệ thống cần triển khai để chuyển đổi số thành công.
3. Doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị chuyên trách để thực hiện số hóa quy trình
Số hóa quy trình không chỉ cần được tính toán và lên kế hoạch kỹ lưỡng mà còn cần doanh nghiệp cân nhắc lựa chọn đơn vị chuyên trách để triển khai, đảm bảo an toàn, chất lượng cao và hiệu quả sau khi sử dụng cho tổ chức. Doanh nghiệp khó có thể tự thực hiện số hóa quy trình do thiếu kinh nghiệm chuyên sâu, thiếu thiết bị công nghệ và nhân sự chưa có kiến thức trong cách thức thực hiện.
Dịch vụ số hóa tổng thể từ FSI tự tin đảm nhiệm các dự án số hóa quy mô lớn, yêu cầu phức tạp, nhờ năng lực triển khai xuất sắc và khả năng tối ưu chi phí, thời gian triển khai dự án, dựa trên ưu thế về công nghệ tiên tiến, đội ngũ 3500 nhân sự giàu kinh nghiệm, cùng quy trình số hóa chuyên nghiệp, bảo mật.
Với 15 năm kinh nghiệm, FSI đã và đang triển khai dịch vụ số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu trọng điểm cho hơn 5500 khách hàng thuộc khối chính phủ, các doanh nghiệp, tập đoàn lớn, bao gồm: DB Schenker Việt Nam, BIC Việt Nam, EVN Hà Nội, Honda Việt Nam, Shopee Việt Nam, Hội Quốc tế ngữ Việt Nam…
Trên đây là phân tích của FSI về việc áp dụng số hóa quy trình dựa trên hiểu biết và kinh nghiệm triển khai thực tế. Hy vọng bài viết đã hỗ trợ bạn đọc định hướng trong xây dựng kế hoạch, lộ trình số hóa quy trình và chuyển đổi số tối ưu, hiệu quả!
Liên hệ FSI ngay hôm nay để được tư vấn cụ thể và triển khai các giải pháp chuyển đổi số phù hợp cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
